1 NOTA: Para cambiar la imagen de esta dispositiva, seleccione la imagen y elimínela. A continuación haga clic en el icono Imágenes en el marcador de posición e inserte su imagen. Gestión de Presupuestos Enero 2016 1Fabimol

2 Contenido Contexto, Definición y Requisitos Objetivos Clasificación, Estructura y Etapas Gobierno Plazos Herramientas Resumen final 2Fabimol

3 Contenido Contexto, Definición y Requisitos Objetivos Clasificación, Estructura y Etapas Gobierno Plazos Herramientas Resumen final 3Fabimol

4 Contexto Año Complicado Materias Primas a la baja Dólar subiendo Reforma laboral Inflación 4Fabimol

5 Definición 1 Sistema presupuestal es un instrumento de gestión para obtener el mas productivo uso de los recursos. Ayuda a determinar cuales son las áreas fuertes y débiles de la empresa, a la coordinación interna de los esfuerzos Planear y controlar las operaciones, constituyen la esencia de la planeación de las utilidades y el sistema presupuestal provee un cuadro integral de las operaciones como un todo 5Fabimol

6 Definición 2 Es la cuantificación de un plan estratégico con la finalidad de ser una herramienta informacional para la adopción de la decisión de su puesta en marcha y además, para servir de elemento base en el control del cumplimiento de dicho plan. 6Fabimol

7 Requisitos Conocimiento de la empresa Planes, políticas, guías, cifras de control, índices Coordinación (gobierno) Fijación del período presupuestal Dirección y vigilancia Sponsor Manual de Presupuesto 7Fabimol

8 Contenido Contexto, Definición y Requisitos Objetivos Clasificación, Estructura y Etapas Gobierno Plazos Herramientas Resumen final 8Fabimol

9 Objetivos Herramienta de gestión y control del negocio Anticipar y estimar resultados Como se coordinan y correlacionan y las actividades y los procesos de la organización Anticipar acciones y decisiones oportunas por comparación de estimado versus real Soporte en la asignación de recursos Sin presupuesto --- Solo ideas vagas 9Fabimol

10 Contenido Contexto Objetivos Clasificación, Estructura y Etapas Gobierno Plazos Herramientas Resumen final 10Fabimol

11 Clasificación Por tipo de empresa: Privados y Públicos Por su contenido: Principales y Auxiliares Por su forma: Flexibles y Fijos Por su duración: Cortos y Largos Por su valuación: Estimados o Estándar Por su reflejo en los estados financieros: de situación financiera, de resultados y de costos Por sus fines: de promoción, de aplicación, por programas 11Fabimol

12 Estructura Presupuesto Maestro Presupuesto Operaciones - Estructura de la Organización - Vtas, compras, costos, etc. Presupuesto Financiero - Capital de Trabajo - Flujo de Caja - Amortizaciones - Aportes de Capital Presupuesto de Capital - Inversiones permanentes en activos fijos 12Fabimol

13 Etapas Pre- formulac ión Formulac ión EjecuciónControl Evaluaci ón 13Fabimol

14 Etapas - Pre-formulación En esta etapa se definen: La estrategia Las premisas (límites, porcentajes, formulas) Las constantes Los escenarios El gobierno (equipo presupuesto) Los plazos de revisión otros Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 14Fabimol

15 Etapas - Formulación Presupuesto de Ventas Es la base de cualquier sistema presupuestario, puesto que es el punto de partida de las operaciones de una empresa Establece el nivel de actividad y determina los ingresos Es posible desarrollarse en cualquier tipo de institución Se estiman en valores netos a los cuales debe agregarse el IVA Se aplican proyecciones de incobrables Se aplican políticas crediticias Se debe decidir que pronóstico forma parte del presupuesto (de los escenarios definidos) Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 15Fabimol

16 Etapas - Formulación Presupuesto de Ventas Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 16Fabimol

17 Etapas - Formulación Presupuesto de Ventas Métodos de pronósticos no estadísticos Estimación directa sin sesgo Estimación directa con sesgo sistemático Combinación de pronósticos personales Individual con probabilidad de ocurrencia De proyección histórica Promedios móviles Traslación con factor de ajuste Combinación de años tipo Traslación de unidades físicas Métodos Estadísticos Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 17Fabimol

18 Etapas - Formulación Presupuesto de Producción, Costo de Ventas, Inventario y Compras Estimación de Costo de Ventas Son todos los desembolsos de efectivo o devengados, necesarios para disponer del producto que se vende, por lo tanto, se incluyen; Gastos de Administración y Ventas, Publicidad y Comisiones a los vendedores Se usa para determinar: Necesidades de compra de inventario Construir estado de resultados proyectado Es diferente la estimación en una distribuidora que en una empresa productiva Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 18Fabimol

19 Etapas - Formulación Determinación del margen de comercialización Es la diferencia entre el precio de venta y el costo de venta expresado como porcentaje del precio de venta Generalmente se expresa en forma unitaria, para efectos de presupuestación es necesario trabajar con el margen promedio de la empresa, si no se conoce, se estima a partir de los antecedentes contables históricos o ponderando el margen de cada producto por su participación en la venta total Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 19Fabimol

20 Etapas - Formulación Presupuesto de Inventario y Compras En una distribuidora la necesidad de compra de inventario se descuenta el margen de contribución de la venta del período En una empresa productiva, se debe determinar los montos de: Materias primas y materiales Mano de Obra Directa Gastos de Fabricación Se deben identificar los desfases de tiempo entre el momento de compra y la venta del producto, luego se deduce la programación de las compras y el pago a los proveedores Incluir las políticas de inventario para establecer el stock final por período, los stocks de seguridad y la rotación de los inventarios Se deben realizar inventarios físicos y comparar con los valores en la contabilidad Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 20Fabimol

21 Etapas - Formulación Presupuesto de Gastos Presupuesto de gastos asociados al período Presupuesto de desembolsos por gastos que son input para el presupuesto de caja y el presupuesto Maestro Son presupuestos de resultados, sin embargo en algunos casos son también de flujos Se debe conocer: Gastos cancelados anticipadamente Gastos de períodos anteriores pendientes de pagar y que estén provisionados Gastos asociados al ingreso Gastos asociados al período Gastos atípicos no periódicos Gastos que no requieren desembolso Oportunidad en que se realizara cada desembolso asociado a un gasto Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 21Fabimol

22 Etapas - Formulación Presupuesto de Flujo de Efectivo Cobranzas y Provisión de Incobrables Inputs: Política de créditos de la empresa, como son variables en el tiempo, implican en el presupuesto general Saldo inicial de las cuentas por cobrar Presupuesto de Ventas IVA Deudores incobrables Plazos reales de cobro Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 22Fabimol

23 Etapas - Formulación Presupuesto de Flujo de Efectivo Estimación de Incobrables Aspectos a considerar: Pronóstico de ventas que no se cobran oportunamente Presupuestar tiempo y porcentaje de recuperación Castigo Antecedentes históricos Situación del sector y economía en general Estrategia comercial de la empresa Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 23Fabimol

24 Etapas - Formulación Presupuesto de Flujo de Efectivo Impuestos y Pago a Proveedores IVA: Presupuesto de Venta y Compras PPM: Presupuesto de Ventas Pago a Proveedores: Presupuesto de Compras Saldo de Cuentas por Pagar al inicio del período y vencimientos Presupuesto de Compras Condiciones de los proveedores Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 24Fabimol

25 Etapas - Formulación Presupuesto de Flujo de Efectivo Inversiones Inversiones del período Forma de financiamiento Clasificación de las inversiones Inversiones financieras de corto plazo Inversiones financieras de largo plazo Inversiones de Activo Fijo Inversiones en otras empresas Inversiones en Activos Fijos Seguros, fletes, instalación, puesta en marcha, etc. Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 25Fabimol

26 Etapas - Formulación Presupuesto de Caja Síntesis de todos los presupuestos de flujos, que tiene como propósitos: Determinar la probable posición de caja al fin de cada periodo Identificar los excedentes o déficits por periodo Establecer la necesidad de financiamiento y/o la disponibilidad de efectivo ocioso para inversión Coordinar el efectivo con: El capital de trabajo, los ingresos por ventas, gastos, inversiones y pasivos Establecer una base solida para la vigilancia continua de la posición de caja Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 26Fabimol

27 Etapas - Formulación Presupuesto de Caja Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 27Fabimol

28 Etapas - Formulación Maestro CajaInventarioVentas Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 28Fabimol

29 Etapas - Ejecución EstimadoReal VentasGastosCajaVentasCajaGastos Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción Identificar causas de las variaciones Procedimiento de Análisis: Variación no es importante Se origino por error del proceso de elaboración del informe Se debió a decisión de la administración Se debe a causas exógenas no controlables No tiene explicación 29Fabimol

30 Etapas - Control Para los que no tienen explicación: Se realizan entrevistas y reuniones Análisis de las condiciones de trabajo Observación directa Investigación In situ de los gerentes Grupos de asesores Auditorías internas Estudios especiales Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 30Fabimol

31 Etapas - Evaluación Evaluación anual de los resultados de compañía El porcentaje de cumplimiento del presupuesto Las mayores desviaciones Determinar acciones para el ejercicio siguiente Pre- formul ación Formu lación Ejecuci ón Contro l Evalua ción 31Fabimol

32 Contenido Contexto, Definición y Requisitos Objetivos Clasificación, Estructura y Etapas Gobierno Plazos Herramientas Resumen final 32Fabimol

33 Gobierno Gerencia General Gcia. Finanzas y Admin ContabilidadCobranzasTesorería Gia. De Produccion PlantasTalleresBodegas Gcia. Comercial MercadosDirectos 33Fabimol

34 Gobierno Comité de Presupuesto Finanzas Comercial Producción Recursos Humanos Gerente de Presupuesto 34Fabimol

35 Rol del Gerente de Presupuestos Fijar el período presupuestalFormular el presupuesto generalCoordinar los presupuestos parciales Elaborar los manuales e instructivos Preparar los informes mensuales, real vs presupuestado Analizar las variaciones y su justificación Modificar las cifras de presupuesto 35Fabimol

36 Contenido Contexto, Definición y Requisitos Objetivos Clasificación, Estructura y Etapas Gobierno Plazos Herramientas Resumen final 36Fabimol

37 Plazos Año CalendarioEnero año siguiente EjecuciónControl Pre- formulación Formulación Evaluación Último trimestre Ajustes Revisiones mensuales/Trimestrales 37Fabimol

38 Contenido Contexto, Definición y Requisitos Objetivos Clasificación, Estructura y Etapas Gobierno Plazos Herramientas Resumen final 38Fabimol

39 Herramientas Lo mas utilizado es Excel Existen herramientas que automatizan el proceso de formulación, control y gestión del presupuesto que se integran (en algunos casos) con las soluciones de ERP La empresa debe estar preparada para aprovechar una herramienta de este tipo Se debe llevar a cabo un proceso de selección en que se evalúe la mas adecuada de acuerdo a: Las necesidades y requerimientos específicos Realidad de sistemas de la empresa Plazos y costos de implementación 39Fabimol

40 Contenido Contexto, Definición y Requisitos Objetivos Clasificación, Estructura y Etapas Gobierno Plazos Herramientas Resumen final 40Fabimol

41 Resumen Final Obliga a los miembros de la organización a pensar la empresa de forma ordenada y sistemática Formaliza las responsabilidades de la planificación Entrega expectativas definidas acerca de los resultados de las decisiones Permite juzgar las acciones  reformular la estrategia Ayuda a la coordinación de los esfuerzos y tareas Permite armonizar los objetivos individuales y generales Facilita las comunicaciones interpersonales 41Fabimol

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