1 Najczęstsze błędy we WND w zakresie kwalifikowalności Olsztyn, 17 czerwca 2016 r.

2 Plan prezentacji 1. Uproszczone metody rozliczania wydatków 2. Cross-financing i środki trwałe 3. Zasada uczciwej konkurencji 4. Zlecanie usług merytorycznych 5. Koszty pośrednie 6. Wkład własny 7. Personel projektu (zewnętrzny/wewnętrzny)

3 Uproszczone metody rozliczania wydatków 1 z 6 W projektach gdzie wartość wkładu publicznego jest równa bądź nie przekracza 100 tys. euro - obligatoryjnie (wyjątek – 100% pzp lub zasada konkurencyjności) Dopuszczone przez IOK są tylko w Działaniu 2.3 w zakresie szkoleń z j.angielskiego, j.niemieckiego oraz j.francuskiego Stawki jednostkowe Kwoty ryczałtowe

4 Kwoty ryczałtowe 2 z 6 Rozliczanie wydatków 1.Wydatki rozliczane kwotami ryczałtowymi są traktowane jako wydatki poniesione. 2.Nie ma obowiązku gromadzenia i opisywania dokumentów księgowych ale niezbędne są dokumenty potwierdzające zrealizowanie zakresu zadań, osiągnięcie rezultatów i wykonanie produktów, którym przypisane są kwoty.

5 Kwoty ryczałtowe 3 z 6 Rozliczanie wydatków cd. Wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej musi odnosić się do zakresu oferowanego wsparcia, a nie realizacji celu, np. rozliczając zadanie związane ze szkoleniami nauczycieli wskaźnikiem jest: liczba przeprowadzonych godzin kursu, liczba wydanych zaświadczeń/certyfikatów, liczba zakupionych i przekazanych materiałów dydaktycznych, liczba zapewnionych dojazdów, itd.

6 Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY 4 z 6 Rozliczanie wydatków – Działanie 2.1 protokół zdawczo-odbiorczy materiałów budowlanych do przeprowadzenia adaptacji protokół zdawczo-odbiorczy wyposażenia (np. meble, zabawki, sprzęt do kuchni) po dokonaniu zakupów zaświadczenie o uzyskaniu wpisu nowoutworzonego punktu przedszkolnego do rejestru gminy zestawienie podpisanych umów na świadczenie usług wychowania przedszkolnego protokół zdawczo-odbiorczy zakupionych materiałów dydaktycznych (np. kredki, farby)

7 Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY 5 z 6 Rozliczanie wydatków – Działanie 2.1 oświadczenia rodziców potwierdzające realizację wsparcia zgodnie z zakresem określonym we wnd (np. podstawa, zajęcia dodatkowe, posiłki) karta wycieczki (program, lista obecności) zdjęcia potwierdzenie wykonania usługi transportowej dokument potwierdzający zakup biletów itp. protokół wydania określonej liczby posiłków

8 Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY 6 z 6 Rozliczanie wydatków – Działanie 2.1 listy obecności wraz z potwierdzeniem odbioru cateringu, materiałów szkolnych (warsztaty dla rodziców) protokół zdawczo-odbiorczy dotyczący zakupionych materiałów szkoleniowych itp. (warsztaty dla rodziców).

9 Cross – financing 1 z 7 Cross- financing w ramach projektów współfinansowanych z EFS może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa, w szczególności w związku z zapewnieniem realizacji zasady równości szans, a zwłaszcza potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

10 Cross – financing 2 z 7 Obecnie na gruncie EFS jako cross-financing rozumie się wyłącznie wydatki dotyczące: zakupu nieruchomości, zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku, dostosowania lub adaptacji (prace remontowo- wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.

11 Cross- financing, środki trwałe – limit 3 z 7 Środki trwałe 350 PLN netto Środki trwałe +10% wartości projektu cross-financing Cross-financing 8,5% wartości projektu

12 Cross- financing, środki trwałe – wniosek o dofinansowanie 4 z 7 W przypadku kosztów, które podlegają regule cross-financingu i środków trwałych, należy w budżecie szczegółowym oznaczyć te wydatki w polu wyboru (tzw. „check-box”). W przypadku wydatków poniżej 350,00 PLN netto pole wyboru (tzw. „check-box”) musi zostać nieodznaczone. W przypadku wątpliwości związanych z zakwalifikowaniem wydatku do cross-financingu, środków trwałych należy zaznaczyć taki wydatek jako cross- financing.

13 W przypadku wykazania w budżecie szczegółowym projektu wydatków kwalifikowalnych na zakup środków trwałych o wartości od 350,00 PLN do 440,00 PLN, w celu zweryfikowania poprawności odznaczenia pola wyboru wykazującego środek trwały, należy w kolumnie „Kategoria kosztu” uzupełnić opis o „%” stawki VAT, np. kategoria kosztu „Zakup drukarki atramentowej (23 %VAT)” Cross- financing, środki trwałe - wniosek o dofinansowanie 5 z 7

14 Uzasadnienie kosztów 6 z 7 Obowiązkowo we wniosku o dofinansowanie należy podać uzasadnienie wysokości poszczególnych stawek (dokonać szacowania kosztów), gdyż będzie ona podlegać ocenie efektywności i racjonalności wydatków. Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków jest załącznikiem do Regulaminu konkursu.

15 Konieczność uzasadnienia pozyskania środków trwałych wraz ze wskazaniem najbardziej efektywnej metody: 3.500 PLN netto - limit z Wytycznych (Rozdział 6.12) 1.000 PLN netto - limit z Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie – obowiązujący Beneficjenta Uzasadnienie nie musi być sporządzone indywidualnie dla każdego środka trwałego, ale może dotyczyć również grupy środków trwałych o tym samym przeznaczeniu. Uzasadnienie kosztów pozyskania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych 7 z 7

16 Zasada uczciwej konkurencji od 20 000 PLN do 50 000 PLN netto – obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku od 30 000 € netto - pzp - dla podmiotów zobligowanych zasada konkurencyjności od 50 000 PLN do 30 000 € - podmioty zobligowane pzp od 50 000 PLN do ∞ - niezobligowani do pzp zasada konkurencyjności od 50 000 PLN do 30 000 € - podmioty zobligowane pzp od 50 000 PLN do ∞ - niezobligowani do pzp

17 Zlecanie usług merytorycznych 1 z 3 powierzenie wykonawcom zewnętrznym, nie będącym personelem projektu, realizacji działań merytorycznych przewidzianych w ramach danego projektu, np. zlecenie usługi szkoleniowej (wyjątki) do 30% wartości projektu ogólna zasada – do 30% wartości projektu

18 Uzasadnienie zlecania usług merytorycznych 2 z 3 We części 6.1.6 wniosku należy zawrzeć uzasadnienie dlaczego daną usługę merytoryczną wnioskodawca chce zlecić wykonawcy i dlaczego nie jest w stanie sam jej zrealizować

19 Wnioskodawca musi pamiętać, że faktyczną realizację zleconej usługi merytorycznej należy udokumentować (np. protokołem zdawczo – odbiorczym). Nie jest kwalifikowalne zlecenie usługi merytorycznej przez wnioskodawcę partnerom projektu i odwrotnie. Uzasadnienie zlecania usług merytorycznych 3 z 3

20 Koszty pośrednie 1 z 1 Koszty bezpośrednie 830 000 zł Koszty bezpośrednie 830 000 zł Koszty pośrednie do 1 mln zł 25% = 207 500 zł Kb + kp 1 037 500 zł Kb + kp 1 037 500 zł Projekt > 1 mln zł = kp = 20%!!! Kp = 166 000 zł Kb + kp = 996 000 zł Błędny wybór = odrzucenie wniosku o dofinansowanie

21 Wkład własny 1 z 5 Wnioskodawca może go wnieść w postaci niepieniężnej i finansowej. Wykazanie wkładu własnego możliwe jest zarówno w kosztach bezpośrednich jak i pośrednich. Możliwe jest łączenie różnych form wkładu własnego, np. wniesienie wkładu własnego częściowo w postaci pracy wolontariusza, a częściowo w postaci opłat od uczestników. Obligatoryjny w ramach przedmiotowego konkursu minimalny wkład własny wynosi 15 % wartości projektu

22 Wkład własny 2 z 5 Wkład niepieniężny - przykłady:  udostępnianie/użyczanie budynków, pomieszczeń, urządzeń, wyposażenia na potrzeby projektu;  świadczenia wykonywane przez wolontariuszy na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego;  dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią uczestnikom danego projektu; Zastrzeżenie: wkład własny jest niekwalifikowalny w przypadku wniesienia go w postaci środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz (w przypadku nieruchomości 10 lat) współfinansowany ze środków unijnych lub z dotacji krajowych.

23 Wkład własny 3 z 5 Wkład finansowy - przykłady:  wynagrodzenie kadry merytorycznej zaangażowanej w realizację projektu, która nie jest finansowana ze środków projektu;  środki finansowe będące w dyspozycji danej instytucji lub pozyskane przez tą instytucję z innych źródeł;  wkład w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem;  środki wpłacane przez podmioty zewnętrzne (np. przez uczestników projektu, pracodawców, sponsorów);  opłaty związane z udziałem uczestników w projekcie;

24 Wkład własny 4 z 5 Sposób obliczenia wysokości wkładu własnego: Wartość wkładu własnego = Całkowita wartość wydatków kwalifikowalnych projektu x …. % Wartość wkładu własnego stanowi różnicę między kwotą wydatków kwalifikowalnych, a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych. Wartość wkładu własnego stanowi różnicę między kwotą wydatków kwalifikowalnych, a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych.

25 Wkład własny 5 z 5 Istotne jest zachowanie spójności pomiędzy częściami WND, w szczególności: budżetem projektu, uzasadnieniem dla przewidzianego w projekcie wkładu własnego, w tym metodologią wyliczenia jego wartości znajdującymi się w części 6.1.6 Uzasadnienie kosztów WND, sposobem realizacji projektu w części 4.1 tak aby informacje o wkładzie własnym wnoszonym w ramach poszczególnych zadań znalazły odzwierciedlenie w każdej z wymienionych części WND.

26 Zatrudnienie personelu 1 z 4 W przypadku, gdy osoba stanowiąca personel projektu jest pracownikiem beneficjenta jej zaangażowanie do projektu lub projektów może mieć miejsce wyłącznie na podstawie stosunku pracy lub umowy o dzieło. Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu projektu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności z Kodeksem pracy, Kodeksem cywilnym oraz Kartą Nauczyciela. Posiadany potencjał kadrowy może być wykazany jako wkład własny w projekcie.

27 Zatrudnienie personelu 2 z 4 Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu współfinansowanego z EFS w ramach RPO WiM na lata 2014-2020 w części 4.5 wniosku POTENCJAŁ WNIOSKODAWCY I PARTNERÓW i 4.7 SPOSÓB ZARZĄDZANIA PROJEKTEM należy wskazać potencjał kadrowy w zakresie kadry merytorycznej wnioskodawcy/partnerów i zarządzającej w podziale na: Kadrę własną (posiadaną) – osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę i osoby współpracujące oraz samozatrudnienie; Kadrę zewnętrzną – pozostałe osoby, np. zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, prowadzące działalność

28 Zatrudnienie personelu 3 z 4 NAUCZYCIEL WŁASNY - otrzymuje wynagrodzenie jak za godziny ponadwymiarowe, które wypłacane jest według stawki osobistego zaszeregowania nauczyciela z uwzględnieniem dodatku za warunki pracy; NAUCZYCIEL Z ZEWNĄTRZ - podstawą zatrudnienia Kodeks Pracy, nauczycielowi przysługuje wynagrodzenie nie wyższe niż wynagrodzenie za jedną godzinę prowadzenia zajęć ponadwymiarową dla nauczyciela dyplomowanego posiadającego wykształcenie wyższe magisterskie i realizującego tygodniowy obowiązkowy wymiar zajęć;.

29 Zatrudnienie personelu 4 z 4 Uregulowania dotyczące angażowania personelu nie mają zastosowania do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod, np. koordynatora projektu, którego wynagrodzenie przewidziane jest w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.

30 Dziękuję za uwagę Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie