1 MEJORAR PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO Liderazgo Colaborativo
2 Introducción El presente trabajo tiene por finalidad el de dar a conocer los procesos de trabajo en la empresa Kenny Bus, buscando las falencias en la misma y ayudando a encontrar el equilibro en los puestos de trabajo y así mejorar el rendimiento de la Organización.
3 IMPORTANCIA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.
4 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO Ventajas 1.Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales. 2.Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles 3.Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas. 4.Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones 5.Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos. 6.Permite eliminar procesos repetitivos. Desventajas 1.Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa. 2.Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo nivel. 3.En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo. 4.Hay que hacer inversiones importantes.
5 ¿POR QUE MEJORAR? Los clientes son las personas más importantes en el negocio y por lo tanto los empleados deben trabajar en función de satisfacer las necesidades y deseos de éstos. El Proceso de Mejoramiento La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.
6 COMPRENDER LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO El Empleado y el Proceso Las personas le dan vida al proceso. Nuestro personal hace que el proceso funcione; sin él obtenemos nada. Necesitamos entender qué sienten acerca del proceso las personas que le dan vida a éste. ¿Qué obstaculiza su camino?, ¿qué partes del proceso les agradan?, ¿qué les causa molestia? El proceso final tiene que ser un matrimonio homogéneo entre personas y metodologías, en el cual el equipo es esclavo de las personas no al contrario.
7 PROCEDIMIENTO Los Procedimientos son documentos que recogen la interrelación en el tiempo que existen entre diferentes departamentos, normalizando los procedimientos de actuación y evitando las indefiniciones e improvisaciones que pueden producir problemas o deficiencias en la realización del trabajo. Los Procedimientos describen con detalle cómo, quién, cuándo, dónde, se realizan las actividades Los procedimientos aseguran: 1.Que las actividades se realizan de una forma independiente de la persona responsable de llevarlas a cabo. 2.Que se realizan de una forma ordenada y sin improvisaciones. 3.Que conducen al objetivo cubierto por el procedimiento.
8 DIAGRAMA DE FLUJO El diagrama de flujo es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades, el diagrama de flujo muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas. El diagrama de flujo utiliza un conjunto de símbolos para representar las etapas del proceso Los símbolos más comunes utilizados son los siguientes: Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso Operación: Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa se registra al interior del rectángulo: Documento: Simboliza al documento resultante de la operación respectiva. Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real Sentido del flujo: Significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso Validar: Representa la validación de documentos en las etapas del proceso: Archivar: Indica que la acción de archivar un documento.
9 Los símbolos más comunes utilizados son los siguientes: Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso Operación: Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa se registra al interior del rectángulo: Documento: Simboliza al documento resultante de la operación respectiva.
10 Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real Sentido del flujo: Significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso Validar: Representa la validación de documentos en las etapas del proceso:
11 Archivar: Indica que la acción de archivar un documento
12 KEY PERFORMANCE INDICATORS (K.P.I.) También conocidos como Indicadores Claves de Rendimiento que ayudan a una organización a definir y medir el progreso hacia las metas de la organización. Una vez que la organización ha analizado su misión, identificado todas las partes interesadas, y definió sus metas, necesita una forma de medir el progreso hacia esas metas. Los indicadores clave de rendimiento son las mediciones. Los Key Performance Indicators son mediciones cuantificables, acordadas de antemano, que reflejan los factores críticos de éxito de una organización. Ellos serán diferentes dependiendo de la organización.
13 PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES Video
14 PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES 1.OBJETIVO 2.ALCANCE 3.DEFINICIONES Pago: Modo de extinguir obligaciones a través del cumplimiento efectivo de una prestación debida. Cheque: Título oneroso que se entrega al proveedor en pago de un bien o servicio. Los talonarios de cheques deben estar enumerados y cuando ocurre la anulación de este, se recorta la numeración o serie y se pega en el talonario. 4.RESPONSABILIDADES 5.MODO OPERATIVO 5.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO El procedimiento establece la forma correcta de iniciar el proceso de pago a Proveedores, el cual comienza cuando la Secretaria Contable ordena la documentación para pago, recibida por él encargado de mantención y adquisición, luego se la entrega al Jefe de Administración, quien es el responsable de tomar la decisión de aprobar o rechazar el pago, si la decisión es positiva, devuelve la documentación a la Secretaria Contable quien se encarga de emitir el comprobante de egreso respectivo y el cheque de pago
15 5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
16 6.MEDICIÓN La Medición de este Procedimiento se realizará a través de un Indicador clave de rendimiento (KPI), el cual se detalla a continuación: -Título del KPI: Cumplimiento en los pagos a Proveedores. -Definido: El total de Facturas pagadas en un mes, dividido por el total de Facturas Por Pagar en el mismo periodo, el resultado de esta operación se multiplica por cien, para obtener un porcentaje. -Medida: Con este porcentaje medimos si efectivamente realizamos el pago de las facturas por pagar en dicho mes. El resultado óptimo es el 100% -Objetivo: Alcanzar el 100% de la medida en un plazo máximo de 3 meses. -Formula:
17 7. REGISTROS Comprobante de Egreso: Documento en el cual se genera un desembolso autorizado. (Anexo 1) 8.CONTROL DE CAMBIOS VersiónFechaDescripción 0012/12/2015Primera Emisión
18 ANEXO :COMPROBANTE DE EGRESO
19 PROCEDIMIENTO DE COBRANZA DE FACTURA
20 1.OBJETIVO 2.ALCANCE 3.DEFINICIONES 4.RESPONSABILIDADES Jefe de Administración y Finanzas es responsable de: -Velar por el cumplimiento de dicho procedimiento. -Revisar y firmar lo comprobantes de ingresos. -Realizar informe de recaudaciones diarias por cobranzas de facturas al Gerente General. :Secretaria Contable es responsable de -Gestionar cobro de facturas al vencimiento. -Recibir los dineros por pago de facturas. -Cuadrar dineros recibidos por facturas con talonario recibo de pago. -Mantener y resguardar el talonario de recibo de pago -Confeccionar boletas de depósitos. -Realizar comprobantes de ingresos.
21 Estafeta es responsable de: -Recibir los dineros del cliente por pago de facturas -Emitir recibo de pago por facturas canceladas -Timbrar, firmar y cancelar facturas. -Recibir depósitos -Depositar en el banco correspondiente -Entregar copia de boleta de depósito timbrada por el banco a la Secretaria Contable
22 5.MODO OPERATIVO 5.1. DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO El procedimiento establece la forma correcta de iniciar el proceso de cobranza de facturas por servicios de transporte de pasajeros. Una vez generados los servicios la empresa se encuentra facultada para gestionar los cobros de facturas, a partir del día siguiente, según el vencimiento correspondiente. La Secretaria Contable es la persona responsable de preparar la documentación a cobrar, realizar el itinerario de cobro y entregar el talonario de recibo de pago al Estafeta. El Estafeta es el encargado de ir a las dependencias del cliente para recibir el pago de facturas, éste a su vez emite recibo de pago por los montos recaudados y procede a cancelar la factura. La cancelación de la factura será válida con el timbre y firma del Estafeta. Una vez recaudados todos los cobros, según el itinerario, el Estafeta debe entregar a la Secretaria Contable talonario de recibo de pago con los dineros. Una vez conforme, ésta debe realizar las boletas de depósitos correspondiente, el Estafeta recibe los documentos y gestiona los depósitos en el Banco. Una vez concluido el procedimiento entrega copia del depósito timbrado por el banco a la Secretaria Contable quien sólo, al tener éste documento puede realizar el comprobante de ingreso, ya que se utiliza como respaldo, al finalizar debe firma el comprobante de ingreso y se lo entrega al Jefe de Administración quien revisa y valida la documentación recibida. A su vez realiza informe de recaudaciones diarias por cobranzas de facturas al Gerente General.
23 . DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTODE COBRANZA DE FACTURAS
24 6.MEDICIÓN La Medición de este Procedimiento se realizará a través de un Indicador clave de rendimiento (KPI), el cual se detalla a continuación: -Título del KPI: Exactitud en los cobros de servicio. -Definido: El total de Servicio Cobrado en un mes, dividido por el total de Servicios Realizados en igual periodo, el resultado de esta operación se multiplica por cien, para obtener un porcentaje. -Medida: Demostrar que los servicios realizados sean cobrados en su totalidad. -Objetivo: Alcanzar el 100% de la medida en un plazo máximo de 1 meses. Formula:
25 7.REGISTROS Itinerario de Cobro: Documento emitido como guía para el cobro de facturas, que indica nombre de cliente, dirección, teléfono y N° de factura. (Anexo 1) Talonario de Recibo de Pago: Documento correlativo que se emite cada vez que el cliente realiza un pago de factura, consta de original cliente y copia empresa. (Anexo 2) 8.CONTROL DE CAMBIOS VersiónFechaDescripción 00 23/12/2015 Primera Emisión
26 7.ANEXOS 9.1. ANEXO 1: ITINERARIO DE COBRO EMPRESA: ROBERTO SEGUNDO DIAZ ARANCIBIA RUT: 05.858.793-1 DIRECCION: LATORRE N° 944 IQUIQUE GIRO: TRANSPORTES DE PASAJEROS ITINERARIO FECHA : Nombre ClienteDirecciónTeléfonoN° DocumentoFecha Vencimiento
27 9.2. ANEXO 2: TALONARIO DE RECIBO DE PAGO
28 CONCLUSIÓN La Empresa de Transporte de pasajeros Kenny Bus, es una empresa que cuenta con una trayectoria de más de cuarenta años en la región, lo que la ubica como una de las empresas reconocida en su rubro. A pesar de esta vasta trayectoria, en la actualidad cuenta con serias deficiencias en el ámbito organizacional, debido a falencias en las áreas de pago a proveedores y cobranzas. Se realizaron procedimientos de trabajo en las áreas de pago a proveedores y facturación con el fin de mejorar estas áreas y obtener mejores resultados. Podemos concluir que al aplicar estos procedimientos la organización comenzó a funcionar de mejor forma en las áreas antes descritas, en vías de lograr los objetivos planteados.