1 Nota księgowa jako dokument rozliczeniowy firmyPrawdy oczywiste Część 59 Nota księgowa jako dokument rozliczeniowy firmy      - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801  |

2 Czym jest nota księgowa?Notę księgową wykorzystujemy przy dokumentowaniu transakcji, które nie podlegają przepisom ustawy o podatku VAT. Jednocześnie transakcje te nie mogą dotyczyć sprzedaży czy świadczenia usług przez podatników, potwierdzanych w postaci rachunku wystawianego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej.      - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801  |

3 Kiedy wystawić notę księgową?Noty wykorzystuje się m.in. dla udokumentowania operacji: z kontrahentami – np. w zakresie naliczania odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych należności lub naliczania kar umownych należnych wynikających z wykonania zobowiązań niezgodnie z zawartą umową albo też korygowania należności wynikających z błędów popełnionych w rachunkach, z pracownikami jednostki – dotyczy obciążenia należnościami z tytułu niedoborów i szkód w mieniu jednostki, do ujmowania tych operacji w księgach rachunkowych jednostki. w przypadku dokonywania wzajemnych rozliczeń pomiędzy powiązanymi jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych nieuprawnionymi do wystawiania faktur VAT.      - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801  |

4 Zasady wystawiania noty księgowejWystawianie, korygowanie oraz wzory not księgowych powinny być określone wewnętrznie przez jednostkę, ponieważ nie ma ogólnie obowiązujących przepisów regulujących tę kwestię. Reguły te ustala kierownik i zawiera w polityce rachunkowości jednostki. Notę księgową, zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną, należy wystawić w co najmniej dwóch egzemplarzach. Dokument ten wystawia właściwy pracownik komórki księgowości, przy czym jeden egzemplarz otrzymuje odpowiednio kontrahent lub pracownik, a drugi egzemplarz pozostaje w księgowości. Czasem sporządza się noty księgowe w trzech egzemplarzach, wówczas, trzeci egzemplarz trafia do właściwej komórki merytorycznej.      - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801  |

5 Co powinna zawierać nota?Nota powinna zawierać elementy wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości, czyli: nazwę dokumentu (Nota obciążeniowa/Nota odsetkowa), numer noty (zgodny z zasadami nadawania numerów przyjętymi w jednostce) i datę jej wystawienia, określenie stron operacji gospodarczej (nazwy, adresy), opis operacji i jej wartość, datę dokonania operacji gospodarczej (jeśli różni się ona od daty wystawienia noty), podpis wystawcy (osoby upoważnionej w jednostce do wystawiania not).      - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801  |

6 Co powinna zawierać nota? – c.d.Opis operacji w nocie księgowej powinien odwoływać się do dokumentu źródłowego, który stanowił podstawę jej wystawienia, np. w przypadku obciążenia: karami umownymi – umowę z kontrahentem, z której wynika obowiązek zapłacenia kar umownych i protokół odbioru usług (dostaw), z którego wynika, że zostały one niewłaściwie wykonane, odsetkami za zwłokę – umowę, z której wynika ich wysokość lub w sytuacji gdy umowa zawarta z kontrahentem nie zawiera postanowień w tym zakresie – wskazanie podstawy prawnej żądania odsetek, ich rodzaju i wysokości, z tytułu niedoborów i szkód zawinionych – protokół inwentaryzacji (lub inny dokument, z którego wynika wysokość szkód/niedoborów).      - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801  |

7 Zatwierdzanie not księgowychIstnieje obowiązek podpisania noty księgowej przez wystawcę, osobę sprawdzającą oraz kierownika jednostki lub innego pracownika upoważnionego do ustalania wysokości należności jednostki. Noty księgowe są sprawdzane i zatwierdzane pod kątem: prawnej dopuszczalności, zasadności wystawienia w danym przypadku, zgodności treści noty z postanowieniami odpowiedniej umowy, ugody oraz z przepisami ogólnie obowiązującymi , formalno-rachunkowym.      - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801  |

8 Błędy w nocie księgowejW przypadku stwierdzenia błędów, koryguje się je w notach: zewnętrznych – przez wystawienie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, wewnętrznych – poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń i zapisaniem poprawnej treści uzupełnionej datą poprawki oraz podpisem osoby do tego upoważnionej. Przepisy ogólnie obowiązujące normują przypadki korygowania błędów stwierdzonych w fakturach, dlatego też w przypadku konieczności skorygowania noty księgowej obciążeniowej należy posługiwać się przepisami wewnętrznymi obowiązującymi u jej wystawcy.      - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801  |

9 Zachęcamy do śledzenia dalszych części naszej serii ;)W razie problemów z prowadzeniem księgowości, niezadowolenia z obecnej obsługi lub planowaniem założenia nowej działalności zachęcamy do kontaktu z nami: POLECAMY: ACCOUNT Kancelaria Rachunkowa ul. Warowna 1 lok.3, Warszawa tel. kom.: , tel.:      - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801  |

10 http://www.finite.pl | e-mail: [email protected]Dziękujemy za uwagę! Biuro Rachunkowe FINITE INFOLINIA: 801  ul. Przejazd 6/67 | Warszawa| tel. 22  |      - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801  |