1 Metodyka zarządzania projektami EFSGrzegorz Grześkiewicz Toruń,

2 Program szkolenia – dzień 19:00 – Wprowadzenie do projektu – istota i cechy; Metodyki zarządzania projektami 10:35 – 10:50 PRZERWA 10:50 – 12:20 Zarządzanie cyklem projektu wg metodologii PCM – faza programowania 12:20 – 12:30 PRZERWA 12:30 – 14:00 Zarządzanie cyklem projektu wg metodologii PCM – faza identyfikacji 14:00 – 14:30 PRZERWA 14:30 – 15:30 Zarządzanie cyklem projektu wg metodologii PCM – faza formułowania 15:30 – 16:00 KONSULTACJE INDYWIDUALNE

3 Program szkolenia – dzień 29:00 – Zarządzanie cyklem projektu wg metodologii PCM – faza formułowania 10:35 – 10:50 PRZERWA 10:50 – 12:20 Zarządzanie cyklem projektu wg metodologii PCM – faza wdrażania 12:20 – 12:30 PRZERWA 12:30 – 14:00 Zarządzanie cyklem projektu wg metodologii PCM – faza wdrażania 14:00 – 14:30 PRZERWA 14:30 – 15:30 Zarządzanie cyklem projektu wg metodologii PCM – faza ewaluacji i audytu 15:30 – 16:00 KONSULTACJE INDYWIDUALNE

4 Cykl projektu – Faza IIIPlanowanie Identyfikacja Formułowanie Wdrażanie Ewaluacja i audyt - opracowanie szczegółowego planu i opisu projektu wraz z budżetem i harmonogramem - przygotowanie pełnej dokumentacji wymaganej w procedurze aplikacyjnej - wybór projektu w trybie konkursowym - podpisanie umowy

5 Opracowanie wniosku o dofinansowanieGenerator wniosków o dofinansowanie Wzór wniosku o dofinansowanie projektu Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu Instrukcja użytkownika GWD dla wnioskodawców Regulamin użytkownika GWD Wniosek o dofinansowanie przygotowujemy również w oparciu o: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków Katalog maksymalnych dopuszczalnych stawek dla towarów i usług

6 Generator wniosków o dofinansowanie https://gwd.kujawsko-pomorskie.pljest aplikacją internetową, która daje możliwość ubiegania się o środki finansowe w ramach RPO WK-P umożliwia: tworzenie wniosku o dofinasowanie i edytowanie zapisanej wersji wniosku wygenerowanie pdf wniosku o dofinansowanie sprawdzenie poprawności przygotowanego wniosku o dofinasowanie przesłanie wniosku do Instytucji Ogłaszającej Konkurs*** sprawdzenie aktualnie ogłoszonych konkursów kontakt z Urzędem *** uwaga przesłanie wniosku o dofinasowanie za pomocą generatora nie jest wystarczające do prawidłowego złożenia wniosku o dofinansowanie do WK-P

7 Aby skorzystać z aplikacji należy założyć konto użytkownika

8 Konstrukcja generatora i praca w generatorze – wprowadzeniePracę w generatorze rozpoczynamy od utworzenia wniosku w odpowiedzi na konkurs, do którego złożyć chcemy aplikacje – funkcja wypełnij wniosek Generator podzielony jest na sekcje, które wyświetlają się na pierwszej karcie po utworzeniu wniosku Kolejność wypełnienia sekcji jest dowolna jednak część sekcji jest powiązana ze sobą np. zadania / szczegółowy budżet projektu / harmonogram.

9 Konstrukcja generatora i praca w generatorze – wprowadzenieSekcja A - Informacje o wnioskodawcy (beneficjencie) tj. dane wnioskodawcy NIP, REGON, forma własności, nazwa nr dokumentu rejestrowego, PKD i in. Sekcja B - Ogólne informacje o projekcie – wybór informacji z list rozwijalnych np. dominujący zakres interwencji, forma finasowania danego projektu, krótki opis projektu Sekcja C - Opis problemów grupy docelowej – na obszarze realizacji projektu, bariery uczestnictwa oraz Osoby i/lub podmioty, które zostaną objęte wsparciem (grupy główne oraz podgrupy), cele, wskaźniki projektu, rekrutacja, zadania merytoryczna, zarządzanie projektem, harmonogram projektu, potencjał i doświadczenie projektodawcy i partnera /ów Sekcja D - Uzasadnienie spełnienia wybranych kryteriów, Uzasadnienie dla spełnienia kryteriów horyzontalnych w zakresie równości, Uzasadnienie dla spełnienia wybranych kryteriów dostępu, Uzasadnienie dla spełnienia wybranych kryteriów premiujących Sekcja E – Budżet, Budżet szczegółowy w podziale na zadania, oznaczyć należy kategorie wydatków (personel, działania merytoryczne, środki trwałe i in.) oraz uzasadnienia i Kwalifikowalność podatku VAT Sekcja F – oświadczenia np. prawdziwość i zgodność z prawem informacji zawartych we wniosku o dofinasowanie Sekcja G – załączniki – o ile wymagane patrz regulamin konkursu

10 Konstrukcja generatora i praca w GWDAktywna sekcja zaznaczona jest kolorem żółto-czarnym, możliwe jest przejście między sekcjami poprzez naciśnięcie na wybraną sekcję. Numery sekcji odpowiadają wzorowi wniosku o dofinansowanie. Przed przejściem do kolejnej sekcji należy zapisać wprowadzone informacje – o prawidłowym zapisie danych informuje komunikat. Wszystkie sekcje muszą zostać zapisane. Dotyczy to również sekcji, w których wybrano opcję „nie dotyczy”. W przypadku pól opisowych generator wskazuje dostępny dla danego pola limit znaków. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól formularza wniosek należy wysłać do Instytucji zarządzającej. W tym celu należy zaznaczyć wniosek na liście i wybrać przycisk „Złóż”. Następnie wygenerować należy PDF i przygotować do wysłania papierowe egzemplarze wniosku – patrz regulamin konkursu.

11 Wniosek o dofinansowanieSEKCJA C. Charakterystyka projektu SEKCJA E. Budżet

12 Przykładowe cele w projektachPodniesienie praktycznych umiejętności zawodowych zgodnych z oczekiwaniami rynku pracy 152 uczniów szkół kształcenia zawodowego z terenu powiatu X oraz zwiększenie efektywności 50 opiekunów praktyk i staży w procesie przekazywania wiedzy zawodowej uczniom do r. Zapewnienie możliwości zwiększenia samodzielności i lepszej jakości życia 80 osobom niesamodzielnym zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym i 24 opiekunom faktycznym zamieszkałym w X lub na obszarze powiatu X do r. Zwiększenie stopnia integracji z rynkiem pracy oraz integracji społecznej i edukacyjnej 44 młodych osób z grupy NEET, w wieku , z terenu województwa kujawsko-pomorskiego. Celem głównym jest opracowanie i wdrożenie do praktyki przez 35 podmiotów zgodnych z gr. docelową, przy aktywnym udziale partnera ponadnarodowego kompleksowego rozwiązania w postaci Zintegrowanego Asystenta Rozwoju (ZAR), które zwiększy poziom dostępu osób dorosłych do różnych form uczenia się przez całe życie.

13 Sposób zarządzania projektem w POWERW punkcie 4.5 wniosku należy opisać, jak będzie wyglądała struktura zarządzania projektem, ze szczególnym uwzględnieniem roli partnerów, w tym partnerów ponadnarodowych (jeśli dotyczy) i wykonawców (jeżeli występują), a ocenie podlega adekwatność sposobu zarządzania projektem do zakresu zadań w projekcie.

14 Sposób zarządzania projektem w POWERPrzy opisie sposobu zarządzania projektem należy zwrócić szczególną uwagę na: to, czy proponowany sposób zarządzania projektem jest adekwatny do jego zakresu i zapewni jego sprawną, efektywną i terminową realizację; opis, w jaki sposób w zarządzaniu projektem uwzględniona zostanie zasada równości szans kobiet i mężczyzn (patrz Instrukcja do standardu minimum…); podział ról i zadań w zespole zarządzającym; wskazanie sposobu podejmowania decyzji w projekcie (pozwalające na ocenę szybkości procesu decyzyjnego w ramach projektu oraz sposobu uwzględnienia w tym procesie kluczowych podmiotów biorących udział w realizacji projektu m.in. poprzez wykorzystanie odpowiednich mechanizmów komunikacji); aspekt zarządzania projektem w świetle struktury zarządzania podmiotem realizującym projekt (tj. np. czy na potrzeby i na czas realizacji projektu w strukturze organizacyjnej wnioskodawcy utworzona zostanie dodatkowa jednostka organizacyjna, czy też zadania związane z realizacją projektu będzie wykonywać już istniejąca jednostka organizacyjna lub jednostki organizacyjne, czy też wiedza i doświadczenie poszczególnych osób w strukturze zarządzania jest adekwatna i zapewnia osiągnięcie zakładanych w projekcie celów); wskazanie kadry zarządzającej.

15 Sposób zarządzania projektem w POWEROpisując jaka kadra zaangażowana będzie w realizację projektu w szczególności należy przedstawić kluczowe stanowiska i ich rolę (zakres zadań wykonywanych przez poszczególnych członków personelu wraz z uzasadnieniem odnośnie racjonalności jego zaangażowania) w projekcie oraz wzajemne powiązania personelu projektu (podległość, nadrzędność). Elementem oceny jest również doświadczenie personelu. Przy czym przy opisie doświadczenia kadry zaangażowanej w realizację projektu wnioskodawca nie może posługiwać się ogólnymi stwierdzeniami. O ile to możliwe należy podać syntetyczną informację o doświadczeniu zawodowym istotnym z punktu widzenia projektu, z uwzględnieniem planowanych na danym stanowisku zadań, uprawnień i odpowiedzialności. Należy wskazać najważniejsze kwalifikacje wymagane na danym stanowisku pracy. W sytuacji, gdy jest to możliwe należy wskazać konkretne osoby (z imienia i nazwiska), które będą odpowiedzialne za zarządzanie projektem. W tym zakresie należy wskazać tylko posiadany potencjał kadrowy, a więc w szczególności osoby na stałe współpracujące i planowane do oddelegowania do projektu, a nie te które wnioskodawca dopiero chciałby zaangażować.

16 Przykładowe kryteria dotyczące kierownika projektuKierownik projektu dysponuje certyfikatem PRINCE2, PMI, IMPA lub dyplomem ukończenia studiów z zakresu zarządzania projektami lub Kierownik projektu posiada udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu zakończonym projektem/projektami szkoleniowymi, szkoleniowo-doradczymi lub doradczymi, które spełniały następujące warunki: każdy z tych projektów skierowany był do przedsiębiorców (w tym co najmniej 80% przedsiębiorców objętych projektami stanowiły MMSP), łączna wartość projektów stanowi co najmniej 90% wartości złożonego wniosku, wszystkie projekty rozpoczęły się i zakończyły w ciągu ostatnich pięciu lat od terminu rozpoczęcia naboru wniosków, w co najmniej jednym projekcie była udzielana pomoc publiczna lub pomoc de minimis dla przedsiębiorców.

17 Polityki horyzontalneZrównoważony rozwój - unia stara się dbać o to, by rozwój gospodarczy Europy nie odbywał się kosztem środowiska naturalnego. Ponadto Unia promuje racjonalne i oszczędne korzystanie z zasobów naturalnych oraz ochronę środowiska poprzez ograniczenie emisji gazów czy upowszechnienie technologii przyjaznych środowisku. Równość szans - przedsięwzięcia współfinansowane ze środków europejskich powinny być zgodne z polityką równości szans. Oznacza to zapewnienie równego traktowania kobiet i mężczyzn. Nie dopuszcza się dyskryminacji ze względu na wiek, poglądy, pochodzenie, religie czy niepełnosprawność. Społeczeństwo informacyjne - realizacja polityki społeczeństwa informacyjnego polega na upowszechnianiu nowoczesnych technologii informacyjnych w życiu codziennym obywateli, przedsiębiorstw i administracji publicznej.

18 Polityki horyzontalne w RPO WKPZgodność z zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami Zgodność projektu z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn w oparciu o standard minimum Zgodność Projektu z zasadą zrównoważonego rozwoju Należy zapoznać się z Agendą działań na rzecz równości szans i niedyskryminacji w ramach funduszy unijnych  oraz z Poradnikiem dotyczącym zasady równości szans kobiet i mężczyzn w funduszach unijnych na lata  

19 Dokumenty do umowy

20 Harmonogram płatnościObowiązek przygotowania harmonogramu płatności wynika z umowy o dofinasowanie (stanowi załącznik do umowy). W perspektywie beneficjenci mają obowiązek wprowadzenia harmonogramu płatności do systemu SL2014 w terminie 5 dni roboczych od nadania przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P uprawnień. Harmonogram płatności obrazuje wysokość wnioskowanych transz w podziale na wydatki kwalifikowalne i dofinansowanie (w dodatkowym załączniku także daty złożenia wniosków o płatność). Harmonogram płatności może podlegać aktualizacji z inicjatywy Beneficjenta lub na wezwanie Instytucji Zarządzającej RPO WK-P. Aktualizacja jest skuteczna, pod warunkiem akceptacji przez IZ RPO WK-P. Co do zasady harmonogram płatności powinien być przygotowany w okresach kwartalnych i nie krótszych niż 1 miesiąc.

21 Harmonogram płatnościPrzekazanie pierwszej płatności (Transza 1) dokonywane jest na podstawie pierwszego wniosku o płatność (tzw. „wniosek zerowy”). Pierwszy wniosek o płatność tj. wniosek o zaliczkę powinien obejmować możliwie krótki okres np. jednodniowy – nie jest on wyodrębniany w harmonogramie a pierwsze wydatki wykazywane są w drugim wniosku. Przy planowaniu wydatków należy uwzględnić, że wypłata drugiej i kolejnych transz jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 70% dotychczas otrzymanego dofinansowania w projekcie. Przy ustalaniu wysokości transz kwoty dofinansowania należy mieć na uwadze zapis Umowy o dofinansowanie projektu wskazujący, iż w przypadku niezłożenia wniosku o płatność w terminie lub nierozliczenia 70% przekazanych środków z kwoty dofinansowania będą naliczane odsetki zgodnie z art. 189 ustawy o finansach publicznych.

22 Harmonogram płatnościDokument word Dokument excel Harmonogram w SL2014

23 Dostęp do SL2014 Beneficjent zobowiązuje się do wyznaczenia osób uprawnionych do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z realizacją Projektu oraz ich zgłoszenia do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P w celu umożliwienia im korzystania z SL2014, zgodnie z załącznikiem do umowy o dofinasowanie – nadanie uprawnień odbywa się na wzorze wniosku o nadanie/zmianę/wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej w imieniu beneficjenta do wykonywania czynności związanych z realizacją Projektu (załącznik do umowy). Przez osobę uprawnioną rozumie się osobę, wskazaną przez Beneficjenta we wniosku i upoważnioną do obsługi SL2014, w jego imieniu do np. przygotowywania i składania wniosków o płatność czy przekazywania innych informacji związanych z realizacją projektu

24 Dostęp do SL2014 Możliwy jest tylko za pośrednictwem platformy ePUAP z wykorzystaniem profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego. Dostęp do platformy ePUAP można uzyskać dokonując rejestracji tzn. zakładając konto za pośrednictwem strony a następnie potwierdzenia tożsamości w jednym z szeroko dostępnych punktów. Uzyskanie profilu zaufanego jest bezpłatne, natomiast certyfikat kwalifikowany wymaga opłaty. Dostęp do SL2014 nadaje IZ po podpisaniu umowy o dofinasowanie projektu, beneficjent otrzymuje mailowe powiadomienie o tym fakcie na adres wskazany w formularzu. Użytkownik dysponujący kontem w ePUAP może mieć dostęp do tylu projektów do ilu zostanie upoważniony – nie ma konieczności tworzenia odrębnego konta do każdego projektu.

25 Oświadczenie dotyczące kwalifikowalności VATStanowi jeden z kluczowych załączników do umowy o dofinansowanie. W przypadku projektów partnerskich musi być złożony przez każdego z partnerów. Wymaga kontrasygnaty księgowej.

26 Umowa partnerska (umowa o partnerstwie)Obowiązek zawarcia umowy partnerskiej wynika z zapisów ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. O zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020. Wzór umowy stanowi załącznik do regulaminu konkursu. IZ we wzorze określa zakres uprawnień partnerów w SL2014 – technicznie istnieje możliwość dostępu wyłącznie dla partnera wiodącego lub dla każdego z partnerów. Musi zostać zawarta przed podpisaniem umowy o dofinasowanie projektu (stanowi załącznik do umowy).

27 Umowa partnerska – główne punkty§ 1. Przedmiot umowy § 2. Partner wiodący (wskazanie podmiotu i zakresu odpowiedzialności) § 3. Prawa i obowiązki partnerów § 4. Zakres i forma udziału partnerów w projekcie § 5. Sposób przekazywania dofinansowania partnerom § 6. Udzielanie zamówień publicznych § 7. Organizacja wewnętrzna partnerstwa (punkt w całości do opracowania przez beneficjantów, w tym m.in. zasady komunikacji, zarządzania ryzykiem i in.) § 8. Ochrona danych osobowych § 9. Obowiązki informacyjne i prawa autorskie § 10. Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji i jej udostępniania celem kontroli § 11. Odpowiedzialność Stron § 12. Zmiany w umowie § 13. Okres obowiązywania umowy § 14. Sposób postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązywania się stron z umowy oraz rozwiązanie umowy § 15. Postanowienia dodatkowe § 16.Postępowanie w sprawach nieuregulowanych niniejszą umową § 17. Postanowienia końcowe

28 Archiwizacja Za dokumentację związaną z realizacją Projektu uznaje się wszelką dokumentację wytworzoną w związku z realizacją Projektu, w tym dokumentację finansową. Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres trzech lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu, z zastrzeżeniem ust. 4 – 5. Instytucja Zarządzająca RPO WK-P informuje Beneficjenta o terminie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w ust. 2.

29 Umowa partnerska – załącznikiPełnomocnictwa dla Partnera wiodącego do reprezentowania Partnerów Budżet Projektu z podziałem na Partnera wiodącego i Partnerów Harmonogram płatności (pomiędzy partnerami) Inne – opracowane przez beneficjenta

30 Cykl projektu – Faza IV Planowanie Identyfikacja Formułowanie Wdrażanie Ewaluacja i audyt - stosowanie się do zapisów umowy o dofinansowanie projektu - realizacja projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie - sprawozdawczość i monitoring projektu - zarządzanie zmianami w projekcie

31 Umowa o dofinansowanie projektuPrawa i obowiązki beneficjenta Wartość projektu, dofinansowanie, wkład Okres realizacji Projektu Wymogi odnośnie ewidencji księgowej wydatków Sposób przekazywania płatności i zaliczki Sposób oraz termin składania i weryfikacji sprawozdań (wniosków o płatność) Zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy Zobowiązanie do wykorzystywania SL2014 w procesie rozliczania Projektu Archiwizacja dokumentacji Kontrola i audyt Ochrona danych osobowych Prawa autorskie Rozwiązanie Umowy

32 Sprawozdawczość w SL2014 Beneficjent zobowiązuje się do wykorzystywania SL2014 w procesie rozliczania Projektu oraz komunikowania się z Instytucją Zarządzającą RPO WK-P Wykorzystanie SL2014 obejmuje co najmniej przesyłanie: wniosków o płatność; dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach Projektu i wykazywanych we wnioskach o płatność; danych uczestników Projektu; harmonogramu płatności; informacji dotyczących zamówień; innych dokumentów związanych z realizacją Projektu, w tym niezbędnych do przeprowadzenia kontroli Projektu.

33 Sprawozdawczość w SL2014 Beneficjent zobowiązuje się do wprowadzania na bieżąco następujących danych do SL2014 w zakresie angażowania personelu Projektu: dane dotyczące personelu Projektu, w tym: nr PESEL, imię, nazwisko; dane dotyczące formy zaangażowania personelu w ramach Projektu: stanowisko (lub przedmiot umowy), forma zaangażowania w Projekcie, data zaangażowania do Projektu, okres zaangażowania osoby w Projekcie, wymiar czasu pracy oraz godziny pracy, jeśli zostały określone w dokumentach związanych z zaangażowaniem personelu; w zakresie protokołów, o których mowa w pkt 8 lit. c podrozdziału Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków – dane dotyczące godzin faktycznego zaangażowania za dany miesiąc kalendarzowy ze szczegółowością wskazującą na rok, miesiąc dzień i godziny zaangażowania, pod rygorem uznania wydatków dotyczących angażowania personelu za niekwalifikowane. Dane, o których mowa w pkt 1 i 2 powinny być wprowadzone niezwłocznie po zaangażowaniu osoby do Projektu, a dane, o których mowa w pkt 3 – niezwłocznie po odebraniu protokołu.

34 Sprawozdawczość w SL2014 Nie mogą być przedmiotem komunikacji wyłącznie przy wykorzystaniu SL2014: zmiany treści Umowy w formie aneksu; kontrole na miejscu przeprowadzane w ramach Projektu; dochodzenie zwrotu środków od Beneficjenta, o którym mowa w § 12 Umowy, w tym prowadzenie postępowania administracyjnego w celu wydania decyzji o zwrocie środków; wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, o którym mowa w § 13 Umowy.

35 Wyodrębniona ewidencja księgowaBeneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków Projektu w sposób przejrzysty, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych i bankowych związanych z Projektem, na warunkach określonych w załączniku nr 6 do Umowy, z wyłączeniem kosztów pośrednich oraz kosztów rozliczanych stawkami jednostkowymi. Beneficjent zobowiązuje się do opisywania dokumentacji księgowej Projektu zgodnie z warunkami określonymi w załączniku nr 6 do Umowy.

36 Wyodrębniona ewidencja księgowaPoprzez wyodrębnioną ewidencję wydatków projektu rozumie się ewidencję prowadzoną w oparciu o ustawę o rachunkowości (księgi rachunkowe), krajowe przepisy podatkowe (księgi podatkowe), a w przypadku jednostek niepodlegających regulacjom ww. ustaw wymogi określone przez IZ RPO WK-P. Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektem, wyróżnia się 2 grupy beneficjentów: prowadzących pełną księgowość (konta syntetyczne, analityczne i pozabilansowe; wyodrębnione kody księgowe), nieprowadzących pełnej księgowości (sporządzanie zbiorczego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu w ujęciu kumulatywnym od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego, za który sporządzane jest zestawienie).

37 Wymogi dotyczące opisywania dokumentów księgowychnumer umowy o dofinansowanie projektu, informację o współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego (bez konieczności zamieszczania logotypów), numer lub nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, w ramach którego wydatek został poniesiony oraz przyporządkowanie do określonej kategorii wydatków, kwotę wydatków kwalifikowalnych, a w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania, podział kwoty na źródła finansowania projektu w odniesieniu do wartości dofinansowania i wkładu własnego, informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, informację o zastosowaniu ustawy PZP ze wskazaniem podstawy prawnej udzielenia zamówienia (wskazanie zastosowanego trybu, wskazanie odpowiedniego artykułu ustawy) lub wskazanie podstawy prawnej zwolnienia ze stosowania ustawy PZP, a w przypadku zastosowania zasady konkurencyjności także odniesienie do ww. trybu, numer ewidencyjny lub księgowy wraz z dekretacją (o ile dotyczy), datę zapłaty.

38 Wytyczne kwalifikowalności wydatków - najważniejsze zapisy

39 Aktualna wersja wytycznych kwalifikowalnościWytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata – wersja z r. Obowiązuje od r.

40 Wytyczne kwalifikowalności wydatkówOgólne kwestie związane z kwalifikowalnością wydatków. Angażowanie personelu w projektach z EFS. Rozeznanie cenowe i zasada konkurencyjności. Wnoszenie wkładu do projektu.

41 Interpretacja wytycznychIZ zapewnia, aby każdy zainteresowany podmiot, który zobowiązał się do stosowania Wytycznych, mógł zwrócić się na piśmie z prośbą o dokonanie indywidualnej interpretacji postanowień Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków obowiązujących w ramach PO dla konkretnego stanu faktycznego. W pierwszej kolejności pytania należy kierować do właściwej instytucji będącej stroną umowy lub instytucji, która ogłosiła konkurs / przyjmuje do dofinansowania projekty pozakonkursowe. W przypadku wątpliwości dotyczącej rozstrzygnięcia danej kwestii, przed udzieleniem odpowiedzi instytucja ta powinna zwrócić się odpowiednio do IP PO lub IZ PO.

42 Pojęcie personelu projektuosoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują osobiście, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub wykonujące zadania lub czynności w ramach projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, osoby samozatrudnione w rozumieniu sekcji Wytycznych, osoby współpracujące w rozumieniu art. 13 pkt 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121, z późn. zm.) oraz wolontariuszy wykonujących świadczenia na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 239, z późn. zm.),

43 Zakres Wytycznych Wytyczne mają zastosowanie do wydatków ponoszonych w ramach współfinansowania krajowego, wspófinansowania ze środków unijnych oraz wkładu własnego w ramach realizacji projektu współfinansowanego z funduszy strukturalnych lub z Funduszu Spójności.

44 Ocena kwalifikowalności wydatkówDo oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku. Do oceny prawidłowości umów zawartych w ramach realizacji projektu w wyniku przeprowadzonych postępowań, stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem danej umowy. Wszczęcie postępowania jest tożsame z publikacją ogłoszenia o wszczęciu postępowania lub zamiarze udzielenia zamówienia, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, lub o prowadzonym naborze pracowników na podstawie stosunku pracy, pod warunkiem, że beneficjent udokumentuje publikację ogłoszenia o wszczęciu postępowania. W przypadku, gdy ogłoszona w trakcie realizacji projektu (po podpisaniu umowy o dofinansowanie) wersja Wytycznych wprowadza rozwiązania korzystniejsze dla beneficjenta, warunki ewentualnego ich stosowania w odniesieniu do wydatków poniesionych przed dniem stosowania nowej wersji Wytycznych określa IZ PO w umowie o dofinansowanie.

45 Ramy czasowe kwalifikowalnościZ zastrzeżeniem zasad określonych dla pomocy publicznej oraz Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych, początkiem okresu kwalifikowalności wydatków jest 1 stycznia 2014 r. Końcową datą kwalifikowalności wydatków jest 31 grudnia r. (30 czerwca 2023 r.). Okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie.

46 Ocena kwalifikowalności wydatkuOcena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i prawa krajowego, umową o dofinansowanie i Wytycznymi oraz innymi dokumentami, do których stosowania beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest przede wszystkim w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu, w szczególności kontroli w miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta.

47 Ocena kwalifikowalności wydatkuNa etapie oceny wniosku o dofinansowanie dokonywana jest ocena kwalifikowalności planowanych wydatków. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu, zostaną poświadczone, zrefundowane lub rozliczone.

48 Wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki:został faktycznie poniesiony w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie, jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego, w tym przepisami regulującymi udzielanie pomocy publicznej, jeśli mają zastosowanie, jest zgodny z PO i SZOOP, został uwzględniony w budżecie projektu, został poniesiony zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie, jest niezbędny do realizacji celów projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu,

49 Wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki:został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, został należycie udokumentowany, zgodnie z wymogami w tym zakresie określonymi w Wytycznych, Wytycznych PT lub ze szczegółowymi zasadami określonymi przez IZ PO, został wykazany we wniosku o płatność zgodnie z Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej, dotyczy towarów dostarczonych lub usług wykonanych lub robót zrealizowanych, w tym zaliczek dla wykonawców, z zastrzeżeniem pkt 4 podrozdziału 6.4,

50 Wydatki niekwalifikowalne (m.in.)prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut, odsetki od zadłużenia, z wyjątkiem wydatków ponoszonych na subsydiowanie odsetek lub na dotacje na opłaty gwarancyjne w przypadku udzielania wsparcia na te cele, koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji, kary i grzywny, świadczenia realizowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS),

51 Wydatki niekwalifikowalne (m.in.)wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), wydatki poniesione na zakup używanego środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz (w przypadku nieruchomości 10 lat) współfinansowany ze środków unijnych lub z dotacji krajowych, podatek VAT, który może zostać odzyskany na podstawie przepisów krajowych, tj. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, z zastrzeżeniem pkt 6 sekcji ,

52 Wydatki niekwalifikowalneWydatki uznane za niekwalifikowalne, a związane z realizacją projektu, ponosi beneficjent jako strona umowy o dofinansowanie projektu. Koniec drugiej części (przed obiadem)

53 Zasada faktycznego poniesienia wydatkuDo współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura, inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z odpowiednim dokumentem potwierdzającym dokonanie płatności.

54 Zasada faktycznego poniesienia wydatkuWyjątki od powyższej reguły stanowią m.in. : wkład niepieniężny, o którym mowa w podrozdziale Wytycznych, wkład w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu w ramach projektów współfinansowanych z EFS, koszty amortyzacji, Wydatek kwalifikowalny polegający na wniesieniu wkładu niepieniężnego uważa się za poniesiony, jeżeli wkład został faktycznie wniesiony, tj. istnieje udokumentowane potwierdzenie jego wykorzystania w ramach projektu.

55 Data poniesienia wydatkuw przypadku wydatków pieniężnych: dokonanych przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą – datę obciążenia rachunku bankowego beneficjenta, tj. datę księgowania operacji, dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności – datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu, dokonanych gotówką – datę faktycznego dokonania płatności, w przypadku wkładu niepieniężnego – datę faktycznego wniesienia wkładu (np. datę pierwszego wykorzystania środka trwałego na rzecz projektu lub wykonania nieodpłatnej pracy przez wolontariusza) lub inną datę wskazaną przez beneficjenta i zaakceptowaną przez właściwą instytucję będącą stroną umowy, w przypadku amortyzacji – datę dokonania odpisu amortyzacyjnego,

56 Zamówienia udzielane w ramach projektówWłaściwa instytucja zobowiązuje beneficjenta w umowie o dofinansowanie do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Spełnienie powyższych wymogów następuje w drodze zastosowania przepisów Pzp lub zasady konkurencyjności.

57 Zamówienia udzielane w ramach projektówZgodnie z podrozdziałem 6.2 pkt 3 lit. g wydatki w ramach projektu muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny. Spełnienie powyższych wymogów w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie następuje w drodze przeprowadzenia i udokumentowania rozeznania rynku.

58 Zamówienia udzielane w ramach projektówIZ PO w wytycznych programowych, lub właściwa instytucja będąca stroną umowy o dofinansowanie w umowie o dofinansowanie może określić rodzaj zamówień realizowanych zgodnie z Pzp albo zasadą konkurencyjności, w ramach których zobowiązuje beneficjenta do uwzględniania aspektów społecznych.

59 Szacowanie wartości zamówieniaustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek: usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie, możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę

60 Rozeznanie rynku Rozeznania rynku dokonuje się w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Do udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa, niezbędne jest przedstawienie co najmniej wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta wraz z otrzymanymi ofertami, lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, wraz z otrzymanymi ofertami.

61 Rozeznanie rynku W przypadku, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców nie otrzymano ofert, niezbędne jest przedstawienie np. wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu. W przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.

62 Zasada konkurencyjnościUdzielenie zamówienia w ramach projektu przez beneficjenta następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku: beneficjenta niebędącego zamawiającym w rozumieniu Pzp w przypadku zamówień przekraczających wartość 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), beneficjenta będącego zamawiającym w rozumieniu Pzp w przypadku zamówień o wartości równej lub niższej niż kwota określona w art. 4 pkt 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), lub w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).

63 Konflikt interesów W przypadku beneficjenta, który nie jest zamawiającym w rozumieniu Pzp, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo Osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert, nie mogą być powiązane osobowo lub kapitałowo z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Powinny być to osoby bezstronne i obiektywne.

64 Warunki udziału w postępowaniuNie można formułować warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia.

65 Kryteria oceny ofert każde kryterium oceny ofert musi odnosić się do danego przedmiotu zamówienia, każde kryterium (i opis jego stosowania) musi być sformułowane jednoznacznie i precyzyjnie, tak żeby każdy poprawnie poinformowany oferent, który dołoży należytej staranności, mógł interpretować je w jednakowy sposób, wagi (znaczenie) poszczególnych kryteriów powinny być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty, kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. Zakaz ten nie dotyczy zamówień na usługi społeczne i innych szczególnych usług oraz zamówień o charakterze niepriorytetowym w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, kryteria te powinny, co do zasady, określać poza wymaganiami dotyczącymi ceny również inne wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia, takie jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne.

66 Koszty związane z angażowaniem personeluWydatki związane z wynagrodzeniem personelu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca r. - Kodeks pracy oraz z Kodeksem cywilnym. Niekwalifikowalne jest wynagrodzenie personelu projektu zatrudnionego jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji PO na podstawie stosunku pracy, chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. Osoba upoważniona do dysponowania środkami dofinansowania projektu oraz podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu beneficjenta nie może być osobą prawomocnie skazaną za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe, co beneficjent weryfikuje na podstawie oświadczenia tej osoby przed jej zaangażowaniem do projektu. W przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie.

67 Wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach są kwalifikowalne, o ile: obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie, łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie, wykonanie zadań przez tę osobę jest potwierdzone sporządzonym przez nią protokołem, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie, z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje zadania na podstawie stosunku pracy, a dokumenty związane z jej zaangażowaniem wyraźnie wskazują na jej godziny pracy oraz z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje zadania na podstawie umowy o dzieło.

68 Koszty związane z angażowaniem personeluWydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i FS na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii.

69 Rekrutacja uczestnikówNa podstawie kryteriów określonych we wniosku o dofinansowanie (oświadczenia, zaświadczenia) Oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych Formularz zgłoszeniowy, deklaracja uczestnictwa (?), umowa, regulamin projektu Uzyskanie danych o osobie fizycznej, o których mowa w załączniku nr 1 i 2 do rozporządzenia EFS, tj. m.in. płeć, status na rynku pracy, wiek, wykształcenie, lub danych podmiotu, potrzebnych do monitorowania wskaźników kluczowych oraz przeprowadzenia ewaluacji, oraz zobowiązanie osoby fizycznej do przekazania informacji na temat jej sytuacji po opuszczeniu projektu Moment przystąpienia do projektu

70 Obowiązki informacyjne dotyczące realizacji projektuAby poinformować opinię publiczną (w tym odbiorców rezultatów projektu) oraz osoby i podmioty uczestniczące w projekcie o uzyskanym dofinansowaniu musisz: oznaczać znakiem Unii Europejskiej z nazwą Europejski Fundusz Społeczny i znakiem Funduszy Europejskich z nazwą Programu: wszystkie działania informacyjne i promocyjne dotyczące projektu (jeśli takie działania będziesz prowadzić), np. ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania, wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej, np. dokumentację przetargową, ogłoszenia, analizy, raporty, wzory umów, wzory wniosków, dokumenty i materiały dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczenia, certyfikaty, zaproszenia, materiały informacyjne, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności, prezentacje multimedialne, kierowaną do nich korespondencję, umowy; umieścić plakat lub tablicę pamiątkową w miejscu realizacji projektu; umieścić opis projektu na stronie internetowej (jeśli masz stronę internetową); przekazywać osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informację, że projekt uzyskał dofinansowanie, np. w formie odpowiedniego oznakowania konferencji, warsztatów, szkoleń, wystaw, targów; dodatkowo możesz przekazywać informację w innej formie, np. słownej. Musisz też dokumentować działania informacyjne i promocyjne prowadzone w ramach projektu.

71 Obowiązki informacyjne dotyczące realizacji projektuJak oznaczyć dokumenty i działania informacyjno-promocyjne w ramach projektu? Jako beneficjent musisz oznaczać swoje działania informacyjne i promocyjne, dokumenty związane z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej lub przeznaczyłeś dla uczestników projektów. Musisz także oznaczać miejsce realizacji projektu znakiem FE z nazwą Programu i znakiem UE. Nie ma obowiązku zamieszczania dodatkowej informacji słownej o Programie oraz o Europejskim Funduszu Społecznym współfinansującym projekt. W przypadku reklamy dostępnej w formie dźwiękowej bez elementów graficznych (np. spoty/audycje radiowe) na końcu tej reklamy powinien znaleźć się komunikat słowny.

72 Obowiązki informacyjne dotyczące realizacji projektuJak oznaczać miejsce projektu? Twoje obowiązki związane z oznaczaniem miejsca realizacji projektu zależą od rodzaju projektu oraz wysokości dofinansowania Twojego projektu. Beneficjenci (za wyjątkiem tych, którzy muszą stosować tablice pamiątkowe – granica euro na infrastrukturę) są zobowiązani do umieszczenia w widocznym miejscu co najmniej jednego plakatu identyfikującego projekt

73 Obowiązki informacyjne dotyczące realizacji projektuJak duży musi być plakat i z jakich materiałów możesz go wykonać? Plakatem może być wydrukowany arkusz papieru o minimalnym rozmiarze A3 (arkusz o wymiarach 297×420 mm). Może być też wykonany z innego, trwalszego tworzywa, np. z plastiku. Pod warunkiem zachowania minimalnego obowiązkowego rozmiaru może mieć formę plansz informacyjnych, stojaków reklamowych itp.

74 Obowiązki informacyjne dotyczące realizacji projektuJakie informacje musisz umieścić na plakacie? Plakat musi zawierać: nazwę beneficjenta, tytuł projektu, cel projektu (opcjonalnie), wysokość wkładu Unii Europejskiej w projekt, zestaw logo – znaki FE i UE, adres portalu (opcjonalnie).

75 Obowiązki informacyjne dotyczące realizacji projektuWymogi odnośnie plakatu Plakat musi być wyeksponowany w trakcie realizacji projektu. Powinieneś go umieścić w widocznym miejscu nie później niż miesiąc od uzyskania dofinansowania. Plakat możesz zdjąć po zakończeniu projektu. Plakat powinieneś umieścić w widocznym i dostępnym publicznie miejscu. Może być to np. wejście do budynku, w którym masz swoją siedzibę albo w recepcji. Musi być to przynajmniej jeden plakat.

76 Obowiązki informacyjne dotyczące realizacji projektuJakie informacje musisz umieścić na stronie internetowej? Jeśli jako beneficjent masz własną stronę internetową, to musisz umieścić na niej: znak Unii Europejskiej z nazwą Programu, znak Funduszy Europejskich z nazwą Europejski Fundusz Społeczny, krótki opis projektu. Komisja Europejska wymaga, aby flaga UE z napisem Unia Europejska była widoczna w momencie wejścia użytkownika na stronę internetową, to znaczy bez konieczności przewijania strony w dół.

77 Komunikacja w zespole

78 Komunikacja w projekcie i organizacjiCel komunikacji: rozpowszechnianie informacji integracja pracowników koordynacja działań rozwiązywanie problemów podejmowanie decyzji zarządzanie konfliktami Praca kierowników projektów, jak i menedżerów to w 60-90% komunikowanie się w różnych formach i układach organizacyjnych i społecznych

79 Subiektywizm w komunikacjiMenedżer powiedział Chciałbym dostać raport tak szybko jak to możliwe Menedżer miał na myśli Potrzebuję raport do końca tygodnia Podwładny usłyszał Rzuć wszystko nad czym pracujesz i przygotuj raport dziś

80 Przekłamania komunikacyjne w projekcie

81 Monitoring projektu

82 Monitoring Monitoring w praktyce projektowej to wewnętrzny mechanizm zarządzania projektem. Monitorowanie realizacji projektu jest integralną częścią codziennego zarządzania. Monitoring to proces systematycznego zbierania i analizowania ilościowych i jakościowych informacji na temat wdrażania projektu w aspekcie finansowym i rzeczowym. Systematyczna obserwacja określonych wskaźników obrazujących postęp we wdrażaniu projektu, mająca na celu zapewnienie informacji zwrotnych na temat zgodności przebiegu realizacji projektu z założonym harmonogramem i budżetem.

83 Cele monitoringu pomiar postępu w realizacji projektu pod względem zaplanowanego budżetu, założeń, działań oraz rezultatów zbieranie danych do sprawozdań (SL 2014) bieżąca identyfikacja występujących problemów dokumentuje przebieg projektu (np. wskazuje, że zaplanowane szkolenie się odbyło, powstały materiały promocyjne, udzielono dotacji) jest to kluczowe źródło informacji niezbędnych do przeprowadzenia ewaluacji

84 Rodzaje monitoringu Każdy podmiot realizujący projekt współfinansowany z funduszy europejskich zobowiązany jest do prowadzenia monitoringu  – wynika to z umowy o dofinansowanie. Obowiązek ten obejmuje monitoring rzeczowy i finansowy. rzeczowy polega na bieżącej weryfikacji realizacji prac projektowych – beneficjent śledzi czy wszystkie czynności wykonywane są poprawnie pod względem merytorycznym oraz zgodnie z przyjętym harmonogramem czasowym. finansowy to systematyczna obserwacja realizacji budżetu projektu, a więc weryfikowanie czy środki w projekcie wydawane są zgodnie z ich przeznaczeniem.

85

86 Narzędzia monitoringoweDla skutecznego wdrażania projektu zwłaszcza na etapie jego uruchamiani jednym z ważniejszych zadań dla zespołu zarządzającego projektem jest opracowanie niezbędnych narzędzi monitoringowych, czyli różnego rodzaju formularzy, druków, wzorów, tabel, arkuszy, które umożliwią pomiar postępu rzeczowego i finansowego.

87 1. Dokumentacja projektowa, która inwentaryzuje wszystkie istotne, zaplanowane parametry projektu wynikające z zapisów we wniosku, będące bazą wyjściową dla monitoringu: Struktura organizacyjna projektu, Struktura personalna projektu, Struktura zadaniowa projektu, Harmonogram – wykres Gantt’a, Tabele wskaźników rezultatów, Matryca logiczna, Bazy danych - Tabele danych o beneficjentach, Szczegółowy plan budżetu.

88 2. Kwestionariusze - najczęściej opracowane przez realizatorów zestandaryzowane formularze, odpowiednio oznakowane, zwłaszcza: Karty rekrutacyjne, Karty pracy, Karty doradcze, Listy obecności, Dzienniki szkoleń, Zestawienia/ rejestry np. wydanych zaświadczeń/dyplomów, wypłaconych dotacji, Ankiety ewaluacyjne, Testy.

89 3. Arkusze kalkulacyjne - robocze formularze opracowane przez realizatorów, które umożliwiają na bieżąco śledzić i analizować przebieg finansowy projektu: Arkusze kalkulacyjne ze szczegółowym budżetem planowanym, Arkusze kalkulacyjne (miesięczne i zbiorcze) z budżetem wykonywanym, Arkusze kalkulacyjne z saldami kategorii wydatków (miesięczne, zbiorcze), Arkusze miesięcznych przepływów gotówkowych, Harmonogramy płatności – transze dotacji – wnioski o płatność.

90 Cykl projektu – Faza IV Planowanie Identyfikacja Formułowanie Wdrażanie Ewaluacja i audyt - stosowanie się do zapisów umowy o dofinansowanie projektu - realizacja projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie - sprawozdawczość i monitoring projektu - zarządzanie zmianami w projekcie

91 Inne definicje ewaluacji:Systematyczne badanie wartości projektu, z zastosowaniem określonych przyjętych kryteriów, mające na celu jego usprawnienie, rozwój lub lepsze zrozumienie. Zbieranie, analiza, interpretacja oraz komunikowanie informacji na temat znaczenia i wartości projektu przy zwróceniu uwagi na zagadnienia istotne dla zainteresowanych. Relacjonowanie przebiegu oraz wyników działań zarówno z pozytywnej jak i negatywnej strony. Ewaluacja to zbieranie, analiza oraz interpretacja danych na temat znaczenia i wartości tego, co podlega badaniu, przy zwróceniu uwagi na zagadnienia istotne dla zainteresowanych.

92 Ewaluacja służy procesowi uczenia się

93 Rodzaje ewaluacji ze względu na moment przeprowadzenia badaniaEwaluacja ex ante – ocena przeprowadzana przed wdrożeniem interwencji, na etapie jej projektowania. Odnosi się głównie do logiki interwencji, ocenia trafność, spójność oraz przewidywaną skuteczność i efektywność interwencji publicznej. Ewaluacja ex post – badanie przeprowadzane po zakończeniu realizacji interwencji, którego zadaniem jest podsumowanie i ocena jej przebiegu oraz efektów. Identyfikuje czynniki wpływające na sukces lub niepowodzenie interwencji. Najczęściej stosowane w ewaluacji ex post kryteria to: skuteczność, efektywność, użyteczność, trwałość. Ewaluacja ad hoc – badanie nierealizowane w oparciu o plan ewaluacji. Ewaluacje takie są realizowane w sytuacji wystąpienia wcześniej nieprzewidzianej potrzeby informacyjnej.

94 Rodzaje ewaluacji ze względu na moment przeprowadzenia badaniaEwaluacja mid-term – ocena przeprowadzana w połowie okresu wdrażania interwencji publicznej, np. programu. Ewaluacja on-going / Ewaluacja bieżąca – ocena przeprowadzona podczas realizacji interwencji. mogą doprowadzić do modyfikacji realizacji projektu oraz aktualizacji przyjętych założeń nie należy mylić ich z monitoringiem, gdyż ich zadaniem jest dokonanie pogłębionej oceny wybranych problemów

95

96 Kryteria ewaluacji: Trafność/adekwatność – stopień, w jakim przyjęte cele projektu odpowiadają zidentyfikowanym problemom w obszarze objętym projektem i/lub realnym potrzebom beneficjentów (zastosowanie: ewaluacja ex-ante, mid-term i on-going). Efektywność/wydajność – ocena poziomu „ekonomiczności” projektu, czyli stosunek poniesionych nakładów do uzyskanych wyników i rezultatów, przy czym przez nakłady rozumie się zasoby finansowe, ludzkie i poświęcony czas (zastosowanie: ewaluacja ex-ante, mid-term, on-going, ex-post). Skuteczność – ocena stopnia, na ile cele przedsięwzięcia, zdefiniowane na etapie programowania, zostaną/zostały osiągnięte (zastosowanie: ewaluacja ex-ante, mid-term, on-going, ex-post). Użyteczność – stopień zaspokojenia potrzeb beneficjentów w wyniku osiągnięcia rezultatów podejmowanych operacji (zastosowanie: ewaluacja on-going, ex-post). Trwałość – ocena faktu, czy pozytywne efekty projektu na poziomie celu mogą trwać do zakończenia finansowania zewnętrznego oraz czy możliwe jest utrzymanie się wpływu tego projektu w dłuższym okresie na procesy rozwoju na poziomie sektora, regionu czy kraju (zastosowanie: ewaluacja ex- post).

97 Dziękujemy za uwagę Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskichw Toruniu