1 METODYKA PROWADZENIA PROJEKTU Aneta dalbiak10/20/2017 METODYKA PROWADZENIA PROJEKTU Aneta dalbiak

2 Projekt i cykl życia Projektu10/20/2017 Projekt i cykl życia Projektu

3 Co to jest projekt? Projekt jest to zbiór działań podejmowanych w określonym miejscu, w ustalonym czasie, dla konkretnej grupy ludzi prowadzących do zrealizowania określonego celu i uzyskania produktów oraz konkretnego, wymiernego rezultatu. Jest to także najmniejsza, dająca się wydzielić „jednostka fizyczna”, mogąca stanowić przedmiot pomocy. Projekt twardy (inwestycyjny) – zniszczony obiekt, zakup sprzętu Projekt miękki (nieinwestycyjny) – oparty na działalności społecznej, kulturalnej, nie wymagający dokonywania inwestycji.

4 Cechy projektu Ma zdefiniowany cel Można go podzielić na działaniaJest ograniczony terminem Jego realizacja wiąże się z ryzykiem Wymaga współpracy specjalistów z kilku dziedzin Wymaga zarządzania

5 Pomysł na projekt Powstaje w oparciu o wytyczne dostępnego programuJest efektem identyfikacji konkretnego problemu potrzeby danej grupy czy środowiska

6 CYKL życia projektu (PCM)Zestaw następujących po sobie i logicznie wynikających z siebie etapów działań i czynności zmierzających do realizacji projektu i osiągnięcia celu. programowanie ewaluacja identyfikacja wdrażanie formułowanie akceptacja

7 CYKL życia projektu Programowanieokreślenie potrzeb w oparciu o realizowane w danym regionie strategie, plany, zamierzenia Identyfikacja pomysły na projekty poddawane dalszym analizom wybór projektu odpowiadającego zapotrzebowaniu Formułowanie wybrane pomysły na projekty są rozwijane w operacyjne plany Akceptacja decyzja czy rozpoczynamy projekt, związana z zapewnieniem finansowania

8 Fazy życia projektu Wdrażanie powołanie zespołu projektowegozarządzanie projektem wdrażaniu powinno towarzyszyć monitorowanie służące podjęciu ewentualnych działań korekcyjnych Ewaluacja ocena efektów projektu po zakończeniu jego realizacji istotne znaczenia mają wskaźniki osiągnięcia celu ewaluacja to proces porównania stanu: przed i po realizacji projektu

9 ćwiczenie 1. Proszę o wnikliwe zapoznanie się z opisem gminy Niepołomice i wypracowanie z grupą, jaki projekt chcieliby Państwo zrealizować na tym terenie. 3. Proszę o nazwanie projektu i spisanie jego założeń w kilku zdaniach. Czas realizacji: 10 min.

10 Gmina Niepołomice leży w strefie podmiejskiej KrakowaGmina Niepołomice leży w strefie podmiejskiej Krakowa. Do gminy, poza zajmującym jedną trzecią powierzchni miastem Niepołomice, zalicza się dwanaście otaczających miejscowości. W gminie krzyżują się ważne szlaki komunikacyjne, co przyczyniło się do zwiększenia jej atrakcyjności i powstania na jej terenie specjalnej strefy ekonomicznej. Dobrze rozwinięta komunikacja podmiejska umożliwia połączenie z położonym na zachód od Niepołomic Krakowem, a tym samym na łatwy dostęp do szkół, przedszkoli czy oferty kulturalnej w tym mieście. Od kilku lat liczba ludności Niepołomic systematycznie rośnie, co ma związek z nowopowstającymi osiedlami mieszkalnymi stanowiącymi tzw.: „sypialnię Krakowa” i zaplecze dla specjalnej strefy ekonomicznej ulokowanej na terenie gminy. W latach liczba mieszkańców gminy ogółem wzrosła o 6,5%, a miasta o 10,2%. Gmina Niepołomice charakteryzuje się na tle województwa małopolskiego stosunkowo niskim bezrobociem. Stopa bezrobocia według stanu w końcu grudnia 2015 roku wynosiła 7,8%. W gminie Niepołomice działa m.in.: 5 przedszkoli (posiadających 21 oddziałów i 494 miejsca), do których uczęszczało 467 dzieci, 7 oddziałów przedszkolnych przy szkołach podstawowych, do których uczęszczało 150 dzieci, 10 szkół podstawowych (1665 uczniów), 5 gimnazjów (1033 gimnazjalistów), 1 zasadnicza szkoła zawodowa (269 uczniów), 1 technikum (186 uczniów), 1 liceum ogólnokształcące (256 licealistów). W Niepołomicach działa samorządowa instytucja kultury pod nazwą „Centrum Kultury“ od początku 2001 roku, która inicjuje i koordynuje życie kulturalne gminy a także w jej budynku ulokowana jest redakcja lokalnej gazety codziennej „Głos Niepołomic”.

11 Centrum Kultury organizuje koncerty, recitale, spektakle, konkursy, festiwale, a także kulturalne imprezy plenerowe. Prowadzi współpracę z Państwową Wyższą Szkołą Teatralną w Krakowie oraz Krakowską Operą Kameralną. Jest instytucją wspierającą rozwój profesjonalnych i amatorskich form artystycznych. Podlega jej 13 terenowych domów kultury. Frekwencja na wydarzeniach Centrum Kultury w roku 2014 wyniosła 23 tys. osób, w roku tys. osób, a według dotychczasowych danych w roku 2016 wyniesie prawdopodobnie 18,7 tys. osób. Na terenie gminy działa również Biblioteka Publiczna. Jej główna siedziba mieści się w Niepołomicach, jednak posiada ona 4 dobrze wyposażone filie w sołectwach. W zbiorach bibliotecznych w 2015 roku znajdowało się ponad 71 tys. książek. Liczba czytelników osób - kolejny rok z rzędu spadła, co oznacza odwrócenie istniejącej w latach tendencji wzrostów. Najbardziej znanym zabytkiem i chlubą Niepołomic jest Zamek Królewski. W komnatach zamkowych znajduje się Muzeum Niepołomickie, w którym można podziwiać dzieła wielu artystów. Obecnie najważniejszą ekspozycją jest wystawa dzieł malarstwa polskiego z XIX wieku zatytułowana „Sukiennice w Niepołomicach”, będąca jedną z atrakcji turystycznych Niepołomic. W 2014 roku Muzeum Niepołomickie zwiedziło 48 tys. osób, rok później – 39 tys. osób. Na terenie gminy położony jest Rezerwat Koło w Puszczy Niepołomickiej o powierzchni 3,5 ha, zaliczany do obszarów prawnie chronionych z licznymi zabytkami przyrody. Odwiedzający Niepołomice turyści mogą korzystać z 3 obiektów zbiorowego zakwaterowania, w tym 2 hoteli i 1 ośrodka szkoleniowo- -wypoczynkowego. Ogólna liczba udzielonych noclegów w roku 2014 wyniosła 12,7 tys., czyli spadła o 10,9% w porównaniu z poprzednim rokiem. Na terenie Niepołomic działa wiele fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych, w tym organizacja EQUAL zajmująca się integracją zamieszkującej na terenie miasta Niepołomice grupy Romów (społeczność około 1300 osób), skonfliktowanych z pozostałymi mieszkańcami miasta.

12 Identyfikacja - Matryca logiczna10/20/2017 Identyfikacja - Matryca logiczna

13 Matryca logiczna Kompleksowe narzędzie stosowane na etapie planowania działań projektowych, jak i późniejszego zarządzania realizacją projektu. Matryca logiczna to syntetyczny, miniaturowy wyciąg z koncepcji projektu, pozwalający szybko zapoznać się ze strukturą projektu oraz ocenić wewnętrzną logikę i spójność

14 1 Etap tworzenia matrycy logicznej1. Identyfikacja Analiza interesariuszy, Analiza problemów Analiza celów Analiza strategii (zakończone wyborem)

15 ANALIZA interesariuszyDotyczy każdej grupy ludzi, instytucji, przedsiębiorstw, czyli tych wszystkich podmiotów, które mogą mieć do czynienia z projektem Określa na kogo i w jaki sposób wpłynie projekt (pozytywnie lub negatywnie) Przystępując do analizy partnerów posługujesz się określonymi kategoriami informacji za pomocą, których opisuje się każdego partnera. Partnerem jest każdy podmiot, instytucja czy grupa społeczna, która w jakokolwiek sposób może łaczyc się z projektem. Analizując partnerów przygotowauje się tabelę w której umieszcza się informacje przyporządkowane określonym kategorią: nazwa partnera, chrakterystyka pod kąztem struktury, możliwości decycyjnych, organizacji, interesy i oczekiwania czyli informacje dotyczące celów działalności partnera jego założeń programowych w kontekście przewodniej tematyki projektu, wrwżliwość i uwzględnienie zagadnień horyzontalnych do których należy równość szans, ochrona środowiska społeczeństwo informacyjne, zrównoważony rozwój, potencjały i niedobory partnera czyli elementy związne z jego pozywtywnym bądź negatywnym wpływem na projekt. Konsekwencje dla projektu.

16 ćwiczenie Proszę o wypisanie wszystkich grup interesariuszy projektu i ich scharakteryzowanie oraz wynotowanie jak projekt wpłynie na poszczególne grupy interesariuszy (pozytywnie lub negatywnie). Czas realizacji: 15 min. Nazwa interesariusza Charakterystyka Wpływ projektu na interesariusza

17 Analiza problemów Określa negatywne aspekty zastanej sytuacji i ustanawia stosunki przyczynowo-skutkowe między istniejącymi problemami. Etapy analizy problemów określenie głównych problemów, na które napotykają interesariusze zobrazowanie problemów w formie diagramu, nazywanego „drzewem problemowym” lub „hierarchią problemów” w celu określenia relacji przyczynowo-skutkowych

18 Analiza problemów EFEKTY PROBLEMY PRZYCZYNY

19

20 ćwiczenie Proszę opracowanie drzewa problemów do projektu. Czas realizacji: 15 min.

21 Analiza celów Analiza celów ma służyć:opisaniu sytuacji w przyszłości, kiedy problemy zostaną rozwiązane, zweryfikowaniu hierarchii celów; „Sytuacje negatywne” w diagramie problemowym są transformowane w rozwiązania pozytywne.

22 Analiza celów Jaki powinien być cel:Skonkretyzowany - jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne Mierzalny - aby można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu Osiągalny Realny - musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował, Określony w czasie

23 Analiza celów CEL

24

25 ćwiczenie Proszę opracowanie drzewa celów do projektu Czas realizacji: 15 min.

26 Analiza strategii Związana jest z podjęciem decyzji co do tego:jakie cele będą włączone w projekt jakie cele pozostaną poza projektem jakie będą szczegółowe i ogólne cele projektu

27

28 ćwiczenie Proszę o analizę i wybór strategii w projekcie. Czas realizacji: 5 min.

29 Formułowanie – matryca logiczna10/20/2017 Formułowanie – matryca logiczna

30 2 Etap tworzenia matrycy logicznejFormułowanie - projekt jest dalej rozwijany w praktyczne i operacyjne plany gotowe do wdrożenia - w tym etapie tablica logiczna jest projektowana, definiowane są działania oraz zasoby wraz z planem wdrożeniowym

31 Weryfikowalne wskaźnikiMatryca logiczna Logika interwencji Weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia i ryzyka Cele ogólne Cele szczegółowe Produkty Działania Zasoby Koszty Warunki wstępne Matryca składa się z 4 kolumn i 4 wierszy, które mają powiązania w układzie pionowym i poziomym. Pierwsza z kolumn dotyczy tzw. Kolejności interwencji czyli celów ogólnych, celu bezpośredniego, produktów i działań. Kolejna weryfikowalnych wskaźników następna źródeł ich weryfikacji. Ostatnia kolumna dotyczy założeń i ryzyka związanych z projektem natomiast wiersze charakteryzują poszczególne cele projektu. Opracowanie matrycy logicznej składa się z 2 etapów analizy i planowania.

32 Formułowanie – cele, produkty, działaniaCel ogólny Weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Cele szczegółowe Założenia i ryzyka Produkty Działania Zasoby Koszty Warunki wstępne 1

33 Formułowanie – cele, produkty, działaniaCel ogólny – wybrany w analizie strategii, ostateczne sfomułowanie celu Cele szczegółowe - wybrane w analizie strategii, ostateczne sfomułowanie celów Produkty - podać co powstanie w wyniku realizacji działań, udowadniając realizację zaplanowanych działań Działania - wyliczyć działania, które doprowadzą do realizacji przyjętych celów.

34 DZIAŁANIA - Zdefiniowanie zadańzakres projektu działanie 1 działanie 1.1 działanie 1.2 działanie 2 działanie 2.1

35 Kolejność i zależności działańkolejność– w jakim porządku powiązane ze sobą działania powinny być podejmowane zależności – czy działanie zależy od rozpoczęcia lub ukończenia jakiegokolwiek innego działania

36 CZAS TRWANIA działań Realne oszacowanie czasu trwania działań, ustalenie dat ich rozpoczęcia i zakończenia Zdefiniowanie kamieni milowych czyli kluczowych wydarzeń będących miernikiem postępu prac. Najprostsze kamienie milowe to daty zakończenia poszczególnych działań.

37 Harmonogram Gantta

38

39 ćwiczenie Proszę o wypisanie działań w projekcie oraz jego produktów. Czas realizacji: 15 min.

40 Formułowanie – założenia i ryzykaCel ogólny Weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Cele szczegółowe Założenia i ryzyka Produkty Działania Zasoby Koszty Warunki wstępne 2 2

41 Formułowanie – założenia i ryzykaZałożenia i ryzyka to czynniki zewnętrzne, które mogą mieć wpływ na prawidłową realizację projektu oraz osiągnięcie założonych celów. Założenia muszą być spełnione, żeby projekt zakończył się sukcesem. Ryzyka to niepewne zdarzenie lub okoliczność, która w razie wystąpienia może mieć korzystny lub niekorzystny wpływ przynajmniej na jeden z celów projektu.

42 identyfikacja ryzyka bardzo duże ryzyko monitoruj włącz waganieistotne monitoruj prawdopodobieństwo

43 Formułowanie – założenia i ryzykajakie czynniki zewnętrzne muszą zajść w odniesieniu do celów szczegółowych, aby cele te przyczyniły się do realizacji celu ogólnego? jakie czynniki zewnętrzne mogą to utrudnić? jakie czynniki zewnętrzne muszą zajść w odniesieniu do produktów, aby doprowadziły one do realizacji założonych celów szczegółowych?; jakie czynniki zewnętrzne mogą to utrudnić? jakie czynniki zewnętrzne muszą zajść, aby działania doprowadziły do powstania założonych produktów? Jakie czynniki zewnętrzne mogą to utrudniać? sformułować warunki, jakie muszą być spełnione, aby projekt mógł się rozpocząć

44 ćwiczenie Proszę o wypisanie założeń i ryzyk projektu w odniesieniu do celów szczegółowych, produktów i działań. Czas realizacji: 15 min.

45 Formułowanie - Weryfikowalne wskaźnikiCel ogólny Weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Cele szczegółowe Założenia i ryzyka Produkty Działania Zasoby Koszty Warunki wstępne 3

46 Formułowanie - Weryfikowalne wskaźnikiOkreślenie wskaźników dla: celu ogólnego (oddziaływania) celów szczegółowych (rezultaty) produktów (produkty) UWAGA! Nie istnieją wskaźniki dla działań

47 Formułowanie - Weryfikowalne wskaźnikiWeryfikowalne wskaźniki powinny być: specyficzne, charakterystyczne mierzalne odpowiednie do branych pod uwagę celów czasowo określone Wskaźniki tworzą podstawę systemu monitoringu.

48 Formułowanie - Źródła weryfikacjiźródła weryfikacji pokazują, gdzie i w jakiej formie informacje dotyczące osiągnięć celów ogólnych, celu szczegółowego i produktów mogą być zdobyte. źródłami weryfikacji są dokumenty, raporty i inne źródła dostarczające informacji, dzięki którym jest możliwe sprawdzenie wskaźników.

49 ćwiczenie Proszę o określenie wskaźników i weryfikacji ich źródeł do celu ogólnego, celów szczegółowych i produktów. Czas realizacji: 15 min.

50 Formułowanie - zasoby i kosztyCel ogólny Weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Cele szczegółowe Założenia i ryzyka Produkty Działania Zasoby Koszty Warunki wstępne 4

51 Formułowanie - zasoby i kosztyŚrodki i koszty zastępują wskaźniki i źródła weryfikacji na poziomie działań. Zasoby - należy podać zasoby finansowe i rzeczowe, które są niezbędne do przeprowadzenia działań, ew. ich źródła Koszty - nakłady finansowe konieczne do poniesienia w związku z realizacją projektu

52 koszty szacowanie kosztów określenie kosztów poszczególnych działańustalanie budżetu suma kosztów działań

53 Koszty kwalifikowane Koszty kwalifikowane to koszty, które podlegają refundacji z danego programu. Wydatek jest kwalifikowany jeżeli: Został poniesiony w ramach projektu Jest niezbędny dla realizacji projektu Jest racjonalny Jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania Jest spójny z obowiązującymi przepisami Jest poniesiony

54 Koszty niekwalifikowaneInstytucje finansujące zwykle publikują wytyczne dotyczące danego programu, elementem tych wytycznych jest katalog kosztów tzw. niekwalifikowanych, czyli takich, które nie mogą być pokryte z środków programu. Najczęstszy katalog kosztów niekwalifikowanych: Opłaty finansowe - odsetki od debetu, opłaty bankowe, prowizje i ryzyko różnic kursowych Grzywny, kary finansowe, wydatki związane ze sporami sądowymi Koszty przygotowania wniosku o dofinasowanie Koszty nieudokumentowane

55 Koszty pośrednie Koszty pośrednie to koszty, których nie da się bezpośrednio przypisać do produktów bądź rodzajów działalności np.: Obsługa księgowa Koszt pomieszczeń (włączając amortyzacje budynków i aparatury), ogrzewania, energii elektrycznej, ubezpieczeń, usługi pocztowe, telefon Zarządzanie, obsługa administracyjna Zaopatrzenie biurowe

56 Koszty bezpośrednie Koszty bezpośrednie to koszty, które na podstawie dokumentów źródłowych mogą być przydzielone do konkretnych działań w projekcie.

57 Koszty odzyskiwane i nieodzyskiwaneKosztem odzyskiwanym jak i nieodzyskiwanym może być VAT Koszt podatku VAT kwalifikuje się do współfinansowania ze środków funduszy strukturalnych tylko wówczas, gdy został faktycznie i ostatecznie poniesiony przez beneficjenta oraz w przypadku, gdy beneficjent nie może odzyskać tego podatku na podstawie przepisów krajowych.

58 Szacownie kosztów Ocena kosztów, zasobów niezbędnych do realizacji projektu szacowanie kosztów „od góry” i przez analogię szacowanie „od dołu” oparte na syntezie kosztów szczegółowych

59 Szacowanie kosztów „od góry” i przez analogięOszacowanie na podstawie rzeczywistych kosztów wcześniejszych projektów Jeżeli oszacowanie oparte jest na „podobnym” projekcie z przeszłości – średni błąd oszacowania wynosi +/- 15% w przeciwnym przypadku błąd jest rzędu +/- 35% Wymaga „banku wiedzy” o kosztach różnego typu projektów (kapitalizacja wiedzy o zrealizowanych projektach)

60 Szacowanie „od dołu” Dekompozycja projektu na „najmniejsze składowe”Szacowanie kosztów na poziomie szczegółowych elementów Sumowanie kosztów „od szczegółu do ogółu” Dokładność oszacowania rzędu 5% Metoda bardzo pracochłonna, zwłaszcza w pierwszych oszacowaniach

61 Czym jest montaż finansowy projektu?Montaż finansowy jest opracowaniem wskazującym źródła finansowania projektu i określającym ich udział procentowy w realizacji całego przedsięwzięcia. Wskazane źródła finansowania muszą znajdować się w zasięgu naszych możliwości i być realne do zagwarantowania.

62 Etapy tworzenia montażuokreślenia wydatków koniecznych do prawidłowej realizacji całości projektu. określenie wielkość środków własnych, jakie jesteśmy w stanie przeznaczyć na realizację projektu określenie różnicy między środkami własnymi a całkowitymi wydatkami niezbędnymi dla sfinansowania projektu.

63 Schemat kosztów w projekcie

64 Harmonogram rzeczowo-finansowyZawiera wszystkie wydatki związane z realizacją działań w projekcie i przedstawia ich realizację w czasie Wskazuje podział kosztów na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane ich przypisanie do działań i czas ich wydatkowania

65 Harmonogram rzeczowo-finansowyTABELA 1: WYDATKI KWALIFIKOWALNE PROJEKTU /W PLN/ L.p. Kategoria wydatków/kosztów Termin ponoszenia wydatków/kosztów kwalifikowalnych Ogółem 200…w rozbiciu na kwartały I II III IV 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 SUMA TABELA 2: WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE PROJEKTU /W PLN/ w tym VAT Termin ponoszenia wydatków/kosztów niekwalifikowalnych 200… w rozbiciu na kwartały

66 ćwiczenie Proszę o określenie potrzebnych zasobów do realizacji projektu oraz wstępne oszacowanie kosztów. Proszę o przygotowanie montażu finansowego przy założeniu, że 85% kosztów to środki, które zostaną pozyskane z grantu a podmiot, który Państwo reprezentujecie jest płatnikiem VAT i odzyskuje ten podatek. Czas realizacji: 15 min.

67 10/20/2017 wdrażanie

68 Zarządzanie projektemDziedzina zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka, jak również jest dziedziną zajmującą się budowaniem motywacji zespołu projektowego.

69 TRÓJKĄT ZARZĄDZANIA PROJEKTEMNie można zmienić budżetu, harmonogramu ani zakresu projektu, nie zmieniając co najmniej jednego z pozostałych aspektów. Czwartym elementem trójkąta projektu jest jakość. Znajduje się ona w środku trójkąta, a wpływ na nią ma każda zmiana dowolnej ze stron.

70 Obszary w zarządzaniu projektemintegracja zakres czas koszty jakość zasoby ludzkie komunikacja ryzyko dostawy

71 Zarządzanie integracjąWysoko poziomowe kwestie zarządcze związane z realizacją projektu, a szczególnie za: Kwestie związane z uruchomieniem projektu Przygotowanie planu zarządzania projektem, Zarządzanie bieżącymi pracami projektowymi, Kontrolę prac projektowych Zamknięcie projektu

72 Zarządzanie zakresem Obejmuje proces, który da gwarancję, że wszystkie działania i elementy prac, które są zaplanowane zostaną zrealizowane i że wytworzone zostaną produkty projektu.

73 Zarządzanie czasem Wszystkie działania związane z wykonywaniem projektu w założonym terminie. Szczegółowo przyjmuje on prostą sekwencję zdarzeń: Zdefiniowanie zbioru planowanych działań Ustanowienie wzajemnych zależności czasowych pomiędzy tymi działaniami Oszacowanie potrzeb zasobowych i czasu trwania poszczególnych działań Stworzenie harmonogramu projektu oraz jego kontrola

74 Zarządzanie kosztami Gwarantuje utrzymanie projektu w przyjętym budżecie. Zarządzanie to polega na: planowaniu wymaganych do realizacji zasobów, szacowaniu kosztów realizacji, budżetowaniu kosztów kontroli realizacji budżetu.

75 Zarządzanie jakością Działania zmierzające do tego aby wytworzony w wyniku projektu produkt miał planowane cechy jakościowe i spełniał oczekiwania użytkowników.

76 Zarządzanie zasobami ludzkimiPozwala efektywnie wykorzystać ludzi biorących udział w projekcie, poprzez planowanie organizacji zespołu, pozyskiwanie pracowników, tworzenie zespołu wykonawców projektu. Obejmuje: Zaplanowanie potrzeb zasobowych Procesy tworzenia zespołów ludzkich, ich rozwój i zarządzanie nimi

77 Zespół projektowy Podwykonawcy Dostawcy Kierownik ProjektuZleceniodawca Klient Zespół projektowy ORGANIZACJA

78 Zespół projektowy Kierownik projektu – odpowiedzialny za realizację i zakończenie projektu zgodnie z założeniami (osiągnięcie celu zgodnie z określonym czasem i budżetem)‏ Zleceniodawca – wyznacza Kierownika Projektu oraz ustala z nim czas na wykonanie projektu i budżet Klient – osoba lub osoby, dla których projekt jest wykonywany. Korzysta z efektu projektu Organizacja jest zainteresowana sukcesem każdego projektu realizowanego na jej rzecz, każdy projekt powinien być zgodny z celami organizacji Podwykonawcy i dostawcy – realizują część projektu, która przekłada się na ich dochód i zysk, zainteresowani są realizacją projektu, w którym biorą udział

79 Zarządzanie komunikacjąZapewnienia właściwą komunikację z interesariuszami projektu. Szczególnie oznacza to: Identyfikację kluczowych interesariuszy w trakcie inicjacji projektu Stworzenie planu komunikacji z interesariuszami projektu Właściwą dystrybucję informacji i zarządzanie interesariuszami

80 Zarządzanie ryzykiem Działania te polegają na:Stworzeniu planu zarządzania ryzykiem Identyfikacji, analizie i planowaniu odpowiedzi na ryzyka Monitorowaniu i kontrolowaniu ryzyka Celem zarządzania ryzykiem w projekcie jest zmniejszenie prawdopodobieństwa i skutków wystąpienia ryzyk niekorzystnych dla projektu

81 Etapy analizy ryzyka planowanie zarządzania - proces podejmowania decyzji o sposobach podejścia i przeprowadzaniu działań związanych z zarządzaniem ryzykiem w projekcie identyfikacja - polega na ustaleniu, które ryzyka mogą wpływać na projekt i opisaniu ich cech charakterystycznych jakościowa analiza ryzyk - prowadzi do oceny istotności zidentyfikowanych ryzyk na podstawie prawdopodobieństwa ich wystąpienia ilościowa analiza ryzyk - określenie wymiernych wartości wielkości prawdopodobieństwa oraz skutków wystąpienia zdarzeń niekorzystnych planowanie reakcji na ryzyka monitorowanie i kontrola ryzyka

82 Reakcje na ryzyko Unikanie – zmian planu kierowania projektem w taki sposób, by wyeliminować zagrożenie niekorzystnym ryzykiem, odizolować cele projektu od skutków ryzyka lub zmniejszyć presję na zagrożony cel Przeniesienie – wymaga transferu niekorzystnych skutków wystąpienia zagrożenia – wraz z odpowiedzialnością za sformułowanie odpowiedniej reakcji – na inny podmiot (ubezpieczenia, gwarancje) Akceptacja bierna: nie wymaga podejmowania żadnych działań do chwili, gdy urzeczywistni się zagrożenie lub szansa; czynna: stworzenie rezerwy na nieprzewidzialne okoliczności

83 Zarządzanie dostawamiDostawa to zakup lub zdobycie produktów i usług spoza zespołu projektowego. Zarządzanie dostawą to: Planowanie dostaw Realizacja dostaw Administrowanie umów Zamykanie procesu dostawczego

84 Monitorowanie wdrażaniaMonitorowanie projektu stanowi integralną część codziennego zarządzania. Jego celem jest dostarczenie informacji, na podstawie której osoby zarządzające projektem mogą wskazać na problemy związane z wdrażaniem projektu oraz je rozwiązać, jak również ocenić postęp w stosunku do pierwotnych planów.

85 Monitorowanie wdrażania – pięć krokówAnaliza celów - aby upewnić się, ze zostały one wyraźnie określone i że nadal są realne Przegląd procedur wdrażania - dokonanie przeglądu tego jakie działania zostaną podjęte i przez kogo. Powinno się tego dokonać w odniesieniu do harmonogramu działań Przegląd wskaźników – stałe badanie czy wskaźniki zostały prawidłowo określone Raportowanie – mechanizm komunikowania zapewniający kierownikowi informacje o postępach prac

86 10/20/2017 ewaluacja

87 Ewaluacja projektów Ocena odpowiedniości, efektywności, skuteczności wpływu, realności ekonomicznej i finansowej oraz trwałości projektu w kontekście jego ustalonych celów. Celem ewaluacji jest przegląd osiągnięć projektu w stosunku do planowanych oczekiwań oraz wykorzystanie doświadczeń płynących z realizacji projektu do lepszego planowania przyszłych projektów.

88 KRYTERIA EWALUACJI Odpowiedniość celów projektu dla problemów, jakie projekt miał rozwiązać Przygotowanie projektu i jego planu – logika i kompletność procesu planowania projektu oraz wewnętrzna logika i spójność planu projektu. Efektywność – koszty, szybkość i efektywność zarządzania Skuteczność jaki wpływ miały założenia na osiągnięcia projektu Wpływ–skutek, jaki wywiera projekt w szerszym środowisku, Trwałość– prawdopodobieństwo, że strumień korzyści wynikających z projektu będzie „płynął” nadal

89 Ewaluacja ex-ante Ocena szacunkowa przeprowadzana przed wdrożeniem projektu lub w trakcie jej projektowania. Pozwala ocenić trafność i spójność zamierzeń. Jest konieczną podstawą do monitorowania i dalszej ewaluacji.

90 Ewaluacja on-going Bieżąca/uzupełniająca może być prowadzona przez cały okres realizacji projektu. Umożliwia korygowanie interwencji w trakcie jej trwania poprzez wsparcie procesu zarządzania. Poddaje analizie pierwsze efekty interwencji oraz ewentualne problemy, słabości strukturalne lub zmiany w otoczeniu zewnętrznym.

91 Ewaluacja ex-post Ocena pełna przeprowadzana po zakończeniu realizacji projektu, podsumowuje i ocenia efekty oczekiwane (skuteczność) i nieoczekiwane (użyteczność), a także efektywność. Określa czynniki wpływające na sukces lub niepowodzenie projektu, a także trwałość rezultatów i oddziaływania.

92 10/20/2017 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ