1 Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 — szkolenieFirma [Nazwa firmy] przedstawia: Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 — szkolenie Przed rozpoczęciem: Przed rozpoczęciem tego kursu słuchacze powinni zapoznać się z następującymi prezentacjami szkoleniowymi: „Biblioteki dokumentów programu SharePoint I. Wprowadzenie do udostępniania plików” — dodawanie i edytowanie plików w bibliotece programu SharePoint „Biblioteki dokumentów programu SharePoint II. Wszystko o wyewidencjonowywaniu” — wyewidencjonowywanie, edytowanie i ewidencjonowanie plików „Biblioteki dokumentów programu SharePoint III. Praca z wersjami dokumentów” — otwieranie i przywracanie wcześniejszych wersji „Biblioteki dokumentów programu SharePoint IV. Porady i wskazówki” — ewidencjonowanie plików za pomocą menu Serwer, dostępnego po kliknięciu przycisku Microsoft Office Uczestnicy kursu muszą też wiedzieć, jak poruszać się w programie Microsoft Office Outlook® 2007 oraz jak przenosić i otwierać wiadomości. [Uwagi do wykładowcy: Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów. Niniejsza prezentacja zawiera animację Macromedia Flash, dlatego zapisanie szablonu może spowodować wyświetlenie komunikatu ostrzegawczego dotyczącego informacji osobistych. Jeżeli informacje nie zostaną dodane do właściwości samego pliku Flash, ostrzeżenie to nie będzie miało zastosowania do prezentacji. Kliknij przycisk OK w oknie komunikatu.] Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 1
2 Zawartość kursu Omówienie: biblioteka dostępna w razie potrzebyLekcja: jak pobrać bibliotekę Na końcu lekcji znajduje się krótki zestaw pytań sprawdzających zrozumienie materiału. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 2
3 Omówienie: biblioteka dostępna w razie potrzebyCzy Twoja firma korzysta z witryny programu Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0 lub programu Microsoft Office SharePoint Server 2007? Czy kiedy jesteś w podróży, potrzebujesz czasem dostępu do plików z biblioteki? Na szczęście jest na to metoda. Należy przy użyciu programu Microsoft Office Outlook® 2007 pobrać wszystkie pliki z biblioteki. Sposób wykonania tej czynności przedstawiono w tym kursie. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 3
4 Cele kursu Pobieranie wszystkich plików równocześnie za pomocą programu Outlook 2007. Otwieranie plików przy użyciu programu Outlook w trybie tylko do odczytu. Edytowanie plików w programie Outlook, a następnie aktualizowanie wersji oryginalnych w bibliotece programu SharePoint. Używanie tej funkcji w połączeniu z wyewidencjonowywaniem. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 4
5 Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekęLekcja Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 5
6 Jak pobrać bibliotekę Pliki bibliotek programu SharePoint znajdują się w centralnej lokalizacji, do której użytkownicy mają dostęp za pośrednictwem połączenia internetowego. Co jednak zrobić, gdy połączenie jest niedostępne? Załóżmy, że pracujesz w dziale handlowym i wyjeżdżasz w teren. Nie będzie tam dostępu internetowego do biblioteki, a chcesz mieć dostęp do wszystkich prezentacji handlowych, dokumentów z umowami i arkuszy kalkulacyjnych. Co zrobić w takiej sytuacji? Przy użyciu programu Outlook można pobrać wszystkie pliki równocześnie. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 6
7 Omówienie procesu Oto omówienie procesu pobierania biblioteki.Jak widać na ilustracji: Uwaga: Od tej pory pliki będą przechowywane w trybie offline na komputerze lokalnym, w programie Outlook. Należy pobrać wszystkie pliki z biblioteki do programu Outlook 2007. Pliki pojawią się jako osobne wiadomości w folderze programu Outlook o nazwie Listy programu SharePoint. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 7
8 Pobieranie bibliotekiJak więc pobiera się bibliotekę? Ten proces przedstawiono w animacji. [Od autora: tutaj zostanie wstawiony plik swf; usuń ten symbol zastępczy przed wstawieniem pliku swf.] Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Zastanawiasz się nad możliwością edytowania plików? O tym już niedługo. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany slajd, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie działa, kliknij w obszarze poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu, zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Przejdź do biblioteki i kliknij polecenie Połącz z programem Outlook w menu Akcje. Po pobraniu plików można wyświetlić ich podgląd w okienku odczytu albo otworzyć je w trybie tylko do odczytu. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 8
9 Pobieranie bibliotekiJak więc pobiera się bibliotekę? Przejdź do biblioteki i kliknij polecenie Połącz z programem Outlook w menu Akcje. Zostanie nawiązane połączenie między biblioteką programu SharePoint z programem Outlook, jak pokazano tutaj, i będzie można wybrać pliki do pobrania. Po pobraniu plików można wyświetlić ich podgląd w okienku odczytu albo otworzyć je w trybie tylko do odczytu. Zastanawiasz się nad możliwością edytowania plików? O tym już niedługo. [Uwaga do wykładowcy:Ten slajd jest taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 9
10 Biblioteka jest teraz połączona z programem OutlookPo kliknięciu polecenia Połącz z programem Outlook i pobraniu plików biblioteki połączenie między biblioteką a programem Outlook zostanie utrzymane. Aby przed wyjściem z biura uzyskać pewność, że na komputerze znajdują się najnowsze pliki, kliknij przycisk Wyślij/Odbierz w programie Outlook. Uwaga: Gdy jesteś w biurze i masz połączenie internetowe, najnowsze pliki z biblioteki są automatycznie pobierane do programu Outlook w tle, bez wyświetlania powiadomienia. Jak często się to dzieje? Co godzinę. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 10
11 Edytowanie pobranych plikówZałóżmy więc, że do programu Outlook została pobrana biblioteka. Czy oprócz odczytu plików istnieje też możliwość ich edytowania w trybie offline? Tak, jest to możliwe. [Od autora: tutaj zostanie wstawiony plik swf; usuń ten symbol zastępczy przed wstawieniem pliku swf.] Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Przycisk Edytuj w trybie offline jest wyświetlany po otwarciu pliku w programie Microsoft Office Word, Office Excel® lub Office PowerPoint® 2007. Po powrocie do biura i uzyskaniu połączenia internetowego można zaktualizować wersje plików znajdujących się w bibliotece przy użyciu wersji trybu offline przez otwarcie dokumentu i kliknięcie przycisku Aktualizuj po wyświetleniu monitu. Ten proces przedstawiono w animacji. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany slajd, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie działa, kliknij w obszarze poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu, zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Wystarczy kliknąć przycisk Edytuj w trybie offline, który jest wyświetlany po otwarciu pliku w dokumencie pakietu Office. Podczas edytowania pliku w programie Outlook pojawia się czerwona strzałka w górę. Jest to przypomnienie, że dokument był edytowany w trybie offline. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 11
12 Edytowanie pobranych plikówZałóżmy więc, że do programu Outlook została pobrana biblioteka. Czy oprócz odczytu plików istnieje też możliwość ich edytowania w trybie offline? Tak, jest to możliwe. Wystarczy kliknąć przycisk Edytuj w trybie offline, który jest wyświetlany po otwarciu pliku w dokumencie pakietu Office. W programie Outlook zostanie wyświetlona czerwona strzałka w górę, przypominająca o tym, że dokument był edytowany w trybie offline. Po powrocie do biura i uzyskaniu połączenia internetowego można zaktualizować wersje plików znajdujących się w bibliotece przy użyciu wersji trybu offline przez kliknięcie przycisku Aktualizuj, jak pokazano tutaj. Przycisk Edytuj w trybie offline jest wyświetlany po otwarciu pliku w programie Microsoft Office Word, Office Excel® lub Office PowerPoint® Aby zaktualizować dokument po powrocie do biura, należy go otworzyć i po wyświetleniu monitu kliknąć przycisk Aktualizuj. [Uwaga do wykładowcy:Ten slajd jest taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 12
13 Uwaga dotycząca edytowania plików w trybie offlinePo zmodyfikowaniu pobranych plików w trybie offline plik programu Word, Excel lub PowerPoint zostanie zapisany w folderze Wersje robocze programu SharePoint na komputerze lokalnym. W systemie Windows XP znajduje się on w folderze Moje dokumenty, a w systemie Windows Vista® — w folderze Dokumenty. Uwaga: Te same foldery są również używane podczas wyewidencjonowywania plików z biblioteki programu SharePoint. Edytowanie plików w trybie offline za pomocą programu Outlook 2007 to jednak nie to samo co wyewidencjonowywanie plików. W dalszej części dowiesz się, jak wyewidencjonowywać pliki w celu rezerwowania ich do użytku. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 13
14 A co z wyewidencjonowywaniem?Czy można wyewidencjonowywać pliki z poziomu programu Outlook? Niestety nie. Należyto robić za pomocą przeglądarki sieci Web. W przypadku konieczności pracy poza biurem należy też pamiętać o zaznaczeniu pola wyboru Użyj lokalnego folderu wersji roboczych, jak pokazano tutaj. Jeśli jesteś jedyną osobą pracującą nad danym plikiem, nie musisz go wyewidencjonowywać. Możesz po prostu edytować plik w trybie offline i zaktualizować później, jak to już zostało omówione. W innym wypadku wyewidencjonowanie pliku jest dobrym rozwiązaniem, jeśli istnieje obawa, że inne osoby mogą zmienić dokument w czasie, gdy będzie on edytowany w trybie offline. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 14
15 Dodatkowe działanie w przypadku dużych bibliotekJeśli całkowity rozmiar wszystkich plików w bibliotece przekracza 500 MB, pliki nie będą pobierane do programu Outlook równocześnie. Pobieranie tak dużej biblioteki może długo trwać i znacznie obciążać system. Zamiast tego pojawią się tylko nazwy plików, a zawartość plików nie będzie automatycznie udostępniana w podglądzie. W takiej sytuacji należy kliknąć przycisk Pobierz ten dokument u dołu wiadomości . Wówczas dopiero program Outlook pobierze plik i wyświetli jego podgląd. Porada: Chociaż nie przedstawia tego rysunek na slajdzie, warto to wiedzieć w przypadku pracy z dużymi bibliotekami. W programie Outlook kliknij prawym przyciskiem myszy plik, który chcesz pobrać, a następnie kliknij polecenie Oznacz dokumenty do pobrania. Po wykonaniu tej czynności dla kilku plików można kliknąć przycisk Wyślij/Odbierz, aby rozpocząć pobieranie tylko wybranych plików. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 15
16 Gdy biblioteka w programie Outlook jest niepotrzebnaGdy biblioteka w programie Outlook nie jest już potrzebna, można ją łatwo usunąć. W obszarze Listy programu SharePoint kliknij prawym przyciskiem myszy folder biblioteki i wybierz polecenie Usuń. Nie spowoduje to usunięcia samej biblioteki z witryny programu SharePoint, ale tylko usunięcie jej z programu Outlook. Ważne: Przed wykonaniem tej czynności należy otworzyć wszystkie pliki z ikonami czerwonej strzałki i zaktualizować bibliotekę. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 16
17 Wersja ma znaczenie Pamiętaj, że ten kurs dotyczy pobierania bibliotek do programu Outlook 2007. A jest to możliwe tylko w przypadku biblioteki programu Windows SharePoint Services 3.0 i biblioteki programu Microsoft Office SharePoint Server 2007. Jak sprawdzić posiadaną wersję programu? To częste pytanie. Najprościej zapytać osobę odpowiedzialną za witrynę. Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za witrynę, skontaktuj się z osobą, która skonfigurowała serwer. Jest to najprawdopodobniej pracownik działu informatycznego. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 17
18 Pytanie testowe 1 Dlaczego biblioteki dokumentów są pobierane do programu Outlook 2007? Wybierz jedną odpowiedź. Aby wyewidencjonować wszystkie pliki równocześnie. Aby wyewidencjonować jeden plik do użytku w programie Word, Excel lub PowerPoint 2007 i pracować z nim w trybie offline. Aby w programie Outlook 2007 załączyć automatycznie wiele dokumentów programu Word do jednej wiadomości i wysłać je. Aby móc korzystać z plików, nie mając połączenia z Internetem. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 18
19 Pytanie testowe 1: odpowiedźAby móc korzystać z plików, nie mając połączenia z Internetem. Pobranie biblioteki dokumentów pozwala szybko uzyskać dostęp do wszystkich plików biblioteki równocześnie, aby można było z nich później korzystać, nie mając połączenia. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 19
20 Pytanie testowe 2 Który z następujących elementów pojawia się po edycji pliku w programie Outlook 2007? Wybierz jedną odpowiedź. Czerwona strzałka skierowana w dół, która oznacza, że plik był edytowany na komputerze lokalnym, a nie w bibliotece. Czerwona ikona wyewidencjonowania, która oznacza, że plik był edytowany na komputerze i musi zostać zaktualizowany w bibliotece. Czerwona strzałka skierowana w górę, która oznacza, że plik był edytowany na komputerze lokalnym i musi zostać zaktualizowany w bibliotece. Zielona ikona wyewidencjonowania, która oznacza, że plik był edytowany na komputerze lokalnym i musi zostać zaktualizowany w bibliotece. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 20
21 Pytanie testowe 2: odpowiedźCzerwona strzałka skierowana w górę, która oznacza, że plik był edytowany na komputerze i musi zostać zaktualizowany w bibliotece. Strzałka przypomina, że zmiany wprowadzone w pliku muszą po powrocie do biura i po uzyskaniu połączenia internetowego zostać zaktualizowane w bibliotece. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 21
22 Pytanie testowe 3 Załóżmy, że do programu Outlook 2007 pobrano bibliotekę. Następnie jeden z jej plików został zmieniony w trybie offline. Aby zaktualizować ten plik w bibliotece, należy go ponownie otworzyć. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Jest to jedyny sposób. Fałsz. Można to zrobić, ale można też kliknąć przycisk Wyślij/Odbierz. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 22
23 Pytanie testowe 3: odpowiedźPrawda. Jest to jedyny sposób. Po uzyskaniu połączenia internetowego z biblioteką należy ponownie otworzyć plik, aby zaktualizować go w bibliotece. Porada: Jak szybko znaleźć pliki wymagające aktualizacji? W programie Outlook 2007 w obszarze Listy programu SharePoint kliknij pozycję Foldery wyszukiwania, a następnie kliknij pozycję Wersje robocze programu SharePoint. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 23
24 Podręczna karta informacyjnaPodsumowanie zadań omówionych w tym kursie można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 24
25 KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONUTen szablon programu Microsoft Office PowerPoint zawiera szkolenie poświęcone pobieraniu plików z biblioteki dokumentów programu SharePoint 2007, dzięki któremu można z nich korzystać przy braku połączenia internetowego. Szablon umożliwia przeprowadzenie prezentacji dla grupy, a w razie konieczności można go również dostosować. Treść szablonu zaczerpnięto ze szkolenia dostępnego w witrynie Microsoft Office Online zatytułowanego „Biblioteki dokumentów programu SharePoint V. Jak pobrać bibliotekę”. Elementy szablonu Slajd tytułowy: Pierwszy slajd zawiera tekst zastępczy, zamiast którego należy wpisać nazwę firmy. Jeśli ten tekst nie jest potrzebny, można usunąć pole tekstowe. Animacje: W prezentacji zostały zastosowane efekty animacji niestandardowych, takie jak Wkraczanie, Rozciąganie, Rozpraszanie i Szachownica. Wszystkie te efekty są odtwarzane w poprzednich wersjach programu PowerPoint (od wersji Microsoft PowerPoint 2000). Aby zmienić efekty animacji, należy otworzyć menu Pokaz slajdów, kliknąć polecenie Animacja niestandardowa i użyć dostępnych opcji. Jeśli ta prezentacja zawiera animację programu Macromedia Flash: Aby odtworzyć plik Flash, należy zarejestrować na komputerze formant Microsoft ActiveX® o nazwie Obiekt Shockwave Flash. W tym celu należy pobrać najnowszą wersję programu Macromedia Flash Player z witryny firmy Macromedia w sieci Web. Przejście slajdu: W pokazie jest stosowane przejście typu Ścieranie w dół. Aby zastosować inne przejście, należy w menu Pokaz slajdów kliknąć polecenie Przejście slajdu i wybrać jedną z dostępnych opcji. Hiperłącza do kursu w trybie online: Szablon zawiera łącze do wersji online tego kursu szkoleniowego. Łącze prowadzi do opublikowanego dla tego kursu dokumentu Podręczna karta informacyjna. Nagłówki i stopki: Szablon zawiera stopkę z tytułem kursu. Stopki można zmieniać i usuwać w oknie dialogowym Nagłówek i stopka (dostępnym z menu Widok). KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU Aby uzyskać szczegółową pomoc dotyczącą tego szablonu, zobacz stronę notatek lub wyświetl pełną stronę notatek (menu lub karta Widok). Biblioteki dokumentów V. Jak pobrać bibliotekę 25