1 OBJETIVOS DE LA CLASE: Conocer los conceptos de eficiencia y eficacia. Explicar las razones que llevan a una empresa a emprender cambios organizacionales. Explicar las etapas de la metodología de los estudios de mejoramiento administrativo / Valorar la importancia del conocimiento de la metodología para realizar procesos de cambio organizacional. P.C.
2 ORGANIZACION SISTEMA ABIERTO ORGANIZACION FORMA ES EL MEDIO A TRAVES DEL CUAL LAS ORGANIZACIONES BUSCAN CUMPLIR SUS OBJETIVOS EFICACIA FORMA EN LA CUAL LAS ORGANIZACIONES CUMPLEN SUS OBJETIVOS DE BRINDAR UN SERVICO O PRODUCTO HACER LAS COSAS BUENAS EFICIENCIA GREADO EN QUE LA ORGANIZACION MAXIMIZA SUS FINES CON EL EMPELO MINIMO DE RECURSOS. SIN DESATENDER LA EFICACIA HACER LAS COSAS BIEN FINALIDAD DE OYS CONTRIBUIR CON EL CUMPLIMIENTO EFICIENTE DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA. P.C.
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4 Estructuras no adecuadas al crecimiento Quejas de clientes Problemas en la planificación del trabajo Sobrecarga de trabajo Atrasos en las tareas Costos elevados Necesidades de actualización tecnológica Errores frecuentes en la ejecución de operaciones Procedimientos complicados, lentos. Falla de controles internos
5 Procedimiento sistemático y ordenado a seguir para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo Función de OyS ámbito para aplicación de esta metodología. Para identificar y plantear problemas actuales (formular diagnóstico y encontrar soluciones adecuadas) se necesita: MARCO DE REFERENCIA TEORICO ( teoría de la organización y modernización administrativa ) TECNICAS DE INVESTIGACION MARCO DE REFERENCIA METODOLÓGICA (pasos a seguir según un modelo conceptual)
6 Preparación del estudio Relevamiento de la información Diagnóstico de la situación actual Diseño de soluciones Informe finalImplantación Secuencia cronológica pero no estricta
7 1. DEFINICION DEL OBJETIVO: Se conoce la consecuencia sin saber la causa que lo provoca Identificada la causa del problema el objetivo de estudio se vincula con ella ¿Quién determina el motivo del estudio? El analista conjuntamente con la Dirección de la empresa ¿Que información se obtiene en esta primera instancia? Cuál es el problema Por qué quiere la empresa realizar un cambio Qué objetivo persigue la empresa con el estudio Respuestas dan a conocer origen del estudio y objetivo primario
8 Otras definiciones necesarias: EXTENSIÓN DEL TRABAJO: hasta donde desea la empresa aplicar la metodología (informe final/diagnóstico/implantación) Áreas de la estructura y procedimientos que serán estudiados. Otras definiciones necesarias: LIMITACIONES A TENER EN CUENTA: políticas, legales, financieras. RELACIONES CONSULTOR - EMPRESA: comunicación del estudio a realizar y su finalidad al personal involucrado designación de la persona de la empresa que oficiará de nexo con el consultor aceptar el libre acceso a la documentación que se requiera vinculada al estudio acordar no modificar la realidad a estudiar hasta que no se concluya el trabajo
9 PREPARACION DEL ESTUDIO 2. EXAMEN PRELIMINAR: Sirve para : Conocer la realidad y verificar situaciones que originaron el estudio Establecer en forma primaria la naturaleza del problema y su magnitud Obtener información de planificación y organización del trabajo Establecer moral de trabajo y compromiso de jefes de línea y personal Retroalimentarse para confirmar, ajustar o modificar objetivo primario Se realiza a través de entrevistas con personal responsable del área objeto de estudio Solicitar documentación general de la empresa Normas y reglamentos vigentes Organigrama Manual de procedimiento Estadísticas existentes
10 PREPARACION DEL ESTUDIO 3. PLANIFICACION DEL TRABAJO: Determinar: Actividades a realizar, su secuencia y tiempo que insume Productos a obtener en cada etapa Métodos a utilizar RRHH, materiales y financieras PRESUPUESTAR EL TRABAJO Y DETERMINAR EL TIEMPO QUE INSUMIRIA EL TRABAJO Se realiza propuesta de trabajo que se eleva para aprobación
11 1. IMPORTANCIA DEL RELEVAMIENTO Etapa mas laboriosa y la que fundamenta las posteriores conclusiones Información a obtener debe ser exacta y suficiente. Tener en cuenta la cantidad y calidad de la misma Evitar aceptar declaraciones de tipo general que puedan llevar a falsas interpretaciones Obtener información de fuentes originales y autorizadas En una situación que interviene mas de una persona obtener información de ambas Importante recibir opiniones del personal Toda suposición que surja de poder comprobarse Registrar información en forma ordenada RELEVAMIENTO DE INFORMACION
12 2. ERRORES COMUNES AL RELEVAR3. RELACIONAMIENTO CON EL PERSONAL Aceptar expresiones indefinidasRespetar la vía jerárquica, dirigirse primero al la jerarquía No cotejar y verificar la validez de los datos que se obtiene Comprobar que el entrevistado conoce objetivo del estudio en caso contrario explicarlo No sistematizar información obtenidaCoordinar momento de la entrevista, buscar no interferir con el trabajo o vida personal Falta de equilibrio en cantidad de información relevada Escuchar al entrevistado, no emitir opinión, criticar o adelantar soluciones Otorgar a la entrevista privacidad necesaria Cuidar lenguaje para obtener sintonía RELEVAMIENTO DE INFORMACION
13 Medio mas idóneo para recabar información Insume tiempo y costos Entrevista personal Rapidez y aplicación simultanea a varias personas No uniformidad de respuesta Encuesta escrita Realizada directamente por el analista Único método para determinada información Modifica actitudes del personal al sentirse observados Observación personal Externa e interna. Organigrama/Manuales Marco normativo Disposiciones que afecten la estructura Estudio de documentación RELEVAMIENTO DE INFORMACION 4. METODOS PARA EL RELEVAMIENTO
14 Cuestionario y complementarlo con entrevistas grupales o individuales. Estudio de documentación (organigrama o manuales anteriores) ESTRUCTURA Entrevista personal complementada con observación directa y estudio documentación PROCEDIMIENTOS La información a relevar depende de: la finalidad del estudio Estructura-Distribución del trabajo-Procedimientos y del tamaño de la Organización RELEVAMIENTO DE INFORMACION 4. METODOS PARA EL RELEVAMIENTO CUAL ES EL MAS ADECUADO
15 ASEGURAR QUE INFORMACION QUE SE TIENE ES EXACTA Y SUFICIENTE Para verificar y sistematizar se debe: Cruzar datos, validar con jefes información proporcionada por empleados y preguntar a persona que están en la misma secuencia del procedimiento Ordenar sistemáticamente la información Utilizar material de trabajo que resulte claro DETECTAR SI POR ERROR LA INFORAMCION CON QUE SE CUENTA ES INCORRECTA RELEVAMIENTO DE INFORMACION VALIDACION Y SISTEMATIZACION DE INFORMACION RELEVADA
16 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL Mostrar los problemas que presenta la organizacion en relacion al objeto de estudio SER Realidad actual DEBER SER Estado deseado DIAGNOSTICO Relevamiento de información Modernización administrativa Teoría de la organización formal Se presenta a Dirección para su aprobación Permite acordar sobre una misma visión de la realidad, para no crear soluciones a problemas que no son detectados como tales por la organización
17 DISEÑO DE SOLUCIONES Etapa creativa Creación de soluciones a problemas detectados Tener en cuenta que soluciones adoptadas con anterioridad pueden no adaptarse a circunstancias actuales o soluciones aplicadas en una organización pueden no aplicarse a otra Lineamientos generales deben ser aprobados por la Dirección Aprobado el modelo general se diseña la solución detallada { confección de manuales, cursogramas,etc)
18 INFORME FINAL Al finalizar se presenta informe que sintetiza el estudio en su totalidad Contiene: Introducción {origen y propósito del trabajo} Diagnostico de situación actual Diseño de soluciones Programación de implantación Conclusiones Anexos
19 IMPLANTACION Puesta en practica de las recomendaciones PROGRAMACION: actividades a desarrollar durante la implantación, tiempos, responsables. PREPARACION: tareas preparatorias, incorporación de equipos, muebles, útiles, impresión de formularios, selección y capacitación de personal, etc. PUESTA EN PRACTICA: inicio de la implantación EVALUACION DE RESULTADOS: seguimiento de los cambios hasta su funcionamiento satisfactorio por un tiempo prudencial, se comparan resultados obtenidos con los objetivos esperados.