1 MEJORAMIENTO CONTINUO EQUIPO DE PLANEACION MUNICIPAL ALCADIA DE CALI 2016

2 Imagen de apoyo 3.6 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA Mejoramiento Continuo

3 Imagen de apoyo 3.6 Propósito y objetivos Dar a conocer a los participantes las diferentes herramientas para la mejora que pueden ser utilizados en la realización de los planes de mejora. Desarrollar en los participantes las competencias necesarias en la aplicación de herramientas básicas que permitan consolidar sus planes de mejora. Tendientes a la eliminación causas raizales que afecten el desempeño del sistema de gestión de calidad implementado. Mejoramiento Continuo 5 5

4 DESARROLLO SOCIAL Administración de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) Administración de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) Atención al Usuario Atención al Usuario Gestión Documental Gestión Documental MAPA DE PROCESOS – Nivel Macroprocesos y Procesos - Versión 4 (07/jul/2015) Macroprocesos de Apoyo GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN Admón. de Bienes Muebles, Inmuebles y Automotores Admón. de Bienes Muebles, Inmuebles y Automotores Adquisición de Bienes, Obras y Servicios Adquisición de Bienes, Obras y Servicios Gestión Jurídica Gestión Jurídica HACIENDA PÚBLICA Macroprocesos Estratégicos DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Macroprocesos Misionales Gestión Catastral Gestión Catastral Desarrollo Físico Desarrollo Físico Desarrollo Económico y Competitividad Desarrollo Económico y Competitividad Sustentabilidad Ambiental Sustentabilidad Ambiental Prestación del Servicio Educativo Prestación del Servicio Educativo Servicio de Vivienda Social Servicio de Vivienda Social Servicio de Salud Pública Servicio de Salud Pública Servicio de Deporte y Recreación Servicio de Deporte y Recreación Gestión Cultural y Turismo Gestión Cultural y Turismo Servicios Públicos Servicios Públicos Atención a la Comunidad y Grupos Poblacionales Atención a la Comunidad y Grupos Poblacionales Macroprocesos de Seguimiento y evaluación CONTROL Control Interno a la Gestión Control Disciplinario Mejora Continua SATISFACCION DE DESTINATARIOS – USUARIOS – BENEFICIARIOS-PARTES INTERESADAS Convivencia y Fortalecimiento Social Convivencia y Fortalecimiento Social Control y Mantenimiento del Orden Público Control y Mantenimiento del Orden Público Gestión del Tránsito y Transporte Gestión del Tránsito y Transporte Gestión del Riesgo de Desastres DESTINATARIOS – USUARIOS – BENEFICIARIOS- PARTES INTERESADAS Gestión y Desarrollo humano Gestión y Desarrollo humano Gestión de Seguridad Social Integral Gestión de Seguridad Social Integral Liquidaciones Laborales Participación Ciudadana Y Gestión Comunitaria Participación Ciudadana Y Gestión Comunitaria PARTICIPACION SOCIAL CONVIVENCIA Y SEGURIDAD DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO DESARROLLO SOCIAL Gestión Tributaria Gestión Tributaria Administración de Tesorería Administración de Tesorería Contabilidad General Contabilidad General Gestión de Finanzas Públicas Gestión de Finanzas Públicas Planeación Económica y Social Planeación Económica y Social Planeación Física y del Ordenamiento Territorial Planeación Física y del Ordenamiento Territorial Comunicación Pública Comunicación Pública Planeación Institucional Planeación Institucional

5 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo MEJORAMIENTO CONTINUO AUTOEVALUACIÓN AUTOEVALUCION ENTES RECTORES AUTOEVALUCION POR PORCESOS PRODUCTO NO CONFORME IDENTIFICACION DEL PRODUCTO NO CONFORME TRAMIENTO AL PRODUCTO NO CONFOME MEDICIÓN Y ANÁLISIS FORMULACION DE INDICADORES ESTRATEGICOS TABLERO DE MANDO FORMULACION DE INDICADORES OPERATIVOS HOJA DE VIDA DE INDICADORES SEGUIMIENTO Y MEDICION CONSOLIDACION DE INDICADORES DE LA ENTIDAD ANALISIS DE LA INFORMACION INFORME DE RESULTADOS MEJORA ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA METODOLOGIAS PARA IDENTIFICACION DE CAUSA RAIZ PLANES DE MEJORA CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORA CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORA CONTRALORIA ESTRUCTURAPOC

6 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo MEJORAMIENTO CONTINUO AUTOEVALUACIÓN AUTOEVALUCION ENTES RECTORES AUTOEVALUCION POR PORCESOS PRODUCTO NO CONFORME IDENTIFICACION DEL PRODUCTO NO CONFORME TRAMIENTO AL PRODUCTO NO CONFOME MEDICIÓN Y ANÁLISIS FORMULACION DE INDICADORES ESTRATEGICOS TABLERO DE MANDO FORMULACION DE INDICADORES OPERATIVOS HOJA DE VIDA DE INDICADORES SEGUIMIENTO Y MEDICION CONSOLIDACION DE INDICADORES DE LA ENTIDAD ANALISIS DE LA INFORMACION INFORME DE RESULTADOS MEJORA ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA METODOLOGIAS PARA IDENTIFICACION DE CAUSA RAIZ PLANES DE MEJORA CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORA CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORA CONTRALORIA ESTRUCTURAPOC

7 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo OBJETIVOPOC Establecer acciones para mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos de la entidad, mediante la aplicación de instrumentos y análisis de los resultados obtenidos en el marco de la operación de los Sistemas de Gestión y Control Integrados.

8 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo MEJORAMIENTO CONTINUO AUTOEVALUACIÓN AUTOEVALUCION ENTES RECTORES AUTOEVALUCION POR PORCESOS PRODUCTO NO CONFORME IDENTIFICACION DEL PRODUCTO NO CONFORME TRAMIENTO AL PRODUCTO NO CONFOME ESTRUCTURAPOC Establecer lineamientos para medir la efectividad de los controles y resultados de la gestión de los procesos, verificando su capacidad para cumplir los objetivos y metas propuestas, a través del diseño de instrumentos que evalúen el nivel de desarrollo de los diferentes elementos que componen los Sistemas de Gestión y Control Integrados implementados en la entidad.

9 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo MEJORAMIENTO CONTINUO MEDICIÓN Y ANÁLISIS FORMULACION DE INDICADORES ESTRATEGICOS TABLERO DE MANDO FORMULACION DE INDICADORES OPERATIVOS HOJA DE VIDA DE INDICADORES SEGUIMIENTO Y MEDICION CONSOLIDACION DE INDICADORES DE LA ENTIDAD ANALISIS DE LA INFORMACION INFORME DE RESULTADOS ESTRUCTURAPOC Realizar el seguimiento y evaluación a la gestión de la entidad mediante la aplicación de mecanismos e instrumentos de medición que generen resultados en términos de eficacia, eficiencia y efectividad en los Sistemas de Gestión y Control Integrados.

10 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo MEJORA ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA METODOLOGIAS PARA IDENTIFICACION DE CAUSA RAIZ PLANES DE MEJORA CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORA CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORA CONTRALORIA ESTRUCTURAPOC Consolidar acciones de mejoramiento individual, por proceso e institucional que permitan corregir las deviaciones presentadas en el desarrollo de las actividades los Sistemas de Gestión y Control Integrados, a través de uso de mecanismos establecidos en el Municipio de Santiago de Cali

11 ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA ENTRADA FUENTESFUENTES FUENTESFUENTES Proceso de Autoevaluación Auditorias Internas Resultado de la revisión por la Dirección Procesos Análisis de Indicadores Revisión del Mapa de Riesgos Auditoria de Entes de Control Externos Producto No Conforme Proceso de Autoevaluación Auditorias Internas Resultado de la revisión por la Dirección Procesos Análisis de Indicadores Revisión del Mapa de Riesgos Auditoria de Entes de Control Externos Producto No Conforme NO CONFORMIDADES REALES Y POTENCIALES ACTIVIDADES Revisar las No Conformidades Determinar las causas de las No Conformidades Evaluar necesidades de adoptar acciones Determinar e Implementar acciones Registrar resultados Revisar acciones tomadas SALIDA EFICACES CIERRE DE NO CONFORMIDADES Plan de Mejoramiento con Acciones Correctivas y preventivas formuladas y ejecutadas que ataquen las causas que generaron las No Conformidades.

12 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Conceptos Proceso de mejora El Proceso de mejora Postula una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso. Algunos de los elementos más importantes que se utilizan para lograr la mejora son las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes.

13 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo REQUISITO Producto no conforme No conformidadConformidad Conceptos Conformidad Necesidad o expectativa establecida generalmente explicita u obligatoria Incumplimiento de un requisito asociado al uso previsto o especificado del producto o servicio Incumplimiento de un requisito. Cumplimiento de un requisito

14 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Conceptos Conformidad CONFORMIDAD Liberación Cumplimiento de un requisito Autorización para proceder con la siguiente etapa del proceso

15 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Conceptos Conformidad NO CONFORMIDAD Acción PreventivaAcción correctiva Incumplimiento de un requisito. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseada Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable.

16 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Conceptos Conformidad PRODUCTO NO CONFORME CorrecciónConcesión Permiso de desviación Eliminación Incumplimiento de un requisito asociado al uso previsto o especificado del producto o servicio Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto o servicio antes de su liberación Autorización para utilizar o liberar un producto o servicio que no es conforme antes de su liberación Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada

17 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Conceptos Conformidad CORRECION ReprocesoReparaciónReclasificación Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con el requisito Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista Variación de la clase de un producto no conforme para que cumpla con los requisitos

18 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Incrementar en un 92% la satisfacción de los estudiantes, mediante la compra de equipos que permitan un mejor desempeño tecnológico, considerando que el estudio de mercado muestra una tendencia creciente. Teniendo en cuenta que la satisfacción de los estudiantes ha estado en el 81% en los últimos 3 años Para eliminar la No conformidad No 234 la dirección ha decidido hacer una inversión en adecuación de nuevos salones que permita disminuir los niveles de sobrecupo presentado desde hace varios años, garantizando la satisfacción de los usuarios. ACCIÓN DE MEJORA ACCIÓN CORRECTIVA

19 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Realizar el cambio de dos conceptos en el informe técnico que no cumple con las normas exigidas por el ministerio de educación. Debido a que no se pudo cumplir con la totalidad de las Guías, que serían entregadas a los estudiantes, se les pidió autorización para entregar la mitad el día de inicio de clases y la otra mitad en dos semanas. 6 Realizar la reedición y reimpresión del informe técnico que no cumple con las normas exigidas por el Ministerio de Educación. REPARACION CONCESIÓN REPROCESO

20 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo RUTA DEL MEJORAMIENTO PARA AC, AP, AM PROBLEMA CAUSA RAIZ PLAN DE MEJORA CUMPLIMIENTO DE LA ACCION EFICACIA DE LA ACCION

21 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Cuantas técnicas o metodologías para la mejora continua conoce? Cuantas técnicas o metodologías para la mejora continua aplica? Donde y cuando las aplica? Que son técnicas o metodologías para la mejora continua ?

22 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA Son técnicas de sencilla aplicación que nos ayudan a encontrar las causas y aplicar las soluciones adecuadas a los diferentes problemas que se presentan en cualquier tipo de organización Se dividen en dos grandes grupos Herramientas “Blandas “ Herramientas “Duras “ Que son técnicas o metodologías para la mejora continua conoce?

23 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Cuantas técnicas o metodologías para la mejora continua conoce? Las mas conocidas… HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA HERRAMIENTAS BLANDAS: Cinco Porqués Análisis de causa y efecto (Espina de pescado- Ishikawa) lluvias de ideas Las 5Wh + 1H HERRAMIENTAS DURAS: Grafico de Pareto Histogramas Cartas de Control HERRAMIENTAS PENSAMIENTO SISTEMICO CATWOE

24 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Donde y cuando las aplica? RUTA DEL MEJORAMIENTO PARA AC, AP, AM

25 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA HERRAMIENTA CINCO POR QUÉS Es una técnica sistemática de preguntas utilizada en la fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales de un problema, la técnica requiere que el equipo pregunte “Por qué” al menos cinco veces o trabajar al menos cinco niveles de detalle. Cuando se Utiliza? Al intentar identificar las causas principales mas probables de un problema. Esta técnica se utiliza mejor en equipos pequeños (4-8 personas)

26 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA HERRAMIENTA ANALISIS DE CAUSA – EFECTO ( ESPINA DE PESCADO - ISHIKAWA) Es una técnica que ayuda a pensar sobre todas las técnicas reales y potenciales de un suceso o problema y no solamente las mas obvias o simples. Se utiliza al identificar causas mas probables problemas, se desarrollo en 4 etapas: 1.Identificar el problema 2.Identifique las categorías dentro de las cuales pueden clasificarse las causas del problema. 3.Identifique las causas mediante lluvia de ideas,estas son por lo general aspectos de cada categoría. 4.Analizar e identificar las causas mas probables, generar plan de mejora.

27 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA HERRAMIENTA ANALISIS DE CAUSA – EFECTO ( ESPINA DE PESCADO) Mano de obra: Las distintas habilidades de los empleados así como la falta de capacitación y actualización, falta de colaboración, desmotivación, etc. Materias primas: Son los insumos necesarios para producir el servicio, pueden ser datos, información, documentos, etc. Al faltar alguno de ellos o contener errores se puede producir un servicio no conforme. Maquinaria y equipo: Identificar los recursos necesarios para producir el servicio, ya sea que el equipo no funcione en forma óptima o que el software no sea el adecuado, equipos de computo obsoletos; el resultado podrá producir algún problema de calidad. Métodos de trabajo: Los métodos de trabajo pueden no estar establecidos, o ser demasiado complicados, o procedimientos incompletos, etc. Medio Ambiente: Este puede ser una causa importante que influya en la calidad del servicio, especialmente el clima laboral.

28 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

29 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

30 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA HERRAMIENTA ANALISIS LLUVIA DE IDEAS Es una técnica que se utiliza para alentar la participación de todos los miembros del equipo. Cada idea, no importa lo poco practica que sea, será tenida en cuenta, luego se evalúan para intentar llegar a una decisión en consenso Se utiliza al identificar causas mas probables problemas, se desarrollo en 3 momentos: 1.Lluvia de ideas sobre causas evidentes de un problema 2.Se realiza un análisis de las causas para determinar las causas fundamentales. 3.Las ideas serán agrupadas por afinidad y se hace matriz de priorización calificando por impacto y frecuencia, se tendrán en cuenta las que obtengan el puntaje mas alto.

31 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA HERRAMIENTA CINCO WH +H Es una técnica que se utiliza para identificar el problema y determinar acciones correctivas, su nombre viene de las iniciales de estas preguntas en Ingles.

32 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA GRAFICO DE PARETO Es una técnica que constituye en sencillo y grafico método que permite discriminar entre las causas mas importantes de un problema y las que lo son menos; el economista y sociólogo Vilfredo Pareto publico los resultados de sus estudios sobre la distribución de la riqueza, observando que el 80% de la misma se encontraba concentrada en el 20% de la población. Esta relación se encontrado en distintos campos por ejemplo el 80% de los problemas de organización son debidos al 20% de las causas posibles. Se utiliza para encontrar problemas, investigar causas y revisar los obtenidos.

33 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

34 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA CATWOE CLIENTES ACTORES DUEÑOS GRUPOS DE INTERES WoWo TRANSFORMACION : SITUACION DESEADA SINTOMAS CONSECU ENCIAS CAUSAS PENSAMIENTO SISTEMICO

35 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA CATWOECATWOE

36 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

37 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo Plan de Mejoramiento: El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas o de la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Los Planes de Mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado ejercida por la Contraloría General de la República, las Contralorías territoriales se regirán por los métodos y procedimientos que éstas prescriban.

38 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo

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40 Imagen de apoyo 3.6 Mejoramiento Continuo TALLER 2 TALLER: 1.Formar grupos de 6 personas 2.Analice el caso y aplique una herramienta para identificar causas 3.Formula el plan de mejora

41 Imagen de apoyo AS3. 6 Mejoramiento Continuo GRACIAS