1 Organización del equipo auditor

2 Los criterios para la elección de los equipos de auditoría deben incluir:  La organización de un equipo auditor requiere de un orden jerárquico que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes.  Esta división del trabajo posibilita que los miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjunción de conocimientos y criterios para aplicar la auditoría de manera objetiva y sistemática, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.

3 ESTRUCTURA  La formación del equipo tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditoría.  A partir de esto, es necesario que las personas, técnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definición del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la función que desempeñarán en el estudio.

4 La división del trabajo en relación con las funciones que tienen que cumplir, se lleva a cabo considerando los siguientes puestos:  Coordinador General.  Líder de proyecto.  Asistente o analista de proyecto.

5 Características del Coordinador General  Como responsable de la auditoria es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formación académica y/o profesional, así como de su trayectoria y orientación personal.  El potencial de su participación puede ser más significativo si su experiencia laboral proviene del conocimiento de ésta clase de esfuerzos en instituciones públicas y privadas, aunque no es un requisito indispensable.  El asumir la dirección de una auditoria administrativa conlleva no sólo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes.

6 Características del Líder de Proyecto  En su carácter de enlace entre el coordinador general, el personal destacado en la auditoria, la organización y entorno, el líder representa el eslabón clave para que los objetivos, programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse.  Su personalidad tiene que conjuntar una personalidad tranquila, mesurada, negociadora, analítica y motivadora, capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien.

7  Por su función su trabajo es un tanto cuanto más operativo, ya que, aunque tiene la percepción de conjunto del proyecto, tiene la obligación de cumplir con: - Las líneas de acción de la coordinación general. - Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización. - Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones. - Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditoria. - Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan.  Aclarar dudas. - Recabar y resolver observaciones. - Mantener el nivel de desempeño convenido. - Adicionalmente, esta obligado a motivar a los auditores, para que se reafirme en todo momento el espíritu de equipo y se puedan obtener los resultados esperados en condiciones óptimas.

8 Características del Asistente o Analista de Proyecto  Acatar instrucciones con precisión. Actuar en forma prudente y tranquila. Ser cordial pero firme en sus decisiones. Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a tiempo. Solidario con sus compañeros de equipo. Ordenado con sus papeles de trabajo. Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias. Ser preciso en sus observaciones.

9 FUNCIONES GENERALES.  Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.  Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.  Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.  Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.  Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.  Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.  Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.  Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.  Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización  Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles  Revisar el flujo de datos y formas.  Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.  Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.  Evaluar los registros contables e información financiera.  Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances.  Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.  Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

10 CONOCIMIENTOS  Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoría administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.  Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación:

11 Académica  Estudios a nivel técnico, licenciatura o posgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, psicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico.  Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en el estudio.

12 Complementaria  Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.  Empírica  Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin contar con un grado académico.

13  Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.  Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.

14 HABILIDADES Y DESTREZAS  Actitud positiva.  Estabilidad emocional.  Objetividad.  Sentido institucional.  Saber escuchar.  Creatividad.  Respeto a las ideas de los demás.  Mente analítica.  Consciencia de los valores propios y de su entorno.  Capacidad de negociación.  Imaginación.  Claridad de expresión verbal y escrita.  Capacidad de observación.  Iniciativa.  Discreción.  Facilidad para trabajar en grupo.  Comportamiento ético.

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