1 Obieg dokumentów w instytucji publicznej o akademickim rodowodzie Mariusz Mysiakowski Warszawski Uniwersytet Medyczny

2 Podstawy prawne zasadność wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej reguluje art. 6 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 roku (Dz. U. Nr 38, poz. 173), instrukcje kancelaryjne podlegają zatwierdzeniu przez organy nadrzędne, przez dyrektorów archiwów państwowych, w naszym przypadku przez dyrektora Archiwum Państwowego m. st. Warszawy, instrukcja kancelaryjna w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym obowiązuje na mocy zarządzenia Rektora nr 4/2007 z dnia 17 stycznia 2007 roku, w § 6 instrukcji kancelaryjnej istnieją zapisy określające sposób obiegu dokumentów w naszej jednostce organizacyjnej, o zakresie zmian do instrukcji kancelaryjnej, w tym do obiegu dokumentów w budynku Rektoratu mówi zarządzenie nr 96/2008 Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego z dnia 13 października 2008 roku.

3

4 Schemat obiegu korespondencji przychodzącej w Uczelni

5 Droga pisma – Kancelaria - poczta tradycyjna – listy i przesyłki

6 Droga pisma – Kancelaria – poczta elektroniczna

7 Droga pisma – Kancelaria – poczta internetowa poprzez formularze

8 Droga pisma – Kancelaria – poczta dostarczana przez faks

9 Droga pisma – Kancelaria – poczta bezpośrednia - interesanci

10 Droga pisma – Kancelaria – poczta bezpośrednia – pracownicy Uczelni

11 Droga pisma – Kancelaria – rejestrowanie spraw (pism) – system dziennikowy

12 Droga pisma – Kancelaria – dziennik podawczy (korespondencyjny)

13 Droga pisma – Kancelaria – selekcja – wstępne przekierowanie sprawy (pisma)

14

15 Droga pisma – Kancelaria – sposób przekierowania sprawy (pisma) - goniec

16 Droga pisma – Sekretariat – właściwe miejsce koordynacji obiegu spraw (pism)

17 Droga pisma – Sekretariat – spis spraw (pism) – system bezdziennikowy

18 Droga pisma – Sekretariat - znakowanie spraw (pism) w systemie rzeczowym0032 1 05 KANCLERZ NARADY ADMINI- STRACYJNE NUMER SPRAWY W SPISIE SPRAW SKRÓCONA LICZBA ROKU

19 Droga pisma – Sekretariat – przedkładanie spraw (pism) do podpisu przełożonemu

20 Droga pisma – Przełożony – dekretacja spraw (pism) do realizacji referentowi

21

22 Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)

23 Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)

24 Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)

25 Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)

26 Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)

27 Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)

28 Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)

29 Droga pisma – Sekretariat – dyspozycja według dekretacji przełożonego

30 Droga pisma – Referent – podział spraw (pism) na terminy i priorytety

31 Droga pisma – Referent – załatwienie spraw (pism)

32 Schemat obiegu korespondencji wychodzącej w Uczelni

33 Droga pisma – Sekretariat – przedłożenie spraw (pism) do podpisu przełożonemu

34 Droga pisma – Przełożony – rola i odpowiedzialność przełożonego

35 Droga pisma – Sekretariat – rejestrowanie spraw (pism) – system bezdziennikowy

36 Droga pisma – Sekretariat – przechowywanie akt spraw (pism)

37 Droga pisma – Sekretariat – podział na kategorie archiwalne

38 Droga pisma – Sekretariat – delegowanie spraw (pism) do Kancelarii

39 Droga pisma – Kancelaria – dzienniki korespondencyjne i pocztowe książki nadawcze

40 Droga pisma – Kancelaria – selekcja, znakowanie kopert (przesyłek)

41 Droga pisma – Kancelaria – przesyłki i pakiety listowne

42 Droga pisma – Kancelaria – nośniki danych wysyłane pocztą zwykłą

43 Droga pisma – Kancelaria – wysyłanie spraw (pism)

44 Podsumowanie – uwagi końcowew naszym systemie kancelaryjnym za prawidłowy obieg dokumentów odpowiadają przede wszystkim Sekretariaty, a nie Kancelaria, i bezpośredni przełożeni, a nie poszczególni referenci, niemniej jednak to na Sekretariatach spoczywa główny obowiązek wdrażania, koordynowania i regulowania procesu realizacyjnego każdego pisma, na prawidłowości w sposobie obiegu dokumentów wpływa po pierwsze kompetentna dekretacja, po drugie odpowiedzialność przy składaniu podpisu przez przełożonego na piśmie, wprowadzenie elektronicznych środków ewidencyjnych i elektronicznego obiegu dokumentów przyspiesza i ułatwia realizację spraw (pism) na poziomie pierwszym.

45 Dziękuję za uwagę, przyjdzie czas na rozmowę o jutrze…..