1 ORGANIZACIÓN Y METODOSMsc. Nelly Sola DOCENTE.

2 CONCEPTOS DE ORGANIZACIONOrdenar y agrupar actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía estableciendo las relaciones entre dichas unidades deben existir.

3 CONCEPTOS DE ORGANIZACIONEstructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos.

4 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓNES UN MEDIO A TRAVÉS DEL CUAL SE ESTABLECE LA MEJOR MANERA PARA ALCANZAR OBJETIVOS DE UN GRUPO SOCIAL.

5 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓNSUMINISTRA LOS MÉTODOS PARA QUE SE PUEDAN DESEMPEÑAR LAS ACTIVIDADES EFICIENTEMENTE, CON UN MINIMO DE ESFUERZO.

6 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓNEVITA LA LENTITUD E INEFICIENCIA EN LAS ACTIVIDADES, REDUCIENDO LOS COSTOS E INCREMENTANDO LA PRODUCTIVIDAD.

7 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓNREDUCE O ELIMINA LA DUPLICIDAD DE ESFUERZOS, AL DELINEAR LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

8 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.DEL OBJETO: Las actividades deben relacionarse con el objetivo y propósito de la organización.

9 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNESPECIALIZACION: El trabajo de una persona debe limitarse al máximo a la ejecución de una sola actividad, mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo mayor será su eficiencia y destreza.

10 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNJERARQUIA: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes de los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

11 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNUNIDAD DE MANDO: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe y que los subordinados no deberán reportase más que a un sólo jefe.

12 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNDIFUSION: La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.

13 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNAMPLITUD O TRAMO DE CONTROL: Al un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

14 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNCOORDINACION: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio de comunicación(mercadotécnia, finanzas, producción, recursos humanos).

15 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNCONTINUIDAD: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente., por que son SISTEMAS CAMBIANTES.

16 TIPOS DE ORGANIZACIÓN FORMAL: basada en la división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes. Organización planeada. Aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de documentos. INFORMAL: Emerge espontáneamente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal. Se forma de relaciones de amistad. No aparece en el organigrama. Comprende los aspectos del sistema que no han sido planeados.

17 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.DIVISION DEL TRABAJO DEPARTAMENTALIZACION JERARQUIZACION DESCRIPCION DE FUNCIONES.

18 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.DIVISION DEL TRABAJO: Dividir la carga de trabajo entera en tareas que pueden ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas y grupos. Especificar que quien depende de quien. Establecer mecanismos para integrar las actividades.

19 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJODEPARTAMENTALIZACION. Combinar o agrupar las tareas en forma lógica y eficiente entre los empleados.

20 TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION.FUNCIONAL:

21 TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION. POR PRODUCTO.

22 TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION POR GEOGRAFICA O TERRITORIO

23 TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTE

24 TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O EQUIPO

25 TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O EQUIPO

26 TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION POR SECUENCIA

27 TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION POR SECUENCIA

28 NIVELES JERÁRQUICOS DE LA ORGANIZACIÓNLEGISLATIVO: NORMATIVO, DECISORIO, OBJETIVOS, POLITICAS DIRECTIVO: ORIENTA, PLANIFICA, EJECUTA, ORGANIZA. ASESOR: ACONSEJA, INFORMA. OPERATIVO: EJECUTA TRANSFORMA, MATERIALIZA. AUXILIAR: AYUDA, AUXILIA. DESCENTRALIZACION: EJECUTA, TRANSFORMA MATERIZA.

29 ELEMENTOS SISTEMICOS DE LA ORGANIZACIÓN.FINALIDAD FUNCIONES OBJETIVOS, POLITICAS, ESTRAT. RECUROS HUM. MAT.ECON.TEC. NORMATIVIDAD, ESTRUCTURA SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS CLIMA ORGANIZACIONAL TURBULENCIA AMBIENTAL

30 CONCEPTO DE SISTEMAS Conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario o complejo.

31 COMPONENTES DEL SISTEMAINSUMOS: 4 R, INFORMACION, NORMAS, POLITICAS. PROCESADOR: STAFF, COORDINACION MAQUINARIA, TALENTOS HUMANOS, ESTRUCTURA, SALIDA: BIEN PRODUCTO O SERVICIOS. REGULADOR: CONTROL RETROALIMENTADOR MEDIO AMBIENTE- ENTORNO RELACIÓN DE EFICIENCIA.

32 CLASES DE SISTEMAS ABIERTO CERRADO CREADO NATURAL ADAPTABLENO ADAPTABLE MECANICO

33 PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAEL TODO ES PRIMARIO Y LAS PARTES SON SECUNDARIAS. LA INTEGRACION ES LA CONDICION DE LA INTERELACION DE LAS PARTES DENTRO DE UNA. EL TODO ES IGUAL A LAS PARTES Y LAS PARTES SON IGUAL AL TODO. LA NATURALEZA DE LA PARTE Y SU FUNCIÓN SE DERIVA DE SU POSICIÓN DENTRO DEL TODO.

34 CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMASCONJUNTO DE TECNICAS QUE TIENEN LA FINALIDAD DE INVESTIGAR LA ESTRUCTURA Y EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD ADMINISTRATIVA A FIN DE MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS Y ALCANZAR OBJETIVOS

35 CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMASCONJUNTO DE TECNICAS QUE ESTUDIAN LA ESTRUCTURA Y OPERACIÓN DE LA EMPRESA A FIN DE ALCANZAR OBJETIVOS

36 CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMASHERRAMIENTA QUE FACILITA EL DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y OPTIMIZA LOS RECURSOS.

37 CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y METODOSES EL ANALISIS ADMINISTRATIVO ES EL ESTUDIO DE LAS CAUSAS Y DE LAS SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS QUE INCLUYEN RESPONSABILIDAD DE PLANIFICACION Y MEJORAMIENTO

38 IMPORTANCIA DE O Y M. HERRAMIENTA QUE AYUDA A MEJORAR LA EFICIENCIA PARA PODER MEJORAR LOS SERVICIOS SE APLICA AL SECTOR PÚBLICO O PRIVADO. INSTRUMENTO DE REFORMA ADMINISTRATIVA. SE LA CONOCE COMO AUDITORIA ADMINISTRATIVA. PERMITE DIAGNOSTICA EL ORIGEN DE LOS PROBLEMAS.

39 OBJETIVOS DE O Y M DETERMINAR QUE CAUSAN CONFLICTOS ADMINISTRATIVOSELIMINAR EL TRABAJO INNECESARIO Y GARANTIZAR EFICIENCIA. DETECTAR LA DUPLICAD DE FUNCIONES. INCREMENTAR LA PRODUCCIÓN. MEJORAR LOS PRODUCTOS A TRAVÉS DE MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS.

40 FUNCIONES DE O Y M ORGANIZA O REORGANIZA LAS UNIDADES DE TRABAJO .EFECTUA ESTUDIOS O REVISIONES CONTINUOS DE LAS POLITICAS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA ORGANIZAC. ANALIZA LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA DETERMINAR SU VALIDEZ, Y DISEÑAR MÉTODOS DE TRABAJO. PARTICIPA EN LA DETERMINACION DE FUNCIONES DE LOS PUESTOS.

41 FUNCIONES DE O Y M ELABORA Y ACTUALIZA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, REGLAMENTOS, INSTRUCTIVOS RELACIONADOS CON LAS FUNCIONES Y SU ESTRUCTURA. ANALIZA NECESIDADES DE ESPACIOS FISICOS, MUEBLES, EQUIPOS Y UTILES DE OFICINA Y AQUISICIONES MÁS CONVENIENTES DE ACUERDO A SUS NECESIDADES DE TRABAJO

42 FUNCIONES DE O Y M DISEÑA FORMULARIOS, REGISTROS, Y CONTROLA SU IMPRESIÓN Y DISTRIBUCION . ASESORA A LOS DIRECTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN EN CAMBIOS Y DECISIONES ADMINISTRATIVAS. EFECTUA ESTUDIOS DEL PROCESO DE DESARROLLO ADM.

43 EL PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y METODOS.CONDICIONES TECNICAS: Conocimientos de las ciencias administrativas a nivel superior Conocimiento de la institución Experiencia en trabajas similares Conocimiento de técnicas de análisis administrativos. Conocimiento de relaciones humanas

44 EL PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y METODOS.CONDICIONES PERSONALES: Actitud favorable a los estudios de organización y sistemas Habilidad para tratar con las personas Mente analítica y crítica Mente creativa Personalidad bien formada Habilidad para trabajar en grupo Presentación, educación, ética prof.

45 DIAGRAMACION TIPOS: ASME ANSI ISO DIF VERSIONES YOURDON DE MARCOY GANE & SARSON DIN DO

46 DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO CONCEPTOES EL ESTUDIO QUE PERMITE DETECTAR LAS FALLAS EXISTENTES EN UNA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN Y RECOMENDAR LAS MEJORAS QUE DEBEN INTRODUCIRSE PARA PODER GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO EFICIENTE DE LAS FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y OBJETIVOS DEL A ENTIDAD.

47 FASES DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO.DISEÑO IMPLANTACION CONTROL EVALUACION.

48 CONCEPTO DE CADA FASE DEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.DIAGNOSTICO: Es investigar cual es la situación actual en que se desenvuelve la empresa o entidad en determinado campo administrativo.

49 TECNICAS DE RECOPILACON DE INFORMACION EN EL DIAGNOSTICOENCUENTA ENTREVISTA OBSERVACION DIRECTA DE CAMPO CUESTIONARIO MIXTO.

50 PREGUNTAS PARA EL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO¿QUÉ? ¿PARA QUÉ? ¿DÓNDE? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN? ¿CÓMO? ¿PORQUÉ? ANÁLISIS ACTIVIDAD PROPÓSITO LUGAR ORDEN /TIEMPO PERSONA MEDIOS RAZONES

51 CONCEPTO DE CADA FASE DEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.DISEÑO: Implica elaborar todos los documentos recomendados por el informe de diagnóstico. Implica diseñar mejoras administrativas, equipos, distribución de espacios, planes de operación, organización de procedimientos. Se de diseñar las posibles soluciones a cada problema detectado.

52 CONCEPTO DE CADA FASE DEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.IMPLANTACION: Poner en marcha o aplicar los estudios que han sido diseñados en la fase anterior.

53 FASE DE IMPLANTACION ELABORAR UN PROGRAMA PARA LA IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES. PROGRAMAR DE INTEGRACION DE LOS TALENTOS HUMANOS Y MATERIALES. EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN.

54 CONCEPTO DE CADA FASE DEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.CONTROL: Se presenta en cualquier fase del estudio administrativo y consiste en observar que el trabajo se desarrolle conforme a la planificación y metodología establecida. Puede se previo, concurrente o posterior. Permite detectar errores o inconsistencias y sugerir las modificaciones necesarias.

55 CONCEPTO DE CADA FASE DEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.EVALUACION: Consiste en comprobar si los nuevos sistemas introducidos rinde los resultados previstos. Permite detectar las deficiencias que puede presentar el nuevo sistema Es aplicada por los que diseñaron el nuevos sistema y los jefes de las unidades administrativas mediante observación directa de campo y entrevistas.

56 TEORIA DE LAORGANIZACIONUNIDAD IV. SE EXPLICO EN LAS PRIMERAS CLASES CON LOS CONCEPTOS DE SISTEMA.

57 MANUALES ADMINISTRATIVOSDEFINICIÓN:documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información, instrucciones sobre algo importante para una empresa, que se considera necesario para mejorar la ejecución de un trabajo.

58 OBJETIVOS DEL MANUAL MEDIO DE COMUNICACIÓN EFICAZINSTRUIR AL PERSONAL EN ALGO PRECISAR FUNCIONES EVITAR DUPLICIDADES MEJORAR EL DESEMPEÑO SER MEDIO DE INTEGRACIÓN DAR INFORMACIÓN BÁSICA PROPICIAR UNIFORMIDAD

59 CLASES DE MANUALES POR SU CONTENIDO POR SU FUNCIÓN ESPECIFICAPOR SU APLICACIÓN

60 PROCESO DE ELABORACIÓNPLANIFICACIÓN RECOLECCIÓNDE INFORMACIÓN PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ELABORACIÓN DEL MANUAL REVISIÓN DEL CONTENIDO APROBACIÓN IMPLANTACIÓN DISTRIBUCIÓN EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

61 CONTENIDO DE UN MANUAL CARÁTULA DE PRESENTACIÓN INTRODUCCIÓN ÍNDICEOBJETIVO AMBITO DE APLICACIÓN DISPOSICIONES PARA LA UTILIZACIÓN ASPECTOS CENTRALES DEL MANUAL GLOSARIO DE TERMINOS

62 DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO FÍSICOMÁXIMO APROVECHAMIENTO DE ESPACIO APROVECHAR LOS SERVICIOS EXISTENTES SATISTACER NECESIDADES DE EMPLEADOS CONSIDERAR DEMANDAS DE CLIENTES NO DESCUIDAR FACTORES HUMANOS, DE PRESTIGIO Y PRODUCTIVIDAD

63 DISTRIBUCION DEL ESPACIOSERVICIOS INSTALACIÓNES DEFICIENTES. SERVICIOS EN LOCALES QUE NO CUMPLEN MÍNIMAS EXIGENCIAS HUMANAS Y ORGANIZACIONALES. LUGARES LÚGUBRES, INOSPITOS E INADECUADOS. DA COMO CONSECUENCIA LA INOPERANCIA Y BAJO RENDIMIENTO

64 OBJETIVOS EN LA DISTRIBUCIÓN DE PLANTAEMPLEO RACIONAL DE ESPACIO. INSTALACIÓN ADECUEDAD DE PERSONAL. SECUENCIA CONTÍNUA Y EFICAZ DEL TRABAJO. CONTROL EFECTIVO

65 EMPLEO RACIONAL DEL ESPACIOCONSIDERAR LOS PUESTOS DE TRABAJO FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA PUESTO PERSONAS QUE TRABAJAN EN EL PUESTO HERRAMIENTAS Y EQUIPOS RELACIONES ENTRE LOS PUESTOS DE TRABAJO

66 SECUENCIA DE TRABAJO DELIMITACIÓN DE FUNCIONES SEGÚN CADA PROCESO.INSTALAR LOS PUESTOS DE TRABAJO OBSERVANDO EL CUMPLIMIENTO DE TODAS LAS OPERACIONES POSIBLES

67 CONTROL EFECTIVO COLOCAR LOS PUESTOS DE TRABAJO SEGÚN LOS PROCESOS Y CERCANÍA DE COLABORADORES FACILITAR EL EJERCICIO DE LA SUPERVICIÓN DIRECTA

68 DISTRIBUCIONDE PLANTACONOCER LAS RELACIONES FUNDAMENTALES EN CADA UNIDAD VINCULACIÓN DE UNIDADES ENTRE SÍ UNIDADES SUBSIDIARIAS O COMPLEMENTARIAS CONTACTO CON EL PÚBLICO

69 CONSIDERACIONES ESPECIALESQUE EL TRABAJO FLUYA EN FORMA NATURAL. QUE EL TRABAJO LLEGUE AL TRABAJADOR QUE EL PERSONAL TENGA LIBRE ACCESO A PASILLOS Y OTRAS ÁREAS DE CIRCULACIÓN, PARA CASOS DE EMERGENCIA QUE CUENTE CON SUFICIENTES HERRAMIENTAS Y EQUIPOS DE UTILIZACIÓN CONJUNTA PARA REDUCIR TIEMPO DE TRABAJO

70 APROVECHAMIENTO DE ESPACIO VARIABLES FÍSICASLA FORMA DE LOS LOCALES O HABITACIONES DISPONIBLES LA UBICACIÓN Y NÚMERO DE ELEMENTOS FIJOS: PUERTAS, VENTANAS, COLUMNAS LOZAS Y DEMÁS COSAS QUE PUEDEN QUITAR ESPACIO

71 VARIABLES FUNCIONALESTIPO DE TRABAJO AREALIZAR CARACTERÍSTICAS DEL MOVILIARIO Y EQUIPOS A UTILIZARSE CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL QUE LABORARÁ

72 DIVISIÓN DEL ESPACIO GRANDES ÁREAS DESPACHOS INDEPENDIENTESÁREAS PARA UNIDADES FUNCIONALES SALAS PARA RECEPCIÓN Y REUNIONES UBICACIÓN DE EQUIPOS Y MOVILIARIO

73 AMBIENTACIÓN DE SERVICIOSACTORES AMBIENTALES FÍSICOS ILUMINACIÓN COLORIDO AIRE ACONDICIONADO INSONORIZACIÓN

74 ILUMINACIÓN CANTIDAD CALIDAD SISTEMAS DE ILUMINACIÓN ALUMBRADO DIRECTOALUMBRADO SEMIDIRECTO ALUMBRADO INDIRECTO