1 Metodyki zarządzania projektamiInternational Competence Baseline (IPMA)
2 ICB jest zbiorem wytycznych, kierunkujących rozwój project management a nie metodyką, dającą konkretne rozwiązania
3 Kompetencje Techniczne Behawioralne Kontekstowe InteresariuszeWymagania i cele Ryzyko Jakość Organizacja projektu Praca zespołowa Rozwiązywania problemów Struktury projektu Zakres i produkty cząstkowe Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja Przywództwo Zaangażowanie Samokontrola Asertywność Odprężanie Otwartość Kreatywność Zorientowanie na wyniki Sprawność Konsultowanie Negocjowanie Konflikty i kryzysy Wiarygodność Docenianie wartości Etyka Orientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrażanie systemu zarządzania Stałe struktury organizacji Działalność gospodarcza Systemy produkty, technologie Zarządzania zasobami ludzkimi Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko Finanse Prawo
4 Trzy grupy kompetencjiTechniczne Behawioralne Kontekstowe
5 Oko kompetencji
6 Kompetencje techniczneZarządzanie interesariuszami Wymagania i cele Organizacja projektu Ryzyko Jakość Praca zespołowa Rozwiązywanie problemów Zakres i produkty cząstkowe Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja
7 Kompetencje behawioralnePrzywództwo Zaangażowanie Samokontrola Asertywność Odprężanie Otwartość Kreatywność Zorientowanie na wyniki Sprawność Konsultowanie Negocjowanie Konflikty i kryzysy Wiarygodność Docenianie wartości Etyka
8 Kompetencje kontekstoweOrientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrażanie systemu zarządzania Stałe struktury organizacji Działalność gospodarcza Zarządzanie zasobami ludzkimi Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko Finanse Prawo
9 Podsumowanie
10 idea inicjująca Mapa interesariuszy Work-shop Hierarchia celówEtapy/kamienie mil. Techniki kreatywne idea inicjująca Karta projektu (1) Plan zarządzania proj. (2) Uzasadnienie biznesowe (3) Plan zarządzania zmianą Plan komunikacji Rejestr ryzyk Rozpoczynanie Planowanie Sterowanie Zakończenie Komitet sterujący Kierownik projektu SPP, CPM, PERT Macierz RAM Techniki budżetowania Spotkania projektowe Techniki kreatywne Uaktualnienia (1)(2)(3) Plan etapu/projektu Dokumentacja techniczna Budżet, harmonogram Plan sterowania Zmiana Żądanie zmiany Akceptacja Odrzucenie Analizy trendu EVA Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Check-list Raporty postępu Protokoły odb. produktów Raport podsumowujący Protokoły przekazania Formalne zamknięcie
11 idea inicjująca Mapa interesariuszy Work-shop Hierarchia celówEtapy/kamienie mil. Techniki kreatywne idea inicjująca Karta projektu (1) Plan zarządzania proj. (2) Uzasadnienie biznesowe (3) Plan zarządzania zmianą Plan komunikacji Rejestr ryzyk Rozpoczynanie Planowanie Sterowanie Zakończenie Komitet sterujący Kierownik projektu SPP, CPM, PERT Macierz RAM Techniki budżetowania Spotkania projektowe Techniki kreatywne Uaktualnienia (1)(2)(3) Plan etapu/projektu Dokumentacja techniczna Budżet, harmonogram Plan sterowania Zmiana Żądanie zmiany Akceptacja Odrzucenie Analizy trendu EVA Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Check-list Raporty postępu Protokoły odb. produktów Raport podsumowujący Protokoły przekazania Formalne zamknięcie
12 Organizacja i etapowanie projektu
13 Etapy i cykl życia projektuEtap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałów
14 Etapy i cykl życia projektuCykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięcia
15 Etapy i cykl życia projektuPrzejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe to kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję
16 Ogólny model cyklu projektowegoRozpoczynanie Rozpoczynanie Planowanie Planowanie Rozpoczynanie Zamykanie Wykonanie Wykonanie mile stone mile stone Zamykanie Zamykanie
17 Praca zespołowa Cel: Podział projektu na etapy wraz z podaniem kamieni milowych każdego z nich Organizacja koncertu charytatywnego w Łodzi z udziałem gwiazd Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja
18 Zamówienia i kontrakty
19 Zarządzanie zamówieniamiProwadzi się w celu uzyskania najlepszego stosunku wartości do ceny od dostawców wyrobów i usług wykorzystywanych w projekcie Swym zakresem obejmuje: sformalizowanie prac wykonywanych przez dostawców precyzyjne określenie oczekiwań w stosunku do tych organizacji kontrolę odbiorów określenie zobowiązań każdej ze stron
20 Zarządzanie zamówieniamiZwykle zarządzaniem zamówieniami zajmuje się zespół zakupów i dostaw (np. dział zamówień, dział zakupów itp.) będący w stałych strukturach organizacji Zadania zespołu zakupów przy współpracy z PM: ustalenie potencjalnych dostawców uzyskanie ofert cenowych przygotowanie przetargów wybór dostawcy negocjacje umów długoterminowych
21 Zarządzanie kontraktamiKontrakt to wiążąca w świetle prawa umowa pomiędzy dwiema lub więcej stronami, przewidująca wykonanie pracy lub dostarczenie wyrobów bądź usług zgodnie z określonymi warunkami Zarządzanie kontraktami to kontrola formalizacji kontraktu przed podpisaniem oraz zarządzanie nim w czasie realizacji Konieczne jest współdziałanie PM z działem prawnym
22 Praca zespołowa Cel: Sprecyzowanie potrzeb, które będą realizowane w drodze zamówień – przygotować dokument „Zapotrzebowanie na materiały i usługi” określając jego zakres i treść Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 5 min prezentacja
23 Zmiany
24 Zarządzanie zmianami Zmiany spowodowane są nieprzewidzianymi wydarzeniami Zmiany mogą dotyczyć: specyfikacji projektu warunków kontraktu Problemami wynikającymi ze zmian są: błędy jakości (oczekiwania są błędnie zdefiniowane lub w ogóle nie zostały zdefiniowane opóźnienia ostatecznych terminów dodatkowe koszty
25 Zarządzanie zmianami Zmiany są nie do uniknięcia, są naturalneOgraniczyć liczbę zmian można poprzez odpowiednio ostrożne przygotowanie i planowanie projektu Analiza konsekwencji co do jakości, kosztów czy terminów, planowanie i kontrola każdej wprowadzanej zmiany może minimalizować konsekwencje
26 Zarządzanie zmianami Proces zarządzania zmianami powinien być uzgodniony ze wszystkimi istotnymi interesariuszami na początku projektu Proces zarządzania zmianami powinien być formalny, aktywny i wyprzedzający, tj. przewidujący potrzebę zmiany
27 Zarządzanie zmianami Zarządzanie zmianą to: określanie opisywanieklasyfikowanie ocenianie akceptacja bądź odrzucenie zmiany wdrożenie zmiany
28 Praca zespołowa Cel: Opracowanie planu procesu zarządzania zmianą dla projektu „Plac zabaw” Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 5 min prezentacja
29 Informacje i dokumentacja
30 Zarządzanie informacjamiModelowanie, gromadzenie, wybieranie, przechowywanie, wyszukiwanie danych dotyczących projektu Kierowanie odpowiednich informacji do właściwych osób/interesariuszy Każdy interesariusz otrzymuje te informacje, których potrzebuje, w odpowiedniej formie, pozwalającej na podejmowanie działań, których się oczekuje
31 System dokumentacji Określa rodzaje dokumentów potrzebnych w projekcie, w taki sposób aby każdy dokument w pełni służył celowi, dla którego został opracowany System precyzuje: informacje zawarte w dokumencie formę tych informacji (opis, grafika, kody itp.) postać dokumentu (wydruk, format pliku itp.)
32 System dokumentacji Dokumentacja obejmuje zebrane podczas projektu:dane informacje wiedzę oraz doświadczenie W szczególności te dotyczące: konfiguracji (produkty i ich wymagania) zamian w projekcie zarządzania projektem
33 Rozpoczynanie
34 Rozpoczynanie Dobre rozpoczęcie jest podstawą udanego przeprowadzenia projektu Cechy etapu rozpoczynania: niepewność informacje o charakterze wstępnym lub całkowity brak informacji nieprecyzyjne wymagania interesariuszy i nierealistyczne oczekiwania narzucone terminy nierealne
35 Rozpoczynanie Narzędzia etapu rozpoczynania projektu: karta projektuplan zarządzania projektem (master plan) warsztat rozpoczynający projekt
36 Rozpoczynanie Narzędzia etapu rozpoczynania projektu: karta projektuplan zarządzania projektem (master plan) warsztat rozpoczynający projekt
37 Zamykanie
38 Zamykanie Proces zamykania dotyczy zakończenia przedsięwzięcia lub etapu następującego po dostarczeniu rezultatów projektu Każdy etap powinien być formalnie zamknięty, oceniony i udokumentowany W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę: opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu aktualizację planu projektu przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom
39 Zamykanie W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę:opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu aktualizację planu projektu przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom
40 Zamykanie Zamykając projekt oparty na formalnym kontrakcie bierze się pod uwagę: przekazanie odpowiedzialności na rzecz właściciela rozpoczęcie okresu gwarancyjnego końcowe płatności wymagające wystawienia faktur Formalne zwolnienie członków zespołu z pełnionych przez nich ról
41 Podsumowanie
42 idea inicjująca Mapa interesariuszy Work-shop Hierarchia celówEtapy/kamienie mil. Techniki kreatywne idea inicjująca Karta projektu (1) Plan zarządzania proj. (2) Uzasadnienie biznesowe (3) Plan zarządzania zmianą Plan komunikacji Rejestr ryzyk Rozpoczynanie Planowanie Sterowanie Zakończenie Komitet sterujący Kierownik projektu SPP, CPM, PERT Macierz RAM Techniki budżetowania Spotkania projektowe Techniki kreatywne Uaktualnienia (1)(2)(3) Plan etapu/projektu Dokumentacja techniczna Budżet, harmonogram Plan sterowania Zmiana Żądanie zmiany Akceptacja Odrzucenie Analizy trendu EVA Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Check-list Raporty postępu Protokoły odb. produktów Raport podsumowujący Protokoły przekazania Formalne zamknięcie