1 Nowoczesna korespondencja
2 Skuteczna korespondencjaCo piszemy W jaki sposób Do kogo Co chcemy osiągnąć
3 Proces komunikacji Informacja zwrotna Przekaz Filtr Opisanie DziałanieDekodowanie Zakodowanie Transmisja Odbiór Odbiorca Nadawca
4 Bariery w przekazie Pismo staranne myśl utrwalona na papierze jest względnie trwała Zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami korespondencji świadectwo profesjonalizmu Z dochowaniem wszelkich wymagań formalnych (sprawy ważne-polecone) i reguł obyczajowych (zaproszenia)
5 Kryteria podziału Treść Forma Obieg pisma Termin załatwieniaRodzaj sprawy Stopień zabezpieczenia tajemnicy Elementy pisma Treść - (charakter informacyjny, charakter przekonywujący) Forma – (blankiet korespondencyjny, specjalne blankiety firmowe, formularze) Obieg pisma – (przychodzące, wychodzące, pozostające w obiegu) Termin załatwienia – (pilne, terminowe, zwykłe) Rodzaj sprawy - (wewnętrzne akty normatywne, wnioski, protokoły, umowy ,dokumenty założycielskie) Stopień zabezpieczenia tajemnicy - (pisma tajne i poufne) Elementy pisma (zatytułowane, zaadresowane, mieszane)
6 Polska Norma
7 PKN
8 Fax
9 Zasady redagowania pismWprowadzenie Przedstawienie zagadnienia Uzasadnienia pisma Wnioski
10 Styl urzędowy Przewaga zdań pojedynczychPosługiwanie się stroną bierną i formami bezosobowymi Posługiwanie się gotowymi formułami Nie używanie zwrotów emocjonalnych Ograniczenie pisma do jednej strony Jasna, zrozumiała redakcja Uprzejmość pisma Kompletność pisma Przejrzystość i staranność
11 Ogólne pisma biurowe
12 Pełnomocnictwo ProkuraPełnomocnictwo ogólne obejmujące umocowanie do czynności zwykłego zarządu Pełnomocnictwo rodzajowe musi określać kategorię czynności objętej umocowaniem, a także jej przedmiot Pełnomocnictwo szczegółowe / upoważnienie uprawnia do jednej lub kliku szczegółowo określonych czynności np. pełnomocnictwo procesowe Umocowanie dowolnej osoby do dokonania czynności prawnej ( art k.c.)
13 Prokura
14 Pełnomocnictwo ogólne
15 Pełnomocnictwo rodzajowe
16 Pełnomocnictwo szczególne
17 Zaświadczenia / zawiadomieniaZaświadczenia – krótkie pismo zatytułowane potwierdzające zdarzenie, stan faktyczny, uprawnienie, wysokość zarobków Zawiadomienia – podstawowa forma przekazywania informacji w obiegu wewnętrznym i zewnętrznym
18 Protokoły Protokół zebrania Protokół zdawczo-odbiorczyProtokół uzgodnień i rozbieżności Protokół porozumienia Protokół kontroli Protokół kasacji Protokół przyjęcia towaru
19 Schemat budowy protokołuWstęp Tytuł Część zasadnicza Przebieg rejestrowanego zdarzenia Okoliczność towarzyszące Wnioski i uchwały Część końcowa Formuła o zakończeniu Podpisy Załączniki
20 Sprawozdania Stanowią relację np.ze spotkania z kontrahentami, z podróży służbowej, z przedsięwziętych kroków w pewnej działalności, najczęściej z działalności całej organizacji lub jej organów.
21 Notatki Forma potwierdzenia zaistniałych faktówprzekazanie przełożonemu ważnej informacji, różne sprawy wewnętrzne danej jednostki, raporty, minutki, z zebrań o charakterze roboczym ( odprawy, narady)
22 Raport Dokument mający na celu przedstawienie stanu faktycznego, sytuacji przedsiębiorstwa, podsumowanie rocznej działalności. Formy raportów: Krótkie notatki z zebrania Roczne sprawozdania finansowe Roczne sprawozdanie tzw. annual report – opracowanie prezentujące sukcesy firmy w danym roku Spis treści rocznego raportu
23 List intencyjny List intencyjny określa zakres przyszłych działań czy umów oraz zarys planów dotyczących danego projektu List intencyjny może zawierać: zobowiązanie do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze; zobowiązanie do nierenegocjowania już uzgodnionych postanowień; upoważnienie do rozpoczęcia oznaczonych prac; deklarację dokonania wpłaty odpowiedniej wysokości. to pisemna, wstępna deklaracja zamierzeń dotyczących swoich działań, składana przez stronę możliwego przyszłego stosunku gospodarczego. W odróżnieniu od oferty list intencyjny nie wiąże składającego ani przyjmującego. . Zwykle jest podpisywany w chwili, gdy po zakończeniu wstępnych negocjacji zostało osiągnięte porozumienie co do podjęcia dalszych działań. Stanowi więc pierwsze uregulowanie przyszłej współpracy, które zobowiązuje sygnatariuszy do uczestnictwa w danym projekcie.
24 Pisma przewodnie Uzupełniające treść dokumentuWyjaśniające powody przekazywania załączników Wskazujące czynności, jakim należy poddać załączniki itp są pismami towarzyszącymi innym dokumentom. Mogą one zawierać informacje:
25 Zaproszenie
26 Korespondencja handlowa
27 Etapy transakcji Propozycja sprzedaży Zamówienie towaru / usługiDostawa towaru / usługi Weryfikacja dostaw
28 Schemat obiegu pisma
29 Etap I: Propozycja sprzedażyList reklamowy Zapytanie ofertowe Oferta
30 List reklamowy
31 Etap II: zamówienie towaruUmowa o dostawę Zamówienie Potwierdzenie zamówienia Anulowanie zamówienia
32 Etap III-dostawa towaruAwizo Specyfikacja Dowód przyjęcia towaru Protokół przyjęcia towaru
33 Etap IV – weryfikacja dostawReklamacja Odpowiedź na reklamację
34 Dokumentacja osobowa
35 Związana z przyjmowaniem pracownikaCv List motywacyjny Kwestionariusz osobowy Zapytanie o karalność Umowa o pracę Umowa zlecenie Umowa o dzieło
36 Występująca w czasie stosunku pracyZakres czynności Przeszeregowanie pracownika Zmiana warunków pracy Zaświadczenie o pracy Wniosek o urlop Prośba o udzielenie urlopu okolicznościowego Prośba o udzielenie urlopu bezpłatnego Upomnienie Nagana Przyznanie nagrody
37 Dotyczącą rozwiązania stosunku pracyWypowiedzenie umowy o pracę Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia Świadectwo pracy Pozew o sprostowanie świadectwa pracy
38 Korespondencja w językach obcych
39 US: Układ blokowy
40 US: Zmodyfikowany układ blokowy
41 US: Uproszczony układ blokowy
42 GB: Wcięty nagłówek
43 GB: Układ blokowy
44 DE: List handlowy DIN 5008
45 DE: List handlowy na formularzu
46 FR: Pismo z nadrukiem daty