1 Orientation and Onboarding Orientación y Abordaje
2 Objectives Objetivos Define purpose and structure of orientation at an academic healthcare institution Defina el propósito y la estructura de la orientación en una institución académica de salud List key components of evidenced based new employee orientation models Anote los componentes principales de nuevos modelos de orientación de empleados basados en evidencias Identify link between orientation process and employee retention rates Identificar el enlace entre el proceso de orientación y los índices de retención de personal
3 LOMA LINDA UNIVERSITY HEALTH 15,350 Employees empleados 4,518 Studentsestudiantes 733 Residents in 32 Programs and 24 Fellowships 733 Residentes en 32 Programas y 24 Subespecialidades 6 Hospitalshospitales 8 Schoolsescuelas 10 Institutesinstitutos 800+ Physicians in 67 specialties and subspecialties 800+ medicos en 67 especialidades y subespecialidades Serving over 1.5 million patients each year Sirviendo a mas de 1.5 millones de pacientes cada año
4 LOMA LINDA UNIVERSITY MEDICAL CENTER University Hospital 371 Beds 285 ICU Beds 791 Acute Beds 89 Behavioral Beds 61 Rehab Beds 1,076 Total Licensed Beds Children’s Hospital 348 Beds East Campus Hospital 134 Beds Behavioral Medicine Center 89 Beds Surgical Hospital 28 Beds Murrieta Hospital 106 Beds
5 Orientation Process Proceso de orientación Purpose Propósito –To ensure a standardized orientation process and content is provided to all LLUH new employees to facilitate their competence and enable them to function safely within their role Para asegurar un proceso de orientación estandar y el contenido es proporcionado a todos los empleados nuevos de LLUH para facilitar su capacidad y permitirles que funcionen de una manera segura dentro de su rol –To ensure all required regulatory education is provided for new employees Para asegurar que toda la educación reglamentaria requerida sea proporcionada a los empleados nuevos –To introduce new employees to Core Values Para dar a conocer los Valores Fundamentales a los empleados nuevos Coordinated by Staff Development/HR Coordinada por el el departamento de Desarrollo de Personal/Recursos Humanos
6 TeamworkTrabajo en equipo Collaborating to achieve a shared purpose. Colaborando para lograr un propósito compartido. WholenessW Integral Embracing a balanced life that integrates mind, body and spirit. Regocigando una vida balanceada que integra la mente, el cuerpo y el espíritu. IntegrityIntegridad Ensuring our actions are consistent with our values. Asegurandose que nuestras acciones concuerdan con nuestros valores CompassionCompasión Reflecting the love of God through caring, respect and empathy. Reflejando el amor de Dios a través de cuidado, respeto y empatía. ExcellenceExcellencia Providing care that is safe, reliable, efficient and patient centered. Proporcionando cuidado que es seguro, confiable, eficiente y centrado en el paciente.
7 Orientation Orientación Living Our Values (LOV) all employees Viviendo Nuestros Valores (LOV por sus siglas en inglés) todo el personal –Hiring cycle 2 x month Ciclo de contratación 2 x mes –Average 142 employees / month Promedio 142 empleados/mes –Within 30 days of hire Dentro de los 30 días de contratación –8 hours 8 horas General Clinical Orientation (GCO) Orientación Clínica General (GCO por sus siglas en inglés) –All clinical staff Todo el personal clínico –Average 67 employees / month Promedio 67 empleados/mes –Within 90 days of hire Dentro de los 90 días de contratación –8 hours 8 horas
8 Orientation Orientación General Nursing Orientation (GNO) Orientación de Enfermería General (GNO por sus siglas en inglés) –All nurses Todas las enfermeras –Average 34 nurses / month Promedio 34 enfermeras/mes –Within 90 days of hire Dentro de los 90 días de contratación –8 hours 8 horas Electronic Medical Record Training Entrenamiento de Expediente Electrónico Médico –Required for access to EMR Requisito para tener acceso a EEM –Hands-on training Formación práctica –16 hours for RNS 16 horas para Enf. Registradas –4 hours for most other roles 4 horas para casi todos los demás roles
9 Orientation Orientación Foundations of LOVing Leadership Orientation Bases de la Orientación de Liderazgo de LOV –All LLUH Manager thru Vice President level leadership Todo Director de LLUH por el nivel de liderazgo del Vice Presidente –Within 6 months of hire or promotion to the leadership position Dentro de los 6 meses de contratación o ascenso a la posición de liderazgo –Occurs 2 x’s per year Frecuencia de 2 veces por año –16 hours 16 horas –Approximately 45 attendees Aproximadamente 45 asistentes Practical Concepts for Frontline Leaders Conceptos Prácticos para Lideres de Primera Línea –LLUH Supervisor and Frontline level leadership Supervisor de LLUH y liderazgo de nivel de Primera Línea –Occurs 2 x’s per year Frecuencia de 2 veces por año –16 hours 16 horas
10 Department Orientation Orientación de Departamento –Department specific checklist Lista de verificación especifica del Departamento Competencies Competencias Preceptor Checklist / Evaluation Lista de Verificación de Preceptor / Evaluación Basic Learning Units for Employees (BLUE Book) Unidades Básicas de Aprendizaje para los empleados (BLUE Book) –on-line course Curso en línea –Required Regulatory Education for all employees Educación Reglamentaria Requerida para todos los empleados
11 Specialty Nursing Orientation Orientación de Enfermería Especializada Pediatric Nursing Residency Residencia de Enfermería Pediátrica –Curriculum of classes augmented with staff preceptors Curriculum de clases aumentada con preceptores de personal –16 week program Programa de 16 semanas –Twice year Dos veces al año –Average 40 RNs per session Promedio 40 Enfermeras por sesión Adult New Graduate RN Program Recién Egresado del programa de Enfermería para Adultos –Curriculum of classes augmented with staff preceptors Curriculum de clases aumentada con preceptores de personal –8 – 12 weeks, depending on acuity 8 – 12 semanas, dependiendo de la agudeza –Offered quarterly Ofrecidos trimestralmente –Average 35 RNs per session Promedio 35 Enfermeras por sesión
12 Leadership Curriculum Plan de Estudios de Liderazgo Leadership Essentials Series Series Fundamentales de Liderazgo –Monthly Continuing Education Courses Cursos de Educación Continua Mensuales –1 Hour Leadership Education topics 1 Hora de temas de Educación de Liderazgo Process Improvement Mejoramiento del Proceso –Six Sigma, PDCA education Educación Six Sigma, PDCA –15 hours 15 horas Professional Growth Courses: Cursos de Desarrollo Personal: –Essential Encounters: Communication and Confrontation Skills Encuentros esenciales: Habilidades de Comunicación y Confrontación –Essentials of Presentation and Design Fundamentos de la Presentación y Diseño –Writing Performance Appraisals Evaluaciones de Desempeño
13 Leadership Curriculum Plan de Estudios de Liderazgo Spiritual Growth and Awareness Desarrollo Espiritual y Conciencia –Cornerstones 2-day Retreat Retiro de 2 días “Cornerstones” Department Sp`ecific Leadership Education Educación de Liderazo Específica del Departamento –LAMP-Quarterly Nursing Leadership Education Educación de Liderazgo de Enfermería Trimestral LAMP –Transformational Leadership Program Programa de Transformación de Liderazgo
14 Leadership Curriculum Plan de estudios de liderazgo Franklin Covey All Access Leadership Education Series Franklin Covey Serie de Educación de Acceso de Liderazgo –Leading At the Speed of Trust Guiando a la Velocidad de la Confianza –7 Habits of Highly Effective People 7 Hábitos de Personas Altamente Eficaces –Leading Across Generations Guiando a Través de las Generaciones –4 Imperatives of A Great Leader 4 imperativas de Un Gran Líder –Leadership Modules: Great Leaders, Great Teams, Great Results Módulos de liderazgo de: Grandes Líderes, Grandes Equipos, Grandes Resultados –The Diversity Advantage La Ventaja de la Diversidad
15 Leadership Development Faithful Leadership Attributes and Competencies Desarrollo de Liderazgo Atributos y Competencias fieles al liderazgo Implementation of Leadership Competencies and one Leadership Definition for the organization Implementación de Competencias de Liderazgo y una Definición de Liderazgo para la Organización “A leader envisions opportunities consistent with mission and values; inspires belief in others; rallies support; and delivers results.” “Un líder prevé las oportunidades constantes con la misión y valores; inspira creencia en otros; reúne apoyo; y entrega resultados.” »Cari Dominguez
16 Leadership Development Faithful Leadership Attributes and Competencies Desarrollo de LiderazgoAtributos y Competencias Fieles al Liderazgo –I. Living the Mission, Vision and Values Viviendo la Misión, la Visión y los Valores Describes how Adventist healthcare, education and research contributes to the ministry of the church. Describe cómo el cuidado de salud Adventista, la educación y la investigación contribuye al ministro de la iglesia. Develops one’s personal leadership style as a servant leader in the healing, educational and research ministry. Desarrolla el estilo de liderazgo personal como líder siervo en el proceso de curación, ministerio educativo y de investigación. Applies a model for workplace spirituality. Describes the relationship between spirituality, healing, educational ministry & leadership. Aplica un modelo para la espiritualidad del lugar de trabajo. Describe la relación entre espiritualidad, curación, Ministerio de educación y liderazgo. Demonstrates and promotes personal wellness Demuestra y promueve el bienestar personal
17 Leadership Development Faithful Leadership Attributes and Competencies Desarrollo de Liderazgo Atributos y Competencias Fieles al Liderazgo –II. Shaping Behavior, Delivering Results Formando el comportamiento, entregando los resultados Builds an effective, engaged and collaborative team Forma un equipo eficaz, comprometido y de colaboración Encourages team members to succeed and reach their potential Alienta a los miembros del equipo para tener éxito y alcanzar su potencial Continuously monitors and strengthens synergy amongst the team Supervisa y consolida continuamente sinergia entre el equipo
18 Leadership Development Faithful Leadership Attributes and Competencies Desarrollo de Liderazgo Atributos y Competencias Fieles al Liderazgo –III. Leadership Skills and Development Habilidades de liderazgo y desarrollo Understands personal leadership style and ensures professional Growth. Entiende el estilo de liderazgo personal y garantiza el crecimiento profesional. Manages people and the workplace environment effectively Administra a personas y el medio ambiente de trabajo efectivamente Performs job duties in an efficient manner Realiza tareas de trabajo de manera eficiente Adheres to and understands the financial operations of the organization Se adhiere y comprende las operaciones financieras de la organización Generates trust with colleagues, the team and the community Genera confianza con los colegas, el equipo y la comunidad A Seventh-day Adventist Organization
19 Leadership Development Faithful Leadership Attributes and Competencies Desarrollo de Liderazgo Atributos y Competencias Fieles al Liderazgo –IV. Strategic Planning La planificación estratégica Identifies organizational opportunities and obstacles Identifica oportunidades y obstáculos de la organización Creates and prioritizes goals for the future Crea y da prioridad a los objetivos para el futuro Makes decisions that are in alignment with the organization’s mission, vision and core values Toma decisiones que estén alineadas con los valores de la organización, misión, visión y de los valores base Understands the bridges that connect workplace culture to quality patient care, education, and research business outcomes and financial viability Entiende los puentes que conectan la cultura del lugar de trabajo al cuidado de calidad del paciente, educación y los resultados de negocio de la investigación y viabilidad financiera
20 Leadership Development Faithful Leadership Attributes and Competencies Desarrollo de Liderazgo Atributos y Competencias Fieles al Liderazgo –V. Cultivating Knowledge about the Healthcare, Educational, and Research Environment Cultivando el Conocimiento acerca del Cuidado de la Salud, Educación, y Ambiente de Investigación Promotes quality and patient safety Promueve la calidad y seguridad del paciente Fosters a culture of ingenuity and continuous improvement Fomenta una cultura de ingenio y mejoramiento continuo Ensures compliance with Loma Linda University Health and government policies. Asegura el cumplimiento de las políticas de gobierno de Loma Linda University Health A Seventh-day Adventist Organization
21 Orientation Orientación Orientation Advisory Committee Comité Asesor de Orientación –Membership Membresía Policies Políticas Orientation Resources Recursos de orientación –Speakers Ponentes –Subject Matter ExpertsExpertos en la materia: –ClassroomsAulas Learning Management System Sistema para el Manejo del Aprendizaje Orientation costs per employee Costos de orientación por empleado
22 Retention Statistics – MC Estadisticas de Retención
23 Retention Statistics - CH Estadisticas de Retención - CH
24 LLUCH RN Residency Residencia de Enfermeria de LLUCH Purpose: Propósito: –Evidence-based 16-week comprehensive educational, training residency program. Programa educativo comprensivo de entrenamiento de residencia de 16 semanas basado en evidencias. –Coordinated by RN Coordinado por Enfermera (o) Educator/Coordinator, Nurse Manager and Administrative Support –Educador/Coordinador, Director de Enfermeria y Apoyo Administrativo
25 Program Structure Estructura del Programa Requirements to participate: Requisitos para participar: –New-Graduate RN with less than 6 months clinical experience Enfermera Recién-Egresada con menos de 6 meses de experiencia clínica –RN License with Bachelor of Science in Nursing Licencia de Enfermera con una Licenciatura en Ciencias de Enfermería –Designed to transition new graduate RNs from student to: Diseñado para que las estudiantes recién egresadas de Enfermería hagan la transición: Safe Segura Confident Con Confianza Professional practitioners Proveedores Profesionales
26 Orientation Process Proceso de Orientación Comprehensive program comprising: Programa integral que abarca: –640 Clinical hours 640 Horas clínicas –16 weeks 16 semanas –Two stages of precepting: 2 estadios de preceptores : Married state precepting Etapa de Union de Precetores Paired state precepting Etapa de pareja de Preceptores –Recognition ceremony at week 16 Ceremonia de reconocimiento a las 16 semanas
27 Program Structure Estructura del Programa Comprehensive program is composed of: El Programa integral está compuesto por: –Education and curriculum – classroom time. Educación y plan de estudios – tiempo en el aula. –Guided clinical experience with preceptors Experiencia clínica guiada con preceptores –Supportive components: Componentes de Apoyo Mentoring De tutoria Debriefing Recapitular –Measurement and evaluation: Medición y evaluación Open forum Residency evaluation Evaluación de Residencia de Foro Abierto Daily and weekly clinical-experience evaluations Evaluaciones de experiencia-clínica diaria y semanal Employee evaluations at 90-day mark Evaluación del empleado a los 90 días
28 Program Structure Estructura del Programa Program Schedule: Calendario del Programa –2 cohort per year with acceptance in April and September 2 grupos por año aceptándolos en Abril y Septiembre –25 – 40 residents per cohort 25-40 residentes por grupo –40-hour work week: 40 horas de trabajo por semana: 2 8-hour class days 2 días clase de 8 horas 2 12-hour clinical days 2 dias clínicos de 12 horas –Clinical shifts begin on day shift El turno clínico inicia en el turno de día –Transition to night shift at week 12 Transición al turno de la noche en la semana 12
29 Program Structure Estructura del Programa Supported Areas: Áreas apoyadas: –Pediatric Intensive Care Unit Unidad de Cuidados Intensivos Pediatricos –Neonatal Intensive Care Unit Unidad de Cuidados Intensivos Neonatales –Cardiothoracic Pediatric Intensive Care Unit Unidad de Cuidados Intensivos Pediatricos Cardiotorácicos –Hematology-Oncology Unit Unidad de Hematología-Onológica –Acute Care Pediatrics Unit Unidad de Cuidados Intensivos Pediatricos –Acute Care Adolescents Unit Unidad de Cuidados Agudos de Adolescentes –Total Care Birthing Center (Labor and Delivery) Centro de Cuidado Total de Nacimiento (Trabajo de Parto)
30 Retention Statistics Estadisticas de Retención Unit Total Incoming RN Residents 2010-2015 Retention after 1 year (2010-2014 residents) Retention after 2 years (2010-2013 residents) Retention after 5 years (2010 residents) # Transfers # Terminations after transferring Residents retained Total residents Retention Residents retained Total residents Retention Residents retained Total residents Retention RNR30324925996%15519779%12 30 40%------ NICU93747895%466175%3933%21 Adol. 444100%44 --------1------ Hem/Onc 63495196%303977%010%63 ACP35313297%182090%1425%41 58-S2826 100%162273%1425%53 PICU4638 100%252793%4757%31 58-C34283093%162467%3560%21
31 Retention Statistics Estadisticas de Retención Reasons for Separation Razones de Separación Reason % of Overall Terminations (93 total) Accept new job24% Personal18% No record of reason given15% Relocation-leaving area14% Attend school8% Other resignation8% Relocation-spouse transfer4% Contract ended2% Maternity reasons2% Family illness1% Accept new job-LLU1% Accept new job-LLUMC Murr1% Did not return from LOA1% Unsatisfactory work performance1%
32 Retention Statistics Estadisticas de Retención Transfers Within the Organization Transferencias dentro de la Organización Home Unit Tranfers’ Receiving Unit/Dept NICU SDI; Surg/Trauma ICU 4200 4800 OB Services; FIT x 2; 4200 x 2; Case Mgmt ACP EPIC; ED; 4700; PICU 58-S ED x 2; ACP; PICU x 2 PICU ED x 2; 4800 58-C 4200; ACP
33 Summary/Conclusion Resumen/Conclusión
34 References Referencias