1 Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso del Comité de Coordinación y Control. GRAN ALIANZA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL TEJIDO EMPRESARIAL JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

2 METODOLOGÍA DE FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

3 OBJETIVO DEL DIAGNÓSTICO Identificar el estado de cada una de las variables del modelo, en un momento específico de tiempo, con el fin de establecer la situación de la empresa frente a los mercados actual y proyectado y determinar las soluciones de intervención (PFE) que más le favorezcan para cerrar las brechas identificadas.

4 ACTORES INVOLUCRADOS Administra la información de las empresas Asigna empresas a líderes mentores Revisa la información de diagnósticos y óptimos Administrador Responsable del levantamiento de la información de la Esencia Empresarial y calificar en el SIDE las variables del entorno Coordina actividades de los mentores a cargo Líder Mentor Responsable del diligenciamiento de la información y calificación de las variables de la empresa Mentor empresarial Responsable de brindar la información y la evidencia de la misma para hacer el diagnóstico Asignar los responsables y tiempo para el diligenciamiento de la información Empresa diagnosticada

5 PROCESO DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL Apropiarse de las herramientas de diagnóstico Documentarse sobre la actividad económica de la región y las empresas becarias Solicitar cita reunión inicio diagnóstico Recolección información para medición 178 variables diagnóstico en el formulario físico Recolección información para medición variables óptimos en formulario físico Medición Variables óptimo en el SIDE Medición 178 variables en el SIDE Scanear en PDF Secciones I, II y Anexo 5 y cargar en el SIDE Creación Líderes Mentores en el SIDE Creación Aliados en el SIDE Creación Empresas y asignación del LIDER MENTOR en el SIDE Exportar empresas para Líderes Mentores en el SIDE Importar empresas asignadas en el SIDE Asignar empresas a los Mentores en el SIDE Imprimir formulario ADMINISTRADOR LÍDER MENTOR y MENTOR MENTOR Crear Mentores en el SIDE Exportar empresas para mentores en el SIDE Importar empresas asignadas en el SIDE Exportar diagnóstico Verificar diagnóstico y óptimos en el SIDE Importar diagnóstico en el SIDE Importar diagnóstico y óptimos en el SIDE Calcular diagnóstico en el SIDE Reunión de cierre del diagnóstico General Plan de Fortaleci- miento Empresarial (PFE) Exportar diagnóstico y óptimos en el SIDE Leer instructivo Realiza el informe y PPT del diagnóstico Revisa Diagnóstic os y PPT Envía gráfico y PFE al Líder Mentor Guarda en Dropbox Revisa 4 informes y PPT aleatorios por zona Aprueban impresión Imprime Informe y PPT Reunión de presentación de resultados Reunión de inicio diagnóstico Reenvía Grafico y PFE a Mentor

6 Presentación LÍDER MENTOR y alcance Diagnóstico Empresarial Presentación MENTOR Presentación EMPRESARIO y su equipo de trabajo Revisión formulario físico SECCIÓN II- Datos generales de la empresa Presentación de la empresa (Empresario) Presentación de la metodología para el diagnóstico LÍDER MENTOR Diligenciar el formulario físico SECCIÓN III – Antecedentes y Proyección Definición cronograma de trabajo Entrega Anexos del formulario físico PRIMERA VISITA

7 RECOMENDACIONES GENERALES Recuerde que las calificaciones no son buenas o malas, solo reflejan un estado actual de desarrollo de las mismas en cada empresa. Cada sector empresarial tiene sus particularidades por lo tanto es importante que antes de visitar una empresa investigue y se familiarice un poco con las características de cada sector. La cordialidad y la amabilidad no quitan la objetividad. Mostrar interés y tener disposición de escucha son maneras de mostrar respeto por el entrevistado.

8 RECOMENDACIONES GENERALES Antes de cada reunión advierta el tiempo que se requiere para llevar a cabo la gestión. De no contar con tiempo suficiente reprograme o divida la sesión. Pregunte todo lo que considere pertinente. Si el entrevistado se molesta, explíquele que una mayor claridad en la información se traduce en un mejor diagnóstico. El diagnóstico evalúa el nivel desarrollo de una empresa, no sirve, ni determina el desempeño o gestión de una persona o un grupo de ellas.

9 INSTRUMENTOS DEL DIAGNÓSTICO Tabla de Logros Formulario Físico Formulario Físico Instructivo para la recolección de información y evidencias de soporte Sistema de Información para el Diagnóstico Empresarial - SIDE

10 TABLA DE LOGROS Es un documento que contiene la información correspondiente a las 178 variables que componen el diagnóstico empresarial, así: Nombre variable. Tipo de variable: Discreta/ continua. Fórmula para variables continuas. Definición de la variable. Esquema de medición con calificación de 0 a 4 para cada variable. Pregunta(s), secciones asociadas del formulario Nota: La variable 80 fue unificada con la variable 30 y por lo tanto aparecerá sin valores

11 TABLA DE LOGROS ValorCriterioCasos en que aplica 0No tiene nada implementado No le interesa, le interesa pero no sabe, dice que lo tiene pero no hay evidencia. 1 Esta empezando a implementar Tiene algo incipiente, hay poca información, hay un modelo empírico 2 Ya esta implementado pero no esta terminado Se evidencia la existencia de un modelo o metodología de trabajo sin embargo su implementación no esta terminada o difundida en toda la organización 3Ya esta implementado Existe un modelo y esta implementado o difundido en toda la organización. Hay evidencia de registros e indicadores pero no se evidencia que la información se use para toma de decisiones 4 Ya genera retroalimentación (PHVA) los resultados del modelo o metodología implementada son usados para la toma de decisiones futuras o revisión de los procesos La escala está homogenizada de modo que la calificación tenga la misma amplitud basados para todas las variables, según el siguiente criterio:

12 FORMULARIO FÍSICO Es el instrumento diseñado para capturar la información necesaria y suficiente para poder calificar las diferentes variables asociadas a la empresa y a su entorno. La recolección de la información solicitada es un proceso que dura varios días, incluso semanas, por lo tanto es necesario establecer un plan de trabajo con el empresario. Esta diseñado para que los responsables de las áreas, suministren la información correspondiente a su sección. El formulario no es un cuestionario sino una guía de captura de información suficiente para valorar el estado de la empresa. El formulario no reemplaza la evidencia.

13 FORMULARIO FÍSICO Consta de 14 secciones de las cuales: Las 2 primeras corresponden a información del responsables del diagnóstico y de la empresa. La 3ª corresponde a la información de la esencia empresarial. De la sección 4ª a 13ª corresponden al levantamiento del diagnóstico empresarial. Cada una de las secciones corresponde a un área específica empresarial. La sección 15 corresponde a la información del mercado actual y proyectado. La sección 14 – Cierre de diagnóstico, es responsabilidad del MENTOR y solamente se encuentra en el SIDE, no en el formulario.

14 14 Una pregunta puede servir de insumo para la medición de una o más variables. PREGUNTA: ¿Existen Indicadores de gestión en la empresa? VARIABLE 30: Gestión de procesos VARIABLE 100: Capacidad para medir procesos y resultados VARIABLE 155: Capacidad de la empresa para autoevaluarse VARIABLE 156: Visión a largo plazo de la Alta Dirección VARIABLE 165: Control interno FORMULARIO FÍSICO

15 15 MEDICIÓN VARIABLE 70: DISPONIBILIDAD DE HARDWARE ¿Los equipos de la empresa están conectados en red? ¿Se cuenta con un estudio para determinar las necesidades de hardware y de software de la empresa? Cada cuanto se hace? ¿La empresa cuenta con equipos de cómputo para el desarrollo de sus actividades? Una variable puede necesitar una o más preguntas para su medición.

16 CALIFICACIÓN DE LAS VARIABLES EN EL SIDE La empresa tiene la misión en un documento que está en el computador del gerente, pero no está en ningún otro equipo, no está impreso ni publicado. La empresa se certificó en ISO 9000 hace seis meses, sin embargo al preguntar nos informan que no se diligencian los formatos de no conformidades porque “quitan mucho tiempo”. El gerente considera importante que sus empleados se capaciten, por eso, cuando recibe publicidad de algún curso que le parece pertinente para la empresa, identifica quién es el responsable de ese tema y lo envía a tomar el curso. Los resultados de los procesos se revisan en un comité primario y las conclusiones y recomendaciones del mismo se llevan al comité gerencial donde deciden el plan de acción a seguir. ¿Qué calificación daría?

17 FORMULARIO SECCIONES I Y II La información de estas secciones esta previamente diligenciada por el Administrador No obstante lo anterior, la información debe ser validada por el Mentor y Líder Mentor en la primera visita. SecciónResponsable SECCIÓN I - Datos generales del responsable del diagnóstico ADMINISTRADOR SECCIÓN II - Datos generales de la empresa

18 Aliado Local (Cámara de Comercio, Gremio, Caja Compensación, Fundaciones, entre otras) y Código Código municipio y nombre Nombre Líder Mentor y número cédula de ciudadanía Nombre Mentor y número cédula de ciudadanía SECCIÓN I – Datos Generales Responsable Diagnóstico Esta información del formulario físico es únicamente de consulta

19 CONSTITUCIÓN: Razón Social, estado de la empresa, tipo de sociedad, NIT, No. matrícula mercantil y fecha, fecha renovación matrícula mercantil, # establecimientos de comercio asociados y sus matrículas mercantiles, tiempo de funcionamiento, capital certificado por la Cámara de Comercio y valor de los activos ACTIVIDAD ECONÓMICA: Descripción de la actividad económica, código CIIU Principal y secundario, última fecha expedición RUT y régimen contributivo DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL: Nombre, tipo y número documento de identidad, edad, género y nivel educativo DATOS DE CONTACTO DE LA EMPRESA: Teléfono fijo, fax correo electrónico empresa, página web, dirección de la empresa, departamento y municipio DATOS CONTACTO DE LA EMPRESA PARA EL DIAGNÓSTICO: Nombre, cargo, celular y correo electrónico DATOS BÁSICOS PLANTA DE PERSONAL: Número de empleados, directivos y nivel de educación y número de empleados operativos DATOS ADICIONALES: Valor ventas brutas anuales (2012) y participado en programas de fortalecimiento empresarial SECCIÓN II – Datos Generales Empresa Esta información del formulario físico es únicamente de consulta, pero debe ser validada con la empresa

20 SECCIÓN III – Antecedentes y Proyección Esta información es requerida para establecer el óptimo. Se diligencia en forma conjunta entre el Mentor y Líder Mentor en la primera visita. Debe observarse la coherencia de los tamaños de mercado mencionados por la empresa. El registro y calificación de la información en el SIDE es responsabilidad del Líder Mentor. Es la única sección en la que se transcribe la información recolectada en el campo. Se solicita información del core de negocio del mercado actual y proyectado. SecciónResponsable SECCIÓN III - Antecedentes y Proyección MENTOR Y LIDER MENTOR

21 SECCIONES IV A LA XIII Corresponde a las secciones donde se recoge la información del diagnóstico de la empresa Cada sección corresponde a un área funcional de la empresa de modo que pueda ser distribuido entre los diferentes responsables de cada área La captura y calificación en el SIDE es responsabilidad del Mentor Algunas secciones contienen anexos que corresponden a información detallada requerida para calificar algunas variables. – Los anexos 1, 2A, 2B, 3, 4A, 5 son responsabilidad de la empresa. – Los anexos 4B, 6 y 7 son responsabilidad del Mentor.

22 SECCIONES IV A LA XIII

23 Al inicio de cada una de estas secciones se encuentran los siguientes campos: Fecha: Fecha en la que inicia la recolección de la información, formato DD/MM/AÑO. Responsable información por parte de la empresa: Corresponde a los datos de la persona delegada por la empresa para suministrar la información correspondiente a cada sección del formulario físico. Los datos que se solicitan son nombre y cargo. Al final de cada una de las secciones se encuentran los siguientes campos: Observaciones generales: Información adicional que el LÍDER MENTOR/MENTOR consideren relevante como evidencia para el diagnóstico que están realizando. Firma responsable información: Cada sección del formulario físico deberá ser firmada por el responsable del suministro de la información por parte de la empresa, como evidencia de que la información consignada corresponde a la proporcionada por la empresa para efectos del diagnóstico. Firma MENTOR: El LÍDER MENTOR/MENTOR según sea el caso, deberá firmar en cada sección una vez finalice la recolección de la información correspondiente. Fecha: Corresponde a la fecha en la que se finaliza la recolección de la información correspondiente a esa sección. SECCIÓN IV– XIII Generalidades

24 Esta sección es responsabilidad del MENTOR y solamente se encuentra en el SIDE, no en el formulario. Con base en toda la información recolectada durante el diagnóstico de la empresa, el MENTOR deberá tener los suficientes elementos para realizar la medición de las 17 variables de esta sección. SECCIÓN XIV – Cierre del Diagnóstico

25 Esta sección es responsabilidad del MENTOR Al Personal Esta encuesta se deberá aplicar al menos a un empleado de cada uno de los niveles jerárquicos de la organización. Es importante recordarle a los encuestados que la información suministrada es confidencial y solo se utilizará para la calificación de la empresa. A la comunidad El MENTOR debe hacer un recorrido e identificar a 5 personas aledañas a la empresa y les preguntará la opinión que se tiene sobre la empresa. Anexos 6 y 7 – Encuesta al Personal y a la Comunidad

26 SECCIÓN XV – SMOBA - SMOBP Esta información es requerida para la establecer el óptimo actual y proyectado. El diligenciamiento de esta sección es responsabilidad del Mentor. Se requiere haber diligenciado previamente la Sección III. Esta diseñado para recolectar de forma simultánea la información del mercado objetivo actual y el mercado objetivo proyectado, de modo que se pueda comparar y validar la coherencia de información. La calificación de la información en el SIDE es responsabilidad del Líder Mentor. SecciónResponsable SECCION XV – Situación del mercado objetivo actual y proyectado MENTOR Y LIDER MENTOR

27 La información para determinar la influencia de las variables de la situación del mercado objetivo actual y proyectado de la empresa (en forma paralela), se puede obtener de información secundaria y de la entrevista con el empresario. La medición de las variables del óptimo deseado, se hará de acuerdo con la proyección de la empresa a 3 años, documentada en la respuesta a la pregunta 5. En este sentido, los datos que se tendrán en cuenta para el análisis son datos actuales (presentes), pero, del mercado objetivo donde se proyecta la empresa a tres años. SECCIÓN XV – SMOBA - SMOBP

28 VARIABLES PARA CALCULO DEL ÓPTIMO ACTUAL Y PROYECTADO 1.Juego de oferta y demanda (JOD) 2.Barreras de entrada de los oferentes (BEO) 3.Barreras de entrada de los demandantes (BED) 4.Barreras de salida de los demandantes (BSD) 5.Grado de satisfacción de los segmentos del mercado (GSSM)* 6.Injerencia del mercado global en la oferta (IMGO) 7.Injerencia del mercado global en la demanda (IMGD) 8.Aglomeraciones de los demandantes (AD) 9.Aglomeración de los oferentes (AO) 10.Presencia de oferentes dominantes (POD) 11.Presencia de demandantes dominantes (PDD) 12.Historia de la empresa 13.Actividad Económica 14.Retos de largo plazo Situación del Mercado Objetivo (SMOB) Esencia Empresarial (EE)

29  La medición se hace de 1 a 5  Para la calificación de las barreras, se debe tener en cuenta el esfuerzo que debe hacer la empresa para superarla, en este sentido, pregúntese de a cuerdo al caso, si las barreras son: VARIABLES PARA CALCULO DEL ÓPTIMO CALIFICACIÓN EN EL SIDE  Muy fácil de superar  Fácil de superar  Superable  Difícil de superar  Muy difícil de superar Para un demandante que quiere abandonar el producto y/o servicio, la barrera en mención es: Ejemplo:

30 EJEMPLO Un nuevo empresario quiere entrar al mercado de productos lácteos. De acuerdo con la reglamentación actual se deben contar con certificados de buenas practicas y cada uno de los productos debe contar con registros sanitarios autorizados por el INVIMA si es para consumo humano o por el ICA si es para consumo animal. En ese orden de ideas: – Desde el punto de vista reglamentario…. las barreras de entrada para un nuevo oferente son: difícil de superar

31 RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO EN UNA EMPRESA Brecha de desarrollo Brecha actual

32 INSTRUCTIVO Este documento está dirigido a los Mentores Empresariales para conocer el uso de los instrumentos, cómo determinar y calificar las variables del diagnóstico y de los óptimos de las empresas becarias del Proyecto “Fortalecimiento del Tejido Empresarial en zonas donde Ecopetrol tiene operación”.

33 SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL - SIDE Funcionalidades Impresión del formulario y sus anexos. Consulta de la tabla de logros para cada variable en el momento de ingresar la medición. Incorpora el formulario diligenciado. No permitirá calcular los óptimos y el diagnóstico de la empresa hasta tanto no se cuente con la medición de todas las variables o los datos para realizar el cálculo de la medición. Cálculo del diagnóstico, óptimo actual y óptimo proyectado. Usuarios Administrador Líder Mentor Mentor

34 SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL - SIDE PARA TENER EN CUENTA: Ingreso de la medición de las variables se realiza en el mismo orden de las secciones del formulario físico.  Variable discreta: Mentor realiza la medición de acuerdo con la información recolectada en el formulario físico.  Variable continua: El mentor ingresa los datos recolectados a través de los anexos del formulario físico y el SIDE realiza la medición de la variable. NoVARIABLE01234 XXXNombre variable DESCRIPCIÓNDATO a.Valor activos circulantes 2012$280.000.000 Incluye una sección final que es adicional al formulario físico, en la cual el mentor con todo el conocimiento de la empresa, deberá calificar. NoVARIABLE01234 55Cohesión equipo de trabajo 62Liderazgo de la alta dirección 67Planeación de recursos

35 SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL - SIDE Taller virtual: I.¿Cómo importar los datos de una empresa? II.¿Cómo calificar las variables del diagnóstico? III.¿Cómo exportar la información?

36 TALLER 3. ESTUDIO DE CASO EMPACAR S.A.S.