1 Plan de Comunicaciones & Relacionamiento Junio 2016 Presentado por:
2 Contenido 1.Análisis de la Situación 2.Análisis de la comunicación 3.Público Objetivo 4.Competencia 5.Análisis DOFA 6.Concepto / Marca 7.Objetivos de Comunicación 8.Estrategias y Tácticas 9.Evaluación de Resultados
3 1. Análisis de la situación Colombia Inteligente ha venido desarrollando un proyecto de Diseño y Planeación Estratégica, así como de Rediseño de su Modelo Organizacional. Hasta el momento se ha trabajado con el Grupo Operativo (de aquí en adelante Grupo de Seguimiento Estratégico) y el Comité Directivo. Se requiere diseñar un Plan de Comunicaciones de todo lo que se ha venido desarrollando, teniendo en cuenta los cambios de los Modelos.
4 2. Análisis de la comunicación (actual) Boletín Técnico: Lo desarrolla la Coordinación. No es regular, se debería hacer semanal. Se envía por correo electrónico. Busca información de buenas prácticas, experiencias, desarrollos tecnológicos. Le llega a toda la comunidad de Colombia Inteligente. 150 personas. No se ha medido la lecturabilidad. Página Web: Solo es de Información. Se piensa rediseñar el sitio web para mayor interactividad. Correos electrónicos: Para trabajo diario y convocatorias a eventos. Difusión general. Replicar información de otros grupos. Flash informativo: Interno de la gestión del trabajo. Se mandaba al Comité Directivo pero no se volvió a enviar. Informes de Gestión: Se publican por medio de la página web. Comunicación voz a voz: de alto nivel, lobby a empresas y organismos. Análisis general: Se han diseñado estas iniciativas pero se requiere más seguimiento y gestión de las mismas. Al inicio se hizo mucho énfasis de la Estrategia por medio de presentaciones, pero después se enfrió por circunstancias tales como: operativas, de recurso humano, de voluntad de participacion/colaboración de los miembros, de gestión. La iniciativa se ha asociado más al Consultor.
5 3. Público Objetivo SegmentosPerfiles de personasOportunidades 1Equipo interno Col. Int. Comité Directivo Comité de seguimiento estratégico Líder de Gestión Analistas - Motivación para que hagan gestión política - Generadores de proyección estratégica - Apoyo y soporte 2Miembros actuales Col. Int. Alta Dirección Segundo Nivel Nivel Técnico Doble vía: - Estrategia de sus empresas / Resaltar el impacto estratégico de redes inteligentes en las empresas. Referenciación, resultados concretos. - Comunicación técnica, oportunidades de capacitación, Eventos 3Gobierno Altos Funcionarios Técnicos - Mejoramiento de Políticas públicas, sugerencias de cambios regulatorios, experiencias de política y regulación de otros países. 4CNO Secretario técnico Comité tecnológico - Interacción de trabajo, propuestas de alineación de lo que se está trabajando. Mejores prácticas, sinergias. 5Empresas no miembrosPor definir - Contar la existencia de la iniciativa y qué se está haciendo. Si se decide ampliar la membresía, se deberá plantear una nueva estrategia. 6 Entidades de Educación Por definir - Información técnica y de experiencias. Replicar información para dar a conocer la iniciativa. Inquietudes académicas 7 Gremios Director Ejecutivo Asistente - Mantenerlos motivados para que realicen eventos con nosotros. Tenerlos como Aliados. 8Entidades MultilateralesTécnicos y representantes - Mantenrlos informados sobre los pilotos para solicitar recursos, líneas de financiación 9Medios de ComunicaciónPeriodistas económicosAvances y resultados 10Profesionales independientesComunidad de redes socialesInformación de avances y resultados
6 4. Competencia (en Información) -Agremiaciones nacionales e internacionales -Entidades asociativas -Universidades -Fabricantes de equipos -Proveedores -Boletines especializados
7 5. Análisis DOFA DEBILIDADES OPORTUNIDADES Llegar al usuario final Ser una iniciativa unificada y conjunta para un público de interés común. Sinergias. Puesta en común de lenguaje, expresiones. Mantenerse como un referente internacional en el desarrollo de las redes inteligentes Apalancados en el Estudio de Mapa de Ruta aprovechar el momento para crear acciones certeras de comunicación y de estrategia FORTALEZAS Conocimiento experto y pionero Capacidades de innovación de los miembros Empresas miembros fidelizadas Credibilidad por parte de entidades multilaterales AMENAZAS “Competidores” comunicando por el mismo medio Lenguaje desgastado (inteligente) Desinterés del público Alta rotación de personal en el Comité Directivo Falta de compromiso, de disposición de las empresas miembro y sus delegados No hay estructuración de la recopilación de la información No se ha medido la efectividad de las comunicaciones. Existe una brecha muy grande entre lo que se comunica y lo que se percibe Identificación de stakeholders. Falta de compromiso de sus miembros para involucrarse más activamente Falta el cómo comunicar Falta de formas/mecanismos para compartir información por parte de las empresas miembro considerando la iniciativa como una red colaborativa Relacionamiento de alto nivel en forma activa y permanente
8 6. Concepto / Marca La Marca existe pero se debe fortalecer, teniendo en cuenta los pilares definidos en el Plan Estratégico y las nuevas iniciativas que se van a desarrollar.
9 7. Objetivos de Comunicación 1.Posicionar la iniciativa Colombia Inteligente en el próximo trimestre, medido por el cambio de la percepción del público actual asociado al Consultor. 1.Construir un lenguaje propio de comunicación que diferencie a la iniciativa de otras similares, educando al público sobre las ventajas de Colombia Inteligente y estableciendo los puntos clave que se quieren trabajar (basado en el Plan Estratégico). 2.Diseñar una Estrategia de posicionamiento de la iniciativa con las entidades del estado, construyendo un mapa de actores públicos y sus necesidades, dentro del próximo trimestre. 1.Estructurar los medios de comunicación que se tienen actualmente en el próximo trimestre, nombrando un responsable en el tema y midiendo la efectividad de los mismos por medio del cumplimiento del Cronograma y la lecturabilidad y retroalimentación de los mismos. 2.Diseñar nuevos medios de comunicación como redes sociales, plataformas e iniciativas con públicos con quienes no se tiene una comunicación actual, en el próximo semestre, y medido con la lecturabilidad y retroalimentación de los mismos.
10 8. Estrategias y Tácticas 1.Investigación de la percepción del público sobre los servicios de la iniciativa actual y futura, los medios tradicionales y nuevos que se puedan crear. Las necesidades del público de interés frente a los productos y servicios de la iniciativa. (que tan claro se tiene acerca de cuáles son los servicios y productos de la iniciativa?). Colombia Inteligente es una red colaborativa que no cuenta con un portafolio de productos y servicios vendibles. 1.Talleres con los grupos de interés para la construcción del lenguaje. Comunicación del mismo en los medios actuales y nuevos. 2.Talleres para estructuración de los medios actuales de comunicación, Cronograma de trabajo, responsables y fechas. 3.Talleres para creación de nuevos medios de comunicación, teniendo en cuenta la investigación realizada con el grupo de interés. 4.Comentar sobre el proyecto de re-estructuracion de la pagina web de la iniciativa pues algunos elementos de comunicación que se sugieren se están integrando en este medio 5.Dado el cambio en el modelo organizacional, sería bueno que el Consultor recomendara estrategias en la transición de actores a esa nueva estructura 6.También que el Consultor pueda recomendar acciones a mitigar en el tiempo de re-arranque del nuevo modelo de organización 7.Faltaría establecer el presupuesto para implementar el plan de comunicaciones que esté en línea con las acciones de planeación estratégica y de relanzamiento de la iniciativa 8.Cual sería el Plan de Comunicaciones? Según esta diapositiva, todo quedaría en manos de Colombia Inteligente hacer talleres para estructurar los mecanismos de comunicación. 9.Habrá un Plan de relacionamiento con este doumento? O debe ser construido por Colombia Inteligente.
11 9. Evaluación de resultados