1 Modelos y experencias para la preservación de los documentos digitales en el “Polo archivistico dell’Emilia-Romagna” El caso ejemplar de la documentación sanitaria Alessandro Alfier, Girona 14 de octubre de 2014

2 ¿Qué es el “Polo archivistico dell’Emilia-Romagna”?ParER ParER: creado por la Comunidad de Emilia-Romagna en el año 2008 como archivo único de concentración al servicio de múltiples administraciones públicas para la conservación a largo plazo de la documentación digital - la Comunidad de Emilia-Romaña y sus agencias - provincias - ayuntamientos - universidades - instituticiones sanitarias se conservan más de millones de documentos

3 El ParER dentro el paradigma custodial: la visión retrospectivaFINALIDAD: preservar la autenticidad presunta de la documentación digital que se le confía. Por lo tanto tutelar los documentos en su naturaleza de evidencia y de instrumento de accountability CICLO VITAL - archivo corriente – archivo intermedio – archivo histórico NATURALEZA: sujeto de naturaleza pública dotado de plena autonomía, capaz de obrar como tercera parte neutral respecto a los productores. Como tal, puede garantizar un proceso de conservación transparente, exento de cualquier posible conflicto de interés PARADIGMA CUSTODIAL (InterPARES) METODOLOGÍA: preserva la autenticidad presunta de los documentos digitales dentro de dos horizontes metodológicos: el de la seguridad, para asegurar la integridad de la documentación conservada, y el de la estabilidad, para garantizar su completa identidad mirada al documento sólo cuando ha sido ya producido, gestionado, usado: visión retrospectiva completa identidad: se concreta cuando el documento sobrepasa el UMBRAL ARCHIVÍSTICO y se puede definir para él un CONTEXTO completo (definido e inmutable) 3

4 El ParER entre la visión retrospectiva y la visión prospectiva (1)Relación de ParER con su territorio circunstante DEPÓSITO “ANTICIPADO” VISIÓN DE LOS RECORDS MANAGERS Depósito “anticipado”: ¿qué es? al ParER se le confían documentos digitales aún activos, es decir mucho antes de que hayan perdido su estricta utilidad para las actividades del productor ParER comunica al productor los episodios que invalidan ab origine la naturaleza de evidencia del documento, episodios no evidenciados por los sistemas de gestión documental, por ejemplo: la alteración criptográfica de la cadena de bits de los ficheros el recurso a formatos de ficheros que no garantizan la inmodificabilidad del contenido la aplicación de firmas digitales sucesivamente a la caducidad natural o revocación de los certificados de firma Depósito “anticipado”: ¿para qué? permite al productor disfrutar, desde un principio, de los recursos del ParER en tema de seguridad de la integridad de las cadenas de bits y de los certificados de firma digital que presentan una caducidad temporal natural Depósito “anticipado”: ¿a qué sirve? ofrece a la documentación producida desde hace poco un umbral mínimo de protección, aligerando las responsabilidades que de otra forma recaerían por entero en el marco del productor 4

5 El ParER entre la visión retrospectiva y la visión prospectiva (2)Relación de ParER con su territorio circunstante DEPÓSITO “ANTICIPADO” VISIÓN DE LOS RECORDS MANAGERS los productores implican al ParER con continuidad sobre aspectos decisivos de la producción y gestión de la documentación digital, por ejemplo: definición correcta de las formas documentales correcta generación y codificación de los metadatos de contexto correcta gestión documental en los sistemas de recordkeeping dificultades para distinguir entre sistemas informativos y sistemas de gestión documental dificultades para distinguir entre sets de datos y documentos dificultades para comprender las diferencias entre forma documental, contexto, contenido presunción de la “libertad” de estructura del documento digital, es decir, de su forma documental 5

6 El ParER entre la visión retrospectiva y la visión prospectiva (3)mirada al documento sólo cuando: ha sido ya producido, gestionado, usado ha cruzado ya el “úmbral archivístico” El documento como resultado mirada al documento: a partir de su creación y también antes cuando todavía no ha cruzado el “úmbral archivístico” El documento como proceso vehicula un papel de custodio tercero y neutral, independiente a la hora de actuar sobre la documentación que se le ha confiado pone en relación funcional al custodio con su territorio circunstante y: propaga una práctica difundida de los valores documentales de fiabilidad y autenticidad garantiza una “más o menos” copiosa y pertinente producción de metadatos de contexto DESCRIPCIÓN POST HOC: para dar firmeza al contexto y así lograr la estabilidad de la identidad (autenticidad) de la documentación, el archivista puede emplear como recursos útiles los metadatos de contexto 6

7 La documentación sanitaria digital: dinamicidad en el plano sincrónicoLas tecnologías de la información están extendidas en el campo sanitario (e-Health) con un grado de madurez que es desconocido en otros sectores de la producción documental DINAMICIDAD de la documentación sanitaria digital PLANO SINCRÓNICO la documentación sanitaria digital no es el producto de un simple sistema de gestión documental sino el resultado de un sistema informativo articulado: el “sistema informativo hospitalario” (SIO), un conjunto de aplicaciones interconectadas que interactúan con un elevado grado de dinamicidad y entre las cuales se encuentran también los módulos de gestión documental su lógica funcional es la de la actualización granular, puntual y tempestiva de la mole informativa, que se considera imprescindible para que las estructuras sanitarias puedan proporcionar cuidados adecuados a los pacientes Principio de “continuidad asistencial”: al paciente se le debe garantizar una actividad de asistencia que se despliegue como un continuum, independientemente de todas las posibles “fracturas” Principio de “continuidad documental” 7

8 La documentación sanitaria digital: gestión documental y sistema informativo hospitalarioEsquema básico de un sistema informativo hospitalario Sistema de recepción en urgencias Sistema de gestión de listas de espera Documentos producidos por funciones de gestión documental englobas en un sistema informativo que va mucho más allá de ellas Sistema de gestión de datos personales de pacientes RIS Aplicativos para la ejecución de prestaciones diagnósticas Módulos de gestión documental LIS Sistema de gestión de ingreso en planta, traslado y altas Order entry

9 principio de continuidad documentalLa documentación sanitaria digital: el contexto vehiculado por el sistema informativo hospitalario Configuración tecnológica particular: aplicativos de recordkeeping integrados en un sistema informativo más amplio capacidad del sistema informativo hospitalario de producir una mole informativa ingente y dentro de un marco bastante amplio capacidad del sistema informativo hospitalario de trazar todos los eventos ocurridos, con tempestividad, precisión y con un nivel de aproximación al real elevado (“granularidad”) Principio de continuidad asistencial y principio de continuidad documental Un CONTEXTO amplio se acumula en forma de metadatos, que están asociados a los documentos en la medida en que se trata de informaciones llegadas a los aplicativos de recordkeeping a través de los flujos de datos del sistema informativo hospitalario general ¿Pero cuál tipo de contexto? 9

10 Matización de la distinción entre contexto inmediato y extensoLa documentación sanitaria digital: contexto inmediato y contexto extenso Visión de InterPARES Sistema informativo hospitalario Una parte del contexto más estenso se acumula en forma de metadatos que llegan al sistema de recordkeeping a través del sistema informativo hospitalario Contexto Forma documental Es el contexto más extenso atribuido al documento post hoc, a través de ordenación y descripción, que el archivista lleva a cabo sobre la documentación que ha sido confiada al régimen de custodia Retiene sobre sí misma los elementos del contexto más próximo Matización de la distinción entre contexto inmediato y extenso En ambiente digital el contexto inmediato es vehiculado también por los metadatos generados por el sistema de recordkeeping Metadatos Contexto inmediato Contexto extenso (parte) Submission information package (SIP) de ParER Descripción Metadatos 10

11 La documentación sanitaria digital: dinamicidad en el plano diacrónico¿evolución de la relación entre forma documental, contexto inmediato y contexto extenso? Estándar CLINICAL DOCUMENT ARCHITECTURE release 2 (CDA 2) (ISO/HL :2009) Mantenido por la organización sin animo de lucro High Level Seven (HL7) Creado para permitir a los documentos sanitarios digitales ser intercambiados entre diferentes aplicativos Por tanto es implementado en el lenguaje de codificación XML 11

12 La documentación sanitaria digital: el estándar CDA 2CLINICAL DOCUMENT ARCHITECTURE release 2 (CDA 2) un documento sanitario CDA 2 es machine-processable (extracción automática de los datos clínicos) contiene datos clínicos codificados (body) un documento sanitario CDA 2 es también human-readable, a través de una hoja de estilo (XSLT) aplicada al fichero XML prevé que los datos clínicos estén presentes también de forma textual (body) Encapsulación en un paquete MIME en base 64 FIRMA DIGITAL XML CDA 2 FORMA DOCUMENTAL (en forma por ejemplo de un fichero PDF) header body un documento sanitario CDA 2 tiene en el fichero XML también un header, que contiene los metadatos necesarios para la gestión del documento en su totalidad XSLT pretende producir documentos “completos” (“autoconsistentes”) METADATOS DEL CONTEXTO INMEDIATO Y (parte) DEL CONTEXTO EXTENSO 12

13 La documentación sanitaria digital: el estándar CDA 2CLINICAL DOCUMENT ARCHITECTURE release 2 (CDA 2) el contenido (los datos clínicos del body) y el contexto (los metadatos del header) están “desvinculados” de la forma documental tradicional Encapsulación en un paquete MIME en base 64 FIRMA DIGITAL XML CDA 2 contenido y contexto viajan en el tiempo y en el espacio sin servirse de la forma documental tradicional, que no es un continuum coexistente a los mismos (es “invocada” solo cuando el humano procesa contenido y contexto a través de la hoja de estilo original) header body XSLT la forma documental tradicional se eclipsa – por supuesto no desaparece – y parece reducirse a metadatos la distinción entre metadatos del contexto inmediato y metadatos del contexto extenso aparece fuertemente debilitada 13

14 La documentación sanitaria digital: el estándar CDA 2 y el SIP de ParERDocumentación sanitaria no conforme al CDA 2 Documentación sanitaria conforme al CDA 2 Metadatos para transcodificar informaciones contenidas en el documento CDA2 Metadatos del contexto Documento CDA 2 Contexto inmediato Contexto extenso (parte) Documento Contexto inmediato y extenso (parte) Metadatos del contexto Metadatos estructurales Metadatos estructurales Metadatos gestionales Metadatos gestionales Submission information package (SIP) de ParER Submission information package (SIP) de ParER 14

15 Muchas gracias a todos http://parer.ibc.regione.emilia-romagna.it 15