1 Master en Evaluación de ProyectosGestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 5: Planeamiento de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

2 Master en Evaluación de ProyectosGestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

3 Planeamiento de ProyectosObjetivos y beneficios del planeamiento. Sistema de planeamiento y control Identificación de variables estratégicas. Roles y cuestiones del planeamiento Información necesaria Estructura de Trabajo (WBS). Control de Cambios. Procedimientos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

4 Introducción Las responsabilidades más importantes del Project Manager son: planeamiento, integración y ejecución. Se establecen cursos de acción en un medio proyectado. Comprende la toma de decisiones ante alternativas. Es una función de gestión requerida para facilitar la comprensión de problemas complejos con factores interrelacionados Es deseable que el project manager esté involucrado desde la etapa de la concepción del proyecto hasta su ejecución Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

5 Planeamiento del ProyectoDebe ser: Sistemático Flexible Disciplinado Multifuncional Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

6 Objetivo Principal Definir por completo todo el trabajo necesarioA través de documentos Disponibles para todos los participantes de proyecto Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

7 Consecuencias de un Planeamiento PobreIniciación Proyecto Entusiasmo salvaje Desilusión Caos Búsqueda de los culpables Castigo de los inocentes Promoción de los que no participaron Definición de los requerimientos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

8 Beneficios de la CertidumbreTodo el trabajo preplaneado Mayor comprensión por anticipado Menos cambios en las prioridades, programaciones y asignación de recursos Mayor cantidad de información se puede procesar para asegurar efectividad de los resultados Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

9 Sistema de Planeamiento y Control del ProyectoDESCRIPCIONES INSTRUCCIONES REDES PROGRAMACION SPECS SOW WBS PROGRAMACION DETALLE METAS OBJETIVOS SISTEMA EMPRESA SISTEMA DECISION PRESUPUESTOS MONITOREO TIEMPOS COSTOS RESULTADOS Situación Estrategias Tablas repago SISTEMA DE REPORTES Tiempos Costos Resultados Confiabil. Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

10 Los 9 componentes del Planeamiento1.-Objetivo Meta, blanco o cuota a cumplir 2.-Programa Estrategia o acciones más importantes 3.-Programación Plan de tareas: inicio y fin 4.-Presupuesto Erogaciones planificadas para cumplir objetivo 5.-Forecast Proyección de lo que sucederá en el período 6.-Organización Cantidad y nivel de posiciones con sus responsabilidades 7.-Políticas Guía general de decisiones y acciones 8.-Procedimientos Método para llevar a cabo la política 9.-Estándares nivel de resultado de comparación Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

11 Forecasting Master en Evaluación de Proyectos Gestión de ProyectosIng Pedro del Campo

12 Políticas del ProyectoSubordinadas a las Políticas Superiores Basadas en los principios conocidos por las áreas operativas Deben ser definibles comprensibles preferiblemente por escrito Flexibles y estables Razonablemente abarcativas en su alcance Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

13 Asignación y aceptación de responsabilidades individuales y grupales Requerimientos de Planeamiento para el Grupo de Trabajo o nivel funcional Acuerdo de propósitos Asignación y aceptación de responsabilidades individuales y grupales Coordinación de tareas Compromiso con los objetivos grupales y organizacionales Comunicación vertical y horizontal Reconocimiento y resolución de los conflictos de objetivos del grupo Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

14 Variables EstratégicasINTERNAS EXTERNAS Operativas Cambios de producto Economías de escala Salarios vs. automatización Investigación y Desarrollo Requerimientos de clientes Capacidad de Plantas Gastos de préstamos Avances tecnológicos Legales Calidad del productos Requisitos sindicales Requerimientos de producto Niveles sonoros OMS Económicas Indicadores Políticas precio promocionales Económicos Proyecciones por sector Niveles de stock en la cadena Sociopolíticas Asignación de recursos Precios/disponibilidad materias primas Posibilidad de exportar Niveles de productividad Sociopolíticos Producir lo rentable Productos primarios o con valor agregado Amenaza de importación Estabilidad de los mercados abiertos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

15 “Definir los Requerimientos”Alcance general Objetivos y antecedentes Tareas contratistas Requerimientos contratistas Referencias a estudios, documentos y especificaciones Datos de ítems (documentación) Soporte de equipos para ítems contratados Propiedades, facilities, equipos y servicios Documentación Programas de resultados Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

16 Acuerdo con el Plan Interfases GerencialesMaster en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

17 Roles en el PlaneamientoProject Manager define: metas y objetivos hitos principales requerimientos reglas generales y supuestos limitaciones en tiempos, costos y resultados procedimientos operativos políticas administrativas requerimientos de reportes Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

18 Roles en el PlaneamientoEl Gerente de Línea define: descripciones detalladas de tareas para hacer efectivos los objetivos, requerimientos e hitos programaciones de detalle y asignación de personal para sostener los presupuestos y programas áreas de riesgo, incertidumbre o conflictos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

19 Roles en el PlaneamientoAlta Gerencia actúan como negociadores entre los gerentes de proyecto y los de línea provee aclaraciones ante cuestiones críticas provee canal de comunicación con la alta gerencia del cliente Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

20 Cuestiones a partir de la definición de los Objetivos¿Cuáles son los elementos principales del trabajo requerido para satisfacer los objetivos? ¿Cómo están interrelacionados? ¿Qué áreas funcionales asumirán la responsabilidad del trabajo requerido? ¿Los requerimientos de recursos están disponibles? ¿Cuáles son los requerimientos del flujo de información para el proyecto? Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

21 Información necesariasow Statement of Work Requerimientos de Trabajo SPECS Especificaciones Programa Hitos Work breakdown Structure Estructura de Trabajo WBS Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

22 Requerimientos de Trabajosow es una descripción narrativa del trabajo requerido para el proyecto para las contrataciones se usa el CSOW es un documento sobre el que deben operarse los cambios Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

23 sow Requerimientos de Trabajo Recomendaciones en su redacciónUsar un lenguaje preciso Utilizar una estructura y un orden cronológico Diferenciar las areas por su importancia Describirlas de acuerdo a su importancia No mezclar conceptos: tareas especificaciones aprobaciones Requerir la aprobación de terceras partes cuando corresponda Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

24 Especificaciones del ProyectoSPECS es el conjunto de estándares que se establecen como obligatorios para la ejecución de las tareas del proyecto condiciones: actualizados precisos completos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

25 Programa de hitos del ProyectoContenido fecha inicio del proyecto fecha finalización del proyecto otros hitos importantes revisiones disponibilidad prototipos entregas testeos entregables o reportes Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

26 Estructura de Trabajo WBS“Es el elemento más importante porque provee un marco de referencia común en el cual: el proyecto puede ser descrito como la suma de elementos parciales permite una base para el planeamiento se establecen costos y presupuestos permite el monitoreo de costos, tiempos y resultados los objetivos se relaciones con los recursos se inicia la construcción de la red y el control posterior se establece el programa y procedimientos de los reportes se establecen las asignaciones de responsabilidad Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

27 Estructura de Trabajo CONDICIONES WBSDeben desarrollarse hasta el mayor grado de detalle posible, cada elemento debe cumplir la condición Acción completa Asignable Medible Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

28 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de ProyectosESTRUCTURA DE TRABAJO Realizado por: Proyecto: Aprobado por: Fecha: 001 002 003 004 005 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

29 1.1.1.- Revisión de Planos actualesPROYECTO Ampliación zona de carga 2.- EJECUCION AMPLIACION 1.- PLANEAMIENTO AMPLIACION 1.1. Control de Ingeniería 1.2.- Desarrollo de Ingeniería 2.1.- Modificación zona de carga 2.2.- Control de Efectividad Revisión de Planos actuales Establecer especificaciones Prever resultados Definir condiciones Verificar limitaciones Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

30 1.-Desarrollo del Manual de Compras y Procedimientos 1.1.-Objetivos del Manual 1.2.-Compras de Caja Chica 1.3.-Compras Normales Materiales Catalogados Materiales no catalogados 1.4.-Solicitud de cambios y modificaciones 1.5.-Evaluación de Proveedores 1.6.-Pagos a Proveedores 1.7.-Aceptación de mercadería Reclamos de faltantes Devoluciones 1.8.-Aspectos de Seguridad Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

31 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de ProyectosIng Pedro del Campo

32 Planta Propia Construcción ESTRUCTURA DE TRABAJO Realizado por:Proyecto: Aprobado por: Fecha: 001 Puesta en Marcha 002 Instalaciones 003 Calidad 004 Abastecimiento 005 Recursos Humanos 006 Legales Tirada Piloto Edificios (Compra, alqu. , construccion) Especificación Productos Localizar Proveedores Definición Requisitos Nacionales Locales Aprobación Equipos Especificación Procesos Evaluación Selección Habilitación Fabricación en Serie Especificación Equipos Aprobación Capacitación Contratos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

33 Proyectos Llamado a concurso y juzgamiento de ensayos acerca de Proyectos Organización de un viaje de directivos de PYMES a una feria internacional de la Industria Organizar una entrega de Premios con cena-show Diseño de un sistema de evaluación de la presentación de un proyecto Diseño y ejecución de un programa de radio dirigido a líderes de proyecto Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

34 Gestión de Configuración Control de CambiosDebe proveer: niveles de aprobación de revisión y control de cambios elementos críticos para introducir cambios representantes autorizados Debe responder a: costo del cambio mejoras en la calidad justificación del costo adicional necesidad del cambio impacto en la fecha de finalización Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

35 Procedimientos - Beneficiosprovee uniformidad estimula la documentación comunica con efectividad estandariza formatos une a los grupos de proyecto provee base de análisis documenta acuerdos para el futuro refuerza compromiso minimiza el papeleo minimiza conflictos y confusión delinea tareas conduce nuevos miembros base de experiencias p/ futuro Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo