1 METODOLOGÍA DE LA REINGENIERÍA DE PROCESOSLuis A. Alfaro Casas, Dr. Ing.

2 CONCEPTOS Metodología de la reingeniería de procesos de negociosHOJA EN BLANCO: NO SUJETARSE A NINGÚN CONDICIONANTE PREVIO, ABANDONAR LO ESTABLECIDO Y NO AFERRARSE EN LAS REGLAS QUE HAN SIDO IMPUESTAS TODA LA VIDA. EL EQUIPO DE TRABAJO PUEDE HACE Y DESHACER LO QUE CREA OPORTUNO. CREATIVIDAD: DESARROLAR CREATIVIDAD POR PROPIA CREACIÓN CONCEPTUAL, POR INSPIRACIÓN EN OTRAS ÁREAS DE ACTIVIDAD. NO ES UN ANÁLISIS DE PROCESOS TRADICIONAL: SE PUEDEN UTILIZAR TÉCNICAS COMPLEMENTARIAS TRADICIONALES. SE APLICAN PAUTAS Y NÓ FÓRMULAS: LA ADAPTACIÓN Y EL CAMBIO SON CONSTANTES Y ES DIFÍCIL REPETIR REINGENIERÍAS. NO ES CUETIÓN DE RUTINA: EVITAR LA INFLUENCIA DE TRABAJOS PREVIOS. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

3 PAUTAS Metodología de la reingeniería de procesos de negociosBRAINSTORMING: APORTE Y CONFRONTACIÓN DE IDEAS CONSTANTE. ORGANIZAR EL TRABAJO EN TORNO A RESULTADOS: CENTRARSE EN RESULTADOS Y NO EN TAREAS. POCAS PERSONAS: INTERVENCIÓN DEL MENOR NÚMERO DE PERSONAS POSIBLE. (5 O 6 PERSONAS). IDENTIFICAR Y DESCARTAR SUPUESTOS: IDENTIFICAR Y DESCARTAR CREENCIAS FIRMEMENTE ARRIGADAS, QUE NO DEBEN SER RESPETADOS COMO AXIOMAS INAMOVIBLES. INVERTIR SUPUESTOS: ¿QUE PASARÍA SI SE HICIERA JUSTO LO CONTRARIO?. BÚSQUEDA DE OPORTUNIDADES, POR MEDIO DE LA CAPTACIÓN DE NUEVA TECNOLOGÍA: INFORMÁTICA, COMUNICACIONES, MECANIZACIÓN, LA AUTOMATIZACIÓN…ETC. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

4 PUNTOS SIGNIFICATIVOSMetodología de la reingeniería de procesos de negocios PUNTOS SIGNIFICATIVOS NO ES NECESARIO SER UN EXPERTO: EL EXCESO DE DETALLES IMPIDE VER Y DESARROLLAR IDÉAS. ES ÚTIL SER DE FUERA: EXISTE MAYOR PERSPECTIVA Y MENOR INFLUENCIA DE SUPUESTOS Y RUTINAS. DESCARTAR IDEAS PRECONCEBIDAS: REINGENIERÍAS RECIENTES EN LA EMPRESA O ÁREAS, NO DEBEN INFLUIR EN EL PROCESO DE REINGENIERÍA. SITUARSE EN LOS ZAPATOS DEL CLIENTE: CONOCER Y ESTUDIAR EN PROFUNDIDAD LAS AUTÉNTICA NECESIDADES DEL CLIENTE, YA QUE EL MISMO PUEDE DESCONOCERLAS. UTILIZACIÓN DE EQUIPOS: CONTAR CON EQUIPOS COMPLEMENTARIOS Y NÓ CON INDIVIDUOS., TANTO PARA ACTIVIDADES COMO PARA IDÉAS. CAPTAR BUENAS IDÉAS: NO RECHAZAR A PRIORI NINGUNA IDÉA AL PRINCIPIO DE UNA REINGENIERÍA. DEJAR IMPLANTADA UNA REINGENIERÍA: LOS RESULTADOS SOLO SE ALCANZAN CUANDO LOS PROCESOS ESTÁN FUNCIONANDO. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

5 PAPEL DE LOS PROCESOS EXISTENTESMetodología de la reingeniería de procesos de negocios PAPEL DE LOS PROCESOS EXISTENTES ¿LOS PROCESOS EXISTENTES, DEBEN SER LA BASE PARA LOS PROCESOS NUEVOS, REDISEÑADOS?. ¿HASTA QUE PUNTO DEBEN ENTENDERSE LOS PROCESOS EXISTENTES?. ¿DEBEN MODIFICARSE LOS PROCESOS EXISTENTES EN LA ETAPA DE PUESTA EN PRÁCTICA O ESTABLECER NUEVOS PROCESOS PARA REMPLAZARLOS?. ¿DEBE ARRANCAR LA ORGANIZACIÓN A PARTIR DE UNA HOJA EN BLANCO?. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

6 Metodología de la reingeniería de procesos de negociosENFOQUES PARA LA RPE REDISEÑO SISTEMÁTICO: IDENTIFIQUE LOS PROCESOS Y REVÍSELOS EN FORMA SISTEMÁTICA, PARA CREAR NUEVOS PROCESOS. MÉTODO DE HOJA EN BLANCO: VOLVER A PENSAR EN LA FORMA DE OFRECER EL PRODUCTO O EL SERVICIO Y DISEÑAR NUEVOS PROCESOS A PARTIR DE CERO. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

7 Metodología de la reingeniería de procesos de negociosENFOQUES PARA LA RPE METODO DE HOJA EN BLANCO LOGRA UN ENTENDIMIENTO DE ALTO NIVEL DE LOS PROCESOS EXISTENTES 2 1 REALICE VERIFICACIÓN DE ESPECIFICACIONES Y LLUVIA DE IDEAS Y FANTASÍAS TAREA DE SERVICIO: REQUERIMIENTOS CLIENTES, DEMANDA, OBJETIVOS DE EFICIENCIA Y RESTRICCIONES CAPACIDAD DE LOS RECURSOS HUMANOS 3 DISEÑO DE PROCESO VERIFICACIÓN DE ESPECIALIZACIONES: DESTRUCCIÓN DE VACAS SAGRADAS; LO QUE ES POSIBLE Y ALTERNATIVAS CAPACIDAD TECNOLÓGICA 4 RATIFICACIÓN Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

8 Metodología de la reingeniería de procesos de negociosREDISEÑO SISTEMÁTICO EN COMPARACIÓN CON HOJA EN BLANCO REDISEÑO SISTEMÁTICO: IDENTIFIQUE LOS PROCESOS Y REVÍSELOS EN FORMA SISTEMÁTICA, PARA CREAR NUEVOS PROCESOS. LOS CAMBIOS PUEDEN EFECTUARSE EN FORMA INCREMENTAL Y, POR TANTO RÁPIDAMENTE EN PEQUEÑAS FRACCIONES, CON RUPTURAS Y RIESGOS REDUCIDOS. TIENDE A EXIGIR MÁS CAMBIOS INCREMENTALES Y PUEDE DAR COMO RESULTADO MEJORAS SIGNIFICATIVAS EN LAS PRIMERAS ETAPAS, AL PASAR A MEJORAS CONTÍNUAS. OFRECE RELATIVA ESTABILIDAD A LA ECONOMÍA. PUEDE NO LLEGAR A MEJORAR EL PROCESO ANTIGUO, ESPECIALMENTE AL MEDIRSE EN TÉMINOS FINANCIEROS. MÉTODO DE HOJA EN BLANCO: VOLVER A PENSAR EN LA FORMA DE OFRECER EL PRODUCTO O EL SERVICIO Y DISEÑAR NUEVOS PROCESOS A PARTIR DE CERO. DESCARTA HIPÓTESIS EXISTENTES, IMPLÍCITAS EN EL PROCESO EXISTENTE Y PERMITE UNA RECONSIDERACIÓN DE CÓMO LLEVAR EL NEGOCIO. SE ASEMEJA MÁS A LOS CAMBIOS RADICALES, YA QUE LOS PROCESOS RESULTANTES POR LO GENERAL NO SE BASAN EN LOS ANTERIORES. EL MENSAJE DE UN CAMBIO RADICAL ES MÁS EMOCIONANTE Y PERSONALMENTE MÁS SATISFACTORIO, TÉRMINOS DE PROMOCIÓN PARA INDIVIDUOS PARTICIPANTES. CONVENIENTE CUANDO UNA ORGANIZACIÓN FUNCIONA MÁL O ENFRENTA UNA CRISIS. INVOLUCRA RIESGO EN CONDICIONES NORMALES. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

9 “Puntos de ruptura” Nuevos procesosMetodología de la reingeniería de procesos de negocios PUNTO DE RUPTURA Y NUEVOS PROCESOS “Puntos de ruptura” Grado de mejora Nuevos procesos Punto de ruptura Impacto decreciente de mejoras en procesos existentes obliga a que se desarrolle un nuevo proceso En forma inicial los nuevos procesos no siempre serán mejores que los existentes, pero tienen mayor potencial. Tiempo Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

10 REDISEÑO DE PROCESOS: ¿CÓMO HACERLO?.Metodología de la reingeniería de procesos de negocios REDISEÑO DE PROCESOS: ¿CÓMO HACERLO?. TODO MÉTODO REQUIERE: MOTIVACIÓN. ACTITUD. CONOCIMIENTOS. CREATIVIDAD. INNOVACIÓN. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

11 REDISEÑO DE PROCESOS: ¿CÓMO HACERLO?.Metodología de la reingeniería de procesos de negocios REDISEÑO DE PROCESOS: ¿CÓMO HACERLO?. MOTIVACIÓN. DESTERRAR EL CONFORMISMO. ESTABLECER METAS HEROICAS QUE OBLIGAN A NUEVAS MANERAS DE PENSAR. “ELEVAR LA BARRERA” CONFORME SE ACERCA A CADA META. ACTITUD. LOS EQUIPOS DEBEN ADOPTAR UNA ACTITUD DE CUESTIONAMIENTO. DEBEN CUESTIONAR TODO, INCLUIDAS SUPOSICIONES E HIPÓTESIS. INVESTIGUE Y OBTENGA HECHOS PARA APOYAR AFIRMACIONES, BUSCAR LAS RAZONES DE ALGO Y NÓ SIMPLEMENTE LOS SÍNTOMAS O LOS RESULTADOS. ES BUENO TENER UNA NUEVA VISIÓN DE CÓMO LLEVAR EL PROCESO, ESTO ES DIFICIL CUANDO UNO FORMA PARATE DE LA OPERACIÓN. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

12 REDISEÑO DE PROCESOS: ¿CÓMO HACERLO?.Metodología de la reingeniería de procesos de negocios REDISEÑO DE PROCESOS: ¿CÓMO HACERLO?. CONOCIMIENTOS. “NO EXISTE SUSTITUTO PARA CONOCIMIENTOS”, (Deming). OBTENER CONOCIMIENTO EN: ENTENDER LA TAREA DE SERVICIO Y QUE ES LO QUE EL CLIENTE DESEA. SI NO SE COMPRENDE LA TARÉA DE SERVICIO CUALQUIER ESFUERZO QUE SE HAGA ESTARÍA MAL ENCAMINADO. NO ES FÁCIL CONOCER A SU CLIENTE, A LOS CLKIENTES POTENCIALES Y LOS CLIENTE PERDIDOS, SOBRE TODO EN ENTORNOS COMPLEJOS DONDE SE OFRECEN UNA GAMA VARIADA DE SERVICIOS. LAS ORGANIZACIONES QUE SATISFAGAN A LOS CLIENTE DE MEJOR MANERA SERÁN LAS QUE LOS CONOZCAN MEJOR. SI SE EXAMINAN LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS EXISTENTES, SE PUEDEN TENER MAS LUCES EN LA TAREA O SERVICIO E IDENTIFICAR LO QUE REALMENTE ESTÁN PAGANDO LOS CLIENTES. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

13 REDISEÑO DE PROCESOS: ¿CÓMO HACERLO?.Metodología de la reingeniería de procesos de negocios REDISEÑO DE PROCESOS: ¿CÓMO HACERLO?. CONOCIMIENTOS. OBTENER CONOCIMIENTO EN: COMPRENDER EL POTENCIAL EN LAS ÁREAS CLAVE DE LOS PROCESOS, PERSONAS Y TECNOLOGÍA. NOS GUSTA PENSAR EN ESTO COMO EL ENTORNO DEL PROYECTO DE REDISEÑO. CUALQUIERA QUE SEA EL MÉTODO QUE UTILICE EL EQUIPO, SE NECESITARÁ MUCHA EXPERIENCIA EN TODAS AQUELLAS ÁREAS PARA DISEÑAR UN PROCESO UNIVERSAL. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

14 REDISEÑO DE PROCESOS: ¿CÓMO HACERLO?.Metodología de la reingeniería de procesos de negocios REDISEÑO DE PROCESOS: ¿CÓMO HACERLO?. CREATIVIDAD E INNOVACIÓN. LA CREATIVIDAD Y CAPACIDAD NATURAL PARA INNOVAR EXISTEN EN TODOS LOS SERES HUMANOS. PUEDE Y DEBE CULTIVARSE Y CONTROLARSE, SI UNA ORGANIZACIÓN DESEA MAXIMIZAR EL VALOR DE SU PERSONAL. LAS PERSONAS PUEDEN VOLVERSE OBTUSAS DENTRO DE UNA CULTURA ORGANIZACIONAL Y SORPRENDE HASTA QUE GRADO UN NUEVO MIEMBRO PUEDE REVELAR AREAS “OBVIAS” DE MEJORA. LAS PERSONAS REQUIEREN DESARROLLAR LO QUE SE CONOCE COMO PENSAMIENTO FUERA DE “REGLAMENTO” (De Bono). ANTES DE PASAR AL DISEÑO DEL PROCESO, SE REQUIERE ALGUNA FORMA DE CAPACITACIÓN EN LA CREATIVIDAD Y GENERACIÓN DE IDEAS. GROUPWARE PERMITE A LAS PERSONAS, INDEPENDIENTEMENTE DE SU UBICACIÓN FÍSICA, VER TEMAS Y TRANSMITIR SUGERENCIAS U OPINIONES. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

15 REDISEÑO DE PROCESOS: DONDE EMPEZARMetodología de la reingeniería de procesos de negocios REDISEÑO DE PROCESOS: DONDE EMPEZAR CADA ORGANIZACIÓN DEBE ENCONTRAR SU PROPIA MANERA, Y LAS GUÍAS SON: . MATRIZ DE RENDIMIENTO/ MEJORA . LA ESTRELA DE APRENDIZAJE. VARIAS FUENTES PARA MEJORAR AREAS COMO: CLIENTES, PROVEEDORES, PERSONAL Y ASESORES Y A TRAVÉS DE UN PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESPECIFICACIONES. . EVALUAR EL COSTO DE LA CALIDAD. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

16 ¿Mantener el rendimiento?Metodología de la reingeniería de procesos de negocios MATRIZ DE RENDIMIENTO/IMPORTANCIA (Martilla) ¿Un lugar donde iniciar? - Prioridades Alto IMPORTANCIA ¿Concentrarse aquí? ¿Mantener el rendimiento? ¿Sin importancia? ¿Posible exceso? Bajo RENDIMIENTO Bajo Alto Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

17 LA ESTRELLA DE APRENDIZAJEMetodología de la reingeniería de procesos de negocios LA ESTRELLA DE APRENDIZAJE Clientes Consultores Verificación de especificaciones Aprendizaje Personal Proveedores Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

18 RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y PROVEEDORESMetodología de la reingeniería de procesos de negocios RETROALIMENTACIÓN DE CLIENTES Y PROVEEDORES . LOS CLIENTES SON UNA VALIOSA FUENTE DE INFORMACIÓN DE QUE TAN BIEN ESTÁ FUNCIONANDO UNA ORGANIZACIÓN . EMPEZAR CON LOS MEJORES CLIENTES, CON LOS INNOVADORES O LOS CONSIDERADOS OPERADORES DE CLASE MUNDIAL. . LOS CLIENTES EXIGENTES O “POCO RAZONABLES” PUEDEN PROPORCIONAR UNA VISÓN ADICIONAL QUE PUEDEN COMPLEMENTAR POSIBLES METAS PARA UN MÉTODO DE HOJA EN BLANCO. . LOS PROVEEDORES TAMBIÉN PUEDEN DAR CONCEPCIONES SIMILARES- . LOS PROCESOS RELACIONADOS CON CLIENTES BRINDAN OPORTUNIDADES PARA LA RPE. ASÍ LA ORGANIZACIÓN SE PUEDE TORNAR MÁS EFECTIVA Y EFICIENTE, ASÍ LAS MEJORAS TENDRÁN UN IMPACTO EN EL RENGLÓN DE UTILIDAD NETA. PERSONAL . RECURSO CLAVE QUE SABE SOBRE LOS PROCESOS. . PARA UTILIZAR ESTE CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA UTILIZAR GENERAR DIAGRAMAS DE PROCESO. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

19 VERIFICACIÓN DE ESPECIFICACIONESMetodología de la reingeniería de procesos de negocios CONSULTORES . PROPORCIONAN UNA VISIÓN EXTERNA ÚTIL Y PUEDEN ACTUAR COMO FACILITADORES DEL PROGRAMA RPE. . LA PUESTA EN PRÁCTICA DEBEN EFECTRUARLA LOS PROPIOS EMPLEADOS DE LA ORGANIZACIÓN, QUE SERÁN LOS PROPIETARIOS DE LAS MODIFICACIONES, YA SEA EN ASOCIACIÓN O APOYADOS EN PERSONAS DEL EXTERIOR. VERIFICACIÓN DE ESPECIFICACIONES . HOY EN DIA, MUCHOS MÚCHOS NEGOCIOS BUSCAN CONOCIMIENTOS E INSPIRACIÓN AL REALIZAR LA VERFICACIÓN DE ESPECIFICACIONES CON OTROS. . LA VERIFICACIÓN SE PUEDE UTILIZAR EN VÁRIOS NIVELES Y COMPARARLA CON DIVERSAS EMPRESAS. . LA COMPARACIÓN SE PUEDE HACER ENTRE: . DIFERENTES DEPARTAMENTOS DENTRO DE LA DIVISIÓN. . DIFERENTES DIVISIONES DENTRO DE UNA EMPRESA U ORGANIZACIÓN. . DIFERENTES ORGANIZACIONES DENTRO DE LA MISMA INDUSTRIA. . DIFERENTES ORGANIZACIONES EN DISTINTAS INDUSTRIAS. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

20 VERIFICACIÓN DE ESPECIFICACIONESMetodología de la reingeniería de procesos de negocios VERIFICACIÓN DE ESPECIFICACIONES LA COMPARACIÓN SE EFECTÚA A TRAVÉS DE UNA ESCALA DE ACTIVIDADES Y NO REQUIERE SER RETRINGIDA A UN CONJUNTO LIMITADO DE MEDIDAS DE RENDIMIENTO Y PROCESOS. LOS TEMAS PUEDEN INCLUIR: . RENDIMIENTOS PRESUPUESTALES FINANCIEROS. . SISTEMAS Y MEDIDAS DE ENTREGA DE SERVICIOS A CLIENTES. . MEDIDAS DE PRODUCTIVIDAD. . USO DE TECNOLOGÍA. . PRÁCTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PLANEACIÓN DE PROYECTOS. . ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. . SISTEMAS DE CONTRÓL FINANCIERO. EVALUAR EL COSTO DE CALIDAD . DESTACA EL COSTO MONETARIO DE LOS PROBLEMAS DE LA ORGANIZACIÓN Y RESALTARÁ LAS AREAS QUE REQUIEREN DE MEJORAS. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

21 ESTRUCTURA PARA LA VERIFICACIÓN DE ESPECIFICACIONESMetodología de la reingeniería de procesos de negocios ESTRUCTURA PARA LA VERIFICACIÓN DE ESPECIFICACIONES Identifique el proceso Diseñe y ponga en práctica los procesos mejorados Alcance del proceso y el equipo Analice los resultados del estudio Mapeado, comprenda y analice el proceso Recopile la información Perfeccione el proceso, modifique lo obvio Diseño el estudio de verificación de especificaciones Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

22 PROCEDIMIENTO DEL REDISEÑO DE PROCESOSMetodología de la reingeniería de procesos de negocios PROCEDIMIENTO DEL REDISEÑO DE PROCESOS Conceptos de diseño y análisis de procesos Concepto de mejora de procesos Análisis departamental diagrama de flujo Criterios de Reingeniería de procesos Proceso de rediseñado Proceso antiguo Técnicas auxiliares, Just-in-Time, Kaizen Reestructuración de criterios y valores de empresa Nueva tecnología de grupos Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

23 ESTRUCTURACIÓN CRITERIOS DE REINGENIERÍA DE PROCESOSMetodología de la reingeniería de procesos de negocios ESTRUCTURACIÓN CRITERIOS DE REINGENIERÍA DE PROCESOS Organización para la sencillez Reducción unidades funcionales Toma decisión inmediata Control por el equipo Disponibilidad información Reducción verificación Valor agregado Utilización capacidades Múltiples modelos Comprensión global cliente Optimización comprobación Unificación localización Reducción contactos Reagrupación de personas Integración actividades Desfragmentación Bien y la primera Optimización Personas Clientes Procesos Piedra angular Centro de gravedad

24 ENTENDER LOS PROCESOS EXISTENTESMetodología de la reingeniería de procesos de negocios ENTENDER LOS PROCESOS EXISTENTES . LOS DIAGRAMAS O MAPAS DE PROCESOS SE SUPONE REPRESENTAN UN PROCESO QUE RESULTA MÁS FÁCIL DE LEER Y COMPRENDER. . LOS MAPAS DEBEN SER DOCUMENTOS VIVOS Y “PROPIEDAD” DEL EQUIPO QUE ESTÁ MEJORANDO EL PROCESO. . LOS MAPAS DE PROCESOS SE DEBEN USAR. . DURANTE EL PROCESOS DE PREPARACIÓN DE LOS MAPAS, RECONOCER QUE LAS PERSONAS PUEDEN VER CADA TAREA DE MANERA DISTINTA Y LOS MÉTODOS DE TRABAJO PODRÍAN VARIAR. . ESTAS PERSPECTIVAS DIFERENTES SON EL RESULTADO A UNA RESISTENCIA A COMPARTIR LA FORMA COMO SE HACEN LAS COSAS REALMENTE, SOBRE TODO SI SE INFRINGEN LAS REGLAS Y CONSIDERARA QUE CADA TRABAJADOR ENCUENTRA LA FORMA ÓPTIMA, MUY PERSONAL DE TRABAJAR. . CENTRASE EN LA ENTRADA Y SALIDA DE CADA PASO Y LAS FORMAS DE TRABAJAR QUE PARECEN MEJORES. . PUEDE EXISTIR UN VACIO ENTRE LO QUE EL TRABAJADOR DICE, HACE Y LO QUE REALMENTE OCURRE. . PROPORCIONA UN PUNTO FOCAL PARA ANÁLISIS SOBRE LA FORMA COMO TRABAJA LA GENTE Y AYUDARÁ A TENER UN ENTENDIMIENTO COMÚN DE LOS PATRONES DE TRABAJO. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

25 ENTENDER LOS PROCESOS EXISTENTESMetodología de la reingeniería de procesos de negocios ENTENDER LOS PROCESOS EXISTENTES Características del proceso Comprensión procesos de oportunidades desaprovechadas Necesidades del cliente Matriz de relaciones Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

26 MAPAS DE PROCESOS: VENTAJASMetodología de la reingeniería de procesos de negocios MAPAS DE PROCESOS: VENTAJAS . UTILIDAD: EXPLICAN LOS PROCESOS Y PERMITEN IDENTIFICAR DESPERDICIOS Y ÁREAS DE MEJORAS. . PROCESO DE DISEÑO DE MAPAS: PERMITE COMPRENDER MEJOS LAS TAREAS DE LOS DEMÁS Y SUS PROBLEMAS Y COMO CONTRIBUYEN ELLOS A ÉSTOS. MOTIVA A EQUIPOS E INDIVÍDUOS HACIA LA MEJORA. MAPAS DE PROCESOS: DESVENTAJAS Y OBSTÁCULOS . DISTRACCIÓN: LA ELABORACIÓN DE MAPAS DE PROCESOS PUEDE CONVERTIRSE EN ALGO MÁS IMPORTANTE QUE EL PROCESO. . VIDA PROPIA: EL PROCESO DE ELABORAR LOS MAPAS PUEDE ADQUIRIR VIDA PROPIA Y PERDER SU IMPORTANCIA PARA LOS QUE TRABAJAN EN EL PROCESO. . MAL USO PARA LAS COMUNICACIONES: NO SON NECESARIAMENTE UN BUEN MEDIO DE COMUNICACIÓN. LA COMUNICACIÓN DEBE REALIZARSE UTILIZANDO MEDIOS APROPIADOS PARA EL AUDITORIO. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

27 SIMBOLOS SENCILLOS DE UN DIAGRAMA DE FLUJO.Metodología de la reingeniería de procesos de negocios SIMBOLOS SENCILLOS DE UN DIAGRAMA DE FLUJO. INICIO/FINAL TAREA/ACTIVIDAD PUNTO DE DECISIÓN FLUJO Tipo ANSI (AMERICAN NATIONAL STANDARDS INSTITUTE) Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

28 Metodología de la reingeniería de procesos de negociosHERRAMIENTAS USADAS PARA REPRESENTAR PROCESOS DE NEGOCIOS FLOW-CHART: REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE UN PROCESO EN UNA FORMA DETALLADA Y SECUENCIAL DE T5ODAS LA OPERACIONES CONSECUTIVAS QUE LO INTEGRAN. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

29 Metodología de la reingeniería de procesos de negociosHERRAMIENTAS USADAS PARA REPRESENTAR PROCESOS DE NEGOCIOS TREE-DIAGRAM: TECNICA DE DESCOMPOSICIÓN TRADICIONAL, UN ROMPIMIENTO DEL FLUJO ES MOSTRADO COMO “RAMAS” DE UN TRONCO CENTRAL. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

30 Metodología de la reingeniería de procesos de negociosMAPAS DE PROCESO: INFORMACIÓN DE LOS PASOS DEL PROCESO . TIEMPOS DE ENTREGA: ¿QUE TAN LARGO ES EL PROCESO COMPLETO, CUANTO TIEMPO TARDA COMPLETAR CADA PASO Y ENTRE CADA PROCESO?. . LAS DEPENDENCIAS DEBEN SER CLARAS, ES DECIR, DÓNDE DEPENDE UNA TAREA DEL RESULTADO DE OTRA. . ¿QUIÉN ESTÁ LLEVANDO A CABO CADA TAREA?. . DEBEN MOSTRARSE LAS ÁREAS PROBLEMA. AQUELLAS TAREAS QUE SON DIFÍCILES, SUCIAS O PELIGROSAS Y AQUELLAS QUE PRESENTAN PROBLEMAS FRECUENTES. . QUE AGREGAN VALOR. SEA QUE UN PASO “AGREGA VALOR” O SIMPLEMENTE AGREGA COSTO. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

31 Metodología de la reingeniería de procesos de negociosMAPA DE PROCESO IDEFO (International Definition) Controles Políticas de la empresa, legal, etc. Entradas Materiales, información, etc. Etc. Resultados Producto, información, etc. Mecanismos Personas, sistemas, vehículos, etc. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

32 Metodología de la reingeniería de procesos de negociosMAPA DE PROCESO IDEFO (International Definition) UN MAPA DE ALTO NIVÉL IDENTIFICA: ESTABLECIMIENTO DE DIRECCIÓN. COMO GANAR AL CLIENTE. ENTREGAS AL CLIENTE. SOPORTE AL CLIENTE. SOPORTE A LA ORGANIZACIÓN. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

33 V Metodología de la reingeniería de procesos de negociosESTANDAR DE MAPEADO ASME (American Society of Mechanical Engineers). UN MAPA DE ALTO NIVÉL IDENTIFICA: INDICA LOS PASOS PRINCIPALES DE UN PROCESO-UTILIZAMOS DOS TIPOS; UNO PARA EL QUE AGRAGA VALOR Y PARA LOS PASOS QUE NO AGREGAN OPERACIÓN PASOS TIEMPO Coment. V V PASO A PASO B PASO C INSPECCIÓN INDICA VERIFICACIÓN DE CALIDAD O CANTIDAD PASO D PASO E PASO F TRANSPORTE MOVIMIENTO DE PERSONAS, MATERIALES, DOCUMENTOS, DE INFORMACIÓN, ETC. PASO G RETRASO MOVIMIENTO DE PERSONAS, MATERIALES, DOCUMENTOS, DE INFORMACIÓN, ETC. ALMACENAMIENTO CONTROLADO, COMO ARCHIVO, QUE NO ES UN RETRASO. ALMACENAMIENTO Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

34 REDISEÑO SISTEMÁTICO DE UN PROCESO EXISTENTEMetodología de la reingeniería de procesos de negocios REDISEÑO SISTEMÁTICO DE UN PROCESO EXISTENTE SIGNIFICA: MEJOR. MÁS BARATO. MÁS RÁPIDO. REGLA: ELIMINE. SIMPLIFIQUE. INTEGRE. AUTOMATICE. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

35 AREAS DE ATENCIÓN PARA EL REDISEÑO SISTEMÁTICOMetodología de la reingeniería de procesos de negocios AREAS DE ATENCIÓN PARA EL REDISEÑO SISTEMÁTICO ELIMINE SIMPLIFIQUE INTEGRE AUTOMATICE SOBREPRODUCCIÓN FORMAS PUESTOS DE TRABAJO SUCIO TIEMPOS DE ESPERA PROCEDIMIENTOS EQUIPOS DIFÍCIL TRANSPORTE COMUNICACIÓN CLIENTES PELIGROSO PROCESO TECNOLOGÍA PROVEEDORES ABURRIDO INVENTARIOS ÁREAS CON PROBLEMAS CAPTURA DE DATOS DEFECTOS/FALLAS FLUJOS TRANSFERENCIA DE DATOS DUPLICACIÓN PROCESOS ANÁLISIS NDE DATOS REFORMATEADO INSPECCIÓN CONCILIACIÓN Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

36 SELECCIÓN DEL PROCESO CORRECTO A CAMBIARMetodología de la reingeniería de procesos de negocios SELECCIÓN DEL PROCESO CORRECTO A CAMBIAR DETERMINAR PRIORIDADES DEL NEGOCIO DESARROLLAR UNA VISIÓN COMPRENDER CLIENTE Y MERCADO DESARROLLAR UNA ESTRATEGIA PROCESO CORRECTO Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

37 Metodología de la reingeniería de procesos de negociosREDISEÑO DEL PROCESO PROCESO SELECCIONADO ADAPTAR AJUSTAR BENCHMARKING FIJAR METAS ENCUESTAS CONSUMIDORES CLIENTES CONSUMIDORES COMPRENDER CLIENTE Y MERCADO MEDIR MONITOREAR SEGUIMIENTO IMPLEMENTAR MEJORAS INNOVACIÓN Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

38 NUEVA ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓNMetodología de la reingeniería de procesos de negocios NUEVA ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN EL SOPORTE A LOS NEGOCIOS PUEDE SER: INCREMENTO DE LA RAPIDEZ ARCHIVAR Y RECUPERAR. COMUNICACIÓN. CONTROL DE TAREAS DE PROCESO Y MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD. MONITOREO. SOPORTE PARA TOMA DE DECISIONES. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

39 LA NUEVA ORGANIZACIÓN a. NUEVA ESTRUCTURA ORGÁNICAMetodología de la reingeniería de procesos de negocios LA NUEVA ORGANIZACIÓN a. NUEVA ESTRUCTURA ORGÁNICA SERÁ DETERMINADA DE ACUERDO A LOS NUEVOS PROCESOS, DEBIENDOSE SUPRIMIR TODO AQUELLO QUE SE CONSIDERE SUPERFLUO O EXECIVO. DOWNSIZING: REDUCCIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNICA POR COSTOS ADMINISTRATIVOS, SE CARACTERIZA POR QUE QUEDA CON MENOS PERSONAL PARA PRODUCIR MENOS. NO SE MEJORAN MÉTODOS NI PRODUCTIVIDAD. UPSIZING: INCREMENTAR MANO DE OBRA Y MEJORAR PROCESO PARA SATSIPACER LA DEMANDA. RIGHTSIZING: “TAMAÑO CORRECTO DE LA ORGANIZACIÓN”. SE DEBE ADOPTAR LA ESTRUCTURA CORRECTA PARA LA EJECUCI’ON DE NUEVOS PROCESOS. SE LOGRA PRODUCIR M’AS CON POCO PERSONAL CO APOYO DE SISTEMAS DE INFORMACI’ON Y EXPERTOS. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

40 Metodología de la reingeniería de procesos de negociosLA NUEVA ORGANIZACIÓN a. SIETE DE LOS ELEMENTOS CLAVES DE LA CORPORACION HORIZONTAL ORGANIZECE ALREDEDOR DE PROCESO NO DE TAREAS.. APLANE LA JERARQUIA.. USE EQUIPOS PARA ADMINISTRAR TODO.. HAGA QUE LOS CLIENTES DETERMINEN EL DESEMPENO.. PREMIE EL DESEMPENO DEL EQUIPO.. MAXIMICE LOS CONTACTOS CON SUS CLIENTES Y PROVEEDORES.. INFORME Y CAPACITE A TODOS LOS EMPLEADOS.. Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.

41 ENFOQUE GENERAL DE LA RPEMetodología de la reingeniería de procesos de negocios ENFOQUE GENERAL DE LA RPE REVISIÓN VISIÓN Necesidades del cliente Características del proceso PROCESOS Matriz de relaciones Proceso piloto y aplicación REDISEÑADOS RESTRUCTURAR LA EMPRESA Luis Alberto Alfaro Casas, Dr. Ing.