1 Lic. César Enrique Quirós MoraLey de Control Interno Experiencia de Costa Rica Lic. César Enrique Quirós Mora M.B.A.,C.P.A.,A.I.
2 PROCESO ADMINISTRATIVO¿Qué hace un Gerente o funcionario? Un proceso que garantiza el logro de lo propuesto en los términos previstos legal y técnicamente hablando y que nos garantiza el éxito y la satisfacción del deber cumplido PLANIFICAR ORGANIZAR DIRIGIR EJECUTAR COORDINAR CONTROLAR
3 EL CONTROL SEGÚN QUIEN LO EJERCEAdministración Auditoría Interna Contraloría General de la República Sociedad CONTROL INTERNO Dentro Por todos Máxima autoridad – responsable Proceso interno Logro de objetivos institucionales CONTROL EXTERNO Órgano independiente Garantía a la colectividad Motivación constitucional, jurídica, política y social Transparencia, legalidad, eficiencia en la gestión
4 Sistema de Control y Fiscalización SuperioresCONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Control y rectoría Constitucional 12 y 24 LOCGR 12, 26 LOCGR ADMINISTRACIÓN ACTIVA AUDITORÍA INTERNA Fiscalización Asesoría Advertencia Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos
5 Sistema de Control y Fiscalización SuperioresCONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Jerarcas, titulares subordinados principales responsables de diseñar, implantar, mantener, perfeccionar y evaluar los controles que aseguren la legalidad y el éxito en su gestión Control y rectoría Constitucional 12 y 24 LOCGR Control y rectoría Constitucional 12, 26 y 62 LOCGR ADMINISTRACIÓN ACTIVA AUDITORÍA INTERNA Fiscalización Asesoría Advertencia Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos
6 Sistema de Control y Fiscalización SuperioresActividad independiente, objetiva y asesora dentro de la institución que apoya a Jerarcas y titulares subordinados a mejorar los controles y al éxito en su gestión. Proporciona a los ciudadanos una garantía razonable de que la actuación de ellos se ajusta a criterios de legalidad y sanas prácticas CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Control y rectoría Constitucional 12 y 24 LOCGR 12, 26 LOCGR ADMINISTRACIÓN ACTIVA AUDITORÍA INTERNA Fiscalización Asesoría Advertencia Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos
7 Sistema de Control y Fiscalización SuperioresCONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Control y rectoría Constitucional 12 y 24 LOCGR 12, 26 y 62 LOCGR Rectoría: Normas, asesora y capacitación Control: Auditorías, estudios especiales, presupuesto y otros Fiscalización Superior de la Hacienda Pública ADMINISTRACIÓN ACTIVA AUDITORÍA INTERNA Fiscalización Asesoría Advertencia Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos
8 ¿Cuáles son los roles de la Administración y la Auditoría en el Control Interno?Responsabilidades y roles de la Administración Activa Responsabilidades y roles de la Auditoría Prácticas comunes de control interno Control Interno Anexo del Manual
9 LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO, N° 8292DISPOSICIONES GENERALES SISTEMA DE CONTROL INTERNO LGCI 8292 LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA LA AUDITORÍA INTERNA RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DISPOSICIONES FINALES
10 CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALESCriterios mínimos de los Sistemas de Control Interno Definiciones Administración Activa Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno Jerarca Titular subordinado Ambiente de control Valoración de riesgo Actividades de control Facultad de promulgar normativa técnica sobre control interno Aplicación a sujetos de derecho privado Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización Confidencialidad de los denunciantes y estudios que originan apertura de procedimientos administrativos
11 CAPITULO II: SISTEMA DE CONTROL INTERNOObligatoriedad de disponer de SCI, aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con las competencias y atribuciones institucionales Concepto del Sistema de Control Interno Componentes orgánicos del Sistema de Control Interno Jerarca y Titulares subordinados responsables por el Sistema de Control Interno y el resto de funcionarios de aplicar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento Analizar las implicaciones en el SCI cuando se dé una desconcentración de competencias o contratación de servicios de apoyo con terceros, así como tomar medidas para que los controles sean extendidos, modificados y cambiados
12 CAPITULO III: LA ADMINISTRACIÓN ACTIVASECCIÓN I Jerarca y titulares subordinados Ambiente de control Valoración del riesgo Actividades de control Sistemas de información Seguimiento del sistema de control interno SECCIÓN II Sistema específico de valoración del riesgo institucional Responsabilidad por el funcionamiento del sistema
13 CAPITULO IV: LA AUDITORÍA INTERNA (1/2)SECCION I: DISPOSICIONES GENERALES Obligación de contar con auditoría interna Concepto funcional de la auditoría interna Competencias Organización Dependencia orgánica y regulaciones administrativas Independencia funcional y de criterio Protección al personal de auditoría Asignación de recursos Plazas vacantes SECCIÓN II: EL AUDITOR Y SUBAUDITOR INTERNOS 29. Requisitos de los puestos 30. Jornada laboral 31. Nombramiento y conclusión de la relación de servicio
14 CAPITULO IV: LA AUDITORÍA INTERNA (2/2)SECCION III: DEBERES, POTESTADES Y PROHIBICIONES DE LOS FUNCIONARIOS DE AUDITORÍA Deberes Potestades Prohibiciones SECCIÓN IV: INFORMES DE AUDITORIA INTERNA Materias sujetas a informe de auditoría interna Informes dirigidos a los titulares subordinados Informes dirigidos al jerarca Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República
15 CAPITULO V: RESPONSABILIDADES Y SANCIONESCausales de responsabilidad administrativa del jerarca y los titulares subordinados Causales de responsabilidad administrativa del auditor y subauditor internos y los demás funcionarios de la Auditoría Interna Sanciones administrativas Competencia para declarar responsabilidades Prescripción de la responsabilidad administrativa
16 CAPITULO VI: DISPOSICIONES FINALESReglamentación de la LGCI Reformas Art. 26 LOCGR — Potestad sobre Auditorías Internas — Fiscalización a la Auditoría — Una actividad anual de fortalecimiento — Conflicto de fiscalización a la Auditoría Interna: 30 días para resolver Art. 31 LOCGR — Potestad de informar y asesorar — Copia de todos los informes que rinda en el ejercicio potestades de órgano auxiliar de la Asambea Legislativa Art. 71 LOCGR — Prescripción de la responsabilidad disciplinaria Art. 18 LEISP — Declaraciones juradas: ya no corresponde al auditor interno informar, al sino jefe personal o a quien el jerarca designe Art. 4 LOPGR — Consultas: Los auditores internos pueden hacerlas directamente Art. 5 Estatuto del Servicio Civil — Adiciona inciso 1: Exceptúa a los auditores y subauditores internos de los ministerios y adscritos
17 DEBERES DEL JERARCA Y LOS TITULARES SUBORDINADOS SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNOVelar por el adecuado desarrollo de la actividad ente u órgano Tomar de inmediato las medidas correctivas ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades Analizar e implantar disposiciones y recomendaciones (AI, CGR, AE, IC) Asegurarse que los SCI sean aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes Presentar un informe de fin de gestión y realizar entrega formal del ente u órgano a su sucesor
18 Deberes sobre el componente AMBIENTE DE CONTROLMantener y demostrar integridad y valores éticos y promoverlos Desarrollar y mantener una gestión que permitan administrar un nivel de riesgo determinado, orientados al logro de resultados Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que los procesos se lleven a cabo Establecer políticas y prácticas de gestión de recursos humanos apropiadas, principalmente en cuanto a contratación, vinculación, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias
19 Deberes sobre el componente EVALUACIÓN DE RIESGOSIdentificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar
20 Deberes sobre el componente ACTIVIDADES DE CONTROLDocumentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control para el cumplimiento del S.C.I. y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente las políticas y los procedimientos que definan claramente: La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución La protección y conservación de todos los activos institucionales El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación
21 Deberes sobre el componente SISTEMAS DE INFORMACIÓNContar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos. Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.
22 Deberes sobre el componente SEGUIMIENTO DEL S.C.I.Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones. Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos. Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.
23 SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DE RIESGOSArtículo 18. Sistema Específico de Valoración de Riesgo Se debe contar con un sistema por áreas, sectores, actividades o tareas, que de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático,a fin de analizar y administrar el nivel de dichos riesgos. Artículo 19. Responsabilidad por el funcionamiento del sistema El jerarca y los titulares subordinados adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable.
24 DEFINICIONES — Art. 2 LGCIAdministración activa. Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia. Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno. Términos utilizados para delimitar la responsabilidad del jerarca o la del titular subordinado sobre el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle permanencia y mejorarlo constantemente. Jerarca. Superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente, unipersonal o colegiado. Titular subordinado. Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
25 DEFINICIONES — Art. 2 LGCIAmbiente de control. Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa. Valoración del riesgo. Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos. Actividades de control. Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.
26 Deberes (art. 32 ) Cumplir las competencias de ley.Cumplir ordenamiento jurídico y técnico Colaborar con la C.G.R y otras que realicen fiscalización y control por ley. Administrar de manera eficaz, eficiente y económica los recursos del proceso. No revelar a terceros información. Guardar confidencialidad. Acatar las disposiciones y recomendaciones de la C.G.R. Facilitar y entregar información a la Asamblea Legislativa. Cumplir otros deberes atinentes a su competencia.
27 Potestades ( art. 33 ) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, archivos, valores, cuentas bancarias, transacciones electronicas, etc. Solicitar a cualquier funcionario y sujeto privado informes, datos, documentos, etc. Solicitar a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, asesoramiento y facilidades que demande el ejercicio de la auditoría. Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia.
28 Prohibiciones Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo necesarias de su competencia. Formar parte órganos directores. Ejercer profesiones liberales fuera del cargo. Participar en actividades político electorales. Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales que se esten realizando.
29 Causales Responsabilidad AdministrativaCuando se debiliten con sus acciones el SCI u omitan las acciones para establecerlos, mantenerlos, perfeccionarlo y evaluarlo. Incumplimiento de los deberes asignados en esta ley. No se asigne recursos a la auditoría Interna. Se incumplan los deberes y las funciones que en materia CI asigne el jerarca, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones de la A.I. Por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del Auditor y demás funcionarios de A.I.
30 Causales de Responsabilidad Administrativa del Auditor y demas Funcionarios de la Auditoría InternaCuando por dolo o culpa grave incumplan sus deberes y funciones. Infrinjan la normativa técnica aplicable. Infrinjan el régimen de prohibiciones referidos en la ley.
31 Sanciones AdministrativasAmonestación escrita. Amonestación escrita comunicada al colegio profesional respectivo, cuando corresponda. Suspensión sin goce de salario, de ocho a quince días hábiles. En el caso de dietas y estipendios de otro tipo, la suspensión se entenderá por número de sesiones y el funcionario no percibirá durante ese tiempo suma alguna por tales conceptos. Separación del cargo sin responsabilidad patronal.
32 Competencia para declarar responsabilidadesLas sanciones previstas en esta ley serán impuestas por él órgano que ostente la potestad disciplinaria en los entes y órganos sujetos a esta ley.
33 Prescripción Responsabilidad AdministrativaPrescribirá según artículo 71 de Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N ( Dos años a partir del conocimiento comprobado de la falta ).
34 Muchas Gracias