1 LOS SISTEMAS EN LA EMPRESACAP. III LOS SISTEMAS EN LA EMPRESA Contenido del capítulo Los sistemas y la empresa Por que debe la empresa aplicar los sistemas El medio ambiente Sistemas que forman la empresa El ciclo de los sistemas corporativos en la empresa
2 Los sistemas y la empresaLa empresa es un sistema social, que adopta una estructura determinada por su interacción dinámica con los sistemas que forman su medio ambiente: clientes, proveedores, competidores, gobierno, etc. En su conjunto, la organización empresarial es un sistema de partes interrelacionadas operando unas conjuntamente con otras, a fin de cumplir los objetivos del todo y los individuales de los elementos participantes.
3 “Pensar en una empresa o en un servicio público como un sistema, es reconocer que todo organismo esta compuesto de múltiples partes interconectadas de manera compleja en evolución permanente bajo la acción del universo exterior, y que debe ser orientado hacia la realización de objetivos globales” (MELESE). Pero si la empresa puede ser concebida como un sistema total, es útil discernir diversos niveles: La gerencia que formula objetivos y controla su realización. El sistema de gestión que transforma los objetivos en directivas y controla el sistema básico que ejecute las operaciones. El sistema de operación donde las ideas y objetivos se transforman en acción.
4 Los sistemas permiten aprovechar convenientemente, los datos que aporta el entorno, a través de los que puede seguirse la acción de los factores endógenos y exógenos que afectan a los resultados. De esta manera, los sistemas como medio de gestión de la empresa permiten que realice: Un direccionamiento escalonado al objetivo del sistema total. Coordinar entre sí una serie de redes menores de decisión que incluyen tratamiento humano y tecnológico.
5 Por qué debe la empresa aplicar los sistemas.Fundamentalmente hay dos motivos por los cuales una empresa debe adoptar los sistemas: La razón estructural. Si la empresa es un ser vivo y en estado de evolución, debe poseer una filosofía adecuada y una capacidad orgánica acordes con este fin. No basta con poseer elementos aislados, hay que tenerlos interrelacionados y comprometidos de tal manera en los fines comunes que basta con que la Dirección “pulse un botón” para que, casi automáticamente, se inicie la adaptación.
6 La “razón instrumental”La “razón instrumental”. Las modernas técnicas en la empresa como la investigación operativa, el control de gestión y la toma de decisiones, junto con herramientas tan importantes como el computador, están llamadas a ser los más activos instrumentos de la Dirección y por tanto del organismo empresarial, en orden a su desarrollo. La empresa es un sistema que procura los elementos que forman su “input”, y que se dirige a obtener unos resultados que constituyen el “output” del procesador que lleva adelante las operaciones. Se muestra de manera gráfica situando a la gerencia como regulador del conjunto a través de la información que es utilizada como retroalimentación del sistema.
7 El medio ambiente La empresa es un sistema abierto, relacionado con una serie de sistemas de categoría similar o superior que forman su entorno. La forma mutua de afectarse constituye la interacción que se manifiesta de diversas maneras, pero sobre la base de una serie de modificaciones que se presentan tanto en la empresa como en algunos de los sistemas que forman su entorno, definiéndose en ambos casos una configuración del comportamiento de ambos sistemas que busca el equilibrio, con ventaja para ambos.
8 Todo el juego e interacción de decisiones modificativas y adaptativas se puede llevar a cabo mediante transferencias de información entre el entorno y la empresa y entre los componentes de ésta, puesto que los responsables de las decisiones tienen que entrar en conocimiento de la información necesaria, tanto de la que es primaria como de la que procede de la realimentación de sus acciones anteriores.
9 La estructura organizativa establece un conjunto común de presupuestos y expectativas, en el cual todos los miembros de la organización son responsables de cada clase de decisiones; se establece una estructura de sub objetivos que ha de ser de criterio de elección en varias partes de la organización; y establece responsabilidades en unidades particulares para escrutar partes específicas del entorno de la organización y para comunicar los hechos que requieren atención a los puntos de toma de decisiones.
10 Por tanto, uno de los objetivos de la empresa es establecer el sistema informativo y la estructura adecuada para que el conocimiento del entorno se transforme en una información útil, que desencadene decisiones adaptativas y modificativas encaminadas a conseguir la supervivencia de la empresa, incrementando su participación en el mercado. Por otro lado, debe tomarse en consideración otra circunstancia que se deriva del hecho de una deficiente “irrigación” informativa de los datos ambientales dentro del sistema. La siguiente figura muestra lo que se denomina la “involución” y que es el proceso en virtud del cual el entorno reduce sus fronteras para determinados componentes de la empresa
11 Es decir, que ciertos subsistemas de la misma se aíslan del medio externo a la empresa y actúan dentro de un entorno que se configura dentro de ella misma, empobreciendo la información así empleada y desvirtuando las decisiones tomadas en esas circunstancias. Cuanto más compleja es una organización, más masa inerte presenta y por tanto se presta a originar en mayor grado zonas, que evolucionen sobre sí mismas,retrocediendo o quedando estáticas, respecto de otras unidades orgánicas que viven más cerca al entorno. Estos desfases determinan divergencias de criterio y de apreciación de los resultados e influyen notablemente sobre el establecimiento de objetivos.
12 La búsqueda de datos sobre el comportamiento del entorno es una función informacional de la empresa que reviste carácter activo; es decir, la empresa no espera a la información, pone los medios para captarla en la forma en que ha de serla aprovechable. En definitiva, la interacción de la empresa con su entorno, caracteriza la existencia de aquélla como sistema abierto. La gestión debe enfocarse en este sentido, para atender a los resultados y a la acción delos factores exógenos, manteniendo en marcha el mecanismo a través del cual se maximiza la influencia de la empresa en su entorno y se lleva a cabo la adaptación de su estructura para lograr sus resultados en las condiciones óptimas de eficacia.
13 Sistemas que forman la empresaLa empresa es un sistema “total” que se halla interaccionando con su entorno, con el que forma un conjunto en evolución dinámica. El sistema empresa integra en su estructura una serie de subsistemas que responden al conjunto de tareas y a los elementos que son necesarios para llevar a cabo su actividad. La empresa es un sistema de acciones orientado al mercado que transforma una serie de inputs de recursos, bienes, información y servicios para obtener un producto en condiciones de rentabilidad. Es por tanto un sistema abierto, pues se interacciona con otros sistemas de los que forman su medio ambiente, que constituyen su entorno por ser los que de forma directa se relacionan con ella.
14 La estructura del sistema resulta de la apertura en subsistemas que se diferencian en tres grupos:a) Los sistemas que atienden a la capacitación y evolución de los recursos fundamentales, en conexión con el entorno. b) Los sistemas que permiten el desarrollo de la gerencia o gobierno del sistema en su conjunto y que rigen su adaptación al entorno. c) Los sistemas que atienden al desarrollo de las tareas que son requeridas por la actividad, a fin de conseguir los objetivos del sistema total.
15 Sistema de los recursos:Sistema de los recursos humanos. Sistema de los recursos financieros. Sistema tecnológico. Sistema logístico. La transformación de los recursos conduce al producto final, bienes o servicios, que caracterizan a la actividad de la empresa.
16 La transformación de recursos se lleva acabo con rentabilidad en virtud de las premisas que son ejercidas por la gerencia y a través de procedimientos operativos, que originan la formación de sistemas que atienden a la ejecución de las operaciones. Estos últimos son los sistemas operativos, los que agrupan orgánicamente a las tareas de producción, fijación de precios, comercialización, investigación y desarrollo etc. Que se interaccionan a través de la aplicación que es requerida para cumplir los objetivos del sistema total.
17 El sistema que atiende al gobierno o control de la empresa es el de gerencia o management que, por su contenido consideramos como SISTEMA DECISIONAL. Estas decisiones se instrumentan en las funcione básicas que componen el ciclo de la gerencia tradicional, originándose los sistemas corporativos siguientes: Sistema de planificación Sistema de información Sistema de control
18 Estos sistemas que dirigen las operaciones y el empleo de los recursos tienen como objetivos:a) Que la gerencia de la empresa disponga de un procedimiento sistemático que le permita de forma ordenada y lógica dirigir toda la actividad de la misma. b) Que la gerencia conozca de forma sistematizada los efectos de la acción de los factores exógenos para aprovecharlos en la optimización del resultado final. c) Que la gerencia pueda incorporar a la actividad el resultado de sus decisiones con el mínimo de demora posible, a fin de crear o añadir valor a la acción coordinada.
19 La naturaleza de los actos y la toma de decisiones efectuadas, ya sea por un individuo o por la organización, frente a un estado cualquiera del entorno, posee en esencia características similares. Podemos considerar el esquema del acto humano, el que guarda una secuencia lógica entre tres funciones: Voluntad Ejecución Comprobación
20 Y estas tres funciones del acto humano se configuran en el sujeto orgánico en:Mando Actividad Control Realizada la acción, la dirección se encuentra ante tres factores: Sus fines El estado del medio ambiente, una parte del cual se debe a la actividad realizada. La respuesta de la acción que el control le da a conocer.