1 MODELOS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTARIOB MODELOS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTARIO Benigno Prieto Valero Responsable Sistemas de Gestión Grupo Ence
2 AGENDA GRUPO EMPRESARIAL ENCE PRESUPUESTO TRADICIONAL VSPRESUPUESTO ESTRATEGICO VALOR QUE APORTA AL GRUPO ENCE
3 GRUPO EMPRESARIAL ENCEIndustrias basadas en el bosque
4 GRUPO EMPRESARIAL ENCELíneas estratégicas
5 Dato de Descto ComercialCONTROL DE GESTION Flujo presupuestario Servicio Estudios Estimación variables Macroeconómicas y sectoriales Estimaciones de organismos y analistas Com. Dirección Dir. de Fábricas y de Forestal Reflexión Estratégica Simuación CTA. RDOS Aprobación Consejo Aprobación Planificación Y Control Rellenar Precio, IPC Paridad Control Balance Cta. Rdos matriz. Pl. Ajustes y Cta. Rdos consolidada Mensualización Seguimiento Div. Forestal Neg. Comp Presupuestación Neg. Comp. UPA Septiem FMA Presupuestación FMA FMI Presupuestación FMI Compras Rellenar Pl. Precio consumibles Com. Seguim. (Celulosa/ Forestal) Acuerdo Cortes, Precio Madera, Mix y Producción Aprobación Aprobación Div. Celulosa Presupuestación Fab. Celulosa y CENER Depart. Centrales RR.HH Costes personal Dir. Financ. Dir. Comercial Pl. Ventas x Mercado Costes Comerciales Dato de Descto Comercial Sist. Inform. SS.GG. y DIT Inversiones Desinvers. Pl. Amortiz. y Capitaliz Todos Gastos Admon
6 CONTROL PRESUPUESTARIO Y CONSOLIDACIÓN HERRAMIENTAS TESORERÍACONTROL DE GESTION TRADICIONAL Mapa de sistemas OFICINAS CENTRALES FÁBRICAS CELULOSA CONTROL PRESUPUESTARIO Y CONSOLIDACIÓN ORACLE DIRECCIÓN FOR. MADERERA Demand Planning Transportation Advance Supply Chain Planning XXXX XXXXX XXXX OPM Quality OPM Inventory OPM Manufacturing XXXX Marcadora OPM Financials OPM Costing Costing Báscula HERRAMIENTAS TESORERÍA Purchasing Inventory Order Management Control Distribuido XXXX eCommerce CRM Support Projects XXXXX ORACLE FINANCIALS XXXXXX iReceivables (AR) Fixed Assets (FA) Account Receivables (AR) Account Payables (AP) XXXXXX Mantenimiento General Ledger (GL) Cash Management (CM) REPORTING XXXXXXX RRHH XXXXXXX XXXX SPEC/iTIME XXXXX (PeopleNet)
7 ? CONTROL DE GESTION TRADICIONAL Actores del presupuestoComercial Producción Compras Financiero Logística RRHH ? Presupuesto 1 2 3 ¿Los resultados …? Diferentes visiones del presupuesto Ineficiente utilización de la financiación No existe coordinación en los recursos
8 “El calendario marca el presupuesto”Horizonte temporal de los forecast Otro horizonte de rolling 22.2% ENCE Rolling 8 trimestres 3.7% QUID 82 Año fiscal actual Rolling seis trimestres 63.0% 7.4% Rolling cuatro trimestres 3.7% Fuente : Hackett Benchmarking & Research
9 Reflexiones inicialesRompamos con el calendario El presupuesto es un proceso que debe desarrollarse a lo largo de todo el ejercicio La mayoría de las entidades únicamente piensa en el presupuesto del año siguiente a Octubre-Noviembre Enero Febrero …. Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Reunión Alta Dirección Fijación Variables MACRO Extensión a las Filiales Reevaluación/Revisión Definición del Proceso de este año En paralelo Éxito Fracaso del Proceso
10 Reflexiones inicialesLa definición del proceso no debe ser un ANÁLISIS DE LABORATORIO Si queremos que el seguimiento del presupuesto aporte información VALIDA, no puede desarrollarse de espaldas al usuario Debería utilizarse como EXCUSA para definir con los responsables de Negocio cuáles son las variables génesis Bases de los Modelos Presupuestarios Responsa-bles Negocio/Área Magnitudes a seguir Creación Modelos Presupuestarios Presupuestación Seguimiento que aporta VALOR Planificación y Presupuestación Identificación variables génesis
11 Características básicas en los modelos de PresupuestaciónNo existe ningún MODELO DE PRESUPUESTACIÓN que sea mejor que el resto - son una traslación de los SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN al ámbito presupuestario Alineamiento estratégico de los presupuestos Planificación Estratégica Simulación Proyecciones Planes de Negocio Posibilidades de Simulación y Proyecciones Presupuestos Alcance del Modelo Presupuestario
12 GESTION DEL CAMBIO Coherencia del modeloAnálisis y comparación entre el modelo analítico del ERP y el modelo presupuestario ERP MODELO PRESUPUESTARIO Empresa Empresa Empresa Direcciones Destinos Fábricas Dep. RRHH (*) Centro Coste Dependen-cia Oficinas centrales Fábricas (3) DIT Servicios Centrales FM Viveros Pto Celulos y Energía Actividad y pto forestal CV y CF celulosa Producto Centro Coste Algunos deptos fábrica Valores SSCC y FM Pples dptos/activ. Forestal Financiero (1 a 2) Analítica (3) G (4 – Estadísticos) Carta analítica Actuación Patrimonial Margen de Contribución Cuenta Cuenta Financiero (1 a 7) Analítica (9) Auxiliar 1 Productos celulosa Destino-pto forestal Bancos Conceptos coste Celulosa Auxiliar 2 Coste fijo celulosa Coste variable celulosa Actividades forestal Gastos venta celulosa Mercado Ajustes Interco División Proyecto
13 ¿Qué distingue a las compañías de éxito?Empresas de Alto Rendimiento Débil = Ganador = Acertada Visión Estratégica Acertada Visión Estratégica Mala Implantación Buena Implantación Visión Perdedor = Conservador = Mala Visión Estratégica Mala Visión Estratégica Mala Implantación Buena Implantación Gestión del desempeño Planificar + Medir + Decidir
14 Alineamiento estratégico de los PresupuestosPlan Estratégico Presupuestos Variables fundamentales 3 años Más extenso A 1 año Que suelen hacer bien las organizaciones... Que no hacen tan bien ... Definición de la Alta Dirección de la evolución esperada de las magnitudes fundamentales del negocio Transmisión “hacia abajo” de esos objetivos Asegurar que los presupuestos responden en el corto plazo con esos objetivos a medio y largo plazo Trasladar sus planteamientos estratégicos a un conjunto de variables que integren toda la organización Muy centrados en la Evolución de Negocio y menos en Procesos de Gestión Interna, Cliente y formación No todas las áreas de responsabilidad están alineadas
15 CONTROL DE GESTION TRADICIONAL “Exceldependientes“Falta de control Fuentes de datos inconsistentes Doble captura de los datos Díficil colaboración multi-usuario: Análisis Modelización Planificación Ciclo de presupuestación largo Mantenimiento elevado Reporting Analisis Modeliza- ción Planning Hoja de cálculo Económico- Finanicero Ventas & Marketing RRHH Producción ORACLE
16 CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO Diseño conceptual del MISSector Centro de Coste Información Pública Grupo Referencia Cuota de mercado INFORMES Mensuales BALANCE GESTION Mercado Individuales /consolidado Negocio Información Común MIS Indicadores homogeneos Resultados CTA. RDOS. GESTION Materias Primas Individuales /consolidado INFORMES Semanales División A Cliente División B Indicadores de Gestión y proceso D. G. Financiera Producto/ Servicio Información Divisiones D. G. Com./Logística Seguimiento Presupuestario Total Divisiones D. G. RRHH I+D D.G. Planif. y Control INFORMES A MEDIDA ALERTAS PRESUPUESTACION
17 Planificación y ControlArquitectura CSA Planificación y Control Comercial Compras . . . Business Modeling Planning Budgeting Forecasting Consolidations Reporting & Financial Management Tailored Applications Base de datos Única Cuadro de mando Aplicaciones Business Performance Management Resultados Presupuestación Desarrollos a medida Consolidación Contabilidad Auditorías Planificación Modelización POAs UPAs Reporting Si dibujamos la plataforma, los procesos que vamos a llevar a cabo en las soluciones Cognos y quien será el responsable de los mismos tendríamos CSA (consolidación) y Planificación y Control (POAPM, UPA, Reporting,…). Importante destacar que en la parte inferior tendríamos una base de datos única, hasta ahora recibiendo información de Oracle pero que en el futuro sería mayor. Plataforma BI Oracle DW Meta4 SCM CRM
18 CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO Excel es una herramienta más…Reporting Modeliza- ción “Los usuarios” Análisis Planning Una “versión de la realidad” Captura única de los datos Soporte multi-usuario Control centralizado Work flow del proceso presupuestario Ciclo de planificación y forecast más corto Mantenimiento más reducido Base de Datos Económico- Finanicero Ventas & Marketing RRHH DATA WAREHOUSE ORACLE
19 Comparativa de los modelosRESULTADOS EN ENCE Comparativa de los modelos Modelo básico Modelo actualizado Basado en hoja Excel (aprox hojas básicas de imput/reporting y versiones) Sin Work-flow del proceso presupuestario Información agregada por unidades de negocio Cálculos complejos con-tenidos en hojas Excel no centralizados y difícil simulación Presupuesto (3 meses) Tecnología web y reporting Excel (aprox. 50 plantillas web de entrada datos, 50 hojas Excel de reporting y 3 versiones oficiales) Work-flow con fijación de responsabilidades Información escalar desde datos individuales a consolidados Cálculos controlados centraliza-damente y utilización de funcio-nalidades estándar para repartos Presupuesto más fiable y accesible Use this slide with an alternate header and sub-points.
20 Aplicaciones de usuario Servicios de la plataformaCONTROL DE GESTION ACTUALIZADO Actores más implicados Comercial Producción Financiero Logística Compras RRHH Datos en tiempo real Datos en tiempo real Datos en tiempo real Datos en tiempo real Datos en tiempo real Real-Time Data Capacidad fijada Incremento ventas Respuesta a las necesidades Cumplir demanda Contratación personal Mayor cash flow Aplicaciones de usuario Servicios de la plataforma LA COORDINACIÓN DE TODA LA EMPRESA SE ALCANZA UTILIZANDO UNA PLATAFORMA INTEGRADA ¿Los resultados …? Todos los departamentos discuten las mismas cifras Los fondos son utilizados eficientemente Los recursos están coordinados, a lo largo de toda la cadena corporativa
21 Valor que aporta a Ence Único entorno de trabajo para resolver problemáticas varias (real –conso-, presupuesto –conso-, semanal) con acceso personalizado vía web a una base de datos única Aseguramos la consistencia del modelo Real/POAPM/Semanal al utilizar los mismos indicadores compartidos en los tres escenarios Mismos usuarios accediendo a los tres escenarios de datos con seguridades. Curva de aprendizaje rápida dentro del Grupo Workflow que facilita la monitorización del proceso de cierre y presupuesto Multidimensionalidad que permite analizar la información desde todos los puntos de vista que necesitemos Reporting que nace de una única fuente. Posibilidad de enriquecer el reporting de cada sociedad además de cumplir las exigencias de Grupo Interface de datos procedentes de Oracle
22 Planificación y ControlEntorno único Aplicación diseñada para el seguimiento de los datos reales, incluyendo la conversión de divisa, consolidación según PGC y ajustes IAS CSA Planificación y Control Comercial Marketing . . . Business Modeling Planning Budgeting Forecasting Consolidations Reporting & Financial Management Tailored Applications Base de Datos Única Cuadro de Mando Resultados Presupuestación Desarrollos a medida Consolidación Contabilidad Auditorías Planificación Modelización POAs UPAs Reporting Oracle
23 Entorno único Aplicación diseñada para la gestión del POAPMAplicación que recoge los indicadores operativos del reporting de Ence CSA Planificación y Control Comercial Compras… Business Modeling Planning Budgeting Forecasting Consolidations Reporting & Financial Management Tailored Applications Cuadro de Mando Resultados Presupuestación Desarrollos a medida Consolidación Contabilidad Auditorías Planificación Modelización POAs UPAs Reporting Aplicación que recoge la evolución semanal de los indicadores más significativos del Grupo Oracle
24 Planificación y ControlEvolución Futura- Ejemplo de Comercial Aplicación para seguimiento presupuestario por cliente así como variables económicas, logísticas (puerto, incoterm,..),… Comercial CSA Planificación y Control Comercial Compras… Business Modeling Planning Budgeting Forecasting Consolidations Reporting & Financial Management Tailored Applications Base de datos Única Cuadro de Mando Resultados Presupuestación Desarrollos a medida Consolidación Contabilidad Auditorías Planificación Modelización POAs UPAs Reporting DW
25 Consistencia Visibilidad evolutiva en la misma pantallaLos indicadores son los mismos en ambas aplicaciones al igual que en el semanal. Por ejemplo en el caso del POAPM hemos reducido el número de indicadores y se detalla los datos a nivel más agregado. El plan de cuentas que hemos utilizado es el que está dado de alta en Oracle (aprox. 3 dígitos), filtrando las cuentas en función de la compañía. En el POAPM no se detallan las cuentas del inmovilizado material/inmaterial/gastos de establecimiento, en existencias por ejemplo. En el semanal los indicadores son operativos. Unicamente en el caso de Cener tenemos un margen de explotación. Dato único, bloqueo de cierre mensual,...
26 Workflow Diferentes estados dentro del ciclo de reporting que permiten a los usuarios que se encuentran en las cabeceras estar informados de los avances de sus entidades dependientes Estados del Work-flow Not started Work in progress Incomplete Ready Locked Not started: no se ha grabado ningún dato en el ceco. Podría tener datos importados desde Oracle. Work in progress: la entidad ha grabado datos pero todavía no considera el trabajo acabado para hacer un submit a la BBDD Incomplete: aparecerá en las cabeceras cuando las de abajo estén todavía en not started y al menos una haya empezado a trabajar Ready: aparece en la cabecera cuando las de abajo han hecho el submit Locked:se ha realizado un submit de la entidad y sus datos ya no pueden ser modificados
27 Reporting
28 Reporting €/MWh €/MWh Ver Cuadro
29 Trazabilidad Ppto. consoDatos individuales Datos agregados PGC Datos agregados IAS
30 Ajustes IAS Detalle para cada IAS de los ajustes realizados desde PGC a nivel de Grupo (preparado el desarrollo para hacerlo por cada División)
31 Conversión En una plantilla indicamos los tipos de cierre y medios por entidad y período Además indicaremos por sociedad y período los tipos de adiciones de inmovilizado y fondos propios
32 Controles
33 Buen Gobierno CorporativoGESTION DEL CAMBIO Objetivo Final Monitorizar el Rendimiento Alinear Estrategia y Acción Planificación Dinámica Buen Gobierno Corporativo NIC 2005 ……. Expectivas de los Accionistas Resultados Publicados Cumplimiento