1 Plan Director del Documento Electrónico ABRIL 2011PRESENTACIÓN CORPORATIVA

2 Índice GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS VENTAJAS DE UN PLAN DIRECTOR CONTENIDOS DE UN PLAN DIRECTOR QUÉ OFRECE KRONOS PROJECTS REFERENCIAS

3 3 Gestión de documentos electrónicos Introducción al documento electrónico En los últimos años, el documento electrónico está tomando importancia como nueva forma de garantizar los negocios en la red, las relaciones con las administraciones públicas a través de internet, incluso en el día a día de las personas y las empresas: facturas electrónicas, fotos y vídeos digitales, etc., que no dejan de ser documentos electrónicos. La incorporación del documento electrónico como herramienta central en la gestión de la actividad de una organización requiere planificación, un buen conocimiento de las alternativas a nivel técnico y legal y la coordinación de diferentes actores:  Responsables de organización y procesos  Responsables de las TIC  Responsables de la política y gestión archivística  Responsables jurídicos y normativos Además hay que tener en cuenta que estos documentos se tienen que preservar, es decir, que en el momento en que una persona necesite este documento lo pueda abrir, leer e incluso garantizar su validez jurídica. El uso del documento electrónico es un factor clave para la mejora de la eficiencia de las organizaciones y por tanto es generador de numerosos ahorros

4 4 Gestión de documentos electrónicos Mejoras organizativas y ahorro de costes La introducción del documento y expediente electrónico como columna vertebral de la gestión administrativa puede comportar múltiples beneficios, además del propio cumplimiento normativo:  Eliminación del uso del papel, eliminando con ello los costes en tiempo y dinero derivados de su transporte, traslado y almacenamiento.  Automatización de procesos, con la posibilidad de gestionar determinados servicios de manera automática.  Reducción de las tareas sin valor añadido, que podrán ser ejecutadas por herramientas tecnológicas, destinando recursos humanos a tareas que aportan más a la organización y resulta a su vez más enriquecedoras.  Mejor servicio al ciudadano, disponible 24x7x365 un coste inferior.  Pasar de una administración reactiva a una gestión proactiva, al disponer de toda la información en un formato fácil de manejar y explotar.  Mejora de la imagen de la institución, más moderna, más actual y más eficiente. Con una única advertencia: la introducción de estos cambios debe planificarse y organizarse adecuadamente. La Administración Pública española ha dado un paso irrevocable en dirección a la administración electrónica. Los beneficios potenciales son muchos, pero es necesario un proceso de adaptación y reorganización interna.

5 5 Gestión de documentos electrónicos Dificultades para la implantación Muchas organizaciones han emprendido en los últimos años proyectos de implantación del documento electrónico y de automatización de procesos. Estos procesos de cambio encuentran a menudo dificultades organizativas:  El proceso modernizador se centra en la fase de tramitación, lo que comporta problemas para aplicar criterios archivísticos a los documentos resultantes.  Los criterios tecnológicos y organizativos se definen a medida que surgen las necesidades. La falta de un criterio corporativo provoca dispersión y falta de coherencia.  Los gestores documentales se emplean como simples repositorios, sin aprovechar su inteligencia documental (cuadros de clasificación, políticas de custodia), en parte debido al problema de dispersión.  La definición de los formatos, modelos y tecnologías a emplear corre a cargo de los responsables tecnológicos y funcionales. Los responsables de archivo sólo participan en la fase final del ciclo de vida de los documentos. Los criterios que facilitan la preservación, por tanto, tienen poca presencia en la definición del proceso.  La comunicación es compleja entre las distintas áreas que deben participar en el proceso modernizador (tecnología, archivo y responsables funcionales), porque se usan lenguajes y prioridades distintas. La experiencia de las organizaciones pioneras demuestra que de los procesos de implantación de expediente electrónico pueden surgir compli- caciones y imprevistos, derivados de la falta de un criterio archivístico en su planificación

6 Índice GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS VENTAJAS DE UN PLAN DIRECTOR CONTENIDOS DE UN PLAN DIRECTOR QUÉ OFRECE KRONOS PROJECTS REFERENCIAS

7 7 Plan Director del Documento Electrónico Ciclo de vida del documento y expediente electrónico El ciclo de vida de los documentos es el eje de acción en que interactúan en alianza estratégica dos mundos a menudo poco integrados:  La metodología archivística y de gestión documental  Los programas y las plataformas tecnológicas Por lo tanto, hay que formular un modelo de gestión integrada de los documentos y la información que se tiene que basar en la concepción de dos fases de gestión que actúan en clave de continuidad por bien que con objetivos diferentes: la fase de trámite o gestión y la fase de vigencia. También habrá que aplicar metodología archivística nacional y internacional referida a la gestión documental (Moreq2; ISO 15489), la clasificación uniforme (ISAF; ISDHIA), la descripción (ISAD-G, ISAAR-CPF; EAD; NODAC) y de evaluación y accesibilidad a los documentos (CNAATD). y finalmente, será necesario implementar las Normas ISO que complementan los instrumentos metodológicos, señaladamente las referidas a metadatos, procesos, preservación digital, seguridad, autenticidad, fiabilidad y integridad de los documentos. Trámite / GestiónVigencia El modelo de gestión del documento y el expediente se debe configurar teniendo en cuenta el ciclo de vida completo, aplicando metodología archivística y implementando las Normas ISO.

8 8 Plan Director del Documento Electrónico Ventajas de contar con un Plan Director Como hemos visto, la adecuada gestión de los documentos electrónicos y el uso de las plataformas correspondientes requiere coordinar esfuerzos desde distintos ángulos de la organización.  Estrategia troncal: Los responsables de la organización participan en la definición de la estrategia de implantación de las herramientas.  Calidad: Disponemos de un marco de control, lo que garantiza la coherencia y calidad de las decisiones particulares que se adopten.  Sistematización: Una única herramienta de referencia aglutina las diferentes herramientas archivísticas, con criterios ortogonales.  Referencia: Usuarios e implantadores tienen un núcleo de información donde resolver las cuestiones que vayan surgiendo  Seguridad: Las políticas que informan el plan se alinean con las que marque el ENS y otras normas de seguridad. Disponer de un Plan Director que recoja las estrategias corporativas en relación con la gestión de la documentación evita la dispersión normativa, garantiza la continuidad y la coherencia a largo plazo.

9 9 Plan Director del Documento Electrónico Ventajas de contar con un Plan Director  Continuidad: Eventuales revisiones de las estrategias recogidas en el plan producen nuevas versiones sin ruptura entre modelos de gestión.  Eficiencia: La planificación a medio y largo plazo permite alcanzar mejores rendimientos y minimizar el coste de implantación.  Interoperabilidad: El plan describe los criterios, formatos y estructuras de nuestros e-documentos, lo que facilita su compartición.  Cumplimiento normativo: El plan da respuesta a los requerimientos de regulación interna establecidos en algunas normas.  Gestión del cambio: Al poner de manifiesto la estrategia de la organización, el plan ofrece un marco de referencia coherente, que suaviza la resistencia al cambio de los miembros de una organización. Disponer de un Plan Director que recoja las estrategias corporativas en relación con la gestión de la documentación evita la dispersión normativa, garantiza la continuidad y la coherencia a largo plazo.

10 Índice GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS VENTAJAS DE UN PLAN DIRECTOR CONTENIDOS DE UN PLAN DIRECTOR QUÉ OFRECE KRONOS PROJECTS REFERENCIAS

11 11 Plan Director del Documento Electrónico Contenidos de un Plan Director El Plan Director del Documento Electrónico tiene la vocación de ser la norma troncal a través de la cuál se regulen todas las cuestiones relacionadas con la gestión de documentos electrónicos en una corporación. Hay que incidir, por tanto, en las siguientes cuestiones:  Criterios archivísticos y modelo documental: La organización debe describir como define el ciclo de vida del documento, y dotarse de una serie de herramientas, como cuadro de clasificación o calendario de preservación  Modelo tecnológico del documento: Otro paquete de decisiones tiene impacto directo en la implementación de herramientas informáticas. Entre otras cosas, se define un vocabulario de metadatos y un catálogo de formatos.  Política de firma electrónica: Resuelve cuestiones como la preservación de las firmas y el tipo de certificados a usar, y da respuesta a un requerimiento del Esquema Nacional de Interoperabilidad.  Modelo de preservación: La organización debe definir como resolverá la necesidad de custodia a largo plazo de los documentos electrónicos. El Plan Director de Documento Electrónico es un documento complejo, que cubre todas aquellas áreas de decisión relacionadas con el documento electrónico en las que interesa tomar decisiones coherentes a nivel corporativo.

12 12 Plan Director del Documento Electrónico Contenidos de un Plan Director El Plan Director del Documento Electrónico tiene la vocación de ser la norma troncal a través de la cuál se regulen todas las cuestiones relacionadas con la gestión de documentos electrónicos en una corporación. Hay que incidir, por tanto, en las siguientes cuestiones:  Identificación del marco legal y normativo: Este elemento es importante para garantizar no sólo el cumplimiento normativo actual, sino la adecuación futura a los posibles cambios legales. También se identifican los estándares internacionales aplicables.  Métodos de digitalización e impresión segura: El modelo de expedientes híbridos debe quedar cubierto.  Modelo de seguridad: Es necesario definir criterios de acceso y control de la seguridad de los documentos.  Métodos de formación y gestión del cambio: El Plan contempla también como introducir progresivamente el nuevo método de trabajo en la estructura de la organización.  Evolución del plan y mejora continua: El Plan se concibe como un instrumento vivo, y debe contemplar mecanismos para revisarse y adecuarse a las necesidades futuras. El Plan Director de Documento Electrónico es un documento complejo, que cubre todas aquellas áreas de decisión relacionadas con el documento electrónico en las que interesa tomar decisiones coherentes a nivel corporativo.

13 13 Plan Director del Documento Electrónico Estructura del Plan Director Nuestra propuesta de Plan Director contempla varios niveles de trabajo:  Estrategia troncal de la organización: El Plan, como tal, debe contar con el impulso de la dirección de la organización, y reflejar su estrategia a largo plazo. Esta estrategia puede cambiar en el futuro, pero deberían ser cambios meditados, fruto de condicionantes externos.  Procedimientos y herramientas de gestión: Los objetivos estratégicos del plan se reflejarán en documentos y herramientas accesorias, como el cuadro de clasificación, el vocabulario de metadatos o la política de digitalización. Estas herramientas pueden cambiar para adecuarse a nuevas tareas o a cambios tecnológicos, sin afectar a la estrategia troncal.  Modelos de proceso, formularios, etc: A partir de los procedimientos definidos, la organización creará formularios y modelos que se adecuarán a las necesidades del día a día, aplicando los procedimientos definidos. Este modelo en tres niveles ofrece flexibilidad y capacidad de respuesta, sin romper con el objetivo de cohesión y continuidad que es fundamental en el Plan Director. Los contenidos del Plan Director de Documento Electrónico se despliegan a tres niveles, con distintos criterios en cuanto a su flexibilidad y adaptabilidad.

14 Índice GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS VENTAJAS DE UN PLAN DIRECTOR CONTENIDOS DE UN PLAN DIRECTOR QUÉ OFRECE KRONOS PROJECTS REFERENCIAS

15 15 Quiénes Somos Kronos Projects Somos una empresa de servicios creada en el año 2007 por un grupo de profesionales con una amplia experiencia en el ámbito del documento electrónico desde diferentes vertientes:  Organizativa. El conocimiento que tenemos de la administración pública, así como de las nuevas posibilidades que nos brindan las leyes, hacen que podamos ayudar en la simplificación administrativa, la automatización de procesos y en aprovechar la interoperabilidad. También ayudamos a definir estructuras de gestión especializadas en implantar la administración electrónica y los documentos y expedientes electrónicos: las oficinas técnicas.  Normativa y Jurídica. Tenemos un profundo conocimiento del marco normativo y legal que regula las administraciones públicas y, en particular, el uso que hacen de las tecnologías de la información y de la administración electrónica.  Archivística y de Gestión Documental. Somos expertos en la concepción, ejecución y supervisión de un plan de gestión de documentos y archivos y en la aplicación de las directrices internacionales en la materia, tanto en el aspecto metodológico como en las normas y estándares profesionales.  Tecnológica y de Seguridad de la Información. Conocemos las herramientas tecnológicas necesarias para la gestión eficiente del documento electrónico dentro de la administración electrónica: gestores documentales, tramitadores y BPM, herramientas de registro y notificación, plataformas de firma, portafirmas, archivos electrónicos con validez jurídica,... Hemos nacido con el objetivo de ser la empresa de referencia para empresas y instituciones públicas en la gestión, archivo y preservación del documento y expediente electrónico a lo largo del tiempo.

16 16 Qué ofrece Kronos Projects Plan director del documento y el expediente electrónico La definición del Plan Director del Documento Electrónico requiere un enfoque pluridisciplinar y un conocimiento muy específico de los requisitos legales y las alternativas tecnológicas, que Kronos Projects se ha especializado en proporcionar. La preparación del Plan Director del Documento Electrónico requiere la participación de un equipo pluridisciplinar, que entienda las implicaciones a largo plazo de las decisiones que se van a tomar y pueda asesorar a los diferentes responsables de la organización en los términos que más importan a cada área.  Para la definición del plan se realizan reuniones con los agentes implicados, para identificar los recursos existentes, las necesidades específicas y las prioridades estratégicas.  Los elementos del Plan se adecúan a las características de cada organización; para ello, se plantean alternativas y se asesora a los responsables para tomar las decisiones que mejor encajan con su visión de la organización.  Si la organización ya dispone de algunas de las herramientas previstas, éstas se incorporan al modelo propuesto, buscando una solución coherente con el trabajo hecho hasta el momento. El plan se construye, por tanto, a través de un procedo de reuniones de trabajo con los equipos de cada área, trasladando las propuestas y conclusiones al equipo de dirección.

17 17 Qué Hacemos: Servicios Oficina Técnica de Proyectos A pesar de que a menudo la propia organización tiene conocimientos para realizar proyectos de este tipo, el día a día, el fraccionamiento del conocimiento entre diferentes personas de la organización, la complejidad de coordinación, la relación con proveedores, etc., hace que sea recomendable externalizarlos para garantizar la ejecución del proyecto con fechas y cualidad. Las tareas que realiza la oficina de proyectos son, entre otras:  Preparación del proyecto: asesorar en la definición de los objetivos, plasmarlos en los contratos o pliegues de contratación, identificar y seleccionar proveedores  Interlocución y coordinación de los diferentes agentes implicados en el proyecto. Aportamos los conocimientos pluridisciplinares a la hora de tratar un tema desde diferentes visiones  Seguimiento de la ejecución: Definir procesos de control y seguimiento de la ejecución, ayudar en la validación de las entregas y los planes de pruebas, identificar riesgos emergentes  Facilitar la gestión del cambio: Ayudar en la comunicación, información y formación y en la identificación de posibles impactos del proyecto en otras áreas  Centralización de la información: repositori central de documentación, interacción con los diferentes departamentos de la organización Supervisamos y coordinamos los proyectos de implantación de la gestión electrónica documental desde una óptica global: organizativa y de procesos, archivística, tecnológica y de seguridad, normativa y legal.

18 Índice GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS VENTAJAS DE UN PLAN DIRECTOR CONTENIDOS DE UN PLAN DIRECTOR QUÉ OFRECE KRONOS PROJECTS REFERENCIAS

19 Referencias Proyectos y clientes significativos de Kronos Projects 19 Plan de adaptación al documento electrónico, Asesoramiento en el desarrollo de la GED y Normativas de uso del documento electrónico  Generalitat de Catalunya (SIGEDA)  Ajuntament de Sant Cugat del Vallès  Ajuntament de Castelldefels  Ajuntament de Sant Feliu de LL.  Universitats Públiques (ACUP, UPF, UdG)  Autoritat Portuària de Barcelona  Universidad Pública de Navarra Formación y Guía de adaptación a la Ley 11/2007  Agencia Catalana de Residus  Ajuntament de Tarragona Oficina Técnica de Proyectos  Ajuntament de Mollet del Vallès  Ajuntament de Sant Cugat del Vallès  Associació Catalana d’Universitats Públiques Reingeniería de procesos con la incorporación del documento electrónico  Àrea Metropolitana de Barcelona  Aj. Sant Feliu de Llobregat  ADIGSA  Ajuntament de Sabadell  Diputació de Lleida  Diputació de Barcelona  Ajuntament de Mollet  Universitat d’Alacant  Aigües Ter Llobregat  Ajuntament de Sabadell  OAGRTL de la Diputació de Lleida En los últimos años Kronos Projects ha ayudado a un gran número de organizaciones a incorporar el documento electrónico en el desarrollo de sus competencias, mejorando la eficiencia y reduciendo costes.

20 BARCELONA C/Josep Irla i Bosch, 5-7 - 2ª Planta. Tel. 93 206 11 01 Fax. 93 206 11 06 MADRID Pº de la Castellana, 121 - 6º B. Tel. 91 417 04 58 Fax. 91 597 35 94 [email protected] www.kronosprojects.com Tota la informació continguda en aquest document és estrictament confidencial i és propietat de Kronos Projects, S.L. Queda prohibida la seva difusió o reproducció total o parcial sense la autorització expressa de Kronos Projects, S.L. Qualsevol contravenció a aquestes condicions comportarà les sancions previstes per la Llei de Propietat Intel·lectual.