1 Metody i techniki pracy grupowej i komunikacji w zespoleKarolina Muszyńska Oprac. własne na podst. materiałów K. Górniak,

2 Zakres tematyczny wykładuMetody i techniki pracy grupowej Grupowe podejmowanie decyzji Metody komunikacji – komunikacja werbalna i niewerbalna Reguły skutecznej komunikacji Aktywne słuchanie – techniki i zasady Konstruktywne i niekonstruktywne przekazywanie informacji Zasady i cele przekazywania informacji Formalny i nieformalny obieg informacji Metody i narzędzia komunikacji ustnej i pisemnej Zalety i wady narzędzi do komunikacji synchronicznej i asynchronicznej Warunki skutecznych prezentacji i zebrań Czynniki usprawniające komunikację w zespole projektowym

3 Metody i techniki pracy grupowejBurza mózgów celem tej techniki jest zwiększenie liczby możliwych rozwiązań – nierutynowych i oryginalnych główną cechą burzy mózgów jest tzw. odroczone wartościowanie, czyli oddzielenie w czasie pomysłu od jego oceny chodzi o wygenerowanie jak największej liczby różnorodnych pomysłów może mieć postać bezpośredniej wymiany myśli lub uczestnicy zapisują swoje pomysły a następnie wymieniają się zapiskami

4 Metody i techniki pracy grupowejMetoda Phillipsa podział zespołu na mniejsze podzespoły każdy podzespół pracuje i dyskutuje nad rozwiązaniem danego problemu organizowane jest zebranie reprezentantów poszczególnych podzespołów, którzy prezentują opinie i rozwiązania wypracowane przez swoje podzespoły

5 Metody i techniki pracy grupowejMetoda synektyczna powołanie zespołu interdyscyplinarnego, składającego się ze specjalistów o wysokich kwalifikacjach jedynie prowadzący zna dokładnie istotę problemu, którą stopniowo ujawnia członkom zespołu takie podejście sprzyja wypracowaniu przemyślanych rozwiązań

6 Metody i techniki pracy grupowejMetoda adwokata diabła można ją stosować kiedy pojawia się rozwiązanie alternatywne, które zyskuje swojego zwolennika, który przyjmuje stanowisko przeciwne w stosunku do innych w takiej konfrontacji grupa sprawdza wypracowane przez siebie rozwiązanie łatwiej wtedy dostrzec niedociągnięcia i braki

7 Metody i techniki pracy grupowejMetoda Moliera zaproszenie osoby zupełnie niezwiązanej z problemem i dyskusji z nią na temat pomysłu/rozwiązania osoby ‘z zewnątrz’ potrafią zgłaszać całkiem trafne uwagi i dostrzegać błędy lub słabe strony dyskutowanych pomysłów

8 Grupowe podejmowanie decyzjiDecyzje wieloosobowe decyzja podjęta przez zbiorowość na zasadzie integracji decyzji indywidualnych, np. zasada większości głosów, reguła sumowania wag, itp. osoby nie muszą się spotykać, dyskutować, uzasadniać swoich decyzji przez co metoda ta nie jest czasochłonna nie prowadzi do uzyskania twórczych lub nowatorskich rozwiązań decyzja podjęta w ten sposób nie zawsze jest ogólnie akceptowana , gdyż nie każdy się z nią utożsamia, co również źle wróży wprowadzaniu jej w życie

9 Grupowe podejmowanie decyzjiDecyzje consensusowe decyzja wypracowana jednomyślnie, co oczywiście nie jest równoznaczne z jednakowym poziomem satysfakcji wszystkich członków grupy, musi uwzględniać wiele preferencji i może być zablokowana przez mniejszość to nie jest zwykły kompromis, ale czasochłonne przedstawianie swoich poglądów przez wszystkich członków grupy, aż do czasu uzyskania akceptacji wszystkich dla konkretnych rozwiązań korzystny mechanizm, który zwiększa zrozu- mienie i akceptację podjętego rozwiązania szanse na nowe i oryginalne rozwiązania

10 Metody komunikacji – komunikacja werbalnaKomunikacja werbalna (ustna lub pisemna) pytania lub odpowiedzi ukierunkowane na uzyskanie informacji wypowiedzi skłaniające np. instruowanie, perswadowanie, ocenianie nieformalne, okazjonalne pogawędki, plotki, które pomagają ustanowić relacje społeczne formalności społeczne w postaci standardowych zachowań witania się, dziękowania, przepraszania wypowiedzi wyrażające emocje i postawy interpersonalne wypowiedzi o sobie samym wypowiedzi ukryte, w których właściwe znaczenie jest na drugim planie

11 Metody komunikacji – komunikacja niewerbalnaKomunikacja niewerbalna (mowa ciała, wygląd, ubiór, sposób zachowania, itp.) ton, brzmienie, modulacja, intonacja głosu, akcent wyraz twarzy, mimika postawa i ruchy ciała (rękami, głową, tułowiem) kontakt wzrokowy przestrzeń między osobami, odległość kontakt dotykowy powierzchowność, ubiór, fryzura

12 Znaczenie komunikacji pozawerbalnejW komunikacji ustnej w następujący sposób oszacowano wpływ poszczególnych elementów: użyte słowa – to co mówimy, treść komunikatu - 7% ton, modulacja, brzmienie głosu – sposób w jaki mówimy – 38% mowa ciała – mimika twarzy, postawa ciała, gesty – jak wyglądamy gdy mówimy – 55%

13 Reguły skutecznej komunikacjireguła jakości – mów prawdę, a przynajmniej to, co wydaje się być prawdą reguła ilości – przekazuj tyle informacji, ile potrzeba reguła odniesienia – mów na temat reguła sposobu – mów jasno reguła spójności – mów tak, ażeby zachować wewnętrzną logikę reguła kooperacji, która jest nadrzędna – współdziałaj

14 Aktywne słuchanie Cechy dobrego słuchacza: motywacja do słuchaniaobiektywizm cierpliwość wnikliwość słuchania dokładność otwartość wsparcie

15 Techniki aktywnego słuchaniautrzymywanie kontaktu wzrokowego udzielanie zachęt wypowiedzi otwierające klaryfikacja, czyli dążenie do uzyskania wyjaśnienia parafrazowanie, czyli powiedzenie własnymi słowami tego, co najistotniejsze w wypowiedzi partnera odzwierciedlanie uczuć – odnoszenie się do wyrażonych emocji odzwierciedlanie zachowań niewerbalnych – naśladowanie zachowań rozmówcy

16 Techniki aktywnego słuchaniaodnoszenie się do sygnałów komunikacji niewerbalnej, czyli reakcja na sygnały niewerbalne, szczególnie jeżeli są sprzeczne z treścią wypowiedzi dowartościowywanie pytania otwarte, nie są sugerujące i sprzyjają uzyskaniu dodatkowych informacji podsumowanie redukcja szumów zewnętrznych

17 Zasady aktywnego słuchaniazasada empatii - zdolność do wchodzenia w sytuacje innych i rozumienia ich osobistego świata znaczeń i odczuć, emocji które kierują ich zachowaniem zasada akceptacji i szacunku dla danej osoby - co jednak nie jest równoznaczne ze zgodą i potwierdzeniem słuszności racji nadawcy

18 Przekazywanie informacji zwrotnychKonstruktywne przekazywanie informacji: respektowanie potrzeb drugiej strony sprzyjanie temu, żeby kontakt stawał się coraz lepszy dążenie do porozumienia szczere, ale nie raniące uczuć drugiej strony wyrażanie własnych opinii Niekonstruktywne przekazywanie informacji: stawianie własnych potrzeb ponad potrzeby drugiej strony, co prowadzi do zablokowania porozumienia, gdyż druga strona czuje się zraniona, upokorzona i w takim stanie nie jest skłonna do nawiązania współpracy

19 Konstruktywne i niekonstruktywne informacje zwrotneKonstruktywna informacja zwrotna: dotyczy konkretnych zachowań rozmówcy dotyczy zarówno negatywnych jak i pozytywnych zachowań opisuje uczucia nadawcy jest przekazywana bezpośrednio przez autora jest przekazywana natychmiast bez zbędnej zwłoki dotyczy tych cech, na które odbiorca ma wpływ Niekonstruktywna informacja zwrotna: dotyczy ogólnych cech i uogólnionych zachowań dotyczy tylko negatywnych lub tylko pozytywnych zachowań zawiera opinie, polecenia jest przekazywana przez osoby trzecie jej przekazanie jest odroczone w czasie dotyczy tych cech, na które odbiorca nie ma wpływu

20 Zasady i cele przekazywania informacjitwarzą w twarz – unikamy zarówno krytyki jak i pochwał w miejscu publicznym krytyka zachowania a nie osoby – krytykując zachowanie dajemy szansę na wyjaśnienie sytuacji zmiana zachowań możliwe rozwiązanie problemu i poprawa relacji Metoda ‘kanapki’ w przekazywaniu krytyki: ogólna pozytywna ocena starań pracownika i jego osoby krytyka konkretnych zachowań z podkreśleniem ich wagi określenie oczekiwań w stosunku do pracownika wyrażenie optymizmu co do poprawy zachowania pracownika

21 Formalny i nieformalny obieg informacjiObieg formalny komunikowanie pionowe dotyczy kwestii operacyjnych, celów do realizacji, procedur czy zadań góra-dół lub dół-góra Obieg nieformalny komunikowanie poziome pomiędzy pracownikami dotyczy aktualnych tematów z życia pracowników i bieżących kwestii

22 Zalety i wady formalnego i nieformalnego obiegu informacjiObieg formalny Zalety możliwość kontroli Wady zniekształcenia informacji zatrzymanie informacji długi czas przekazywania informacji Obieg nieformalny Zalety powstawanie i utrzymanie więzi interpersonalnych sprawniejsza koordynacja i realizacja działań zespołu Wady źródło niepotwierdzonych plotek, będących w sprzeczności z formalnym obiegiem

23 Metody i narzędzia komunikacji ustnejspotkania/zebrania/narady prezentacje/sprawozdania ustne rozmowy telefoniczne tele- i wideokonferencje Mind Mapping wykorzystanie narzędzi wizualnych do tworzenia biznesplanów, prezentacji, raportów, przeprowadzania burzy mózgów, negocjacji czy rozwiązywania problemów – sposób wspomagający komunikację i dokumentację

24 Metody i narzędzia komunikacji pisemnejraporty, sprawozdania pisemne ogłoszenia, biuletyny poczta elektroniczna fora dyskusyjne listy dyskusyjne komunikatory internetowe współdzielone tablice

25 Metody i narzędzia wspomagające komunikację w zespoleKOMUNIKACJA Ustna Pisemna Synchroniczna zebrania, narady, odprawy rozmowy telefoniczne (VoIP) telekonferencje wideokonferencje komunikator internetowy współdzielone tablice Asynchroniczna nagranie audio lub wideo raporty, sprawozdania ogłoszenia, biuletyny poczta elektroniczna fora dyskusyjne współdzielone kalendarze portale internetowe i Wiki grupy i listy dyskusyjne

26 Zalety i wady narzędzi do komunikacji synchronicznejKategoria narzędzia Zalety Wady telefon • powszechność występowania • łatwość użycia • modele analogowe nie wymagają zasilania • nie jest potrzebny żaden dodatkowy sprzęt • natychmiastowa interakcja • stosunkowo wysokie koszty • brak trwałego śladu treści komunikacji (nagrywanie rozmów jest możliwe choć kosztowne) • ograniczona komunikacja niewerbalna (tylko głos) VoIP • możliwość symultanicznego transferu obrazów, wideo i plików w trakcie rozmowy • niskie koszty • niezbędne jest połączenie szerokopasmowe i dobrej jakości sprzęt • zależność od dostawcy Internetu • utrwalenie treści rozmowy wymaga dodatkowego oprogramowania • ograniczona komunikacja niewerbalna

27 Zalety i wady narzędzi do komunikacji synchronicznejKategoria narzędzia Zalety Wady telekonferencje • oszczędność czasu i pieniędzy przy organizacji zebrań zespołów rozproszonych • większe szanse udziału w spotkaniu trudno dostępnych ekspertów • konieczność zaplanowania interakcji z wyprzedzeniem • ograniczona komunikacja niewerbalna (tylko głos) • możliwość zakłóceń z powodu problemów technicznych wideokonferencje • jak przy telekonferencjach • możliwość integracji z innymi narzędziami • choć częściowe wykorzystanie komunikacji niewerbalnej • wysokie koszty profesjonalnego sprzętu i oprogramowania

28 Zalety i wady narzędzi do komunikacji synchronicznejKategoria narzędzia Zalety Wady komunikatory • możliwość symultanicznego transferu plików podczas pisemnej rozmowy • możliwość zapisu konwersacji i odniesienia się do wcześniejszych wypowiedzi • możliwość wygenerowania bazy wiedzy poprzez ekstrakcję wątków tematycznych • niskie koszty • niewygodne dla osób wolno piszących na klawiaturze • brak elementów komunikacji niewerbalnej współdzielone tablice • możliwość współdzielenia aplikacji lub ekranu podczas rozmowy • wymagane podobne oprogramowanie wśród wszystkich uczestników • ograniczona liczba uczestników

29 Zalety i wady narzędzi do komunikacji asynchronicznejKategoria narzędzia Zalety Wady poczta elektroniczna • krótki czas dostarczenia wiadomości • relatywnie rozbudowany przekaz • możliwość dołączania plików • selektywność i personalizacja • wysoka skuteczność • mierzalność • nadanie i odbiór wiadomości w dogodnym czasie • niskie koszty użytkowania • konieczność oczekiwania na odpowiedź • brak pewności, że odbiorca otrzymał wiadomości • możliwa anonimowość • przeładowanie skrzynek odbiorczych niechcianymi wiadomościami • brak elementów komunikacji pozawerbalnej grupowe kalendarze • efektywne planowanie zebrań • umożliwiają lokalizowanie osób, śledzenie zadań i terminów całego zespołu • zagrażają prywatności • efektywne tylko w przypadku szerokiego zastosowania oraz zapewnienia dokładności i kompletności informacji

30 Zalety i wady narzędzi do komunikacji asynchronicznejKategoria narzędzia Zalety Wady forum dyskusyjne • stanowi przegląd wiedzy grupowej na określone tematy • budowa wspólnej bazy wiedzy i możliwość dzielenia się nią z innymi • tworzy poczucie wirtualnej społeczności • wątki dyskusyjne mogą odbiegać od głównego tematu i przez to być mało przydatne • przy dużej ilości tematów i wątków trudno niekiedy dotrzeć do pożądanych informacji listy dyskusyjne • zapewniają dostęp do wiedzy z określonego obszaru • umożliwiają monitorowanie dyskusji, pozyskiwanie wiedzy oraz dzielenie się nią • trudności z odnalezieniem konkretnych odpowiedzi • konieczność oczekiwania na odpowiedź • przepełnienie skrzynki pocztowej zwłaszcza w przypadku rejestracji na wielu listach dyskusyjnych

31 Zalety i wady narzędzi do komunikacji asynchronicznejKategoria narzędzia Zalety Wady portale internetowe (Wiki) • możliwość modyfikacji portalu przez użytkowników, co sprzyja utrzymywaniu aktualności treści • pożądane informacje są łatwe do odnalezienia • sprzyjają dzieleniu się wiedzą • brak sztywnej, z góry narzuconej struktury co umożliwia dostosowanie architektury portalu do wymagań organizacji • wbudowany mechanizm kontroli wersji • stosunkowo niskie koszty • dla efektywnego ich wykorzystania konieczne jest profesjonalne wdrożenie i szkolenia • wymagają ciągłej pielęgnacji aby były w pełni funkcjonalne

32 Zasady skutecznej prezentacjiustalenie celu prezentacji/wystąpienia analiza audytorium przygotowanie wstępnego planu wystąpienia właściwa selekcja materiałów, które zostaną włączone do prezentacji/wystąpienia zadbanie o właściwą strukturę wypowiedzi – wstęp, rozwinięcie, konkluzje przećwiczenie wystąpienia zadbanie o kwestie techniczne

33 Warunki skutecznego zebraniauwzględnienie następujących osób/ról: szefa, członka, moderatora, sekretarza trzeba określić: kto zwołuje zebranie datę, godzinę i miejsce zebrania przewidywany czas zebrania czego zebranie ma dotyczyć spodziewane rezultaty należy przygotować: podstawowe materiały i sprzęt metody i sposoby podejmowania decyzji

34 Niezbędne osoby podczas zebraniaszef – podejmuje ostateczne decyzje, reprezentuje grupę na zewnątrz członek – zobowiązany do aktywnego uczestnictwa w zebraniu moderator – odpowiedzialny za koordynację działań, utrzymanie koncentracji uczestników i porządku zebrania – specjalista od procedury sekretarz – pomocnik grupy zapisujący pomysły i idee, tworzy ‘pamięć grupową’

35 Czynniki usprawniające komunikację w zespole projektowymEliminacja lub minimalizacja barier komunikacyjnych Zapewnienie wysokiej jakości komunikacji: przebiega w odpowiednim czasie uwzględnia interesy i potrzeby uczestników angażuje właściwe osoby i jest na odpowiednim poziomie szczegółowości gwarantuje jednolite rozumienie treści i wniosków Łatwy i szybki dostęp do informacji projektowych Możliwość weryfikacji informacji Integracja narzędzi i zapewnienie wspólnego repozytorium informacji projektowych Automatyzacja niektórych czynności komunikacyjno-dokumentacyjnych