1 MEDIOS DE DIVULGACION Diferentes estrategias de medios de acuerdo al público objetivo para la divulgación de proyectos estratégicos del Plan de Desarrollo, contenido de los proyectos, estado de metas, avance de obras, y temas de la gestión pública de interés colectivo

2 QUE SON MEDIOS DE DIVULGACIONPublicación difusión o propagación entre el publico DE ALGO, generalmente un HECHO CON UN ALTO grado DE importancia A NIVEL EMPRESARIAL PUEDE SER EN ALTOS MANDOS DE UNA CORPORACION PARA INFORMAR A LA PARTE MEDIA Y OPERATIVA DE UNA EMPRESA PRESENTANDO UNA EVENTUALIDAD.

3 Campañas publicitariasLos medios son un poderoso instrumento de socialización, tanto o más poderoso que la familia, la escuela o el trabajo, porque Forman los sentimientos y las creencias, entrenan los sentidos y ayudan a formar la imaginación social. Llegan a las personas a través de la vista (imagines), el oído (sonidos, melodías) o de ambos (television, peliculas, videos).

4 Cantidad de veces que se publica o se difunde picos de intensidad La campaña publicitaria debe ir de acuerdo al tipo del evento y publico destinado COBERTURA ¿a que medios alcanza? FRECUENCIA Cantidad de veces que se publica o se difunde picos de intensidad Lanzamiento y sostenimiento

5 LA CAMPAÑA PUBLICITARIA DEBE DEFINIRObjetivo del evento. Alcance publico y general y focalizado (empresas entidades). Nombre y denominación característica del evento. Slogan y mensaje. Logotipos y marcas. Elementos publicitarios (soportes). Elementos promocionales. Merchandising

6 La campaña publicitaria debe definirSelección de la campaña en relación con el evento estilo (tono y enfoque) y tipo de publicación. Selección de los medios: Especializados, masivos, otras vías ( recursos no convencionales). Lanzamiento y ritmo frecuencias. Contrato y vinculaciones con empresas y sponsors: degustaciones y acciones complementarias Inversiones según presupuesto e ingresos estimados. La calidad de la información.

7 TIPOS DE MEDIOS DE DIVULGACIONImpresos Electrónicos Primarios Secundarios

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11 Son Son

12 El trabajo en afiches es una tarea muy común para toda persona que ande cerca del diseño como profesional o aficionado por lo que afiches o posters para reuniones, conciertos y fiestas resultan ser una tarea muy solicitada y para la que hay que estar preparados siempre.

13 circulares Ejemplo de circular de invitación a personal: CIRCULARQuerétaro de Arteaga a 06 de marzo de 2014 A TODO EL PERSONAL: Se les hace la atenta invitación a participar al evento de la firma del convenio de fusión de la empresa Libreworks.com con “Trávelin S.A de C.V” empresa especialista en trabajos oursourcing. Dicha ceremonia se llevará a cabo el día 23 de Marzo a las 12:00, en el Auditorio Carlos Peña Calderón, ubicado en la parte norte de la empresa Trávelin S.A de C.V. Esperamos contar con su apreciable asistencia. Atentamente Ricardo López Nieto

14 Boletín de eventos ESTIMADO SOCIO,Queremos invitarlo a nuestro evento mensual: EVENTO FIN DE AÑO A nombre de la Mesa Directiva del PMI capitulo Colombiano, tenemos el agrado de invitarlo al evento cierre de año, un espacio en el que tendremos la oportunidad de informarle cuentas, comunicar y compartir logros como comunidad, así como de dar noticias de algunos eventos que estamos preparando para el año siguiente. Fecha: Miércoles 9 de Diciembre del 2016. Lugar: Torre HSBC Reforma 347 Auditorio, Piso 1 Edificio de Estacionamiento Hora: 6:30 - 7:00 p.m. Registro Agenda: 7:00- 8:00 p.m.  Presentación  del Primer  "Informe de actividades  y resultados" de la Mesa Directiva correspondiente del  período  (Febrero a Diciembre 2015).  8:00- 9:30 p.m.  Evento de networking para  nuestra comunidad e invitados.  Si está interesado en Asistir enviar confirmación a más tardar el jueves 3  de diciembre del 2015, es muy importante recibir las confirmaciones hasta esa fecha ya que si no se encuentran en la lista no podrán tener acceso.

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16 IMPRESOS FORMATIVOS E INFORMATIVOSSe utiliza Como un medio para proporcionar el establecimiento de hábitos de higiene , salud, limpieza, seguridad, orden. También se usa para proporcionar actitudes de confianza, esfuerzo y conciencia. Es el que está planeado  para comunicar conferencias, cursos,  reuniones sociales.  Son presentado solo con texto para lo cual se recomienda solo texto grande, sobre fondo de color contrastante. Los textos deberán proporcionar solo la information indispensable.

17 Los medios de divulgación masivos

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20 Medios de divulgación no masivosEl Correo electrónico, Llamada Telefónica, Una carta, una tarjeta.

21 MEDIOS DE DIVULGACION Y COMUNICACIONPRENSA ESCRITA PRENSA GRATUITA Se denomina prensa al conjunto de publicaciones impresas en papel, de tirada diaria o periódica, destinadas principalmente a difundir información o noticias, en especial sobre la actualidad, pero también para entretenimiento (cómics y pasatiempos). La prensa diaria se distingue por la impresión en papel barato, al contrario de las revistas, más ilustradas a color e impresas en mejor papel. Esta última forma de publicación ha experimentado una gran diversificación que le ha permitido resistir mejor a la competencia de los medios de comunicación electrónicos, tales como la televisión, la radio, la Internet, et Funciones La prensa posee, como todo medio de comunicación, las funciones de informar, persuadir, promover, formar opinión, educar y entretener. Por prensa gratuita o, más propiamente, prensa de distribución gratuita, se entiende la distribución de periódicos, o similares al público sin costo para éstos. El financiamiento de estos medios proviene al 100% de la publicidad. Su distribución se efectúa en puntos de alta circulación de personas como estaciones o medios de transporte público (ferrocarriles, metros, etc.) o zonas de alto tránsito peatonal

22 MUSEOLOGIA O MUSEOGRAFIAEL TEATRO Institución sin animo de lucro, abierta al público cuya finalidad consiste en: adquisición de obras, conservación, estudiar e investigar y exponer. En esta definición también se incluye que esos mismos objetos adquiridos por los museos son los que mejor ilustran la actividad del hombre y los conocimientos humanos. Lugar donde se exponen objetos o curiosidades que puedan atraer el interés público con fines turísticos. El teatro (del griego Theatrón, "lugar para contemplar") es la rama del arte escénico relacionada con la actuación, que representa historias frente a una audiencia usando una combinación de discurso, gestos, escenografía, música, sonido y espectáculo. Es también el género literario que comprende las obras concebidas en un escenario, ante un público. El Día del Teatro se celebra el 27 de marzo.

23 LENGUAJE RADIOFONICO HIMPERMEDIOSEl lenguaje radiofónico es el lenguaje que se utiliza en la radio. Debido a las limitaciones del medio, se basa exclusivamente en el sonido (música, palabras, etc.), en una sola dirección (del emisor a quien oye o escucha Grupo de documentos en el que cada uno puede contener texto, gráficos, fragmentos de vídeo y audio, así como referencias a otros documentos. Las páginas de la WWW son documentos de hipermedios.

24 MEDIOS AUDIOVISUALES Y TRADISIONALESDIAPOSITIVAS IMÁGENES DIASCÓPIAS RETROPROYECTOR La diapositiva es fundamentalmente un medio gráfico, y puede servir para presentar fotografías originales o copias de materiales tomados de cualquier documento impreso. Como pueden deteriorarse si se proyectan durante demasiado tiempo, no se prestan para dar una información gráfica o basada en palabras, salvo si es de un tipo muy simple que se puede asimilar muy deprisa. Normalmente no deben proyectarse durante más de 60 segundos ni menos de cuatro, dependiendo del contenido gráfico y de la duración del comentario de quien las exhibe. El material de la diapositiva es una película, en blanco y negro o color, de 35 mm. El retroproyector es un medio visual fijo, que utiliza materiales que permiten el paso de la luz, o sea, transparencias. Por este motivo, la intensidad luminosa sobre la pantalla es suficientemente grande como para que no haya necesidad de oscurecer la habitación

25 ROTAFOLIO FILMINAS Se trata de un tablero didáctico dotado de pliegos de papel, utilizado para escribir o ilustrar. El complemento necesario es el rotulador. Los pliegos conforman una sucesión seriada y coordinada de láminas, gráficos o texto, que se articulan sobre un margen superior y se exponen con facilidad de una en una. Es un recurso muy interesante para utilizar en exposiciones, con explicaciones dialogadas u observaciones, así como para la presentación del resultado de las investigaciones de un trabajo en equipo. Son películas de vistas fijas (en color o blanco y negro), de 35 mm, que constan de un número variable de fotogramas, de cuadro entero (24x36 mm) o de medio cuFilm mudo. Aquí se combinan imágenes realistas, y movimiento. Las proyecciones pueden realizarse tanto en aulas individuales como en salones de mayor capacidad, además, las películas pueden proyectarse por televisión.

26 TIPOS DE DIVULGACION MASIVOS PERSONALES

27 COMUNICACIÓN MASIVA En la comunicación de masas intervienen los elementos mencionados en el proceso de comunicación: emisor-mensaje-canal-retroalimentación y ruido. Se diferencia con la comunicación artificial como canal transmisor del mensaje. El proceso de comunicación masiva define y ubica los roles categóricos del comunicador y del receptor; reduce o elimina a dimensión de las relaciones interpersonales en el proceso de comunicación y tiende a separar a los individuos de su entorno sociocultural tradicional. El emisor o fuente en el proceso de comunicación masiva suele estar bien identificado, ya que es posible conocer a quien emite, codifica o envía el mensaje; en cambio, el receptor o audiencia, según la teoría clásica, es anónimo, heterogéneo, disperso geográficamente y pasivo, ya que no tiene capacidad de retroalimentación

28 PERSONAL comunicación interpersonal se da entre dos personas que están físicamente próximas. Cada una de las personas produce mensajes que son una respuesta a los mensajes que han sido elaborados por la otra o las otras personas implicadas en la conversación. Algunas estrategias para la realización efectiva son: Asociación psico-emotiva con el público objetivo. Por medio de: Estética: imágenes, música, personas HUMOR. Sentimientos: amor materno, enamoramiento. Testimoniales: de unas figuras o personas famosas o reconocidas de forma positiva, o de personajes de asociación pro-activa. Demostración: Pruebas, test, ensayos. Oportunidad. El mensaje debería aprovechar el momento, y dependiendo la magnitud del evento debe ser con un mes mínimo de anticipación con coyuntura o situación del tiempo de referencia. Frecuencia. El consumidor comienza a retener un mensaje cuando eLa ste es repetitivo. Sinceridad. El fraude produce frustración en el expectante

29 FASES DE ALISTAMIENTOS DEACUERDO CON EL TIPO DE EVENTOPROCEDIMIENTO Y ALISTAMIENTO DE UN EVENTO QUE ES UN EVENTO ES UN SUCESO IMPORTANTE Y PROGRAMADO DETECTAR LA OPORTUNIDAD EVALUAR EL RECURSO PLANIFICAR SER CREATIVO DOCUMENTAR LA GESTION RESPONDER: PREGUNTAS OPN(Objetivo Problema Necesidad) Tiempo: definir la fecha del evento con exactitud de manera temporánea que permite distinguir con el tiempo la secuencia para cubrir todos los frentes de acción. Para abrir todos los frentes de un evento es fundamental la planificación que suele animarse en tres etapas básicas La creatividad es un elemento fundamental para que un evento sea recordado y genere alta presentación de valor El registro y la documentación de un evento interno, no solo permite obtener material de referencia para mejorar facturas ,actividades si no que también puede emplearse para la venta interna

30 DETECTAR LA OPORTUNIDAD EVALUAR EL RECURSO PLANIFICAR SER CREATIVO DOCUMENTAR LA GESTION OBJETIVO: Que busca lograr un evento Personas : define el equipo de trabajo las funciones del equipo interno y externo involucrando y delegando las funciones definir y desestimar tareas en función del equipo colaborador Pre-evento: Convocatoria de participantes delegación de tareas, contratación de proveedores seguimiento de logística ,reserva de lugares, y transporte campaña de comunicación armado del diseño general de la actividad reserva de técnicas soporte organización durante el evento Algunos puntos de alta exposición donde puede aplicarse creatividad son: Algunos de los métodos de medición mas utilizados en el evento internos son: PROBLEMA:¿Qué conflicto puedo solucionar o minimizar relativo al evento? DINERO: Definir el propósito asignando a la relación del evento y sus diferentes frentes internos y externos contratación del lugar, campaña de comunicación, convocatoria, ambientación, oradores , promotores invitados sonido y filmadores ORGANIZACIÓN DURANTE EL EVENTO: Seguimiento de tiempo y sonido, Coordinación de oradores y actividad AMBIENTACION Finalización y edición de los contenidos de la actividad

31 DETECTAR LA OPORTUNIDAD EVALUAR EL RECURSO PLANIFICAR SER CREATIVO DOCUMENTAR LA GESTION Necesidad: que requerimientos de la organización son cubiertos por la relación del evento Provento y seguimiento medición del FAEDBACK de la actividad comunes del seguimiento y agradecimiento participantes expositores devolución del Proveedores y equipos de trabajo Organización y seguimiento del personal de soporte promotores, servicios de comidas, personal técnico prevención de Atención de proventos Indumentaria de promotores credenciales y artículos para participantes Filmación y edición de los contenidos de la actividad os encuestas durante la actividad encuestas escritas (al cierre de la actividad distribución posterior

32 Registro de invitados especialesElaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento y de los integrantes de los comités, teniendo en cuenta su profesión, titulo o rango y procedencia, incluyendo direcciones y números telefónicos. Es el encargado de establecer contacto con las empresas para lograr representación mediante puestos de servicio, obsequios y degustaciones. Elaborar en detalle el manual de funciones, presentarlo para aprobación y solicitar al comité secretarial su elaboración y luego distribuirlo a los diferentes comités para que cada uno sepa con claridad todas sus funciones y como las debe desarrollar

33 Participantes inscritosinscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha límite de inscripción y pago para asegurar el número de asistentes. Los organizadores deben prever un margen del 10% más de asistentes. El instructivo de inscripción debe hacer claridad acerca de una posible cancelación por fuerza mayor de una inscripción o pago realizado con la debida anticipación

34 Registro de asistentesREGISTRÓ DE WEBASISTENTES EN SITIO Y VIA Un innovador sistema de registros de asistentes (OLE-ACCESS) Mediante el cual se programa y configura los campos de captura de acuerdo a la información que requiere para la base de datos de los asistentes del evento , congreso convención entre otros. Con el sistema de registros lleva un exacto control de acceso de asistentes, estadísticas, entrega de materiales, horas cubiertas por el congresista, creando así soluciones a medida del evento. Asimismo el sistema de registro de asistentes OLE-ACCESS está programado para la impresión ágil y rápida de gafetes con códigos de barras, constancias y reportes

35 Registro en sitio O.L.E.-SFERA dispone este servicio  para aquellos participantes que deciden esperar hasta el día del evento para registrarse, con un sistema de registro OLE-ACCESS el cual cuenta con campos de fácil captura, hace fácil esta labor además de la logística implementada por el equipo experimentado de Operadores Capturistas, implementación del área local y software. Con el Servicio de Registro en Sitio podrá recibir una base de datos confiable, con gráficas y estadísticas que ayudaran a procesar y utilizar la información del evento. Características del Registro en Sitio El registro en sitio se acompaña de módulos de registro personalizados con la imagen del evento, instalación y red de equipo de cómputo, entrega de gafetes y constancias, todo ello operado por el personal capacitado en captura y atención. Asimismo el sistema de registro de asistentes OLE-ACCESS está programado para la impresión ágil y rápida de gafetes con códigos de barras, constancias y reportes

36 REGISTRO EN LINEA El servicio de registro en línea de O.L.E.-SFERA se lleva a cabo mediante un formulario con los campos indicados por el cliente, donde se recopila la información de cada participante, dicho formulario se desarrolla vía web donde los mismos asistentes introducirán sus datos, bajando la posibilidad de error de captura, de esta manera facilita el registro y lo hace más rápido y eficiente. Características del Registro en línea Disponible el tiempo que necesario antes del evento las 24 horas del día. Contar con el número de participantes registrados en tiempo real. Recopilar la información de los participantes permitiendo que ellos mismos se registren desde donde lo deseen. Cantidad de entradas limitadas por categoría a sesiones específicas

37 EQUIPOS MATERIALES Y ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTOEl registro de la recepción y el despacho de materiales, equipos y elementos involucran un alto grado de responsabilidad y atención por cuanto implica un proceso que va desde el cotejo de documentos para verificar la recepción hasta la inspección de los mismos para garantizar que se cumpla con los requisitos establecidos desde la proyección. La importancia de conocer el manejo de materiales puede ayudar a entender el porqué del funcionamiento eficiente en las ramas de la manufactura, el almacenaje, y la distribución.

38 Manejo de equipos El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la producción ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de: • Movimiento • Lugar • Tiempo • Espacio • Cantidad.

39 Equipos de seguridad y salud ocupacionalPara el personal, las instalaciones y los equipos Es el conjunto de medidas y acciones dirigidas a preservar, mejorar y reparar la salud de las personas en su vida de trabajo individual y colectiva. Las disposiciones sobre salud ocupacional se deben aplicar en todo lugar y clase de trabajo con el fin de promover y proteger la salud de las personas. El programa de salud ocupacional consiste en la planeación, organización, ejecución y evaluación de las actividades de Higiene y Seguridad y Medicina Preventiva, que tienen como objetivo mantener y mejorar la salud de los trabajadores en su ambiente laboral.

40 EQUIPAMIENTO PARA SOPORTE GENERALTodas las coordinaciones requieren del apoyo de la Coordinación de Operaciones, por lo que el personal que trabaje en ésta debe de esmerarse en dar un buen servicio. Para ello debe contar con suficientes materiales y equipos de buena calidad para dar soporte a las diferentes actividades que se lleven a cabo, y esos equipos básicamente son los siguientes: Fotocopiadoras Computadoras Impresoras láser Internet Teléfonos de línea o tierra y celulares Faxes

41 El equipamiento que utiliza habitualmente de apoyatura para disertantes es el siguiente:Video proyectores con pantallas de video PC o Laptops con programas Mouse inalámbricos Reproductores de CD Reproductores de DVD Videocaseteras VHS Proyectores de transparencias o filminas Pizarras para marcadores “delebles”  Pizarras electrónicas (imprimen o guardan en formato digital lo escrito sobre las mismas) Punteros láser Portafolios (instrumento donde se van rotando hojas de papel)

42 A su vez, se deberá tener el acopio necesario de materiales de mantenimiento general, como ser: focos normales y especiales para equipos de proyección, cables de extensión (alargadores), adaptadores eléctricos y herramientas de todo tipo. FOTÓGRAFOS Y CAMARÓGRAFOS : La imagen del evento depende mucho de la calidad, cantidad y variedad de películas y fotografías que se empleen para los boletines de prensa, la elaboración de la memoria y el video final del evento. Para ello es necesario contratar fotógrafos y camarógrafos profesionales y que tengan el equipo adecuado. Hay que verificar los precios por fotografía, película o por servicio con varias empresas, como así también el formato final de entrega del material. GESTORES DE PERMISOS Y/O AUTORIZACIONES : Necesitaremos de ellos cuando realizamos acciones en vía pública o espacios no convencionales, ya que serán quienes gestionen todo lo necesario en relación a cortes de calle, permisos de vuelos o navegación especiales, instalación de globos aerostáticos o carteles en lugares no permitidos y todo aquello que implique permisos y/o habilitaciones especiales de parte del municipio en el cual estemos trabajando, sean estos de carácter temporario o permanente.

43 JEFE DE SEGURIDAD / PERSONAL DE VIGILANCIAContaremos con ellos cuando estemos en locaciones en las que trabajemos más de una jornada y debamos dejar equipamiento o materiales durante momentos en los que no estemos presentes, cuando estemos en locaciones que impliquen la utilización de múltiples espacios que deban quedar bajo cuidado, cuando tengamos materiales que requieran de resguardo permanente y en todas aquellas la ocasiones que lo ameriten. IMPORTANTE: la mayoría de las locaciones cuentan con seguridad, pero está en función de la locación en sí misma y/o del ingreso/egreso de invitados. Por ende, no se harán responsables de nuestras necesidades, equipamientos, elementos y/o requerimientos. No confiemos en todo lo que nos prometen. Sólo estaremos seguros de que cumplirán con nuestras necesidades aquellas personas que hayamos contratado nosotros para nuestra organización.

44 PERSONAL DE MANTENIMIENTONada más grato que todo funcione bien Es importante contar con el servicio de electricistas, carpinteros, plomeros . Carpinteros: en un evento se construye gran parte en madera como ser puertas, paneles, módulos, exhibidores, estructuras, entre otros. Pintores: para pintar interiores y exteriores de módulos, exhibidores, etc. Herreros: se encargan de construir estructuras para la señalización, algunas partes de los módulos y los exhibidores. Plomeros: su función es tener en buenas condiciones la plomería en general, presente fundamentalmente en servicios sanitarios, áreas gastronómicas y desagües generales de la locación. Electricistas: se encargan de instalar y supervisar el sistema de luces, aire acondicionado, conectar equipos médicos, refrigeradores, computadoras, etc. Su participación es fundamental cuando realizamos ferias y exposiciones, ya que será quien diagrame y realice todo el tendido eléctrico necesario para cada stand y para la muestra en general.

45 SONIDISTAS Y EQUIPAMIENTO SEGUROS Hay que verificar que los equipos y el transporte que se renten tengan vigente su póliza de seguros. De igual manera debemos hacerlo con las locaciones y los proveedores que intervengan en la realización del evento, con respecto a su personal y equipamiento. SONIDISTAS Y EQUIPAMIENTO Los equipos que instalaremos cumplirán las siguientes funciones: Amplificar la voz de disertantes, locutores, artistas y cantantes Amplificar los videos, CD, DVD u otros formatos que se deban emitir durante el evento Amplificar todo lo que provenga de Pc o laptops de manera directa Amplificar todos los instrumentos, ya sea a través de micrófonos o por línea directa (como el caso de las guitarras eléctricas, por ejemplo) )

46 Debemos cuidar que el sonido sea uniforme en todos los espacios.Cuando tengamos momentos de break (o corte) nunca debe quedar en silencio, es decir, que todos los ambientes deben contar con música ambiental. El tipo de micrófono a utilizar puede ser: Por cable o inalámbrico Con pie al piso o de mesa De apertura a cargo del usuario o de manejo desde consola (a cargo del sonidista) De mano, corbatero o tipo headset (vincha con micrófono a la boca) TARJETAS DE CRÉDITO Este servicio hay que contratarlo con suficiente anticipación, ya que en algunas ocasiones se necesita bastante tiempo para firmar los contratos respectivos y recibir el servicio. Hay que contratar el servicio de las tarjetas más usuales y antes de firmar los contratos, se debe revisar las condiciones generales del servicio. Generalmente, se paga un porcentaje sobre la cantidad que se facture a través de las mismas. Hay que verificar las políticas de cada empresa ya que algunas tardan hasta un mes en abonar los depósitos bancarios efectuados en tarjetas de crédito.

47 TÉCNICOS AUDIOVISUALES Y EQUIPAMIENTOSon los responsables de instalar los equipos audiovisuales y de proyección (video proyectores, micrófonos, computadoras, retroproyectores, etc.), durante las sesiones de trabajo en cada sala y/o mesa de trabajo. Además, ajustan durante cada sesión luces y equipamiento general involucrado Las proyecciones están muy de moda. CCTV y registro de video: el servicio de Circuito Cerrado de TV permite captar la imagen del orador o del escenario para proyectarla en diferentes pantallas de video y/o retransmitirla a otras salas. Grabadoras de video y/o audio: hay que tener un número de grabadoras igual a los eventos que se vayan a tener simultáneamente para poder grabar todo el evento. Videocaseteras y televisores/monitores: existen videocaseteras de diferentes tipos, formatos y modelos.

48 Equipos para proyección: dependiendo de las necesidades de los ponentes se debe contar con los equipos adecuados para facilitar sus presentaciones. Algunos de los equipos que se pueden utilizar son: retroproyectores (proyectores de transparencias o acetatos), video proyectores, proyectores de sliders o diapositivas, pantallas de diferentes medidas, computadoras, pizarrones, rota folios, entre otros. TRADUCTOR, INTÉRPRETE SIMULTÁNEO, INTÉRPRETE CONSECUTIVO, WHISPERING Y EQUIPAMIENTO Traductor: es la persona que expresa en un idioma, generalmente su lengua materna y por escrito, lo que está escrito en otro. Intérprete simultáneo: transmite el mensaje al mismo tiempo que habla el orador. Para una interpretación de este estilo, se requieren cabinas insonorizadas, micrófonos para los oradores, consolas de traducción simultánea para intérpretes y equipos receptores para el público asistente. Armado de estos recursos, el intérprete puede concentrarse en transmitir el mensaje al mismo tiempo que el orador. Como instancia previa a la realización de una interpretación es aconsejable proporcionar al equipo de intérpretes un guion del temario en torno al cual girará la comunicación.

49 Equipos físicos Las necesidades de los fotógrafos, cámaras y técnicos: -El espacio -El ambiente, el ritmo y la intensidad -Si es un acto de premiación el trayecto recorrido. Consejos prácticos: Los medios de comunicación que cubran el evento deben conocer con antelación los movimientos de los protagonistas. (Cuándo y dónde). Esta información debe estar el dossier que se entrega a los periodistas gráficos y técnicos (para recorridos y puntos de foto)

50 INVENTARIOS Es necesario elaborar un inventario de los objetos y productos que entrarán a la exposición y para ellos se debe solicitar a los expositores que el inventario lo elaboren antes de enviar los elementos y productos (que conformen el módulo) al lugar de la exposición, para facilitar su control. La coordinación de la recepción de los productos es una tarea muy importante que el organizador debe llevar a cabo con el máximo cuidado, de manera que todos los productos de las diferentes empresas sean expuestos y presentados en los módulos el día de la apertura de la feria. Al terminar la exposición habrá que tomar en consideración los problemas de embalaje, transporte y documentos de acreditación para las salidas de los equipos y materiales del lugar de la exposición.

51 INVENTARIOS Se debe realizar por lo menos una vez al año, el emprendedor puede optar por un inventario cíclico a lo largo del año, de esta manera con el fin del año ya tendrá todos sus datos. ¿Cómo empezar?   Para empezar se cuentan todos los activos, tanto los circulantes (material de oficina, bombillas…) como fijos (ordenadores, teléfonos, vehículos…). Para que sea un proceso más sencillo se puede clasificar por rangos de precios y posteriormente también codificar su ubicación en el almacén. ¿Qué herramientas utilizar? El avance tecnológico y los programas de gestión de stock agilizan el proceso del inventario. También es conveniente disponer de una base de datos para ir rellenando las existencias reales. Luego se puede comparar estos datos con los archivos de control. Si no cuadran los números, es decir, que hay una desviación, se debe realizar una regularización.

52 Qué ventajas o información útil ofrece el inventario?se conoce con exactitud todos los activos que se poseen y se pueden descontar así los dañados y los sustraídos por hurtos. cuál es el material exacto con el que contamos, y no pensar que tenemos algo que no tenemos. es saber qué productos son los más demandados, poder tener datos para previsiones de stock o poder hacer liquidaciones y ofertas, entre otras ventajas Saber cuando es necesario solicitar el producto FORMAS BASICAS DE CONTROLAR LOS INVENTARIOS INVENTARIO FISICO Es de alguna forma el “Inventario Real”; implica realizar un recuento físico de lo que hay en los depósitos, contando, midiendo, pesando este control es tedioso pero muy importante y debe llevarse una vez al año INVENTARIO PERMANENTE

53 UEPS ultimas en entrada primeras salidasLa mercadería que se adquiere mas recientemente es la primera que se requiere para la producción o la venta. Hasta que esa partida no se agota, no se sigue con una anterior y se realiza una compra de mercadería, automáticamente esta nueva compra se ubica primera para salir del inventario. PPP Precio Promedio Ponderado Las salidas de inventario se basa en el promedio de todas las compras. Cada vez que se realiza una nueva compra se calcula nuevamente el precio unitario de los artículos. La salida del inventario se realiza al ultimo PPP calculando en cada ocacion.

54 FORMAS BASICAS DE CONTROLAR LOS INVENTARIOSINVENTARIO FISICO Es de alguna forma el “Inventario Real”; implica realizar un recuento físico de lo que hay en los depósitos, contando, midiendo, pesando este control es tedioso pero muy importante y debe llevarse una vez al año INVENTARIO PERMANENTE Este sistema permite conocer la cantidad y el valor en cualquier momento sin necesidad de hacer un recuento físico se utiliza un registro preciso, a través de un auxiliar o ficha de inventario que contiene las cantidades y su valor PEPS: primeras entradas primeras salidas Este método los primeros que entraron al inventario, son los primeros en ser vendidos o consumidos por el proceso de producción. De esta forma, queda en el inventario los artículos comprados mas recientemente.

55 logística La logísticaLa calendarización: Gráfico o Diagrama de Gantt, Cronograma y Agenda. Sistema de información y comunicación. Sistema de registro. Distribución de documentación. Sistema de alimentos y bebidas. Sistema de transportes. Sistema de señalización. Sistema de seguridad y emergencias. Simulacros o ensayos. Capacitación. Sistema de control presupuestario. Convocatoria de medios

56 QUE ES LOGISTICA Antes de comenzar, es importante que definamos el concepto de “logística” como: el conjunto de medios y métodos establecidos previamente, necesarios para llevar a cabo la gestión y la planificación de las actividades de compras, producción, traslado, almacenaje y distribución, controlando el flujo eficiente y efectivo de materiales, con el objeto de satisfacer de manera adecuada la demanda de consumidores y/o usuarios

57 LA CALENDARIZACIÓN : El diagrama de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado . CRONOGRAMA: Es un esquema que muestra la secuencia que lleva a cabo un proceso o una descomposición de trabajo a cada tarea y una lista del recurso con la disponibilidad de cada uno. AGENDA :„‟las órdenes del día‟ La agenda o programa del evento deberá tener como encabezado el motivo, la fecha, la hora de inicio y el lugar de la reunión y le sigue una serie de puntos que delinean el orden de la misma. Es conveniente que cada acción enumerada también incluye el horario de realización. Hay dos tipos de agendas:

58 Para los invitados: en esta solo se detallan acontecimientos o momentos que a éstos les conciernen y de los cuales serán partícipes. Por ej.: acreditación, horarios de diferentes disertaciones, cocktail de cierre, sorteos. Nunca mencionaremos las situaciones que queramos que sean sorpresa y tampoco aquellas que no podamos confirmar su concreción. Siempre es preferible sorprender con una actividad extra programática a no cumplir con una promesa hecha. 2. Para el cliente: esta agenda será más amplia que la entregada a los invitados, ya que contará con los momentos que dependan de su participación. En ésta se detallarán las acciones que impliquen su intervención, como ser: videos a emitir y el orden; bailes que deban iniciar; título de los discursos o disertaciones a impartir; nombres y momentos de quienes deben subir al estrado para entrega de diplomas, premios, medallas, regalos o recordatorios; oficio de brindis; realización de sorteos; entre

59 SISTEMA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN: La Coordinación de RRPP es la responsable de los módulos de información antes, durante y después del evento. La base central del sistema es el Centro de Operaciones. SISTEMAS DE REGISTRO: Cuando se elabora el diseño del folleto promocional y del material publicitario, se debe incluir en su contenido y servicio. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTACIÓN: Se deben de seleccionar los canales de distribución más adecuados para hacer llegar cualquier tipo de documentos y se debe definir la documentación que se le mandará a cada grupo y establecer rutas, modalidad de envío y responsables de su entrega. SISTEMA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS: Es importante que los organizadores y participantes conozcan las políticas y el procedimiento a seguir con el consumo de los alimentos y bebidas. SISTEMA DE TRANSPORTE SISTEMA DE SEÑALIZACIÓN SISTEMA DE SEGURIDAD

60 SEÑALIZACION Las señalizaciones colocadas estratégicamente ayudan a tener una buena organización. Hay que colocarlas en todos los exteriores e interiores posibles para evitar confusiones. Además deben de tener toda la información necesaria y el diseño adecuado para su fácil identificación. Se necesitan diferentes tipos de señalización para direccionar e informar sobre las actividades que se realicen durante el evento, así como para identificar algún módulo o inmueble. Una señal bien ubicada y elegante puede evitar muchas preguntas y confusiones. Las ubicaciones más comunes son:

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66 Área restringida AuditoriaAula magna Conferencias y exponente Congresistas Entrada exclusiva para organizadores Entrega de materiales Estacionamiento Exposición Flechas varias Informes Invitados especiales Mesas de registro Mesas de trabajo (número y tema de cada mesa) Sala de operaciones Sala de prensa Señalamientos indicando el tema que se va a tratar en cada mesa de trabajo Sanitario hombres y mujeres Servicio medico Servicios administrativos Servicios sanitarios Teléfono privado Transporte de congresistas Transporté de invitados especiales

67 decoración Para tener en cuenta si va a ser cubierta por medios de comunicación, estará condicionada por las exigencias técnicas de los medios especialmente de la TV. La mayoría de los fondos institucionales son azules o en gama de grises, nunca blancos puros ni rojos. Es importante chequear los colores del fondo que no se perciben igual a simple vista que con la percepción que llega a través de una cámara de TV. Para tener en cuenta: -No debe ser cargada -No deben existir “zonas negras”, es decir lugares importantes para el desarrollo del acto y que no puedan ser vistas. ( si existiera debe ser cubierto por pantallas que hagan llegar las imágenes al publico y a los periodistas)

68 iluminación Verificar que la iluminación sea adecuada. Puede comunicarse con anterioridad a los medios que no se utilicen flashes para que no alteren la calidad de la señal electrónica de TV Si el recinto es cerrado verificar la refrigeración, ya que si dura más de una hora el calor será sofocante.

69 ambientación Según las necesidades de nuestro evento, el ambientador debe organizar el espacio tal que sea funcional para las actividades que se realizarán, y a su vez creativos. Como todo elemento del diseño escenográfico, debe acompañar la idea rectora original en concordancia con los objetivos del evento. Según cómo ordenemos el espacio, sugeriremos u ocultaremos cosas y esto será parte de nuestro discurso pictórico. Frontal: Es un espacio ordenado como un teatro tradicional. Hay una separación entre los espectadores y los actores, ya sean éstos oradores, cantantes o incluso una pantalla en la que se están proyectando la imagen

70 Bifrontal: En este caso el actor está más expuesto, ya que hay público en dos ángulos opuestos. El público tiene la sensación de “espiar” lo que ocurre y el actor está rodeado. Es muy difícil el diseño de escenografía en estos espacios ya que cualquier elemento con altura que pongamos, molestará la visual de alguna de las dos plateas. Sin embargo, nos permite utilizar escenarios giratorios, trabajar el piso, acercar los actores al público y trabajar ambientes muy íntimos

71 Semicircular / Anfiteatro: Es una forma de aprovechar más el espacioSemicircular / Anfiteatro: Es una forma de aprovechar más el espacio. Los espectadores rodean el escenario en forma circular y aumentando en altura. Es importante considerar que quienes ocupan los asientos de los extremos tendrán una visión lateral, lo cual afectaría en caso de tener una pantalla o de necesitar ocultar elementos en los costados del escenario (llamados “hombros”).

72 Circular: Lo que ocurre con esta distribución de la audiencia es muy similar a lo que pasa con el bifrontal: la acción que se lleva a cabo en el escenario debe ser visible desde todos los ángulos. No debe existir un “delante” y un “detrás”. Para que todos puedan ver lo que ocurre en el centro, debemos evitar los grandes volúmenes en el escenario

73 Debemos tener en cuenta que, si armamos una platea tal que cada fila esté más arriba que la otra para que la visión sea mejor, la parrilla de luces puede interferir en la visual de las filas superiores. No siempre el actor debe estar en el escenario y el espectador en la platea. ¿Qué ocurriría si los ubicáramos al revés? ¿Qué sensación le daría al público? A veces lo que buscamos es “incomodar” al público, un poco, como para provocar una sensación determinada, para que vea las cosas con otros ojos. Es importante preguntarnos ¿qué queremos causar en el público que nos visita? No nos olvidemos que el piso es un espacio al que no muchos ambientadores prestan atención y se olvidan de las grandes posibilidades que brinda. Podemos pintarlo, pegarle calcomanías, proyectar imágenes sobre él, plottearlo, elevarlo, cambiarle la textura, etc. El escenario en sí es el espacio delimitado para la acción y este puede ser: abierto, circular, semicircular, fijo, giratorio, combinado, deslizante, levadizo, con o sin trampas, entre otras tantas variantes

74 El recorrido (ya sea físico o visual) que hacen los espectadores es muy importante para la percepción que obtendrán del espacio. Habrá elementos que por su forma, imagen, color, ubicación, serán los que se vean primero, mientras que otros pasarán inadvertidos o serán vistos últimos. sea armando un circuito de recorrido o proponiéndolo según la ubicación de los elementos, el color de la ambientación o de la luz, las intensidades de luz. Los recorridos pueden ser: Abiertos / Cerrados: Un recorrido abierto es aquel en el que se ingresa por una puerta y se egresa por otra. En general se utiliza en circuitos de circulación obligatoria, en la que hay un solo camino que puede realizarse. Así la gente no se pierde de ver nada (y además nos sirve para que eviten en su recorrido cosas que nosotros no queramos que vean como puertas de servicio, cocina, etc.). En cuanto a los circuitos cerrados, sólo hay un espacio de ingreso/salida. Para estos casos pensemos en las ferias y exposiciones; en cómo están ubicados los stands y en cuántas puertas hay, entre otras cosas.

75 Libre obligatorio Libre / Obligatorio: Según cómo estén distribuidos los elementos en nuestro espacio, habrá una cierta cantidad de formas de recorrerlo o no habrá ninguna en especial. En este último caso, la circulación es libre, mientras que si armamos un laberinto, o un espacio con paneles, o hacemos una actividad en un salón y la siguiente en otro; la circulación es obligatoria. Recordemos que anteriormente hablamos de proponer recorridos visuales, es decir, que nosotros podemos dirigir la mirada de los espectadores en diferentes momentos utilizando como herramienta la luz, el sonido, el color o la forma, entre otros.

76 ambiente La ropa y los colores deben avisarse a los personajes que acudan al acto utilicen traje del mismo color que el fondo. No es conveniente vestir blanco puro, terciopelos o vestidos brillantes con pedrería. Tampoco los trajes con rayas delgadas, camisas o corbatas con tejidos espigados, ya que pueden producir ciertas distorsiones en la imagen. -La “etiqueta” de las cámaras: el trabajo que desempeñan condiciona el tipo de ropa que visten. Los redactores son más formales para vestir ya que a veces salen al aire en la emisión. -Discursos, visitas previas y tiempos de grabación. : Es conveniente distribuir los discursos cuando inicia el acto a los medios (esto sirve si hay una transmisión con varias cámaras para ir siguiendo. Debe visitarse previamente al acto el lugar junto con los realizadores y los técnicos de luz y sonido para tener en cuenta las posibilidades desde el punto de vista televisivo. Los actos denominados “mudos” son los que no se realizan declaraciones y tienen cobertura sólo por fotos y TV. Es necesario conocer los tiempos de grabación de un acto cuando no se difunda en directo. De las imágenes recogidas se hace una edición para TV para que salga en un informativo en un minuto o minuto y medios. Ordenar turnos de grabación para que no se superpongan los flashes con las imágenes que capta la TV.

77 Medios de divulgación característicasHay ciertas características básicas, o requisitos, para el manejo de los mensajes con fines de divulgación, tales como: agregar datos de interés general, asociar la información con situaciones cotidianas, conceptualizarla históricamente, presentar explicaciones, definiciones y descripciones, recurrir a metáforas y analogías. Es decir, en la divulgación habitualmente se plantea la necesidad de sacrificar un cierto nivel de complejidad y especificidad para obtener, como contrapartida, un mayor acceso de la gente común a los productos, avances e interrogantes del evento Así mismo, requiere: respetar las características y la lógica propia de cada espacio de comunicación, reconocer y adaptar la propuesta al perfil de los destinatarios, respetar la lógica de los contenidos a comunicar, utilizar diferentes estrategias y recursos para facilitar la comprensión y siempre intentar atraer y seducir al público. En este sentido, también debe divulgar el conocimiento técnico con claridad, amplitud y responsabilidad, y favorecer el acercamiento entre la comunidad y el resto de la sociedad.

78 Oportunidad y coberturaCada una de las variantes de los medios de comunicación que se conocen en la actualidad han sido un gran aporte a la manera de cómo el ser humano se comunica con sus semejantes. Para la historia de los medios de comunicación la aparición de la imprenta es un punto de inicio, a partir del cual surgieron en el mundo los primeros periódicos. Cobertura La aparición de cada uno de los medios de comunicación masiva que hoy se conocen, significaron en su momento una revolución para la humanidad. Sin embargo, muchos de estos medios que nos son tan familiares tenderán a desaparecer en favor de medios más especializados que saquen mayor partido de las oportunidades tecnológicas

79 Tecnología requerida MATERIAL IMPRESO Libros y textos Apuntes de claseFichas de trabajo Guías de estudio dirigido PIZARRAS Y TABLEROS Pizarra tradicional Pizarra blanca Franelógrafo Paleógrafo o rota folios Pizarra magnética Pizarra fotocopiadora Papel mural MATERIAL AUDIOVISUAL Proyectarle Audición Proyectable sonorizado MEDIOS INFORMATICOS Y CIBERNETICOS Ordenadores Multimídia CD-ROM Internet Simuladores Tecnología requerida

80 Ventajas Las características positivas de los medios de comunicación residen en que posibilitan que amplios contenidos de información lleguen a extendidos lugares del planeta en forma inmediata. Los medios, además, hacen posible que muchas relaciones personales se mantengan unidas o por lo menos, no desaparezcan por completo. Otro factor positivo se da en al ámbito económico: quien posea el uso de los medios puede generar un determinado tipo de consciencia sobre una especie de producto, es decir, puede generar su propia demanda, ya que los medios muchas veces cumplen las función de formadores de opinión, entonces, visto desde el lado empresarial, es una aspecto ampliamente positivo por hacer posible el marketing. Desventajas Las características negativas recaen en la manipulación de la información y el uso de la misma para intereses propios de un grupo específico

81 Desventajas de un medio de divulgación

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