1 Montando uma Estrutura Organizacional Rebouças – Cap. 2Prof. Luciano Thomé e Castro
2 Agenda Questões preliminaresFormatações básicas da Estrutura Organizacional Metodologia para desenvolvimento, implementação e avaliação da estrutura Organizacional Precauções na aplicação da metodologia
3 Questões preliminares fundamentaisO quê a empresa faz? E como? Quem precisa de quem? Como coordenar as unidades, funções, cargos e pessoas? Quais mensagens e diretrizes do planejamento estratégico impactam e/ou devem ser incorporadas à estrutura?
4 Formatações Básicas da EstruturaFORMAL INFORMAL Principal foco dos estudos organizacionais Resulta das relações sociais e pessoais Representada pelo tradicional organograma Não aparecem em organogramas Ênfase a posições: autoridades e responsabilidades alocadas Ênfase da abordagem: pessoas e suas relações, que surgem espontaneamente Autoridade formal: vem de fora das pessoas da equipe (superiores) Autoridade informal: vem de dentro das pessoas da equipe Chefes são escolhidos e nomeados por critérios estabelecidos Líderes surgem por diversas causas e têm influência predominante Autoridade informal: flui de maneira ascendente ou horizontal; Representa mais um privilégio que um direito; Instável: sujeita aos sentimentos pessoais; Natureza subjetiva impede o controle pela direção.
5 Estrutura Informal Equipes informais surgem para satisfazer as necessidades e expectativas dos membros. Outras funções: comunicação e controle social Não é necessariamente uma força negativa ou um empecilho: alinhamento dos interesses e objetivos com os da empresa. Administração efetiva: estrutura informal ajuda o trabalho formal. Cautela para manter a estrutura informal secundária à formal, e não dominante.
6 Estrutura Informal VANTAGENS DESVANTAGENS Proporciona maior rapidez no processo decisório Provoca desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias Reduz distorções da estrutura formal Pode gerar dificuldade de controle Reduz a carga de comunicação dos chefes Pode gerar atrito entre pessoas Motiva e integra as pessoas da empresa Fatores condicionantes ao surgimento das estruturas informais: Interesses comuns; Interação provocada pela própria estrutura formal; Defeitos da estrutura formal; Flutuação de pessoal e alteração das equipes sociais; Períodos de lazer; Disputa pelo poder.
7 Montando uma Estrutura OrganizacionalFASE 1 Estabelecimento do plano estratégico da empresa FASE 2 Análise e estabelecimento das partes integrantes da estrutura organizacional FASE 3 Análise da capacitação profissional FASE 4 Elaboração do manual de organização com as fichas de funções FASE 5 Plano de implementação da estrutura organizacional FASE 6 Interligação da estrutura organizacional com outros instrumentos administrativos FASE 7 Avaliação e Aprimoramento da estrutura organizacional
8 FASE 1: Estabelecimento do plano estratégico da empresaETAPA 1.1 Estabelecimento da Visão, missão e valores da empresa ETAPA 1.2 Estruturação da interação da empresa com segmentos de mercado ETAPA 1.3 Análise da evolução tecnológica e da tecnologia aplicada ETAPA 1.4 Análise dos concorrentes e estabelecimento das vantagens competitivas ETAPA 1.5 Decomposição dos diversos planejamentos ETAPA 1.6 Estabelecimento dos objetivos, estratégias e políticas
9 FASE 1: Estabelecimento do plano estratégico da empresaDe acordo com a abordagem do planejamento, a Estrutura organizacional é: Evitada, pois propostas de mudança estrutural geralmente encontram oposição; Avaliada, quando dificulta a otimização das operações; Vista como um dos meios mais eficazes para melhorar o desempenho da empresa Visão: O que a empresa quer ser em um futuro próximo Estratégias, projetos e planos de ação decorrentes da visão são desenvolvidos pelas unidades organizacionais ETAPA 1.1 Estabelecimento da Visão, missão e valores da empresa
10 FASE 1: Estabelecimento do plano estratégico da empresaMissão: Razão de ser da empresa Definição do conjunto de negócios, produtos e serviços atuais e potenciais Criação, extinção e reestruturação de unidades organizacionais Valores: Conjunto de princípios e crenças fundamentais Sustentação às principais decisões Influência no agrupamento das unidades organizacionais, detalhamento das responsabilidades e autoridades, nível de centralização, níveis hierárquicos
11 FASE 1: Estabelecimento do plano estratégico da empresaEstabelecer decisões administrativas para consolidar um processo interativo de atuação das diferentes unidades organizacionais para os mesmos focos e resultados. ETAPA 1.2 Estruturação da interação da empresa com segmentos de mercado Conjunto dos conhecimentos acumulados gradativamente e utilizados para operacionalizar as atividades da empresa Fator de grande influência na estrutura operacional ETAPA 1.3 Análise da evolução tecnológica e da tecnologia aplicada Identificação dos produtos/serviços/mercados em que a empresa está capacitada a atuar de maneira diferenciada Ex.: preço – demanda estrutura voltada para baixos custos, elevada produtividade e qualidade adequada ETAPA 1.4 Análise dos concorrentes e estabelecimento das vantagens competitivas
12 FASE 1: Estabelecimento do plano estratégico da empresaCorrelacionados aos níveis de poder decisórios: Estratégico: rumo a ser seguido tático: otimizar determinada área de resultado Operacional: consolidação dos processos para realizar os trabalhos da empresa. ETAPA 1.5 Decomposição dos diversos planejamentos Mais fácil organizar quando se sabe o que esperar de cada unidade organizacional Identificação de quais unidades organizacionais podem contribuir com os resultados pretendidos Rede escalar de objetivos Estratégias decompostas e estruturadas em projetos bem definidos (prazos, responsáveis, planos de ação) Políticas: quanto melhor delineadas e incorporadas, mais simplificadas as estruturas organizacionais podem ser e melhor o clima organizacional pode se tornar. ETAPA 1.6 Estabelecimento dos objetivos, estratégias e políticas
13 FASE 1: Estabelecimento do plano estratégico da empresaEstratégia de Vendas Foco no Produto Foco no Serviço ao Cliente Foco no Preço Competitivo Reconhecimento do vendedor Sofisticação no entendimento dos produtos do mercado Sofisticação no entendimento do negócio do cliente Bons preços Estrutura de Vendas Voltada a Produto Voltada a Clientes Voltada ao Custo Processo de trabalho de vendas Voltado a dia de campo, Apresentação de produtos, aconselhamento Voltado a acompanhamento dos resultados de clientes oferecendo melhores resultados Busca de momento certo de abordar clientes com ofertas competitivas Organização da equipe de vendas Foco em produto, equipes separadas por produtos Foco em clientes, equipes separadas por perfil de clientes Foco em territórios Metas e Remuneração Baseada em metas de mix de produtos vendidos Baseada em atingimento de metas por clientes selecionados Baseado no volume total vendido Capacitação Treinamentos em produtos Treinamentos sobre mercados e experiência de compra e uso de clientes Baixo enfoque em treinamento Adianta se queixar dos resultados se a estratégia não estiver alinhada com a estrutura? Nós estamos estruturados para os nossos objetivos? A forma como contratamos, os incentivos que oferecemos, como cobramos e as ferramentas que dispomos à equipe são adequadas? Traduzir a estratégia de negócios na estratégia de vendas e entender que a execução requer uma determinada estrutura.
14 FASE 2: Análise e estabelecimento das partes integrantes da estrutura organizacionalETAPA 2.1 Estabelecimento da melhor departamentalização ETAPA 2.2 Estabelecimento das interações entre atividades-fim e atividades de apoio ETAPA 2.3 Estabelecimento do equilíbrio otimizado dos níveis de descentralização, centralização e processo de delegação ETAPA 2.4 Estabelecimento da situação ideal dos níveis hierárquicos e da amplitude de controle ETAPA 2.5 Estabelecimento das fichas de funções das unidades organizacionais ETAPA 2.6 Estabelecimento dos níveis de autoridade ETAPA 2.7 Estruturação do processo de comunicação entre as unidades organizacionais ETAPA 2.8 Estruturação do processo decisório ideal ETAPA 2.9 Estruturação dos relatórios gerenciais
15 FASE 2: Análise e estabelecimento das partes integrantes da estrutura organizacionalETAPA 2.1 Estabelecimento da melhor departamentalização Agrupamento das atividades e recursos correspondentes em unidades organizacionais Departamentalizações tradicionais Funcional Por quantidade Por turno Territorial ou por localização geográfica Por clientes Por produtos ou serviços Por projetos Matricial Mista Departamentalizações modernas Governança corporativa Rede de integração entre empresas Unidade estratégica de negócio Por processos
16 FASE 2: Análise e estabelecimento das partes integrantes da estrutura organizacionalAtividades-fim: consolidam a interação da empresa com o mercado, disponibilizando os produtos e serviços de maneira mais efetiva Atividades de apoio: sustentam e auxiliam as unidades organizacionais-fim a colocarem os produtos e serviços no mercado. ETAPA 2.2 Estabelecimento das interações entre atividades-fim e atividades de apoio Maior ou menor concentração do poder decisório na alta administração da empresa, sendo este mais ou menos distribuído pelos níveis hierárquicos. Delegação: transferência de um determinado nível de autoridade de um superior para o subordinado, criando o compromisso pela execução da tarefa delegada. ETAPA 2.3 Estabelecimento do equilíbrio otimizado dos níveis de descentralização, centralização e processo de delegação
17 FASE 2: Análise e estabelecimento das partes integrantes da estrutura organizacionalNíveis hierárquicos: conjunto de cargos da empresa com o mesmo nível de autoridade Amplitude de controle: número de subordinados que um chefe pode supervisionar pessoalmente, de maneira efetiva e adequada. ETAPA 2.4 Estabelecimento da situação ideal dos níveis hierárquicos e da amplitude de controle Fichas de funções: descrição da linha de subordinação, do conjunto de atribuições e dos níveis de alçada de cada unidade organizacional. ETAPA 2.5 Estabelecimento das fichas de funções das unidades organizacionais Autoridade: Poder de uma pessoa tomar uma decisão e ter a garantia de que as ações decorrentes acontecerão. Formal: estabelecida pela estrutura hierárquica Informal: “adquirida”, se impõe pela inteligência, pelo valor moral, pela experiência, pelo dom de comando. ETAPA 2.6 Estabelecimento dos níveis de autoridade
18 FASE 2: Análise e estabelecimento das partes integrantes da estrutura organizacionalETAPA 2.7 Estruturação do processo de comunicação entre as unidades organizacionais O quê, como, quando, por quê e quanto deve ser comunicado De quem e para quem deve ir e vir a informação Ruído nas comunicações: dissimulações com estratagemas, conversa fiada, discrepância entre realidade – muito comum em todas as organizações burocráticas. Estrutura Organizacional X necessidades de comunicação: Esquemas de comunicação: formal (conscientemente planejado) e informal (espontâneo) Fluxos de comunicação: horizontal (mesmo nível hierárquico, unidades diferentes); diagonal ou transversal (unidades e níveis diferentes); vertical (níveis diferentes, mesma área de atuação). Custo da comunicação: todo trabalho se dilata de maneira a ocupar todo o tempo disponível Processos de sustentação da comunicação: definição de como as atividades são desenvolvidas e suas interrelações (dependencias, seqüências, tramitações).
19 FASE 2: Análise e estabelecimento das partes integrantes da estrutura organizacionalEscolha entre vários caminhos alternativos que levam a determinado resultado. Relação de causa e efeito entre estrutura organizacional e processo decisório ETAPA 2.8 Estruturação do processo decisório ideal Tomada de decisões é o elemento básico do processo administrativo Racionalidade objetiva: ajuste de comportamento do tomador de decisão e a consideração de um conjunto complexo de consequências. Sistema de informações eficiente: decisões são tão boas quanto as informações disponíveis e de que maneira são apresentadas. Análise das decisões para estabelecer a estrutura organizacional: Quais decisões são necessárias para consolidar a realização dos objetivos; De que espécie são as decisões e em que nível devem ser tomadas; Quais atividades elas acarretam e quais afetam decisões; Que executivos devem participar, serem consultados e informados das decisões.
20 FASE 2: Análise e estabelecimento das partes integrantes da estrutura organizacionalDocumento que consolida, de forma estruturada, as informações para o tomador de decisões. Relatórios gerenciais são influenciados pela estruturação do processo decisório, da qualidade das informações, da qualidade do decisor e do modelo de gestão da empresa. ETAPA 2.9 Estruturação dos relatórios gerenciais Redução dos custos de operações Melhores projeções dos efeitos das decisões Melhoria no acesso às informações com menos esforço Melhoria da estrutura organizacional com a facilitação do fluxo de informações Melhoria na produtividade Melhoria na estrutura de poder Melhoria dos serviços realizados e oferecidos Redução do grau de centralização Melhoria na tomada de decisões Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar acontecimentos não previstos Estímulo a maior interação entre tomadores de decisão
21 FASE 3: Análise da capacitação profissionalHabilidade de identificar, adquirir e aplicar conhecimentos em processos e atividades. Todo executivo trabalha com e por meio de pessoas, que realizam os trabalhos para alcançar os objetivos. A qualidade da estrutura depende da integração das pessoas que ela organiza. O desenvolvimento de uma estrutura organizacional eficiente deve levar em conta o comportamento e o conhecimento das pessoas que terão que desempenhar as funções que lhes serão atribuídas. “Personograma”: adequação em maior ou menor escala da estrutura para se utilizar a plena capacitação dos profissionais existentes.
22 FASE 4: Elaboração do manual de organização com as fichas de funçõesConjunto estruturado e formal de como a empresa aloca as atribuições, níveis de alçada, processo decisório e de integração entre as diversas unidades organizacionais. Considerações gerais (aspectos teóricos, comentários, instruções de uso) Fichas de funções: posição hierárquica, finalidade e atribuições específicas de cada unidade organizacional Quadro de competência: níveis de alçada relacionadas às responsabilidades Comitês: finalidades, membros, periodicidade Relação de titulares, centros de custo/receita e siglas, para facilitar a comunicação Organograma
23 FASE 5: Plano de implementação da Estrutura OrganizacionalUm problema de estrutura sempre acarreta um problema humano: o preenchimento dos cargos através do aspecto teórico, para enquadrar as qualidades e aptidões das pessoas às responsabilidades e autoridades de cada cargo. Aspectos básicos da implantação: mudança na estrutura organizacional, o processo de implantação, e as resistências que podem ocorrer. Princípios de participação para implantação efetiva: Análise e aprovação pela diretoria; Análise e aprovação pelos responsáveis das várias unidades organizacionais; Implantação efetiva; Acompanhamento e avaliação do processo.
24 FASE 5: Plano de implementação da Estrutura OrganizacionalProfissionais capazes de desenvolver comportamentos, atitudes e processos que possibilitam à empresa operar de maneira proativa, tanto em relação aos seus instrumentos administrativos quanto aos fatores externos não controláveis. Atuação dos agentes de mudança ETAPA 5.1 Antecipar forças restritivas e propulsoras Considerar a importância do fator humano, principalmente em relação ao conhecimento, capacitação e habilidade profissional Verificar se antes da mudança não há uma alternativa mais adequada Importância do processo participativo Otimização do processo de mudança organizacional ETAPA 5.2
25 FASE 6: Interligação da estrutura organizacional com outros instrumentos administrativos da empresaMais sustentação para a estrutura organizacional, à medida que a realidade de outros instrumentos são transferidas a ela; Maios rapidez e qualidade no processo de capacitação profissional; Maior visualização do todo pela efetiva interação entre as diversas atividades e processos da empresa; Forte sinergia positiva: o todo é maior que a soma das partes. Planejamento estratégico Orçamento Relatórios gerenciais Avaliação de desempenho Análise de capacitação
26 FASE 7: Avaliação e aprimoramento da estrutura organizacionalGrande Pequeno Tamanho da Organização Idade da Organização Jovem Madura Evolução: estágios de crescimento Revolução: estágios de crise Criatividade Direção Delegação Coordenação Colaboração Liderança Autonomia Controle Burocracia “?” Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Cinco fases de crescimento. GREINER, L.E. (1998)
27 FASE 7: Avaliação e aprimoramento da estrutura organizacionalComparações com padrões previamente estabelecidos para medir o desempenho e o resultados das ações Realimentar os decisores para que possam corrigir e melhorar o desempenho e seus resultados, de forma evolutiva, gradativa e sustentada. Tipos, freqüência, Qualidade e fontes das informações necessárias para avaliação Estabelecimento de padrões de medida e avaliação Comparação do realizado com o esperado Ações corretivas Níveis de avaliação: Estratégico, Tático e Operacional Periodicidade das revisões Verificação da consistência interna e externa.
28 Precauções na aplicação da metodologiaTrabalhar as questões formais e informais da estrutura de forma interativa Foco nos aspectos formais, mas procurando identificar, entender e trabalhar os aspectos informais (evitando formas impoactantes, cujos resultados são inócuos). Aplicar a metodologia em sua plenitude, com todas as suas fases e etapas Criar processo de análise e debate ao longo do desenvolvimento das fases e etapas. Implementar o resultado de cada fase de forma gradativa e evolutiva, com elevado grau de questionamento Tomar cuidado especial na interligação da estrutura organizacional com outros instrumentos administrativos Atentar ao nível de capacitação das pessoas quanto às atribuições de cada unidade organizacional Ter indicadores de desempenho otimizados da estrutura organizacional incorporados pela empresa.