1 Pilotaje de Supervisión Maria Alejandra Vargas Perez Contadora Yeidy Bibiana Muñoz Rojas Abogada Laura Andrea Hernandez Mantilla Nutricionista Ana Patricia Ramos Parada Psicóloga Yenny Rocio Vasquez Tovar Enlace de Aseguramiento a la Calidad

2 CONCEPTO La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por el mismo Instituto cuando no se requieren conocimientos especializados. (Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF) Proceso de supervisión

3 Marco Legal Proceso de supervisión Documentos de soporte Manual de Contratación (Resolución 1100 de 2015) Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF (Versión 1. 25-03-2015) Guía de evaluación de estándares (Versión 2.0 21-04- 2015) La constitución política, estatuto general de la contratación de la administración pública (ley 80 de 1993), los principios y fines de la contratación estatal, estatuto anticorrupción, estatuto orgánico del presupuesto.

4 Perfil del Supervisor Que cuente con amplia experiencia en la materia. Que haya supervisado eficientemente esa clase de contratos. (capacidad de organización, honestidad, criterio técnico y profesionalismo) Que cuente con estudios afines al objeto del contrato.

5 Quien designa el Supervisor? 1.Designa el supervisor dentro del contenido de la minuta del contrato. (en cabeza del cargo no de la persona). 2.Mediante memorando suscrito por el ordenador del gasto, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución. LA ORDENADORA DEL GASTO. El área interesada en la contratación, debe indicar desde los estudios previos el cargo de quien considera debe designarse como supervisor. Previo análisis de cargas de trabajo de la persona que desempeña dicho cargo

6 Responsabilidades del proceso de supervisión Ordenador del Gasto Responsabilidad solidaria con el contratista de los perjuicios causados. Cuando sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado.

7 Responsabilidades del proceso de supervisión Falta Disciplinaria Gravísima No exigir la calidad de los bienes o servicios adquiridos por la entidad o certificar como recibida a satisfacción una obra que no ha sido ejecutado a su cabalidad. No informar presuntos actos de corrupción. Culpa Grave (tipo penal) No adelantar las revisiones periódicas, de manera que no se establezca la correcta ejecución del contrato. Cuando no haya exigido las pólizas o garantías frente al acaecimiento de los siniestros o el incumplimiento de los contratos. SUPERVISOR

8 Componentes del proceso de supervisión COMPONENTESOBJETO Técnico Verificar que la prestación de los servicios misionales, responda a los requerimientos técnicos estipulados en los contratos de aporte, lineamientos técnico administrativos, estándares de calidad y normatividad vigente. Administrativo Exigir que la ejecución de los contratos de aporte, se realice de manera eficiente, planificada y organizada, garantizando el control de los recursos, así como el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Sistema de Gestión de la Calidad del ICBF. Financiero Exigir una adecuada ejecución presupuestal de los contratos de aporte, evaluando que la misma sea consistente con las obligaciones contractuales, los estándares de calidad, los lineamientos técnico administrativos, las normas contables, tributarias y de pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social, incluyendo la determinación de la viabilidad financiera para continuar prestando el SPBF. Legal Verificar que la ejecución de los contratos y sus acciones conexas, se sujeten, a los parámetros contractuales y al ordenamiento jurídico colombiano. La supervisión debe velar por: i) El cumplimiento de todos los requisitos jurídicos necesarios para el debido desarrollo del contrato y ii) La oportuna adopción de las medidas contractuales que garanticen el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones a cargo del contratista.

9 Talento humano de apoyo al supervisor Regional Talento humano – Profesiones Total Número de contratos Hogares sustitutos Hogares tutores Jurídico administrativo PsicosocialNutricionistaPedagogoFinanciero Antioquia 2761218 771.121 Atlántico 111003 14160 Bogotá 4442317 10822431 Bolívar 121116 36144 Boyacá 111115 27174 Caldas 122117 2642530 Cauca 111115 22178 Cesar 111014 2157 Córdoba 111003 1378 Cundinamarca 222118 42205 Huila 111003 13112 Magdalena 111003 1052 Meta 111104 1423220 Nariño 121116 36253 N. de Stder 111003 13122 Quindio 121116 1830727 Risaralda 111115 29154 Santander 121116 38172 Tolima 2321210 51309 Valle 3332314 111288 TOTAL28393316201367194.767108

10 Regional Talento humano - Profesiones Total contratosHogares sustitutos PsicosocialNutricionista Amazonas00113 Arauca11269 Caquetá11896 Casanare11295 Chocó11452 Guainía0027 La Guajira11914 Guaviare00317 Putumayo11254 San Andrés11712 Sucre11770 Vaupés0005 Vichada00015 TOTAL8847493 Resumen Nivel Talento humano – Profesiones Número de contratos Hogares sustitutos Hogares tutores Jurídico administrativo PsicosocialNutricionistaPedagogoFinancieroTotal NACIONAL 28474116201527665,260108 TOTAL28474116201527665.260108 Talento humano de Apoyo al supervisor

11 Equipos de apoyo al supervisor NutricionistaPsicosocial Jurídico administrati vo FinancieroPedagogo Modalidades SRPA  Prestación de servicio a la comunidad.  Intervención de Apoyo libertad vigilada.  Semicerrado externado de SRPA.  Semicerrado, semi- internado SRPA.  Apoyo post institucional.  Centro de Internamiento Preventivo de SRPA.  Centro de Atención Especializada en SRPA. CONTRATOS POR MODALIDAD – ADECUADA SUPERVISIÓN

12 Equipos de apoyo al supervisor NutricionistaPsicosocial Jurídico administrati vo Modalidades  Intervención de apoyo  Atención terapéutica  Entidades contratistas de hogares sustitutos y tutores. Financiero

13 Nutricionist a Psicosocial Jurídico administra tivo FinancieroNutricionista Modalidades  Hogares sustitutos Equipos de apoyo al supervisor

14 Responsables por cada componente Componentes Técnico Laura Andrea Hernández (nutricionista) Ana Patricia Ramos Parada (Psicólogo) AdministrativoYeidy Bibiana Muñoz (Abogado) FinancieroMaria Alejandra Vargas (Contador Publico) LegalYeidy Bibiana Muñoz (Abogado)

15 Componente Administrativo - Planeación - Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión. Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual. Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y pos-contractual.

16 Recopilar la documentación producida en la creación del contrato. Organizar la documentación que se genere durante la ejecución de un contrato. Estricto control sobre la correspondencia que se produzca en la ejecucíón del contrato. Presentar informes sobre el estado y avance de la ejecución contractual, con la periodicidad que se requiera. Componente Administrativo - Planeación -

17 Coordinar con las dependencias del ICBF que tengan relación con la ejecución del contrato, para que estas cumplan con sus obligaciones. Integrar los comités (técnico, administrativo, financiero o jurídico) que haya lugar y participar de manera activa. Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista. Componente Administrativo - Coordinación -

18 Componente Administrativo Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables. Procurar que no se rompa el equilibrio financiero del contrato.

19 Componente Financiero Presentar al Supervisor del contrato, de acuerdo con lo establecido en la Resolución No. 2926 de 2013 o cualquiera que la reemplace, informes escritos mensuales sobre la prestación del servicio que incluyan el informe técnico del desarrollo de la atención, el registro de beneficiarios atendidos, los cupos contratados y efectivamente utilizados e informe final a la terminación del contrato. Presentar: Informe mensual sobre la prestación del servicio, registro de beneficiarios atendidos, certificado de cupos contratados y efectivamente utilizados, informe mensual de ingresos y gastos, certificado de cumplimiento de pago a proveedores, certificado de cumplimiento de pagos al sistema de seguridad social y aportes parafiscales, cuenta de cobro o factura de venta.

20 Componente Financiero Efectuar requerimientos frente a la verificación de los informes del contratista, cuando la documentación no cuente con las condiciones previamente establecidas por el supervisor del contrato. Tramitar ante la oficina o dependencia del ICBF que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuadas, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.

21 Componente Financiero Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato: El supervisor debe verificar que los valores pactados en las condiciones de pago, se cumplan de acuerdo al plan de caja presentado, llevando el registro del valor ejecutado, valor pagado, fechas de pago, valor pendiente por pagar, y de las posibles deducciones que se apliquen. Revisar y tramitar ante la oficina que corresponda, las solicitudes de pago del contratista y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados

22 Componente Financiero La información financiera se deberá estructurar de acuerdo con el Plan Único de Cuentas – PUC- según la directriz que defina el ICBF, y sus soportes deben estar debidamente organizados. Contar una cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos del contrato

23 Componente Financiero Prestar el servicio de atención a los niños, niñas y adolescentes, en la Modalidad Objeto del presente documento, sin que exceda el valor del contrato Suministrar información individual de identificación y caracterización de los niños, niñas y/o adolescentes atendidos en la Modalidad objeto del presente contrato.

24 Componente Financiero Los operadores deberán realizar compras locales mensuales de alimentos, bienes y servicios (diferentes a los servicios públicos domiciliarios, talento humano no profesional y de arrendamientos) producidos localmente a Nivel Municipal y/o Distrital de la zona donde vaya a operar de acuerdo con el alcance del contrato, como mínimo del 20% de los aportes del ICBF al contrato. Suministrar información individual de identificación y caracterización de los niños, niñas y/o adolescentes atendidos en la Modalidad objeto del presente contrato.

25 Componente Financiero Pagar oportunamente a los proveedores y presentar el paz y salvo de los mismos a la terminación del contrato. Presentar, mes vencido y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al mes reportado al supervisor del contrato informes mensuales técnicos y financieros en medio físico y magnético, sobre la prestación del servicio que incluyan registro de los adolescentes atendidos, cupos contratados y efectivamente utilizados por modalidad Acreditar el cumplimiento del pago mensual de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de Compensación Familiar

26 Componente financiero Certificación de cumplimiento Registro de beneficiarios atendidos Cupos contratados y efectivamente atendidos Informe mensual de ingresos y gastos Informe mensual de ingresos y gastos Pago a proveedores Pagos a SGSSS y parafiscales Revisión de libros contables Donaciones Legalización. Resolución 2926 de 2013 Legalización. Resolución 2926 de 2013

27 Componente legal Pre-Contractual PERFECCIONAMIENTO: Suscripción del contrato. LEGALIZACIÓN: Expedición registro presupuestal. EJECUCIÓN: Expedición registro presupuestal y aprobación de la garantía.

28 Componente legal Pre-Contractual Verificar que el contratista constituya las garantías exigidas y velar porque estas permanezcan vigentes hasta su liquidación. Suscribir el acta de iniciación del contrato. Permitir y dar acceso a la información que solicite el supervisor del contrato frente al cumplimiento de las obligaciones contractuales.

29 Componente legal - Contractuales- Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones, prorrogas o modificaciones a los contratos. Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato. Informar a la ordenadora del gasto las circunstancias y hechos que considere afecta la conducta transparente y ética de los servidores públicos y contratistas. Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato y de acuerdo con los valores establecidos

30 Componente legal - Pos Contractuales- Liquidación del contrato

31 Término para liquidar el contrato El término que establezca el contrato. Dentro de los 4 meses posteriores a la terminación del plazo. Liquidación Unilateral: 2 meses a partir del vencimiento de los plazos antes dichos. Para los eventos que no se haya logrado la liquidación bilateral. Vencido los plazos antes señalados la entidad tiene 2 años mas para liquidar bilateral o unilateral. Sin perjuicio de las sanciones. Pasado estos dos años la entidad pierde competencia.

32 OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES EN EL MARCO DE LA SUPERVISIÓN CONTRACTUAL Evaluar las condiciones con las que se prestan los servicios misionales del ICBF, en concordancia con los correspondientes lineamientos técnico – administrativos, manuales operativos y normas vigentes sobre la materia, con el fin de proveer información sobre el cumplimiento de los respectivos estándares de calidad definidos por la entidad, para que las instancias competentes puedan implementar las acciones de mejora requeridas. Objetivo del Procedimiento de Evaluación de Estándares de Calidad de los Servicios Misionales del ICBF.

33 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES Respeto mutuo Objetividad Efectividad Equilibrio Participación Transparencia

34 ESTÁNDARES DE CALIDAD COMP. TECNICO

35 Estándares de calidad: criterio de referencia que señala un nivel de calidad previamente definido y exigible para la prestación de un servicio.  Estándar de resultado: criterio de referencia que indica un nivel de calidad con respecto al cumplimiento de los objetivos definidos en los lineamientos técnico administrativos para la prestación del servicio. (Prácticas de cuidado, Activación de rutas ante amenazas o vulneración de derechos, entre otros).  Estándar de proceso: criterio de referencia que indica un nivel de calidad en la utilización de los recursos para el desarrollo del servicio y el logro de los objetivos. (Póliza de Aseguramiento, Proyecto Pedagógico, entre otros)  Estándar de recurso: criterio de referencia que indica un nivel de calidad en cuanto a la existencia y permanencia de los recursos legales, financieros, administrativos y técnicos, que son determinantes para el inicio y desarrollo de la prestación del servicio. (Licencia de Construcción, Servicios Básicos, entre otros). Estándares de calidad: criterio de referencia que señala un nivel de calidad previamente definido y exigible para la prestación de un servicio.  Estándar de resultado: criterio de referencia que indica un nivel de calidad con respecto al cumplimiento de los objetivos definidos en los lineamientos técnico administrativos para la prestación del servicio. (Prácticas de cuidado, Activación de rutas ante amenazas o vulneración de derechos, entre otros).  Estándar de proceso: criterio de referencia que indica un nivel de calidad en la utilización de los recursos para el desarrollo del servicio y el logro de los objetivos. (Póliza de Aseguramiento, Proyecto Pedagógico, entre otros)  Estándar de recurso: criterio de referencia que indica un nivel de calidad en cuanto a la existencia y permanencia de los recursos legales, financieros, administrativos y técnicos, que son determinantes para el inicio y desarrollo de la prestación del servicio. (Licencia de Construcción, Servicios Básicos, entre otros). ESTÁNDARES DE CALIDAD

36 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

37 ObservaciónRegistro Evaluación o comprobación

38 DESARROLLO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES  La Verificación de estándares se apoya en la observación, por ser ésta una técnica que permite reconocer las características de la situación analizada e indagar sobre ella, con el fin de establecer los elementos relevantes, positivos y negativos, que influyen sobre el desarrollo de las actividades de un servicio  Utiliza la verificación o comprobación de la ejecución de las obligaciones establecidas en los lineamientos técnicos y en los contratos (cumplimiento de estándares) y su análisis, con el fin de tomar decisiones relacionadas con la continuidad o no de la prestación del servicio  También se sustenta en el registro como procedimiento que posibilita consignar en instrumentos específicos los resultados de las variables observadas, las cuales deben ser analizadas, procesadas y valoradas de tal forma que su interpretación genere recomendaciones y/o definición de acuerdos y compromisos  La Verificación de estándares se apoya en la observación, por ser ésta una técnica que permite reconocer las características de la situación analizada e indagar sobre ella, con el fin de establecer los elementos relevantes, positivos y negativos, que influyen sobre el desarrollo de las actividades de un servicio  Utiliza la verificación o comprobación de la ejecución de las obligaciones establecidas en los lineamientos técnicos y en los contratos (cumplimiento de estándares) y su análisis, con el fin de tomar decisiones relacionadas con la continuidad o no de la prestación del servicio  También se sustenta en el registro como procedimiento que posibilita consignar en instrumentos específicos los resultados de las variables observadas, las cuales deben ser analizadas, procesadas y valoradas de tal forma que su interpretación genere recomendaciones y/o definición de acuerdos y compromisos

39 UNIDADES DE OBSERVACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

40 UNIDADES DE OBSERVACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES Entidades Administradoras de los Servicios: con quien el ICBF que celebra contratos de aporte (asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensación, cooperativas, universidades, entre otros), para la atención a niños y niñas de acuerdo con las modalidades de servicio definidas por el ICBF. Unidades de Servicio: responsables de atención a niños, niños y sus familias (hogares sustitutos y hogares tutores).

41 CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN DE LAS VISITAS DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

42 Iniciación de visitas La primera visita de Evaluación de Estándares a las EAS y unidades de servicio debe efectuarse cuando haya transcurrido mínimo dos meses de haber iniciado actividades. Para el caso de las EAS que tienen unidades de servicio a su cargo, éstas solo podrán ser evaluadas cuando se haya realizado las visitas a las unidades de servicio que administr a. Información de visitas Las visitas de Evaluación de Estándares se realizarán sin previo aviso, con excepción de las correspondientes a Hogares Sustitutos y Hogares Tutores, para cuyo caso se informará al responsable de la unidad la semana en la cual se realizará sin especificar el día. Para HST es indispensable conocer la jornada en la que asisten los NNA a la institución educativa, para garantizar que estén presentes durante su realización. Alcance Se realizará vistas de Evaluación de Estándares al 100% de los operadores y a una muestra representativa de unidades de servicio en función del presupuesto asignado para cada vigencia fiscal.

43 CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN DE LAS VISITAS DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES Número de visitas Se debe realizar mínimo 2 visitas al año a cada operador y a las unidades de servicio que hayan sido seleccionadas en la muestra, teniendo en cuenta la fecha de iniciación de primeras visitas, aunque se puede realizar el número de visitas que a juicio del ICBF sea necesario. Duración de las visitas De 4 u 8 horas, dependiendo de la modalidad. Este tiempo está calculado para que los profesionales que hacen las visitas puedan realizar la evaluación de todos los estándares, registrar los resultados en los formatos definidos, hacer la socialización de los mismos y formalizar el Plan de Mejoramiento. Segunda En las segundas visitas se debe priorizar a los Operadores o UDS que obtuvieron calificaciones por debajo de 100 de puntaje de cumplimiento de tal forma que se vaya primero a las de calificaciones más bajas e ir visitando en orden ascendente.

44 CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN DE LAS VISITAS DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES Jornada para realización Debe realizarse dentro del tiempo de funcionamiento del servicio, es decir, si el funcionamiento es de 4 horas, por ejemplo entre 8:00 a.m. y 12:00 p.m. y si es tiempo completo, entre 8:00 a.m. y 6:00 p.m. Para las modalidades que funcionan 24 horas, la visita podrá efectuarse en jornada diurna, nocturna, fines de semana o festivos. Frecuencia de las visitas El tiempo mínimo que debe transcurrir entre el primer ciclo de visitas y el segundo ciclo (cuando aplique) es de tres meses. Las excepciones a esta regla las definirá el supervisor del contrato o la Sede de la Dirección General – Dirección de Protección, teniendo en cuenta situaciones especiales que se puedan presentar.

45 SITUACIONES DE ACCIÓN INMEDIATA - SAI

46 SITUACIONES DE ACCIÓN INMEDIATA - SAI - - SAI - Entendidas como aquellas situaciones que amenazan o vulneran los derechos de los (as) beneficiarios (as) de los servicios misionales contratados o que afectan la prestación del servicio, de tal forma que deben ser atendidas inmediatamente.

47 CATEGORÍAS DE LAS SITUACIONES DE ACCIÓN INMEDIATA - SAI  Maltrato Físico / Tiempo: Inmediato  Abuso Sexual / Tiempo: Inmediato  Negligencia referido a la falta de protección y cuidado mínimo por parte de quienes tienen el deber de hacerlo, ya sea por omisión o descuido /tiempo :Inmediato  Maltrato o otras clases de explotación / Tiempo: Inmediato  Maltrato por explotación sexual /Tiempo: Inmediato  Maltrato por explotación trabajo infantil y peores formas de trabajo infantil /Tiempo: Inmediato  Muerte causas no naturales / Tiempo: Inmediato  Muerte causas naturales / Tiempo: Inmediato  Enfermedad Grave no tratada / Tiempo: Inmediato  Sobrecupo / Tiempo: 5 días hábiles  No prestación del servicio y/o incumplimiento de la jornada de atención / Tiempo: Inmediato  Inconsistencia en documentos / Tiempo: 3 días hábiles  Situaciones relacionadas con el PARD: Sin boleta de ingreso o sin boleta de egreso / Tiempo:3 días  Incumplimiento de estándares / Tiempo: 5 días hábiles  No cuenta con un servicio público ofertado en el municipio: Tiempo: inmediato para iniciar el trámite correspondiente  No firma del acta de visita / Tiempo: 3 días hábiles  Alimentos y/o medicamentos vencidos / Tiempo: Inmediato  No entrega de alimentos y /o medicamentos / Tiempo: Inmediato  Entrega de alimentos y/o medicamentos no autorizados  Riesgos ambientales derrumbes, rellenos sanitarios, torres eléctricas, etc como / Tiempo: 3 días hábiles  Riesgos por infraestructura física / Tiempo: 3 días hábiles  Maltrato Físico / Tiempo: Inmediato  Abuso Sexual / Tiempo: Inmediato  Negligencia referido a la falta de protección y cuidado mínimo por parte de quienes tienen el deber de hacerlo, ya sea por omisión o descuido /tiempo :Inmediato  Maltrato o otras clases de explotación / Tiempo: Inmediato  Maltrato por explotación sexual /Tiempo: Inmediato  Maltrato por explotación trabajo infantil y peores formas de trabajo infantil /Tiempo: Inmediato  Muerte causas no naturales / Tiempo: Inmediato  Muerte causas naturales / Tiempo: Inmediato  Enfermedad Grave no tratada / Tiempo: Inmediato  Sobrecupo / Tiempo: 5 días hábiles  No prestación del servicio y/o incumplimiento de la jornada de atención / Tiempo: Inmediato  Inconsistencia en documentos / Tiempo: 3 días hábiles  Situaciones relacionadas con el PARD: Sin boleta de ingreso o sin boleta de egreso / Tiempo:3 días  Incumplimiento de estándares / Tiempo: 5 días hábiles  No cuenta con un servicio público ofertado en el municipio: Tiempo: inmediato para iniciar el trámite correspondiente  No firma del acta de visita / Tiempo: 3 días hábiles  Alimentos y/o medicamentos vencidos / Tiempo: Inmediato  No entrega de alimentos y /o medicamentos / Tiempo: Inmediato  Entrega de alimentos y/o medicamentos no autorizados  Riesgos ambientales derrumbes, rellenos sanitarios, torres eléctricas, etc como / Tiempo: 3 días hábiles  Riesgos por infraestructura física / Tiempo: 3 días hábiles

48 No.ActividadResponsableRegistro Inicio 1 Realizar la visita e identificar una Situación de Acción Inmediata y registrarla en el “Formato Registro de Situaciones de Acción Inmediata” Ver criterios Ana Patricia Ramos y Laura Andrea Hernandez “Formato Registro de Situaciones de Acción Inmediata” 2Establecen las acciones a seguir frente a la SAI Ana Patricia Ramos y Laura Andrea Hernandez “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel) 3 Envió al coordinador zonal para APROBACION Verificar la pertinencia, suficiencia y factibilidad de las acciones propuestas, plazos y responsables frente a cada una de las acciones reportadas Coordinador del centro zonal “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel) Aprobado No aprobado Remite la base al referente psicosocial (patty). Máximo. 5 días Remite al psicosocial para que haga ajustes

49 No.ActividadResponsableRegistro 4 Realización de las acciones definidas en el “Formato seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata”, las cuales son llevadas a cabo por el responsable competente (Defensor de familia, nutricionista, psicosocial, administrativo, jurídico o financiero, entre otros) Inmediato Coordinador zonal Soportes correspondientes: memorandos, actas, requerimientos, entre otros. 5 Consolidar a nivel Regional todos los “Formato seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” y remitir al supervisor del contrato. A los cinco días siguientes del mes vencido. Ana Patricia Ramos “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel). 6 CIERRE??? Quien lo hace??? Analizar las acciones efectivamente realizadas para determinar el cierre o no del caso. Plazo: Máximo a los 15 días de recepción del “Formato seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata (actividad 6). Coordinador zonal “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel) SITUACIONES DE ACCIÓN INMEDIATA - PROCEDIMIENTO

50 No.ActividadResponsableRegistro 7 Coordinador zonal (Yeidy Bibiana) “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel)Memorandos 8 Remitir “Formato seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” a la Dirección de protección a los 8 días del mes vencido. Profesional psicosocial (Ana Patricia Ramos) designada por la Dirección de Regional del equipo de supervisión. “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata (Archivo Excel) SI NO Diligenciar la casilla de cierre y fecha correspondiente en el “Formato seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” y remitir al Profesional administrativo (Bibi). Solicitar, con término perentorio, a los equipos profesionales la realización de las acciones propuestas. Formalizar a Control Interno disciplinario o a la Procuraduría las situaciones no resueltas por responsabilidad. Solicitar, con término perentorio, a los equipos profesionales la realización de las acciones propuestas. Formalizar a Control Interno disciplinario o a la Procuraduría las situaciones no resueltas por responsabilidad.

51 CRITERIOS DE LAS SITUACIONES ACCIONES INMEDIATAS - SAI Criterios: 1.Teniendo en cuenta que el propósito de la identificación de acciones inmediatas es poder atender de manera oportuna la misma, ya que se genera una condición de riesgo o vulneración para los niños, niñas y adolescentes, es indispensable que sea reportada la situación el mismo día de su identificación. Para las actuaciones se contempla un tiempo máximo, el cual está señalado en el Cuadro No. 1 Categorías de SAI para cada uno de las categorías. 2.Las acciones deben ser pertinentes es decir que se haga lo que se debe hacer, factibles, que lo planteado realmente se puede hacer y suficientes que el conjunto de acciones formuladas permitan resolver y atender de manera integral la situación encontrada. 3.El profesional psicosocial del equipo de supervisión es quien determina las acciones que deben ser realizadas para corregir y poder cerrar las Situaciones encontradas, análisis que puede requerir de los otros profesionales de equipo de apoyo. Estas acciones pueden ser realizas por él directamente, o por profesionales diferentes en atención al tipo de situación encontradas. 4.El supervisor debe realizar el análisis de las acciones reportadas por el psicosocial con el fin de determinar si con éstas se pueden corregir las situaciones o si por el contrario debe realizar la formulación correspondiente para que se replanteen las mismas, se complementen o se descarten algunas. 5.El supervisor es quien debe hacer el análisis del reporte para determinar si un caso se cierra o no. Si no es factible hacer el cierre, el supervisor debe brindar la retroalimentación y solicitar la ejecución de las acciones solicitadas por él. 6.La retroalimentación a las acciones formuladas por el psicosocial se registra en “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata”, el cual debe ser remitido al psicosocial máximo a los cinco días de su recepción. 7.Los tiempos máximos definidos para la realización de las acciones que permiten solucionar las situaciones identificadas, oscilan entre dos y cinco días máximo. Estos tiempos varían en función de la gravedad de la situación y están identificados en el Tabla 3 de la presente Guía.

52 CRITERIOS DE LAS SITUACIONES ACCIONES INMEDIATAS - SAI Criterios: 8.El profesional psicosocial designado por la Dirección Regional del equipo de supervisión debe consolidar todas las SAI de la respectiva Regional. Teniendo en cuenta que en una misma Regional puede haber más de un profesional psicosocial, la Dirección Regional designará al profesional particular para esta actividad. 9.Cuando el profesional psicosocial del equipo de supervisión se ausente, la Dirección Regional definirán el profesional que asume dicha función. Este cambio debe ser notificado a la Dirección de Protección. 10.Si se identifica algún error como por ejemplo, la categorización de una SAI o el mismo caso registrado en más de una oportunidad, debe informarse al profesional psicosocial del equipo de supervisión, por medio de correo para que haga el ajuste correspondiente. Bajo ninguna circunstancia deben repetir el registro de la acción inicialmente enviada, es decir se debe verificar que no haya registros repetidos. 11.Cuando la Dirección de Protección verifica las acciones ejecutadas enviadas por el profesional psicosocial del equipo de supervisión, debe registrarse en la respectiva Base de Datos las observaciones correspondientes a las que haya lugar. 12.El supervisor del contrato y/o la Dirección de Protección pueden solicitar los soportes físicos que considere pertinentes y necesarios para tener elementos adicionales que permitan analizar la pertinencia y efectiva realización de las acciones reportadas por la respectiva Regional. 13.Las evidencias remitidas por el profesional psicosocial del equipo de supervisión deben venir debidamente identificadas con el número correspondiente al caso, el cual se encuentra en el “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata”, que se encuentra ubicado en la columna número 1 de dicha formato (base de datos).

53 Entidades y Unidades de Servicio con calificaciones iguales o inferiores a 89 puntos en alguno de los responsables. No.ActividadResponsableRegistro Inicio 1 Realizar la visita e identificar si el resultado corresponde a una condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares (visitas con puntaje inferior 80 en alguno de los responsables) Ver criterios Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares Instrumentos de Evaluación de estándares Hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita 2 P.C. Revisar las hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita y verificar que efectivamente las entidades y unidades se encuentran en condición “Deficiente” o “Mala” (visitas con puntaje igual o inferior 89 en alguno de los responsables) ¿El Operador ó UDS se encuentra en condición de “Deficiente” o “Mala” por errores de calificación?  SI: Ir a la Actividad No. 03  NO: Ir a la Actividad No. 04 Supervisor del Contrato Hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita 3 Enviar inmediatamente a los profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares, a realizar las correcciones a que haya lugar, en la sede del Operador o US. Consignar la información corregida en el sistema de información que disponga la Dirección de Protección para dicho fin. Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares Acta Aclaratoria 4 Diligenciar la totalidad del archivo EV12. Se diligencia mensualmente Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares Hojas de caracterización y registro, hoja de calificación y actas de visita. Archivo EV12.

54 Entidades y Unidades de Servicio con calificaciones iguales o inferiores a 89 puntos en alguno de los responsables. No.ActividadResponsableRegistro Inicio 5 Remitir el archivo diligenciado de EV12 al profesional designado por la Dirección Regional de las visitas realizadas por dicho equipo mensualmente. Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares Archivo EV12. Correo electrónico 6 Consolidar la información por modalidad en el EV12 por Regional y Modalidad Profesional designado por la Dirección Regional Archivo EV12. 7 Remitir a la Dirección de Protección los EV12 Regional y por Modalidad. Mensualmente Profesional designado por la Dirección Regional Archivo EV12. Correo electrónico 9 Remitir a la Oficina de Aseguramiento de la Calidad los EV12 por Regional y Modalidad. Mensualmente Profesional designado por la Dirección de Protección Archivo EV12. Correo electrónico 10 P.C. Analizar los resultados de los Operadores o US, con el fin de identificar las variables que inciden negativamente en el cumplimiento de los estándares y determinar si se realiza una visita inspectiva, una auditoría, se realizan requerimientos a los actores correspondientes o se inicia un proceso sancionatorio administrativo en función de las condiciones detectadas. Ver condiciones operativas Profesional de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad Programación de visitas inspectiva. Programación de auditorías. Requerimientos a actores responsables de resultados Memorando a la Dirección de Primera Infancia 11 Realizar la vista inspectiva, la auditoría de calidad, la elaboración del requerimiento o proceso sancionatorio. Profesionales designados de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad Acta de visita Inspectiva o de auditoría Informes de visita Inspectiva o de auditoría Plan de mejoramiento Memorando con requerimientos o proceso sancionatorio.

55 Criterios: 1.Cuando se realiza un acta modificatoria porque se ha identificado que quedaron las calificaciones mal registradas o calculadas, ésta debe ser entregada por uno de los profesionales que realizan la vista y no es necesario que asista todo el equipo que la realizó. Esta acta debe quedar con las firmas de las partes. 2.Al remitir el archivo EV12 correspondiente se debe tener en cuenta que: Todos los campos del archivo deben estar diligenciados No se puede cambiar la estructura del archivo. Los datos deben coincidir con los consignados en las Hojas de caracterización y registro, hojas de calificación, actas de visita. 3.Los EV 12 deben ser diligenciados en su totalidad por un solo profesional. Cuando la visita es realizada por dos profesionales, este registro lo debe realizar el compañero del psicosocial, considerando que éste último tiene la responsabilidad de diligenciar y formular las acciones requeridas para las SAI. En caso de que la visita se realizada por tres profesionales, el diligenciamiento del EV12 debe hacerlo el pedagogo. 4.El EV12 que remite el profesional designado de cada uno de los equipos debe contener el registro de todas las vistas de evaluación de estándares, realizadas durante el mes. Entidades y Unidades de Servicio con calificaciones iguales o inferiores a 89 puntos en alguno de los responsables.

56 Criterios: 5.La remisión del EV12 por parte del profesional del equipo de apoyo a la supervisión que haya sido designado para tal fin, debe hacerse a los cinco días del mes vencido. Esta remisión debe dirigirla al profesional que la Dirección Regional a definido, el cual se encargará de consolidar. 6.Si se identifica algún error como por ejemplo, que la misma visita está registrada en más de una oportunidad, debe informarse al profesional que la Dirección Regional a definido para consolidar todos los datos Regionales, por medio de correo electrónico para que se haga el ajuste correspondiente. 7.El EV12 consolidado por modalidad, que remite el profesional designado por la Regional a la Dirección de Protección, debe hacerlo a los 15 días siguientes al mes vencido. 8.La Oficina de Aseguramiento de la Calidad, realiza el análisis de los datos remitidos por la Dirección de Protección y establecerá la acción más pertinente a seguir, de acuerdo con las funciones de la dependencia. Entidades y Unidades de Servicio con calificaciones iguales o inferiores a 89 puntos en alguno de los responsables.