1 NIA 501 INVENTARIOS EXPOSITOR L.C. EDUARDO M. ENRÍQUEZ G.

2 VIGENCIA Identificación de riesgos en el proceso de InventariosDe acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010. 2

3 Identificación de riesgos en el proceso de InventariosDentro del proceso de planeación de la auditoría, el auditor debe identificar las transacciones significativas. Teniendo en cuenta la NIA 315, identificación y evaluación de los riesgos de error material mediante el entendimiento de la entidad y sus entorno, el auditor debe determinar los riesgos de los procesos que administran las transacciones significativas, enfocando su esfuerzo a determinar aquellos riesgos que amenazan los siguientes objetivos definidos por COSO: 3

4 Identificación de riesgos en el proceso de InventariosObjetivo 1: Preparación y publicación de información financiera confiable Objetivo 2: Cumplimiento con las leyes y normas aplicables. 4

5 Identificación de riesgos en el proceso de InventariosDeterminados los riesgos que amenazan estos 2 objetivos en el proceso que administra la transacción significativa y teniendo en cuenta la NIA 330, Respuestas del auditor a los Riesgos Evaluados, el auditor debe identificar los controles relevantes que mitigan los riesgos y evaluar el diseño, la implementación y efectividad de dichos controles. 5

6 Relación de las aseveraciones con los riesgos en el proceso de inventariosLas aseveraciones le ayudan al auditor a comprender los riesgos que se pueden materializar partiendo de la base que las aseveraciones son las declaraciones que un tercero interesado en una compañía esperaría encontrar en los estados financieros. Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe esperar que la información financiara cumpla con las siguientes aseveraciones dentro de un proceso de inventarios para cumplir con los objetivos definidos por COSO. 6

7 Aseveraciones en un proceso de inventariosIntegridad: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de inventarios han sido registradas en los estados financieros. Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso inventarios existen a una fecha determinada Exactitud: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de inventarios han sido registradas apropiadamente (fechas, conceptos, cantidades, valores) 7

8 Aseveraciones en un proceso de inventariosPresentación y revelación: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de inventarios han sido clasificadas en las cuentas correspondientes y se han revelado los temas relevantes del proceso de inventarios y sus cuentas relacionadas, de acuerdo con las políticas contables y el marco legal vigente. 8

9 Aseveraciones en las cuentas relacionadas de un Proceso de InventariosIntegridad Existencia Exactitud Presentación y revelación Inventarios X Costo de Ventas 9

10 Se identifican los siguientes tipos de inventario:- Materias primas y partes compradas. - Inventarios en proceso. - Inventarios de artículos terminados - Partes de reemplazo, herramientas y consumibles. - Bienes (mercancías) en tránsito - Inventario final 10

11 Métodos de valuación de inventarios:Comúnmente se utilizan 4 métodos de valuación de inventarios: - Promedio - Primeras entradas primeras salidas (PEPS) - Ultimas entradas primeras salidas (UEPS)** - Identificación específica 11

12 Contabilidad de costos :Entre los diferentes tipos generales de Contabilidad existe la llamada Contabilidad de Costos. La Contabilidad de Costos es interna y se utiliza para medir los costos de producción de algún producto o servicio, para tomar diferentes tipos decisiones en cuanto a producción, organización de la empresa, proveedores de materias primas o servicios para la empresa, personal, etc. La Contabilidad de Costos también se usa para generar y establecer el Costo Estándar o Estándar de Producción para las empresas. A continuación se describe lo que es un Costo Estándar. 12

13 Contabilidad de costos :El Costo Estándar se desarrolla con base a los costos directos e indirectos presupuestados. El Costo Estándar es una medida de qué tanto debe costar producirse o entregarse una unidad de producto o servicio. Al cierre de cada mes, la compañía debe ajustar el costo estándar al costo real, que es como se va a reflejar en los estados financieros. 13

14 Contabilidad de costos :Mercancias en Tránsito: Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. 14

15 INCOTERMS Surge de la frase en ingles "International Commerce Terms" que básicamente son los términos de compra y venta internacional que establecen y determinan los derechos, responsabilidades y obligaciones de las partes que intervienen en la operación. Es muy importante destacar que los Incoterms regulan entre otras, cuatro puntos críticos que soporta toda transacción comercial: - La entrega de la Mercancía - Transferencia de Riesgos - Distribución de Gastos - Trámites documentales 15

16 Administración del inventario :El ¿Cuándo? y ¿Cuánto? ordenar son las preguntas en las que se basa la administración de inventarios, si se reabastece el inventario en periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequeña lo cual reduce el costo de conservación pero se incrementa el de ordenar; si se reabastece el inventario en periodos largos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual reduce el costo de ordenar pero incrementa el costo de conservación. 16

17 Administración del inventario :En administración de inventarios existen modelos de reabastecimiento de inventario que tratan de equilibrar los costos y reducirlos al máximo así con dichos modelos el cliente puede saber: ¿Cuánto inventario ordenar? Y ¿Cuándo ordenar inventario? 17

18 Buenas prácticas para el manejo de inventarios :Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque 18

19 Buenas prácticas para el manejo de inventarios :3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario 19

20 Buenas prácticas para el manejo de inventarios :6. Comprar el inventario en cantidades económicas 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios 20

21 1) Entendimiento del proceso de InventariosPasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios 1) Entendimiento del proceso de Inventarios El primer paso es entender el proceso desde la entrada de la materia prima y/o producto terminado a la bodega hasta la salida del producto terminado de la bodega. Tener en cuenta que este proceso lo debemos conectar con los procesos de compras, ventas y nomina. 21

22 Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios2) Identificación de riesgos y controles Con base en el entendimiento del proceso se identifican los riesgos que amenacen la integridad, existencia y exactitud de las cifras. Antes de empezar a revisar cada actividad debemos concluir si el proceso cuenta con una adecuada segregación de funciones. Si en la evaluación de la segregación de funciones concluimos que no con confiamos en esta, el auditor puede tomar la decisión de tomar un enfoque sustantivo, por lo tanto no realizará pruebas a los controles. 22

23 Estas actividades son:Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios 2) Identificación de riesgos y controles Si estamos tranquilos con la segregación de funciones podemos pasar al siguiente paso que es dividir el proceso de compras en actividades susceptibles a la generación de riesgos. Estas actividades son: 23

24 3) Costeo de los productos 4) Salida de productos Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios 2) Identificación de riesgos y controles 1) Almacenamiento 2) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos de personal, servicios públicos, etc) 3) Costeo de los productos 4) Salida de productos 5) Ajustes al inventario y al costo de ventas 24

25 Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios2) Identificación de riesgos y controles En cada una de estas actividades procedemos a identificar riesgos y controles que los mitiguen. Seleccionando aquellos controles que cumplan con las siguientes características: - Los más eficientes de probar - Los que mitigan más número de riesgos. - Los que cubren un mayor número de aseveraciones - Si se trata de un cliente recurrente se debe tener en cuenta la evaluación de los años anteriores. 25

26 Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios2) Identificación de riesgos y controles A continuación se muestra un ejemplo de cómo identificar riesgos y controles mediante la utilización una matriz de riesgos y controles. Los ejemplos enunciados esperamos que sirvan de guía para facilitar la identificación de riegos y controles. 26

27 Riesgos y Controles 1) Almacén Control Riesgo 1 2 3 4 5Que las compras no sean ingresadas físicamente en el almacén X Sustracción de inventarios sin autorización Falta de control físico y documental del inventario en poder de terceros Inventarios registrados en kardex que no existan Diferencias entre kardex y contabilidad Deficiencia de la estimación para inventarios obsoletos, dañados y/o lento movimiento 27

28 Riesgos y Controles Control Riesgo 1 2 3 4 52) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos de personal, servicios públicos, etc.) Que no se registren todos los costos directos e indirectos de producción en el inventario X Incorrecciones en los registros contables Conciliación entre la materia prima de salidas de almacén y la materia prima utilizada en la producción 28

29 Riesgos y Controles Control Riesgo 1 2 3 4 53) Costeo de los productos Subvaluación o sobrevaluación del inventario y del costo de los productos vendidos X Ajustes oportunos y correctos del costo estandar hacia al costo real 4) Salidas de productos Retiros de productos sin autorización 5) Ajustes al inventario y al costo de ventas Ajustes al inventario y/o al costo de ventas sin autorización 29

30 Inventarios físicos Inventarios físicos 30

31 Inventarios físicos  Guía para auditar la toma física de inventarios que describe  los pasos que debe seguir el auditor al momento de participar en la toma física de inventarios. Esta Guía está alineada con los nuevos requerimientos de las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) (Proyecto Claridad) 31

32 Objetivos  De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010, el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario. 32

33 Requisitos según la NIA 501Si el inventario es un rubro de importancia relativa en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por medio de: a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible para: 33

34 Requisitos según la NIA 501i) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario ii) Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración iii) Inspeccionar el inventario iv) Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía; y 34

35 Requisitos según la NIA 501b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario. 35

36 Requisitos según la NIA 501En caso de que el inventario sea realizado por la compañía con un corte diferente al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados, entre la fecha del conteo y la fecha de los estados financieros. 36

37 Requisitos según la NIA 501En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría de los movimientos del periodo intermedio. 37

38 Requisitos según la NIA 501Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario. En el caso en donde el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen de acuerdo con la NIA 705 38

39 Requisitos según la NIA 501El auditor deberá estar atento a identificar inventario en poder de terceros y cuyo monto sea significativo en los estados financieros. Para estos casos, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario, realizando ambos o alguno de los siguientes procedimientos: 39

40 Requisitos según la NIA 501a) Solicitar confirmación al tercero que tiene bajo su custodia y responsabilidad el inventario, en cuanto a las cantidades y condición del inventario. b) Efectuar una inspección de las cantidades y condición del inventario que está en poder del tercero. 40

41 - Los controles relacionados con el inventarioAsuntos relevantes a tomar en cuenta al planear la asistencia a la toma física del inventario Al momento de planear la asistencia a la toma física, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: - Los riesgos de errores e irregularidades significativos que pueden estar presentes en los inventarios de la Compañía - Los controles relacionados con el inventario 41

42 - La oportunidad de la planeación del conteo físico del inventarioAsuntos relevantes a tomar en cuenta al planear la asistencia a la toma física del inventario - Si se espera que se definan procedimientos adecuados y que se emitan instrucciones para el conteo físico del inventario - La oportunidad de la planeación del conteo físico del inventario - Si la entidad mantiene un sistema de inventarios perpetuo 42

43 Asuntos relevantes a tomar en cuenta al planear la asistencia a la toma física del inventario- Las localidades en donde se encuentra almacenado inventario que sea significativo para la entidad y los riesgos de errores e irregularidades significativos, al decidir en qué almacenes es apropiado la presencia del auditor. La NIA trata del involucramiento de otros auditores y, en consecuencia, puede ser relevante si este involucramiento se realiza en relación con la asistencia al conteo físico del inventario en otras localidades. 43

44 Asuntos relevantes a tomar en cuenta al planear la asistencia a la toma física del inventario- Si se necesita la asistencia de un experto que apoye al auditor. La NIA 620 trata del apoyo de un experto para ayudar al auditor a obtener la evidencia suficiente y apropiada de auditoría 44

45 Responsabilidad La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo, cuando menos una vez al año para que sirva como base en la preparación de los estados financieros y, si es aplicable, para cerciorarse de la confiabilidad del sistema de inventarios perpetuos de la entidad, el que le sea aplicable. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos físicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico. 45

46 Buenas prácticas en un inventario físicoLas metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación se describe gráficamente un tipo de metodología entre muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable. 46

47 Buenas prácticas en un inventario físico Actividades previas al inventarioDefinición de los equipos de trabajo que participaran en el inventario y de las personas que supervisarán cada equipo. Elaboración y comunicación de las instrucciones del inventario a los equipos de conteo. Ordenamiento previo del inventario. Identificación del inventario obsoleto, dañado o de lento movimiento. Codificación del inventario por ubicación. Verificación física de la ubicación del inventario, de acuerdo a su codificación. Emisión y colocación de tarjetas de conteo físico. Verificación de colocación de las tarjetas del inventario. Corte de documentos. 47

48 Buenas prácticas en un inventario físico Ejecución del inventarioPrimer conteo físico. Llenado de la primera parte de la tarjeta de inventario. Segundo conteo físico por personal diferente al del primer conteo. Llenado de la segunda parte de la tarjeta de inventario 48

49 Comparación del resultado final del inventario físico con el kardex.Buenas prácticas en un inventario físico Verificación del conteo físico Comparación de las tarjetas de inventario (Primer conteo vs Segundo conteo). Tercer conteo por las diferencias presentadas entre las tarjetas del primer y segundo conteo. Comparación del resultado final del inventario físico con el kardex. Ajustes al Kardex autorizados por funcionario de nivel adecuado. 49

50 Conciliación con los libros contablesLa información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa. 50

51 Procedimientos del AuditorEs necesario que el Auditor este presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros, sobre los cuales el Auditor emitirá su opinión. 51

52 Procedimientos del AuditorA continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Auditor puede ejecutar al momento de la realización del inventario físico. Estos procedimientos no pretenden abarcar todas las situaciones, solo queremos que sirvan de punto de partida para el mejoramiento de nuestra labor de auditoría. 52

53 a) Procedimientos previos al inventario1. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras (Tomar como punto de partida las buenas prácticas de un inventario físico comentadas anteriormente). Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los días previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna. La evaluación de las instrucciones debe incluir: 53

54 a) Procedimientos previos al inventario- La aplicación de actividades de control adecuadas - La identificación adecuada y suficiente de los inventarios en proceso, inventarios de lento movimiento, obsoletos o dañados y del inventario propiedad de un tercero 54

55 a) Procedimientos previos al inventario- Los procedimientos utilizados para estimar las cantidades físicas, cuando se trate de inventarios en donde su conteo sea complejo. Ejemplo: inventarios a granel, silos, tanques, u otros. - Control apropiado sobre el movimiento del inventario entre el área (almacén, proceso, producto terminado), así como el embarque y recepción de inventario antes y después de la fecha del corte de los inventarios. 55

56 a) Procedimientos previos al inventario2. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo 3. Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser así, asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes 56

57 a) Procedimientos previos al inventario4. Realización de un recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado de la preparación de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo 57

58 a) Procedimientos previos al inventario5. Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lento movimiento, se encuentra debidamente identificado y separado 6. Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar los movimientos del inventario) 58

59 a) Procedimientos previos al inventario7. Verificar que las planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo estén, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo 8. Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo en donde se asegure una adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que esté familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras 59

60 a) Procedimientos previos al inventario9. Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas 10. Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo 60

61 b) Procedimientos durante la ejecución del inventario11. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones 12. Verificar la correcta supervisión de los equipos de conteo 13. Verificar que no existan espacios vacíos entre los ítems que se están contando 14. Cuando el inventario está empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado 61

62 b) Procedimientos durante la ejecución del inventario15. Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamaño de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño de la muestra 16. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar que está registrado en el Kárdex 62

63 b) Procedimientos durante la ejecución del inventario17. Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la bodega 18. Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes. 19. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lento movimiento 63

64 c. Procedimientos finales del inventario20. Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo 21. Verificación de la ejecución del tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el primer y segundo conteo 22. Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes 64

65 c. Procedimientos finales del inventario23. Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente soportadas por el personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario 24. Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor 65

66 c. Procedimientos finales del inventario25. Con base en el inventario dañado, obsoleto, descontinuado o de lento movimiento, identificado en la toma física de inventarios, se debe determinar la provisión de inventarios que debe quedar al cierre del ejercicio 66

67 Algunas formas de cubrir faltantesA continuación enumeramos algunos de los métodos con los que se pueden cubrir faltantes en la toma física, con el fin de que el auditor los conozca y los tenga presentes al momento de realizar el inventario. 1) Dejar espacios vacíos entre los productos 2) Incluir cajas vacías o con productos que no corresponden a la referencia 3) Incluir productos que han sido dados de baja por la compañía por estar, dañados, obsoletos, descontinuados o con lenta rotación 67

68 Algunas formas de cubrir faltantes4) Incluir productos que no corresponden a la referencia 5) Incluir en el inventario productos que no pertenecen a la compañía. Ejemplo, productos en custodia de la compañía. 6) Intercambiar referencias, es decir, referencia que están sobrando trasladarlas a productos que hacen falta 68

69 Algunas formas de cubrir faltantes7) Manipulación de equipos de medición. Ejemplo: Pesas. 8) Una inadecuada segregación de funciones. Ejemplo: Las personas que realizan el inventario, son las mismas que lo custodian. 69

70 Buenas Prácticas Para una adecuada preparación y ejecución de la toma física de inventarios 70

71 Buenas Prácticas El objeto de este papel de trabajo es validar por parte de la Gerencia que se han establecido los elementos de control que se consideran acordes a la operación, para la preparación y ejecución de la toma física de los inventarios. 71

72 Compañía La Valentina, S. A. de C. V.Buenas Prácticas Compañía La Valentina, S. A. de C. V. Buenas prácticas para una adecuada preparación y ejecución de la toma física de los inventarios Responsable ___________________ Fecha de Confirmación ___________________ Propósito El objeto de este papel de trabajo es validar por parte de la Gerencia que se han establecido los elementos de control que se consideran acordes a la operación, para la preparación y ejecución de la toma física de los inventarios. 72

73 Buenas Prácticas 1. Aplicabilidad1. Aplicabilidad Este papel de trabajo deberá ser completado y revisado en su totalidad por el funcionario responsable de liderar la toma física del inventario y por los colaboradores asignados para dicha labor según corresponda. 73

74 Buenas Prácticas 2. Evidencia de Revisión2. Evidencia de Revisión Como evidencia de revisión, este papel de trabajo debe ser firmado por quien lo elaboró y revisó. Nombre Fecha Firma Elaboró Revisó 74

75 Buenas Prácticas 3. Procedimientos3. Procedimientos Diligenciar el siguiente papel de trabajo identificando la implementación de cada una de las actividades y controles que la compañía ha establecido de acuerdo a la Política y procedimientos de Inventarios, de tal forma que se minimicen las desviaciones en los resultados del inventario y se cuenten con adecuados elementos de seguridad. 75

76 Buenas Prácticas Verificación Actividad Si No ComentariosVerificación Actividad Si No Comentarios Previo al inventario Comunique a todas las áreas de la Compañía la fecha proyectada para la elaboración de los inventarios, de tal forma que no se afecte la operación de la compañía. Solicite confirmación por escrito de los funcionarios que solicita la Política y el procedimiento deben participar en dicho inventario (Gerente de Producción, Contabilidad, colabores de áreas etc). En caso de no ser posible su participación, se deberá informar oportunamente a la Comisión de Inventarios. 76

77 Buenas Prácticas Verificación Actividad Si No ComentariosVerificación Actividad Si No Comentarios Previo al inventario Comunicar oficialmente a los clientes con apoyo del área Comercial, las fechas de inventario y por tanto programar la entrega de productos antes del mismo. En caso de no ser posible retirar la mercancía de los clientes que ya fue facturada, deberá aislarla de los productos a inventariar, así como deberá estar plenamente identificada y adjuntar una copia de su factura. 77

78 Buenas Prácticas Verificación Actividad Si No ComentariosVerificación Actividad Si No Comentarios Previo al inventario De ser necesario programe jornadas de aseo y ordenamiento de la bodega, garantizando que a la fecha del inventario todos los productos se encuentren en su correspondiente localización y están plenamente identificados con el código que les corresponde. Identifique los productos obsoletos y/o dañados, proceda a separarlos de los productos a inventariar, sin olvidar dejarlos plenamente identificados. 78

79 Buenas Prácticas Verificación Actividad Si No ComentariosVerificación Actividad Si No Comentarios Previo al inventario Verifique que aquellos productos de mayor valor, se encuentran adecuadamente custodiados. Programe la capacitación a los funcionarios tanto administrativos como operativos que participaran en el conteo y asegúrese que todos confirmen su asistencia. En caso que un funcionario no pueda participar en la capacitación o en el inventario, su Jefe Inmediato será quien presente dicha situación de manera formal, explicando las razones de su ausencia. 79

80 Buenas Prácticas Verificación Actividad Si No ComentariosVerificación Actividad Si No Comentarios Previo al inventario Elabore un instructivo preciso y no muy extenso sobre la forma de realizar el conteo de acuerdo a las características de peso, tamaño y medidas de los productos a inventariar, de tal forma que los participantes se familiaricen con los productos. Igualmente incluya ejemplos sobre el correcto diligenciamiento de las tarjetas de inventario, la instrucción de realizar el conteo de forma ordenada, la función de los líderes de los grupos de conteo y la identificación de las rutas de evacuación, entre otros. 80

81 Buenas Prácticas Verificación Actividad Si No ComentariosVerificación Actividad Si No Comentarios Previo al inventario En caso que la operación no pueda pararse al 100%, no olvide seguir los procedimientos establecidos para el movimiento de mercancía. Dicho procedimiento deberá informarse en la capacitación a los participantes. Durante la capacitación registre en planilla la asistencia de los participantes Asegúrese de contar con los elementos de seguridad (botas, batas, guantes, arnez etc.) suficientes para todos los participantes en el inventario. Si es necesario solicite apoyo al área de seguridad industrial 81

82 Algunas formas de cubrir faltantesVerificación Actividad Si No Comentarios Previo al inventario Verifique que las rutas de evacuación estén correctamente señalizadas, así como el funcionamiento de la red anti incendios. Durante la capacitación registre en planilla la asistencia de los participantes Organice los grupos de conteo tanto para el primero como segundo conteo de acuerdo a las localizaciones, verificando que un mismo funcionario no cuente lo mismo dos veces y que cada grupo este conformado por un funcionario administrativo y un operativo. 82

83 Algunas formas de cubrir faltantesVerificación Actividad Si No Comentarios Previo al inventario Asigne los líderes de conteo para cada grupo, así como los miembros de la mesa de conteo (estos no pueden ser funcionarios de la operación que esta siendo objeto del inventario). Genere las tarjetas de inventario sin los saldos del sistema e informe a la Comisión de inventario el número de tarjetas a generar, estando cada tarjeta pre numerada. Genere las tarjetas de inventarios utilizadas para la mercancía obsoleta o de lenta rotación. 83

84 Algunas formas de cubrir faltantesVerificación Actividad Si No Comentarios Previo al inventario Realice el corte de documentos en el sistema antes de iniciar el inventario y entregue dichos soportes a los organismos de control. Verifique que se cuentan con todos los elementos de trabajo necesarios para el inventario (esferos, calculadoras , etiquetas de conteo, etc) 84

85 Buenas Prácticas Verificación Actividad Si No ComentariosVerificación Actividad Si No Comentarios Durante el inventario Verifique la asistencia de todos los participantes convocados. En caso que alguien no asista informe a su Jefe Inmediato, para tomar las medidas disciplinarias que se consideren. Entregue los elementos de seguridad a los participantes en el inventario (guantes, tapabocas, batas, botas aceradas, etc.). Asigne los grupos de conteo a cada líder, según previa programación. 85

86 Buenas Prácticas Verificación Actividad Si No ComentariosVerificación Actividad Si No Comentarios Durante el inventario Entregue al líder de los grupos de conteo las etiquetas para identificar el primer o segundo conteo según corresponda, así como las tarjetas para el registro del inventario Entregue los elementos de seguridad a los participantes en el inventario (guantes, tapabocas, batas, botas aceradas, etc.). Verifique que los líderes de conteo acompañen a los grupos asignados durante el inventario. Identifique la mercancía que se encuentra en tránsito e informe a la Mesa de Control. 86

87 Buenas Prácticas Verificación Actividad Si No ComentariosVerificación Actividad Si No Comentarios Durante el inventario Valide que no se acepten planillas con tachaduras o enmendaduras por la mesa de control La investigación de las diferencias generadas luego de cruzados los resultados del inventario con los saldos del sistema, deberán ser realizados por funcionarios dos funcionarios administrativos y un operativo. 87

88 Finalizado el InventarioBuenas Prácticas Verificación Actividad Si No Comentarios Finalizado el Inventario Para las diferencias generadas informe la razón de las mismas, anexe documentación soporte y solicite la correspondiente autorización para su ajuste. Establezca acuerdos sobre la entrega de informes finales del inventario a todas las áreas que requieran dichos resultados. 88

89 Procedimientos sustantivos en el proceso de InventariosOBJETIVOS Procedimientos sustantivos en el proceso de Inventarios 89

90 OBJETIVOS Procedimientos sustantivos en el proceso de InventariosEl objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario. La Guía está alineada con los nuevos requerimientos de las Normas Internacionales de Auditoría (Proyecto Claridad) 90

91 OBJETIVOS El objetivo global en la auditoría del ciclo de inventarios es evaluar si los saldos de las cuentas relacionadas se presentan de acuerdo con las Normas de Información Financiera.

92 INVENTARIOS En este ciclo, identificamos las siguientes transacciones:- Almacenamiento de productos - Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos de personal, servicios públicos, etc) - Costeo de los productos - Salida de productos - Ajustes al inventario y al costo de ventas

93 Las cuentas a incluir en este ciclo son:INVENTARIOS Las cuentas a incluir en este ciclo son: Inventarios - Costo de ventas

94 PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS EN EL PROCESO DE INVENTARIOSEl proceso de Inventarios es único debido a su estrecha relación con otros procesos de operaciones (Compras, Ventas y Recursos Humanos) y a la complejidad de sus transacciones. Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditoría de inventarios son: 94

95 COMPLEJIDAD En la mayoría de las compañía el inventario es una partida significativa en los estados financieros 2) El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado y dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto es vendido.

96 3) Se puede encontrar en diferentes ubicaciones.COMPLEJIDAD 3) Se puede encontrar en diferentes ubicaciones. 4) La diversidad de inventarios puede generar dificultades para el auditor relacionadas con la valuación y observación (Ejemplo: químicos, Inventario a granel, gases, joyas).

97 COMPLEJIDAD 5) La valuación del inventario también es compleja debido a factores como la obsolescencia. 6) Existen varios métodos de valuación de inventarios que son aceptados pero los clientes los deben aplicar de manera uniforme año tras año.

98 COMPLEJIDAD 7) El inventario en tránsito muchas veces no es reconocido por la compañía teniendo en cuenta los términos INCOTERMS . 8) Puede existir inventario en poder de terceros que por lo general no es controlado de forma adecuada.

99 COMPLEJIDAD Una forma sencilla de plantear el tipo de pruebas y el alcance de las mismas es identificar que riesgos en los estados financieros se pueden materializar.

100 Riesgos de los estados financieros al 31 de diciembre.Uno de los riesgos más significativos del ciclo de inventarios, es la sobreestimación del valor del inventario y la subestimación del costo de ventas, con el fin de mostrar unos estados financieros atractivos a terceras partes (Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc). Para este riesgo el auditor debe enfatizar en sus pruebas sustantivas sin dejar de lado la posibilidad de subestimación de inventarios, que puede generar una mala toma de decisiones a la administración de la compañía.

101 ¿Cómo se puede generar la sobreestimación del inventario y la subestimación del costo de ventas?Estas son algunas de las situaciones más comunes: 1. Mostrando cantidades de inventario que no existen 2. Inflando el costo de los productos del inventario al momento de la asignación. 3. No trasladar la totalidad del costo de los productos vendidos a la cuenta de costo de ventas 4. Inventarios obsoletos, dañados o de lenta rotación no provisionados.

102 COMPLEJIDAD La diferencia en el énfasis en la auditoría de activos y pasivos es consecuencia directa de la responsabilidad legal de los contadores públicos. Si los inversionistas , acreedores y otros usuarios de la información financiera determinan después de la emisión de los estados financieros auditados que el patrimonio de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente, es muy probable que se demande a la firma de auditoría y/o al contador público independiente.

103 COMPLEJIDAD La sobrevaluación del patrimonio se puede generar sobreestimando los activos y/o subestimando los pasivos de la compañía.

104 COMPLEJIDAD Identificados los riesgos que se pueden materializar y teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas a los controles, identificamos que tipo de prueba nos puede ayudar a detectar la ocurrencia del riesgo. En el siguiente cuadro se muestran algunos ejemplos de pruebas que podemos implementar en nuestra auditoría de acuerdo con los riesgos identificados:

105 Riesgo en los estados financierosCOMPLEJIDAD Riesgo en los estados financieros INVENTARIOS Sobreestimación de inventarios Subestimación del costo de ventas Participación en los Inventarios físicos X Ajustes resultantes de los inventarios físicos Conciliación del saldo según mayor y según auxiliares Verificación de los costos del inventario Confirmaciones de inventarios en poder de terceros Suficiencia de la estimación de inventarios obsoletos, dañados o de lento movimiento

106 Riesgo en los estados financierosCOMPLEJIDAD Riesgo en los estados financieros INVENTARIOS Sobreestimación de inventarios Subestimación del costo de ventas Revisión de las entradas y salidas de inventarios X Valuación de costo neto de realización (valor de mercado) COSTO DE VENTAS Revisión analítica del Costo de Ventas vs los Ingresos Operativos (tendencias

107 Riesgo en los estados financierosCOMPLEJIDAD Riesgo en los estados financieros COSTO DE VENTAS Sobreestimación de inventarios Subestimación del costo de ventas Revisión de la determinación del costo de los artículos vendidos X Verificación de cualquier ajuste al costo de ventas en el ejercicio Conexión entre el costo y los productos vendidos (valores y unidades) Variaciones del presupuesto de costos vs costos reales y sus explicaciones

108 Control Interno: Matriz de Riesgos y Controles de un Proceso de InventariosLa realización de inventarios pareciera ser una actividad exclusiva para fin de año o semestre, sin embargo, la administración, la custodia y  la correcta ejecución del inventario son un proceso continuo que protege uno de los activos más importantes de la organización..

109 Identificación de riesgos en el Proceso de ComprasEn el proceso de planeación de la auditoría, el auditor debe identificar las transacciones significativas. Teniendo en cuenta la NIA 315, identificación y evaluación de los riesgos de error material mediante el entendimiento de la entidad y sus entorno, el auditor debe determinar los riesgos de los procesos que administran las transacciones significativas, enfocando su esfuerzo a determinar aquellos riesgos que amenazan los siguientes objetivos definidos por COSO:

110 Identificación de riesgos en el Proceso de Compras

111 Identificación de riesgos en el Proceso de ComprasObjetivo 1: Preparación y publicación de información financiera confiable Objetivo 2: Cumplimiento con las leyes y normas aplicables. Determinados los riesgos que amenazan estos 2 objetivos en el proceso que administra la transacción significativa y teniendo en cuenta la NIA 330, Respuestas del auditor a los Riesgos Evaluados, el auditor debe identificar los controles relevantes que mitigan los riesgos y a evaluar el diseño, la implementación y efectividad de estos controles.

112 Relación de las aseveraciones con los riesgos en el proceso de ComprasLas aseveraciones le ayudan a comprender al auditor los riesgos que se pueden materializar partiendo de la base que las aseveraciones son las declaraciones que un tercero interesado en una compañía esperaría encontrar en los estados financieros. Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe esperar que la información financiara cumpla con las siguientes aseveraciones dentro de un proceso de Compras para cumplir con los objetivos definidos por COSO.

113 Aseveraciones en el proceso de ComprasIntegridad: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de Compras han sido registradas en los estados financieros. Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso Compras existen a una fecha determinada Exactitud: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de Compras han sido registradas apropiadamente (fechas, conceptos, cantidades, valores)

114 Aseveraciones en el proceso de ComprasPresentación y revelación: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de Compras han sido clasificadas en las cuentas correspondientes y se han revelado los temas relevantes del proceso de Compras y sus cuentas relacionadas, de acuerdo con las políticas contables y el marco legal vigente.

115 Aseveraciones en las cuentas relacionadas de un Proceso de Comprasintegridad Existencia Exactitud Presentación y revelación Disponible (Pagos) X Inventarios Cuentas por pagar Impuestos Gastos (costos) de administración Gastos de venta

116 Pasos para identificar riesgos y controles en el Proceso de ComprasPara auditar los procesos de la Compañía debemos realizar las siguientes actividades: 1. Entendimiento del proceso 2. Identificación de los riesgos y controles del proceso 3. Selección de los controles relevantes a los que se les realizarán las pruebas 4. Evaluación de los controles (Diseño) 5. Diseño de las pruebas de auditoría relativas a la eficacia operativa de controles En este proceso identificaremos los riesgos y controles en el proceso de Compras (Transacción significativa).

117 1) Entendimiento del proceso de comprasEl primer paso es entender el proceso desde el inicio de la compra hasta su registro en los estados financieros, y desde el inicio del pago hasta su registro en los estados financieros. Para esto el auditor debe documentar de forma concreta y clara su entendimiento del proceso.

118 2) Identificación de riesgos y controlesCon base en el entendimiento del proceso se identifican los riesgos que amenacen la integridad, existencia, exactitud, presentación y revelación de las cifras. Antes de empezar a revisar cada actividad debemos concluir si el proceso cuenta con una adecuada segregación de funciones. Recordemos que la función de la segregación de funciones es la de asegurar que un individuo no pueda llevar a cabo todas las fases de una operación/transacción, desde su autorización, pasando por la custodia de activos y el mantenimiento de los registros. Lo anterior, debido a que en los casos en donde no existe una adecuada segregación de funciones es probable que los controles implementados no sean confiables.

119 2) Identificación de riesgos y controlesEjemplo: Supongamos que la persona de tesorería que firma los cheques puede realizar ajustes en la cuenta de bancos. Esta persona puede girar un cheque con una cuenta de cobro ficticia para beneficio personal (robo). Para retirarlo del banco lo puede sacar como un gasto de la compañía y al momento de realizar la conciliación bancaria (control) no se va a detectar un faltante de efectivo.

120 2) Identificación de riesgos y controlesDiseño y eficacia de la segregación de funciones. Si en la evaluación de la segregación de funciones concluimos que no confiamos en esta, el auditor puede tomar la decisión de tomar un enfoque sustantivo, por lo tanto no realizará pruebas a los controles. Si estamos tranquilos con la segregación de funciones podemos pasar al siguiente paso que es dividir el proceso de compras en actividades susceptibles a la generación de riesgos. Estas actividades son:

121 2) Identificación de riesgos y controles1. Generación de la orden de compra 2. Recepción del bien y/o servicio 3. Aceptación de la factura de compra 4. Contabilización de la factura de compra de bienes y/o servicios 5. Pago de la factura 6. Ajustes por notas débito y/o crédito

122 2) Identificación de riesgos y controlesEn cada una de estas actividades procedemos a identificar riesgos y controles que los mitiguen. Seleccionando aquellos controles que cumplan con las siguientes características: - Los más eficientes de probar - Los que mitigan más número de riesgos. - Los que cubren un mayor número de aseveraciones - Si se trata de un cliente recurrente se debe tener en cuenta la evaluación de los años anteriores.

123 2) Identificación de riesgos y controlesEjemplo de la identificación de controles Riesgo: Que se acepten facturas por encima de los precios negociados y/o sin los descuentos acordados Control (Autorización) Todos los documentos (recibo de mercancía, devoluciones, facturas de materiales, facturas, pagos en cheques, pagos automáticos) los procesan individuos autorizados y se aprueban y se verifican en cuanto a su exactitud antes de registrarse.

124 2) Identificación de riesgos y controlesA continuación mostramos un ejemplo de cómo podemos identificar riesgos y controles de una forma sencilla mediante la utilización una matriz de riesgos y controles. Los ejemplos aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones, simplemente queremos que sirvan de guía para facilitar la identificación de riegos y controles por parte del auditor. Control 1: Control 2: Control 3: Control 4:

125 2) Identificación de riesgos y controles1 2 3 4 5 1) Generación de la orden de compra Compras por personal no autorizado X Compras por encima de los limites establecidos Que no se procesen todas las ordenes de compra Adquisiciones con proveedores no autorizados

126 2) Identificación de riesgos y controles1 2 3 4 5 2) Recepción de los bienes o servicios Que el bien o servicio no se reciba o se reciba incompleto X Recepción de bienes o servicios no solicitados Recepción de bienes o servicios dañados u obsoletos Recepción de bienes o servicios de baja calidad

127 2) Identificación de riesgos y controles1 2 3 4 5 3) Aceptación de la factura de compra Que se acepten facturas por compras y/o servicios no solicitados X Que se acepten facturas por compras y/o servicios no recibidos Que se acepten facturas por compras y/o servicios dañados, obsoletos o de baja calidad Que se acepten facturas por encima de los precios negociados y/o sin los descuentos acordados

128 2) Identificación de riesgos y controles1 2 3 4 5 4) Contabilización de la factura de compra de bienes y/o servicios Que la compra no se registre en las cuentas correspondientes X Que la información de compras no suba íntegramente al libro mayor Que se registren compras ficticias Que no se registren provisiones por los servicios recurrentes de los cuales no se ha recibido factura al cierre (Arrendamientos, luz, agua, teléfono, fletes, honorarios, etc) Correcto registro de impuestos, retenidos pagados Compras registradas en el periodo correcto

129 2) Identificación de riesgos y controles1 2 3 4 5 5) Pago de la factura Pagos por mercancía no recibida X Aplicación de anticipos Que los pagos no se realicen a la cuenta del proveedor o prestador de servicios Que los pagos no se registren en el libro mayor Pagos mayores a la compra Pagos por personal no autorizado Pagos duplicados de facturas Pagos en efectivo con riesgo de ser sustraídos

130 2) Identificación de riesgos y controles1 2 3 4 5 6) Aplicaciones de notas de crédito o debito Ajustes no autorizados X

131 Buenas prácticas en el proceso de inventarios

132 Buenas prácticas en el proceso de inventariosEsta lista de verificación está dirigida a Gerentes, Contralores, Directores de Control Interno, Auditores y Revisores Fiscales entre otros y su objetivo es proveer de un punto de partida para la implementación de buenas prácticas en la administración del inventario.

133 Buenas prácticas en el proceso de inventariosLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios

134 Lista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Generales Existen y están implementados los manuales de procedimientos dentro del proceso Se han identificado los riesgos del proceso y han implementado controles para mitigarlos El funcionamiento de los controles es monitoreado de forma permanente Se han definido políticas de inventarios que permitan mitigar riesgos del proceso, tales como: -Conteos periódicos -Autorizaciones para entrada y salida de inventarios -Políticas para provisión de inventario obsoleto, dañado y de lenta rotación Se monitorea su cumplimiento

135 Lista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Generales Se cuenta con planes de contingencia ante posibles fallas en el proceso de inventarios, ejemplo: fallas en la maquinaria, pérdida de datos, enfermedad de alguno de los funcionarios clave, caídas de internet, desastres, atentados terroristas, inundaciones, etc. Se realizan capacitaciones al personal que participa en el proceso de acuerdo con las necesidades de entrenamiento Se realizan evaluaciones a los empleados que participan dentro del proceso El reconocimiento salarial está amarrado con el resultado de la evaluación de desempeño (Ej. Cumplimiento de presupuesto)

136 Lista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Generales Se han implementado mediciones dentro del proceso en las que se especifica qué, cómo, cuando, donde y para qué medir y contra que comparar Se consideran las sugerencias de los empleados para el mejoramiento del proceso Se realizan encuestas de satisfacción con los clientes del proceso (compras, ventas, etc.) y los resultados son tenidos en cuenta para implementar mejoras en el proceso Existen canales de comunicación efectivos con todas las áreas de la compañía

137 Segregación de funcionesLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Segregación de funciones La persona que registra las transacciones del inventario, no autoriza entradas o salidas de inventario, no supervisa ni tiene a su cargo la custodia del inventario La persona que custodia el inventario, no registra transacciones de inventarios, no autoriza entrada o salida de inventarios y no supervisa el inventario La persona que autoriza la entrada o salida de inventarios no tiene a su cargo la custodia del inventario, no registra transacciones del inventario y no lo supervisa La persona que supervisa el inventario no autoriza entrada o salida de inventario, no custodia el inventario y no realiza registros de inventarios

138 Segregación de funcionesLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Segregación de funciones Las conciliaciones de inventarios no las efectúan los individuos que procesan las transacciones originales Los indicadores de gestión son elaborados por personas diferentes a las que ejecutan el proceso que es medido La revisión de los resultados de los indicadores de gestión es realizada por una persona de nivel adecuado

139 Almacenamiento del inventarioLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Almacenamiento del inventario El inventario está asegurado en caso de pérdida (incendió, robo, catástrofes, terrorismo, etc.) El inventario es almacenado en un sitio adecuado para su conservación (temperatura, luz, libre de olores, aseado, etc.) El almacén cuenta con seguridad física adecuada. Ejemplo: 1) Vigilancia privada 2) Aislamiento que permite únicamente el ingreso de personal autorizado 3) Equipo detector de incendio en funcionamiento 4) Cámaras de video en funcionamiento 5) Extintores vigentes 6) Puertas de seguridad, etc.

140 Almacenamiento del inventarioLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Almacenamiento del inventario El sistema permite conocer la ubicación y cantidad del inventario en tiempo real Existen procedimientos que permiten mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit El inventario está etiquetado de tal forma que permite conocer, referencia del producto, nombre del producto, la fecha de vencimiento del inventario, la cantidad actual, etc. Existen procedimientos que permiten identificar inventario de lenta rotación y/o próximo a vencerse, con el fin de tomar acciones para hacerlo rotar. Ejemplo: Promociones

141 Almacenamiento del inventarioLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Almacenamiento del inventario Existe una política de devoluciones que define los requisitos para aceptarlas Existen procedimientos que permiten identificar y valorar el inventario dañado, obsoleto y/o de lenta rotación, con el fin de provisionarlo El inventario dañado u obsoleto es separado del inventario en buen estado El inventario en poder de terceros es confirmado periódicamente y las diferencias son investigadas

142 Lista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Proceso de producción La cantidad a producirse se basa por lo general en los pedidos específicos de clientes, pronósticos de ventas, niveles predeterminados de productos terminados, etc. Un departamento independiente del área de producción es responsable de la determinación del tipo y cantidades de producción El sistema de administración de inventarios está integrado con el sistema de contabilidad La materia prima se traslada al área de producción mediante la presentación de una requisición de materiales

143 Almacenamiento del inventarioLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Almacenamiento del inventario El documento de requisición se utiliza para actualizar los archivos maestros del inventario y para realizar transferencias en libros de las cuentas de materias primas a las del proceso de producción. Estas actualizaciones se realizan de forma automática Los documentos de la transferencia del producto están pre numerados, y se investigan los documentos perdidos Todos los costos de producción tanto directos como indirectos son asignados a la producción Existen procedimientos de control de calidad en la producción

144 Almacenamiento del inventarioLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Almacenamiento del inventario Existen condiciones para la protección del inventario en proceso Los registros de contabilidad de costos consisten en archivos maestros, hojas de trabajo e informes que contienen costos de materiales, mano de obra, y costos indirectos por trabajo o proceso conforme se incurre en dichos costos Cuando los trabajos o productos se terminan, los costos relacionados se transfieren del trabajo en proceso a los productos terminados con base en los informes de departamento de producción La producción es identificada mediante lotes que permiten determinar, materia prima utilizada, personal que participó, maquinaria utilizada, etc.

145 Almacenamiento del inventarioLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Almacenamiento del inventario Todos los productos defectuosos y desecho que resultan del proceso de producción son registrados totalmente y exactamente en el período apropiado En caso de utilizar costo estándar, éste actualizado al costo real al fin de mes El departamento de producción es responsable de la revisión de informes de producción y desperdicio Los desperdicios y tiempos muertos son controlados Se han encontrado usos para los desperdicios

146 Lista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Salida de productos La salida de productos es parte integral del ciclo de ventas. Cualquier salida de inventario debe ser autorizado mediante un documento debidamente aprobado (Ver buenas prácticas en un proceso de ventas)

147 Monitoreo y ajustes al Inventario y al Costo deLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Monitoreo y ajustes al Inventario y al Costo de Ventas Mensualmente se concilia el módulo de inventarios con los registros del libro mayor Se realizan inventarios permanentes por parte de la persona que supervisa el inventario, y las diferencias entre el inventario físico y el kardex se investigan De acuerdo con las políticas de la compañía se calcula y ajusta la provisión de inventarios Los inventarios se comparan periódicamente con cantidades presupuestadas, cantidades del anterior período y las variaciones inesperadas se investigan Se analiza el comportamiento del margen bruto por línea de producto y se investigan las fluctuaciones significativas

148 Monitoreo y ajustes al Inventario y al Costo deLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Monitoreo y ajustes al Inventario y al Costo de Ventas El costo operacional del producto es comparado con el precio de venta y si es necesario se crea una provisión por pérdida en el inventario Se miden los niveles de contaminación y toman acciones para disminuirlos y cumplir con las normas ambientales Se mide el nivel de accidentalidad dentro de la planta y se toman acciones para disminuirlo Se mide la capacidad instalada y se toman acciones para no sub utilizarla

149 Procedimientos para la realización deLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Procedimientos para la realización de inventarios físicos A continuación presentamos buenas prácticas en un procedimiento de inventario físico: 1) Se nombra a un supervisor del inventario 2) Se cuenta con un instructivo para la realización del inventario físico 3) El personal que participa en el inventario físico es instruido de la forma como se realizará el inventario 4) El inventario es organizado de tal forma que facilita el conteo 5) El inventario es etiquetado para facilitar su identificación (no es recomendable que revele la cantidad de inventario) 6) Se organizan equipos en donde participa personal de diferentes áreas (contabilidad, auditoría, ventas, almacén)

150 Procedimientos para la realización deLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Procedimientos para la realización de inventarios físicos 7) Se realiza un corte de documentos 8) Si es necesario se suspende la entrada y salida de productos durante el inventario 9) El inventario de terceros es separado y plenamente identificado 10) El inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación se identifica plenamente 11) Se realizan por lo menos dos conteos a los productos y cada conteo lo realiza un equipo diferente 12) Los resultados del primer y segundo conteo se comparan y si existen diferencias se realiza un tercer conteo

151 Procedimientos para la realización de inventarios físicosLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios SI NO N/A Procedimientos para la realización de inventarios físicos 13) El conteo físico final se compara con el kardex y las si existen diferencias se solicita sean aclaradas 14) Se verifica la conciliación del kardex contra el libro mayor 15) Los ajustes al inventario deben ser autorizados por un nivel adecuado dentro de la organización

152 Buenas prácticas en el proceso de inventariosLista de verificación para identificar oportunidades de mejoramiento en el proceso de administración de inventarios

153 ¡Gracias!