1 OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS P roject M anagement O ffice v. 2.0 Solucionamos problemas Material preparado por: María Jesús Salido Marta Padilla

2 Contexto ¿Qu é pasa con los Proyectos?

3 Noticias sobre resultados en proyectos: Insatisfacción … Los proyectos se retrasan (demasiado a menudo y durante demasiado tiempo) Al usuario final no le gusta el producto (que te gusten las cosas además de importante, es muy productivo) El producto final no funciona como se esperaba (es decir, no funciona !!) Gastamos más (y más, y más) dinero para solucionar “los” viejos problemas, pero qué pasa con LOS NUEVOS!!?? (más tiempo, más equipos, más expertos, más productos …) Vivimos inmersos en la complejidad, pero no con mayor eficiencia (so, don’t live) I can't get no satisfaction, I can't get no satisfaction. 'Cause I try and I try and I try and I try. I can't get no, I can't get no. When I'm drivin' in my car and that man comes on the radio and he's tellin' me more and more about some useless information supposed to fire my imagination. I can't get no, oh no no no. Hey hey hey, that's what I say. … I can’t get no

4 Consecuencias sobre los resultados de los proyectos: …Insatisfacción… Sobrecostes Baja productividad Larga curva de aprendizaje (y larga, y larga, y larga…) Cliente insatisfecho Aumento de recursos (más madera!) Equipos deprimidos Falta de confianza en los proveedores Tengo una mala noticia no fue de casualidad yo quería que nos pasara... y tu, y tu lo dejaste pasar No quiero que me perdones y no me pidas perdón no me niegues que me buscaste nada nada de esto nada de esto fue un error nada fue un error nada de esto fue un error Los errores no se eligen para bien o para mal no fallé cuando viniste... y tu, y tu no quisiste fallar Aprendí la diferencia entre y juego y el azar quien te mira y quien se entrega nada nada de esto nada de esto fue un error nada fue un error nada de esto fue un error. … tengo una mala noticia…

5 Causas sobre la insatisfacción en los resultados de los proyectos … Por qué tan a menudo!!? Ignorancia sobre los procesos de negocio y sus indicadores Se olvida lo esencial en todo proyecto: las personas Ausencia de rigor Exceso de rigor Poco conocimiento sobre la metodología más adecuada Excesiva confianza en la tecnología Insuficiente control sobre el proceso Alta rotación de personal entre proyectos y compañías Prioridad al coste sobre calidad Proridad al coste sobre adecuación a negocio Ignorancia con respecto a los límites y alcance del proyecto Visión errónea con respecto las necesidades formativas Urgencias no planificadas …. Four be the things I am wiser to know: Idleness, sorrow, a friend, and a foe. Four be the things I’d been better without: Love, curiosity, freckles, and doubt. Three be the things I shall never attain: Envy, content, and sufficient champagne. Three be the things I shall have till I die: Laughter and hope and a sock in the eye. Inventory

6 Remedios: ¿Cómo podemos hacerlo? la siguiente oportunidad Conocimiento del sector y del contexto, análisis previos precisos: de necesidades, alcance, metodología, formación, impacto … (yes, yes, all of this!) Cobertura extremo a extremo (pensar – diseñar – actuar) Enfocado a gestión de relaciones y optimización del talento Equipos de proyecto organizados en Red Flexibilidad e independencia de los productos, Red de talento Modelos de Innovación abierta y herramientas 2.0 Supervisión, overvision (¿como la visión de Supermán?) Flexibilidad científica y adaptabilidad en la planificación … (¿Contradictorio? ¡Por supuesto que no!) Gestión del cambio desde el minuto 0 Conocimiento experto y comportamiento generalista (difícil, difícil, you know...) Oh Lord, won´t you buy me a Mercedes Benz ? My friends all drive Porsches, I must make amends, Worked hard all my lifetime, no help from my friends, So Lord, won´t you buy me a Mercedes Benz ? Oh Lord, won´t you buy me a color TV ? Dialing For Dollars is trying to find me. I wait for delivery each day until three, So oh Lord, won´t you buy me a color TV ? Oh Lord, won´t you buy me a night on the town ? I´m counting on you, Lord, please don´t let me down. Prove that you love me and buy the next round, Oh Lord, won´t you buy me a night on the town ? Oh Lord!

7 “Most management efforts have long focused on component monitoring. True application management requires a different expertise - an understanding of the end-to-end application, the multiplicity of relationships, and overall impact on business value and end user experience.“ META Group 2006

8 Propuesta ¿Qué vamos a hacer?

9 Pasión por la excelencia vs. Cumplir con el expediente Plataformas colaborativas vs. Respositorios datos Cooperación vs.Competición Liderazgo distribuido vs. Jerarquía de control Comunidadesvs.Equipos PMO2.0 ¿Qué ? Agile methodologies vs. Procesos Tradicionales - Burocracia - Burocracia + Velocidad - Riesgo - Riesgo + Anticipación - Improvisación - Improvisación + Conocimiento

10 .. más ¿Qué? Nuevas herramientas Nuevas actitudes Sr. Lobo Solucionamos Problemas Talleres y contenidos según Contexto Gestión del cambio en la organización Capacitación jefes de proyecto Soporte a la oficina (interna) de proyectos

11 ¿Por Qué? THE WORLD OF PROJECT MANAGEMENT HAS CHANGED Equipos multidisciplinales Transformando procesos is more than technology Complejidad CLIENTES Exigentes, informados y conectados Beta Continua Prototipados CAMBIOS En aceleración PROCESO DE PRODUCCIÓN Se aceleran CICLO DE VIDA DE LOS PRODUCTOS Se acortan CRISIS Necesidad de reducir costes INTERNET Permite la Cocreación = Crear + Colaborar COMPETITIVIDAD Basada en el conocimiento

12 ¿Cómo? METODOLOGIAS AGILE SCRUM The World of Project Management has Changed INTERNET WEB 2.0 PLATAFORMAS ACTITUDES COLABORATIVAS GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMP

13 Call Center Soporte al Reporting y Comunicación Búsqueda de recursos Reacción a puntas de trabajo Mediación en conflictos Acceso a best practices Identificación necesidades formativas Actitudes: Leadership as a service Colaboración Cooperación Vocación de servicio Metodologias: PMP SCRUM Gestión del Tiempo Dinámicas de Red(Cops) Comunicación Herramientas: Web 2.0 Herramientas Colaborativas Gestión de Proyectos Gestión del cambio Soporte a la oficina técnica Formación Nuevas Herramientas Nuevas Actitudes Resolución de Problemas Talleres de contenidos específicos según contexto y necesidades Gestión del cambio en la organización.. a más cómo, menos ¿por qué?

14 ¿Para qué? Incrementar la capacitació de la Dirección de Proyectos Hacer de la Oficina de Proyectos del cliente un órgano eficaz de coordinación y soporte a los proyectos Aumentar los casos de éxito en los proyectos que emprende la Organización Inspirar, Provocar, Impulsar cambios culturales en la ogranización, hacia mayores niveles de excelencia y satisfacción Good Professionals WOW Projects NET Organizations

15 Equipo “¿Tú... y cuántos más?”

16 Equipos especiales para Proyectos únicos ¿Quién?

17 Metodología ¿Por dónde empezamos?

18 Creación del Roadmap Soporte Capacitación Entender necesidades del cliente Análisis de la Organización y Proyectos Definición de escenarios objetivos Dibujar esqueleto del proceso Capacitación Requeri mientos Herramie ntas Procesos y canales de soporte comunicación y resolución de problemas. Dinámicas de RED Organización de Workshops prácticos. Retroalimentación con la información obtenida del soporte a la oficina de proyectosPlan Transición dinámica y adaptable hacia la Independencia Resolución de necesidades reales Introducción de nuevas herramientas según contexto Gestión del cambio integrada Formación a cargo de expertos en cada campo

19 Contenidos SCRUM / Agile Aproach PMP Gestión de la Integración, del Alcance, de Tiempos, de Costes, de Calidad, de Recursos Humanos, de Comunicación, de Riesgos, de Adquisiciones Metodología y nomenclatura comunes Estandarización Colaboración estrecha con el cliente Predisposición y respuesta al cambio Desarrollo incremental. Entregas frecuentes Comunicación verbal directa Simplicidad, solo los artefactos necesarios Motivación, compromiso, auto-gestión Responsabilidad del equipo, auto-organización Trabajo colaborativo Desarrollo de actitudes y aptitudes para el trabajo colaborativo y la cooperación Flujos constantes de ideas y conocimiento Exploración de modelos en RED Herramientas colaborativas (web 2.0) Habilidades de gestión Visión global/estratégico(proyecto común) Compromiso, Proactividad, Liderazgo Proyectos Transversales Adaptabilidad al cambio Relaciones profesionales Identificar afinidades, complementariedades, sinergias Liderazgo Retribución emocional Excelencia en las diversas áreas de la gestión de proyectos:

20 HerramientasCocreaciónComunicación DifusiónInformación Jordi Graells Costa “Eines 2.0 per als gabinets de comunicació”. Sessió de formació per a la DG de Comunicació CC BY 3.0

21 Beneficios ¿Como medimos el retorno?

22 Beneficios… INTERNET WEB 2.0 PLATAFORMAS ACTITUDES COLABORATIVAS GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMP … en la Organización METODOLOGIAS AGILE SCRUM Mejorar el time to market Mejorar la adaptabilidad al cambio Mejorar la calidad del software Mejorar la adaptabilidad a los requerimientos del cliente Flexibilidad Satisfacción personal Estandarización Eficiencia Minimizar burocracia Acceso a best practices Creación de estructuras definidas y específicas para cada proyecto Mejorar la gestión del conocimiento Reducir costes de gestión Fomentar el aprendizaje organizacional Potenciar la innovación y la creatividad Generar nuevas oportunidades de negocio

23 Beneficios… … en las Personas DIRECTOR@S DE PROYECTO Dispone de herramientas Resuelve Problemas Inspira al equipo Seduce al Cliente Usa metodologias útiles Lidera Crea Comparte Colabora

24 Agradecimientos Mick Jagger Coti Dorothy Parker Janis Joplin Pere Folguera Laura Lorenzo Ikuska Sanz Quentin Tarantino

25 María Jesús Salido Marta Padilla OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS P roject M anagement O ffice v. 2.0 Solucionamos problemas