1 PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS (HISTORIAS LABORALES)MINISTERIO DE CULTURA
2 PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS (HISTORIAS LABORALES) -República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS (HISTORIAS LABORALES) RECOMENDACIONES ASPECTOS BASICOS CAUSAS DE DETERIORO PROGRAMAS DE CONSERVACION (6) CONCLUSION
3 FUNCIONES DE UN ARCHIVORepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración FUNCIONES DE LA UNIDAD Coordinar y garantizar la aplicación de normas y procedimientos Atender trámites pertinentes Registrar y atender novedades de personal FUNCIONES DE UN ARCHIVO Recoger (producir) Conservar (temporal o permanente) Poner al servicio MANEJO FISICO DIRECTO NORMALIZACION DE MANEJOS FISICOS
4 FUNCIONES DEL DOCUMENTORepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración FUNCIONES DEL DOCUMENTO Sustentar información Escrito /legible a máquina Soporte (papel/analógico/digital) PARA CUMPLIR ESTE OBJETIVO Adecuado manejo archivístico Conservación física SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION
5 Unidad de Talento HumanoRepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración Unidad de Talento Humano Funciones-políticas Parte de la gestión documental Manejo físico-Normalización para producción y trámite de documentos PRODUCCION DOCUMENTAL Normalización de tipos documentales estructura,funcionalidad, tipo de papel, sistema de impresión y número de copias Racionalización en el uso de materiales de soporte, escritura, impresión, áreas de depósito y sistemas de almacenamiento
6 1. Estructura de los documentosRepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración 1. Estructura de los documentos margenes 2. Tipo de papel NTC 4436 Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad Libre de lignina, alcalino, gramaje sup. a 60 grs legancy (propal) papel alcalino (norma) copia-fotocopia-impresión laser papel libre de ácido (blanqueo al cloro) (xerox) papel fax tiene sustancias químicas (amoniaco) dos años fax impresión química soporte amarilla-tinta se borra fotocopiar
7 República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración3. Tipo de impresión Firma: efectos de autoría - registro - nº de radicación manual estilógrafo (bic-paper mate) tinta permanente (no cambie de color-no disuelva) mecánica (radicador) Tintas solubles en agua electrónico/sistema matriz de punto: tintas solubles, fáciles de borrar inyección: tintas solubles impresión laser: tintas estables
8 USO DE UNIDADES DE CONSERVACION Y MOBILIARIO República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración USO DE UNIDADES DE CONSERVACION Y MOBILIARIO carpetas de material estable cajas para archivo mobiliario metálico Acuerdo 049/2000. “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos NO USO DE MATERIAL METALICO CLIPS DE PLASTICO NO PERFORAR GANCHO LEGAJADOR PLÁSTICO USO DE PESTAÑA
9 Y FOLIACION EN LAPIZ BLANDO DE GRAFITO FUERA DEL TEXTO NO DOBLAR República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración ANOTACIONES Y FOLIACION EN LAPIZ BLANDO DE GRAFITO FUERA DEL TEXTO NO DOBLAR MENOR CANTIDAD DE PLIEGUES INTERIOR MAS PEQUEÑO NO USO DE CINTA PEGANTE COMERCIAL NO AMARRE CON PITA (CINTA DE FAYA)
10 República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de RestauraciónSOPORTES ANALOGICOS Condiciones ambientales adversas: desprendimiento del material magnético del soporte (evitar humedades superiores al 79%) Exposición al sol y humedad (aglutinante se torna pegajoso) Las interferencias electromagnéticas producen alteraciones de la información soportes: fragilidad-propensos al alabeo rayado de superficie Inadecuados sistema de embalaje no hay rebobinación total-aparatos lectores de mala calidad
11 Susceptibles al polvo, radiación electromagnética, humedad República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración SOPORTES DIGITALES Susceptibles al polvo, radiación electromagnética, humedad golpes, manipulación directa del soporte sensible No usar sistemas de cubiertas y cajas No exponer a la luz o fuentes electromagnéticas Evitar colocar encima de equipos electrónicos Sacar copias de seguridad Vacunar periódicamente y actualizar vacunas Mantenimiento periódico en equipos
12 “Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (ART 46. TITULO XI. LEY 594 DE “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS” “Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos,
13 independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (ART 46. TITULO XI. LEY 594 DE “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS” independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital” art. 60 Reglamento General de Archivos, art 46 Ley General de Archivos.
14 Conservación de Archivos -República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración Conservación de Archivos Se hará énfasis en la conservación-preventiva, proceso mediante el cual a través del control de las causas del deterioro, se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental ya que en el se contemplan:
15 Conservación-preventiva de Archivos -República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración Conservación-preventiva de Archivos Manejos administrativos y archivísticos, Uso de materiales adecuados Adopción de medidas específicas en edificios y locales
16 Conservación de Archivos -República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración Conservación de Archivos Sistemas de almacenamiento y depósito Unidades de conservación Manipulación y mantenimiento periódico entre otros factores cap. VII. Reglamento General de Archivos. Acuerdo 048 de sobre Conservación-preventiva, Conservación y Restauración
17 de las propiedades físicas y químicas de los materiales o de un objetoRepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración DETERIORO Perdida o degradación de las propiedades físicas y químicas de los materiales o de un objeto La Conservación-preventiva disminuye la velocidad de acción
18 Causas de deterioro del material de ArchivosRepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración Causas de deterioro del material de Archivos FACTORES INTERNOS DE ALTERACIÓN Causados por los componentes inestables en el papel y los soportes en general
19 Causas de deterioro del material de ArchivosRepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración Causas de deterioro del material de Archivos FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIÓN CONDICIONES AMBIENTALES Temperatura, humedad relativa luz, contaminantes atmosféricos y polvo
20 Causas de deterioro del material de ArchivosRepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración Causas de deterioro del material de Archivos FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIÓN BIÓTICOS Microorganismos (Hongos, bacterias) Insectos Roedores
21 Causas de deterioro del material de ArchivoRepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración Causas de deterioro del material de Archivo FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIÓN DESASTRES Incendios Terremotos Inundaciones
22 Causas de deterioro del material de ArchivoRepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración Causas de deterioro del material de Archivo FACTORES EXTERNOS ANTROPOGÉNICOS Depósito Manutención Manipulación Vandalismo
23 PROGRAMAS DE CONSERVACION-PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACION-PREVENTIVA DIAGNOSTICO 1. Inspección y mantenimiento de instalaciones 2. Control de condiciones ambientales 3. Limpieza 4. Control de plagas 5. Almacenamiento, realmacenamiento 6. Reparaciones menores 7. Prevención de desastres
24 PROGRAMA GENERAL DE CONSERVACION PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMA GENERAL DE CONSERVACION PREVENTIVA DIAGNOSTICO INTEGRAL I. IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO Entidad: nombre, clase, fecha de creación, misión Administración: Organigrama, responsable, personal, presupuesto, manuales Servicios y tipo de consulta
25 PROGRAMA GENERAL DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMA GENERAL DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA DIAGNOSTICO INTEGRAL II. INFRAESTRUCTURA FISICA Edificio: época, función, contexto climático, niveles Archivo: Nivel, nº de depósito, áreas Instalaciones: Iluminación, ventilación, equipo de prevención, mantenimiento y limpieza (pisos, muros, techos, divisiones)
26 Programa General de Conservación-PreventivaRepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración Programa General de Conservación-Preventiva III. IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN De cantidades, formatos y técnicas Determinación de deterioros físicos, químicos y biológicos
27 PROGRAMAS DE CONSERVACIONRepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN División de Clasificación y Descripción PROGRAMAS DE CONSERVACION 1. INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Plano de la edificación y ubicación de áreas Identificación de redes de energía y agua Determinación de focos de humedad y calor Identificación de materiales y estado Mantenimiento
28 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN -PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN -PREVENTIVA 2. CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES Evaluación del entorno climático y el microclima ( Luz, temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes, polvo) Papel T 15-20ºC - Hr % Medios Magnéticos T14-18ºC - Hr % Discos ópticos T16-20ºC - Hr % Microfilm T17-20ºC - Hr %
29 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN - PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN - PREVENTIVA EVALUACIÓN Luxómetro - higrotermógrafo MEDIDAS CORRECTIVAS Filtros de control U.V, persianas, visillos, humidificador o deshumidificador, sistema central, ventiladores, angeos
30 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 3. LIMPIEZA Identificación de fuentes de polvo Medidas de seguridad industrial para funcionarios Limpieza puntual de polvo, material metálico y almacenamiento Aseo de estantería Limpieza de instalaciones Establecimiento de cronograma periódico de limpieza
31 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 4. CONTROL DE PLAGAS Evaluación de unidades, grados de deterioro y actividad Aislamiento del material Tratamiento individual con productos y procesos técnicos Adecuación de condiciones ambientales Identificación de entradas de agentes bióticos Sistemas de inspección Control y erradicación
32 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 5. Almacenamiento, realmacenamiento Evaluación de tipologías y formatos (mts) Capacidad y adaptabilidad del mobiliario Carpetas y cajas de conservación Acciones de limpieza y reparaciones menores Tipos de costura, adhesivos y materiales Normalización en el uso de tintas, papel y márgenes
33 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 6. REPARACIONES MENORES Eliminación de material metálico Eliminación de cintas adhesivas Unión de rasgaduras Recuperación de plano Eliminación de dobleces
34 PROGRAMA DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMA DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 7. PREVENCION DE DESASTRES Evaluación del panorama de riesgos Internos - Externos Medidas de protección contra el fuego Detectores de humo o calor, personal de vigilancia sistema de extinción manuales, puertas corta fuego mantenimiento de instalaciones eléctricas, salidas de emergencia, medidas frente a fumadores, aislar productos infamables, control en fotocopiadoras
35 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 7. PREVENCION DE DESASTRES Protección contra el agua Verificación de sistemas hidráulicos (canales, goteras, terrazas, ventanas) Mantenimiento de canalizaciones,evitar redes de evacuación o suministro de agua en las placas Salud ocupacional Planificación, preparación y recuperación
36 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVARepública de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA Conocimiento de factores que determinan la preservación y seguridad de los reales con proyectos y programas concretos de trabajo medibles y cuantificables SENSIBILIZACION A TODO NIVEL TRABAJO EN EQUIPO