1 Modelamiento de Procesos de Negocio (MPN)Guía del Componente Metodológico Aplica el Meta Modelo de Metodologías CEIAR: Conceptos, Entregables, Insumos, Actividades, Roles oooooo

2 Disponer de una representación que refleje la dinámica esencial (Procesos / Funciones) de una organización. Contar con una codificación que facilite la Gestión por Procesos, incluyendo la catalogación en los varios niveles. Establecer conceptos y estándares para la documentación narrativa y gráfica, de los procesos de manera que sea fácil de integrar con la definición de puestos. Finalidad oooooo

3 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos En el modo Presentación, haga clic en la flecha para acceder al Centro de introducción a PowerPoint.

4 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos En el modo Presentación, haga clic en la flecha para acceder al Centro de introducción a PowerPoint.

5 Enfoque de Procesos Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados (ISO, 2005). oooooo

6 Resulta muy útil ver a una institución como un sistema de procesosProductos / Servicios Necesidades del Mercado Valor para el Cliente Materias Primas y Componentes de Terceros Resultados Finales Valor para el Dueño: Valor Económico o Valor Social Una institución es tan eficiente y eficaz como lo son sus procesos. Los procesos son la materialización de todo elemento organizativo. Todo cambio organizativo se manifiesta como cambio en procesos. oooooo

7 Para mejorar algún elemento de este sistema se deben implantar “cambios”Productos / Servicios Necesidades del Mercado Valor para el Cliente Materias Primas y Componentes de Terceros Resultados Finales Valor para el Dueño: Valor Económico o Valor Social Cambios Grandes: Plan Estratégico (p.e. Visión, Misión, Objetivos Estratégicos, Proyectos de Reingeniería) Cambios Menores: Planes Operativos (p.e. Mejoramiento Continuo, Tareas y Acciones independientes) Los Cambios Menores, por lo menos, no deben entorpecer el logro de los Cambios Grandes. Mejor aún, deben apoyarlos (deben estar alineados con aquellos). oooooo

8 Cadena de Valor de PorterProcesos de Soporte Gestión Humana V A L O R Contabilidad y Finanzas Procesos y Tecnología Gestión Estratégica Compras Control de Tráfico Almace- naje Re- empaque Generación de Demanda Ventas Despacho y Ruteo V A L O R Procesos Principales Esta herramienta simplifica el tener un inventario inicial, sin mayor complejidad dado que no se expresan aún las interrelaciones. oooooo

9 Enfoque TOP - DOWN M1 P1 P2 P3 Macroprocesos Más General Más DetalladoLos Niveles están relacionados a la complejidad de la Organización y la necesidad del caso de Análisis. Nivel 1 M1 Nivel 2 P1 Macroprocesos P2 P3 Más General M Procesos Nivel 3 SP1 SP2 SP3 Nivel 4 P Subprocesos Más Detallado SP Actividades oooooo

10 Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos - Nivel 1oooooo

11 Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos - Nivel 1Los grupos de procesos (punteados) facilitan el entendimiento del conjunto. oooooo

12 Un mapa o modelo no siempre es suficienteCOBIT Organización ITIL La característica principal para elegir uno u otro modelo es su utilidad, si es adecuado o no a un propósito definido. oooooo

13 Modelo de Procesos de Negocio (MPN)Los Procesos son un tipo de activos y por ello deben ser “inventariados” y documentados El inventariar y documentar los procesos organizándolos de una manera clara, es una forma de gestión del conocimiento. Modelo de Procesos de Negocio (MPN) ¿Por qué las corporaciones maduras, y en especial las transnacionales tienden a emplear personal más joven? Este inventario, puede mantenerse usando Software de Oficina (MS Office, Visio) o Software Especializado para modelamiento de Procesos e inclusive del tipo BPM (que integra toda la infraestructura de TI con modelos de flujos de procesos entre los puestos de la organización). oooooo

14 Procesos, Funciones, UnidadesNo existen definiciones oficiales. Los 3 se refieren a actividades interrelacionadas. La diferencia = énfasis a cierto aspecto: Proceso: Da énfasis a la transformación de entradas en salidas. Función: Da énfasis a la responsabilidad que se asigna a una persona o equipo. Área: Da énfasis a los puestos y sus agrupaciones. Los tres conceptos se pueden emplear de manera simultánea para efectos de modelar o representar una Organización. Procesos, Funciones, Unidades Funciones Procesos Área oooooo

15 Aplicaciones o utilidad de un Modelo de Procesos de NegocioInducción de nuevo personal en la empresa o de personal que es transferido a otra unidad de la misma Planeamiento de TI a partir de identificar los procesos críticos que no reciben soporte adecuado. Rediseño de la Estructura Organizativa a partir de analizar las agrupaciones de actividades de los Mapas en Unidades Organizativas. Rediseño de Procesos, gracias a las definiciones generales establecidas en el Mapeo. oooooo

16 Pirámide de Descomposición de Procesos y Documentación Normativa1 2 3 4 5 6 Macro Procesos Diagramas de Bloque de Procesos – (MISP) Organigrama (ORGA) Manual(es) de Políticas (MPOL) Procesos Sub Procesos (1) Flujogramas Clave (FGRA) Actividades (2) Catálogo de Responsabilidades (CRES) Fichas de Procedimiento (FPRO) Tareas (3) Fichas de Puesto (FPUE) Fichas de Instructivo (FINS) Pasos De 0 a N niveles (2) Agrupadas en “Procedimientos” (3) Agrupadas en “Instructivos”. En todos los niveles, es posible crear agrupaciones por similitud, con la finalidad de facilitar el entendimiento a través de TEMAS. oooooo

17 Diagrama de Bloques Se utiliza para el MISP Representación gráfica de los Procesos que incluye menos precisiones y por ello nunca especifican condicionales (rombos) y los iconos que emplean podrían ser únicamente los rectángulos y las flechas. Su potencial radica en que brinda una visión general y de alto nivel de los procesos. oooooo

18 Flujogramas o Diagrama de FlujoRepresentación gráfica de los Procesos que siempre muestran las alternativas o condicionales y es usual que especifiquen los nombres de las entradas y salidas, así como mayor variedad de iconos (archivos, materiales, documentos, sistemas). Su potencial radica en que brinda visión detallada de los procesos. oooooo

19 Criterios de calidad para un diagramaLa utilidad de los Diagramas está vinculada a la generación de conocimiento. De esta premisa se desprenden los dos criterios para decidir que elementos incluir o retirar durante el modelamiento: a) Simplicidad: Minimizar la cantidad de elementos de la representación. b) Expresividad: Maximizar los significados que puede percibir quien revisa la representación. Criterios de calidad para un diagrama oooooo

20 Catálogo de Responsabili-dades (CRES)Hace las veces de Base de Datos de Responsabilidades. Éstas pueden ser agrupadas en varios Niveles de Responsabilidades (Macro Procesos, Procesos, Sub Procesos). Pueden también agruparse en varios niveles de Funciones (Unidades, Puestos, Roles). Seleccionando ciertos datos se genera: Documentación de Procesos, Procedimientos, Instructivos, así como Definiciones Responsabilidades o Funciones por Puesto. Ello asegura la consistencia entre todas estas representaciones. Catálogo de Responsabili-dades (CRES) oooooo

21 Estándar para uso de Seudolengua-je en la redacción de procedimien-tos y afines (1)Desdoblar las actividades de modo que cada una tenga sólo un responsable (persona o unidad organizativa). Numerar las actividades de manera consecutiva: 1.0, 2.0, 3.0 … Empezar el fraseo de las actividades con verbos en infinitivo (“ar”, “er”, “ir”). oooooo

22 Estándar para uso de Seudolengua-je en la redacción de procedimien-tos y afines (2)Se puede emplear esta taxonomía para frasear actividades de acuerdo a cierta naturaleza de la acción. oooooo

23 Estándar para uso de Seudolengua-je en la redacción de procedimien-tos y afines (3)Subrayar las palabras “En caso de:”, “En caso contrario:”; cuando se emplean para expresar excepciones, condicionales o bifurcaciones. No deben emplearse otros términos para estas situaciones. Usar como fuente Arial 10. oooooo

24 Estándar para uso de Seudolengua-je en la redacción de procedimien-tos y afines (4)Evitar el uso de mayúsculas para dar relevancia a títulos o subtítulos. En su lugar usar negritas (Arial 10). La excepción serán términos o códigos ya institucionalizados. Poner en negrita los códigos y/o nombres de los documentos citados (procedimientos, formatos, instructivos). Justificar los textos hacia la izquierda. oooooo

25 Equivalencias BPMN y CRESMPN - C - Equivalencias BPMN y CRES.xls oooooo

26 Glosario de Conceptos y EntregablesMPC - C - Glosario.xls oooooo

27 Metodología para Innovación y Rediseño de Procesos - FasesOptimización Global Continua Proyecto de Innovación y Rediseño Revisar Estrategia Operacional Modelar Situación Actual Establecer Diagnóstico Integral Modelar Situación Deseada Implementar Prioridades Viables Controlar (Evaluar y Encausar) 1 1 1 1 Priorizar 1 2 3 4 Operar Mapeo de Procesos Corporativo Alineamiento y Priorización - Procesos Organigrama Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos Catálogo de Responsabili-dades Fichas de Puesto Flujogramas Mapa de Causalidad - Objetivos, Barreras y Soluciones. Fichas de Indicador Alineamiento y Priorización - Soluciones Fichas de Iniciativa Reporte de Gestión Organigrama Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos Catálogo de Responsabili-dades Fichas de Puesto Flujogramas Fichas de Iniciativa Tablero de Gestión - Iniciativas Reporte de Gestión Materiales para Sensibilización y Entrenamiento Tablero de Gestión - Procesos Entregables referenciales

28 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos En el modo Presentación, haga clic en la flecha para acceder al Centro de introducción a PowerPoint.

29 Organigrama MPN - E - MAR/ORGA.xls oooooo

30 Cadena de Valor MPN - E - MAR / CVAL.xls oooooo

31 Cadena de Valor MPN - E - MAR/CVAL.xls oooooo

32 Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos - Nivel 1Principales P3 OPERACION LOGISTICA P5 INSPECCION Y VERIFICACION P6 RECAUDACIÓN P4 COBRANZAS P2 COMPRA DE CARTERA P1 VALORIZACIÓN DE BIENES P7 VENTA DE SERVICIOS FINANCIEROS Requerimiento de Valorización Inform. de Bienes Prospecto de Bienes Informe de Valorización Inform. de Bienes Cartera Propia Solución / No Solución Requerimiento 1 Solución/ No Soluc. Informe (Resultado de visita) Requerimiento de Venta Informe de Producción Informe de Entrega y Consumo Solicitudes de crédito 2 Ctas x Cobrar Soporte S1 GESTIÓN HUMANA S2 SISTEMAS DE GESTIÓN S3 ADMINISTRACION Y FINANZAS S8 COMPRAS Y ADQUISICIONES S4 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN S5 ASESORÍA LEGAL S9 GESTIÓN ESTRATÉGICA Y OPERACIONAL S6 CONTROL INTERNO Solicitud de Compra Reporte de Venta Stock (físico) Guía de Remisión Factura Condiciones y Regulaciones Requerimiento de Inspección/ Verificación Informe (Resultado de visita) Ctas x Pagar Ctas.Pagadas / Ctas.Cobradas / Dinero S7 CONTACT CENTER Clientes P8 oooooo

33 Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos de un MacroprocesoS8.2 Selección S8.5 Canje por Deuda S8. Macroproceso de Compras y Adquisiciones S8.1 Actos Preparatorios S8.3 Ejecución Contractual S8.1.1 Formulación de Requerimiento de gasto S8.1.2 Trámite de Requerimiento de gasto TDR o EETT S9. Gestión Estratégica y Operacional Plan de Anual de Contrataciones S8.1.4 Organización de Inicio de Compra /Adquisición Expediente de Contratación S8.3.1 Formalización de la Relación Contractual S8.3.2 Formalización de la OC/OS S8.3.5 Culminación de Contrato Caso: ADP, ADS, LP, CP Caso: AMC Copia de contrato firmado Contrato firmado OC/OS Requerimiento atendido (Bien o Servicio) S8.3.4 Ejecución de Actos Administrativos S8.3.3 Provisión de Bienes y Servicios Conformidad Caso: Servicios S8.4 Contrataciones Directas Menores a 3 UIT S8.1.3 Aprobación presupuestal de Requerimiento de gasto S8.1.5 Elaboración de Bases Administrativas Requerimiento de gasto presupuestado Expediente (Bases, Propuesta técnica y económica y Estudio de Mercado) Liquidación del contrato S8.2.1a Selección (AMC) S8.2.1c Selección (LP y CP) S8.2.1b Selección (ADP y ADS) Áreas Usuarias Necesidades Expediente de contratación S8.7 Monitoreo y Control Caso: Bienes Expediente de contratación/ Áreas Usuarias / Proveedores / Contribuyentes urgentes Seguimiento S8.2.2 Declaración de desierto S8.6 Planeamiento S8.2.1 oooooo

34 Diagrama de Bloques de un Proceso Claveoooooo

35 Catálogo de Responsabilidades (CRES) - Versión BásicaMPN - E - MAR / CRES.xls oooooo

36 Catálogo de Responsabilidades (CRES) - Con entradas y salidasMPN - E - MAR / CRES.xls oooooo

37 Reporte de Análisis - Procesos vs EstructuraMPN - E - MAR / PEST.xls oooooo

38 Reporte de Análisis - Catálogo de Puestos (versión básica)MPN - E - MAR / CPUE.xls oooooo

39 Ficha de Puesto (versión básica)MPN - E - Ficha de Puesto - versión básica.xls oooooo

40 Ficha de Procedimiento / InstructivoMPN - E - Ficha de Procedimiento.xls oooooo

41 Flujogramas Clave: Mapas de detalle a usar por excepción para facilitar el rediseñoAnte baja carga de trabajo podrían ser dos Funciones o Roles de un solo puesto Se puede usar Excel para luego de avanzar en el modelamiento general, pasar a otras herramientas especializadas (Bizagi, ARIS, BPWin) oooooo

42 Inventario de Documentación por ProcesoMPN - E - Inventario de Documentación por Proceso.xls oooooo

43 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos En el modo Presentación, haga clic en la flecha para acceder al Centro de introducción a PowerPoint.

44 Manual de Organización y Funcionesoooooo

45 Plan Estratégico oooooo Matriz Estratégica: ACMEMapa Estratégico: ACME Análisis FD_OA: ACME oooooo

46 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos En el modo Presentación, haga clic en la flecha para acceder al Centro de introducción a PowerPoint.

47 Cronograma de Sesionesoooooo

48 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos En el modo Presentación, haga clic en la flecha para acceder al Centro de introducción a PowerPoint.

49 Roles: Los específicos para este Componente MetodológicoMPN - R - Funciones.xls oooooo

50 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos En el modo Presentación, haga clic en la flecha para acceder al Centro de introducción a PowerPoint.

51 MPN - E - MISP - Proceso Logístico.xlsMapa de Interacción de Procesos - Sistema de Gestión de la Calidad (ISO 9001) MPN - E - MISP - Proceso Logístico.xls oooooo

52 Diagrama de Flujo con Definición de Funciones y ActividadesMPN - E - Diagrama de Flujo y MAR.xls oooooo

53 Modelo de Referencia - Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos de Nivel 0MPN - E - MISP - Nivel 0.vsd oooooo

54 MPN - E - MISP - Nivel 1 - Talento Humano.vsdModelo de Referencia - Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos de Nivel 1 MPN - E - MISP - Nivel 1 - Talento Humano.vsd oooooo

55 Modelo de Referencia - Formato de Caracterización de ProcesoMPN - E - Formato de Caracterización de Proceso.xls oooooo

56 Reglas para Casos EspecialesLos criterios de “maximizar la expresividad” y “minimizar los elementos” de un mapa, se han aplicado para los casos especiales cuyas reglas se describen a continuación: a) Actividad que pertenece a otro mapa: Cuando sea necesario ganar entendimiento de una secuencia completa de actividades incluyendo una actividad representada en otro mapa, está mantendrá el código del grupo documental que registra los detalles. b) Sub Procesos en el Nivel 0: Cuando un grupo de actividades no tenga la magnitud de un Proceso, pero sea oportuno presentar como interactúa con Procesos y Macro Procesos. Reglas para Casos Especiales oooooo

57 Pautas y Recomenda-cionesDueño de Proceso Factible: La facilidad de asignar un responsable único es un criterio para decidir que actividades deben agruparse en un Macro Proceso o Proceso. No se definen dueños de Sub Proceso dado que la complejidad de estos no lo amerita. Proveedores o Clientes: Cuando la actividad de origen o destino figura en el mismo mapa, se definirá los puestos responsables de dichas actividades. Cuando dichas actividades aparecen en otros mapas, se indican los Macro Procesos o Procesos respectivos. Se puede clasificar a un Proceso como “soporte” si apoya a uno o más Procesos Principales. Pautas y Recomenda-ciones Funciones Procesos Área oooooo

58 Flujogramas Clave: Mapas de detalle a usar por excepción para facilitar el rediseñoAnte baja carga de trabajo podrían ser dos Funciones o Roles de un solo puesto Se puede usar MS Office o Visio para luego de avanzar en el modelamiento general, pasar a otras herramientas especializadas (Bizagi, ARIS, BPWin) oooooo

59 Otra alternativa de Flujograma: las Funciones (Roles) como verticalesoooooo

60 Un enfoque más simple para el Mapa de Procesos/Funciones de Nivel 1oooooo

61 Para no ver más de 9 procesos a la vez: agrupar y/o usar niveles (NroPara no ver más de 9 procesos a la vez: agrupar y/o usar niveles (Nro. mágico 7+-2) oooooo

62 BELTRAN, J.; CARMONA, M.; CARRAZCO, R.; RIVAS, M. TEJEDOR, F. (2002). Guía para una Gestión Basada en Procesos. Instituto Andaluz de Tecnología. FELLER, A et al(2006). Value Chains Versus Supply Chains. BPtrends Magazine. March 2006. ISO (2005). “Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario ISO (2008). “Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos”. Norma Internacional ISO 9001:2008. SCC: SUPPLY CHAIN COUNCIL (2008). Supply-Chain Operations Reference - Model - Overview - Versión 9.0. [Online] Bibliografía