1 Planowanie w organizacjidr Magdalena Klimczuk-Kochańska

2 Funkcje zarządzania Planowanie – określanie celów organizacji, sposobów ich realizacji oraz zasobów potrzebnych do realizacji tych celów.

3 Planować pochodzi od łacińskiego planta - szkic budynku.

4 Wizja Misja Cel strategiczny Cel strategiczny 1. Cel strategiczny 2. Cel strategiczny 3. Plan strategiczny Wariant strategiczny 1. Wariant strategiczny 2. Wariant strategiczny 3.

5 Wizja Koncepcja modelowa przyszłej organizacji, funkcjonowania i pożądanego rozwoju organizacji, nakreślona przez kierownictwo. Koncepcja potencjału organizacji, wyobrażenie pożądanej przyszłości, formułowane w kategoriach osiągania wyznaczonych celów.

6 Wizja To przyszły pożądany stan organizacji. Stanowi ona pewien obraz przyszłości firmy i jej docelowej pozycji na rynku. Jest zestawem dążeń i aspiracji związanych z działalnością przedsiębiorstwa, pewnym wyobrażeniem przyszłości powstałym na podstawie analizy obecnej sytuacji oraz wyobraźni i ambicji menedżerów.

7 Grupa Atlas Lider w oferowaniu rozwiązań ułatwiających i przyśpieszających budowanie w Polsce oraz uzyskanie pozycji w 1-szej piątce dostawców na 3-5 wybranych rynkach Europy wschodniej i centralnej. Na każdym rynku będzie dążyć do oferowania marek pierwszego wyboru, tak aby osiągać wiodącą pozycję w poszczególnych kategoriach występowania.

8 NutroPharma to marka, która chce być liderem na rynku preparatów wspomagających zdrowie, dobre samopoczucie oraz podnoszących jakość życia. Chcemy być zawsze o krok przed innymi w zakresie reakcji na potrzeby rynku, oferowaniu nowoczesnych, a przede wszystkim skutecznych i bezpiecznych produktóworaz udostępnieniu ich pacjentom niezależnie od wieku, statusu materialnego oraz miejsca zamieszkania. NutroPharma jest elastyczna w działaniu, podąża za światowymi trendami w dziedzinie zdrowia i zdrowego trybu życia, respektując przy tym obowiązujące w Polsce przepisy i regulacje. Postępuje zgodnie z zasadami etyki biznesowej, gospodarczej, społecznej i ekologicznej.

9 Funkcje wizji aktywizująca, kierunkująca i porządkująca, integracyjna,wspierająca.

10 Misja Jest deklaracją celów działalności firmy.Powinna zawierać wyraźną wizję bieżących i przyszłych operacji firmy związanych z produktem (lub usługą), rynkiem a także z przyjętym systemem wartości i zasad oraz cech odróżniających ją od firm konkurencyjnych.

11 Misja Jest częścią planu strategicznego.Jest przesłaniem, określa ona powód, sens istnienia przedsiębiorstwa, mówi o tym jaką ma ono rolę do spełnienia, wyraża jego odrębność (tożsamość organizacyjną).

12 MISJA powinna wyrażać:przekonania, wartości, aspiracje, strategię danej firmy.

13 Pytania na które należy odpowiedzieć przy budowie MISJI:Kto stanowi obecnie i potencjalnie klientelę naszej firmy? Czym zajmuje się nasza firma? Czym powinna zajmować się nasza firma na docelowym rynku: a) krajowym, b) zagranicznym? Dlaczego finalni odbiorcy kupują nasze produkty (usługi)? Dlaczego określona grupa odbiorców (usługobiorców) lokuje zamówienia w naszej firmie?

14 Grupa Atlas Lider w kształtowaniu rynku budowlanego

15 NutroPharma Wszystko to co robimy - jest wszystkim tym - w co wierzymy

16 Misją Coca-Cola HBC Polska jest:Przynosić orzeźwienie konsumentom naszych produktów Współpracować z naszymi klientami na zasadach partnerstwa Wypracowywać zysk dla naszych udziałowców  Aktywnie uczestniczyć w życiu lokalnych społeczności. 

17 Firma Microsoft pomaga ludziom i firmom na całym świecie realizować w pełni swój potencjał.(At Microsoft, our mission is to enable people and businesses throughout the world to realize their full potential)

18 Rodzaje misji Misja w kategoriach zamierzenia strategicznegooznacza jasne, dokładne, chociaż najczęściej ogólnikowe sprecyzowanie celu, który ma być osiągnięty w określonym czasie np. Ford- zdemokratyzować samochód.

19 Rodzaje misji Misja w kategoriach wspólnego wroga – oznacza zidentyfikowanie konkurenta, od którego chce się być lepszym np. Pepsi: Bij Coca-Colę Honda: Zmiażdżymy Yamahę Nike, lata 60-te: Zniszczyć koncern Adidas!

20 Rodzaje misji Misja w kategoriach modelowego wzorca - identyfikujemy firmę najczęściej spoza naszej branży, której dobre wyniki mogą być punktem odniesienia, np.: Giro Sport Design: W 2000 r. chcemy być tym, czym Apple w dziedzinie komputerów Stanford University, lata 40-te: Zostać Harvardem zachodniego wybrzeża

21 Rodzaje misji Misja w kategoriach wizjonerskich - firma przedstawia swoja misję w takim filozoficznym przesłaniu np.: Wal-Mart, 1990: Osiągnąć do roku 2000 obroty w wysokości 215 mld dolarów Boeing, 1950: Stać się liderem cywilnego przemysłu lotniczego, wprowadzającym świat w epokę odrzutowców

22 Rodzaje misji Misja w kategoriach produktu – zwraca się uwagę na wyrób co teoretycznie jest wadą ponieważ zwraca się uwagę na wyrób a nie na to co firma oferuje poprzez swoje wyroby np. IBM: Usługa jest naszym produktem

23 Rodzaje misji Misja łącząca potrzeby klientów z kategorią produktu – łączy się potrzeby klientów z oferowanym produktem lub usługą np.: Holiday Inn: Zaspokajać potrzeby podróżnych w dziedzinie noclegu i jedzenia

24 Rodzaje misji Misja w kategoriach przewagi konkurencyjnejMicrosoft: Wiodąca rola w oprogramowaniu komputerowym

25 Cel Zamierzenie, coś, co ma być osiągnięte w przyszłości, sens istnienia czegoś/kogoś. Formalnie ustalone i przewidywane przedsięwzięcie wynikające z potrzeb własnych organizacji oraz środowiska, w którym organizacja funkcjonuje.

26 Cel Pożądany i zamierzony oraz systematycznie opisany przyszły stan przedsiębiorstwa wyrażany w formie zbioru najważniejszych jego charakterystyk na koniec przyjętego odcinka czasu. Świadomie lub podświadomie określony stan przyszły do którego zmierzamy w naszym działaniu.

27 Cel a zadanie Cel to, do czego zmierzamy, dążymy; to co chcemy osiągnąć. Cel dekomponujemy na zadania. Zadania to zamierzone do uzyskania wyniki, w poszczególnych odcinkach czasu realizacji celu.

28 Cel a zadanie Zadanie to część celu przewidziana do wykonania w ustalonym okresie lub terminie wyodrębniona na podstawie kryteriów np. przedmiotowych, przestrzennych, czasowych, proceduralnych. Cechuje je m.in.: konkretny wykonawca, odpowiedzialność, przydział niezbędnych środków.

29 Cechy celów Istnieje wiele celów.Cele określone są w sposób hierarchiczny. Horyzont czasowy dla celów jest różny. Cele są albo zależne lub kontrolowane (powiązanie z innymi). Cele zawsze muszą określać: Co? - ma być zrealizowane, Gdzie? - należy tego dokonać, Kiedy? - w jakim terminie cel ma być osiągnięty, Jakie? - środki będą potrzebne na realizację celu. Należy określić wszystkie możliwe cele i zbadać, czy nie nakładają się na siebie. Należy dokonać podziału celów na: a) podstawowe - aby granice były wyraźne i mierzalne b) pożądane - aby na ich ocenić rozmaite możliwości wyboru

30 Funkcje celów Stanowią wskazówkę i nadają kierunek działania ludzi pracujących w organizacji. Pozwalają zrozumieć dokąd organizacja zmierza i dlaczego osiągnięcie pewnego docelowego stanu jest ważne. Praktyka ustalania celów wpływa na planowanie. Skuteczne wytyczenie celów sprzyja dobremu planowaniu. Mogą być źródłem motywacji dla pracowników organizacji. Cele sformułowane konkretnie, o umiarkowanym stopniu trudności. mogą motywować ludzi do cięższej pracy. Posiadają skuteczny mechanizm oceny i kontroli. Oznacza to, że przyszłe wyniki będzie można ocenić na podstawie stopnia realizacji wytyczonych dziś celów.

31 Klasyfikacja celów wg rodzaju potrzebyEkonomiczne, Społeczne, Technologiczne, Organizacyjne.

32 Klasyfikacja celów wg horyzontu czasowegoDługoterminowe, Krótkoterminowe.

33 Klasyfikacja celów wg hierarchiiStrategiczne, Taktyczne, Operacyjne.

34 Cele strategiczne Cele długofalowe, kosztowne i szczególnie ważne dla rozwoju organizacji. Cele strategiczne wyznaczają pole konkretnych działań i przedsięwzięć opisywane przez cele taktyczne i operacyjne.

35 Cele strategiczne Koncentrują się na szerokich, ogólnych problemach organizacji i ustalane są przez kierownictwo najwyższego szczebla. Firma, której produkt lub usługa wywiera wpływ na środowisko, może przyjąć za cel strategiczny możliwie najdalej idącą ochronę zasobów naturalnych.

36 Cele taktyczne Koncentrują się na sposobie przygotowywania działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych.

37 Cele operacyjne Dotyczą krótkookresowych problemów związanych z celami taktycznymi.

38 Przykłady Cele strategiczne Prezes i dyrektor naczelny:Zapewnić inwestorom 14% zysku przez przynajmniej 10 lat. Otworzyć lub zakupić nową sieć lokali w ciągu 5 lat. Wynegocjować w tym roku nową umowę zbiorową.

39 Przykłady Cele taktyczne: Wiceprezes ds. operacjiOtworzyć 150 nowych lokali w ciągu 10 lat. Wiceprezes ds. marketingu Zwiększyć sprzedaż przypadająca na 1 punkt o 5 % rocznie / 10 lat. Wiceprezes ds. finansów Utrzymać zadłużenie firmy 20 % płynnych aktywów w ciągu 10 lat.

40 Przykłady Cele operacyjne Kierownik lokaluW ciągu 1 roku wprowadzić system zachęt pracowniczych. Dyrektor ds. reklamy Opracować w ciągu 1 roku regionalne kampanie reklamowe. Menedżer ds. księgowości Oddzielić funkcje księgowania należności i zobowiązań w ciągu 2 lat.

41 Plany operacyjne dzielą się naPLANY JEDNORAZOWE – określające szczególne działania, które prawdopodobnie nie będą powtarzane w tej samej postaci w przyszłości. Rodzaje planów jednorazowych: Programy – obejmują względnie duży zbiór działań. Określają główne etapy osiągnięcia celu, jednostkę odpowiedzialną za każdy etap i termin wykonania każdego etapu; Projekty – są cząstkami programów, mają ograniczony zakres i zawierają wyraźne dyrektywy dotyczące zadań i czasu; Preliminarze finansowe – obejmują zestawienia środków finansowych zarezerwowanych na określone przedsięwzięcia w danym okresie, decydują o przeznaczeniu środków na alternatywne kierunki działania.

42 Plany operacyjne dzielą się naPLANY TRWALE OBOWIĄZUJĄCE – dotyczą działań, które powtarzają się i można nimi kierować za pomocą jednej decyzji lub ich zbioru. Plany trwale obowiązujące oszczędzają czas kierowników przeznaczony na planowanie, gdyż w podobnych sytuacjach postępuje się w sposób konsekwentny i z góry ustalony. Rodzaje planów trwale obowiązujących: Wytyczne polityki – są ogólną wskazówką przy podejmowaniu decyzji, wyznaczają ich granice, wykluczają decyzje zabronione. Są najczęściej formułowane przez naczelne kierownictwo by podnieść efektywność organizacji, wyklarować obraz firmy (np. unifikacja stroju pracowników) lub zażegnać konflikt na niższym szczeblu organizacji. Mogą również powstać wytyczne nieformalne i zwyczajowe; Procedury – zawierają zbiór szczegółowych instrukcji dotyczących sposobu wykonania serii czynności realizowanych często lub systematycznie; Reguły – mówią o konieczności określonego działania w danej sytuacji, są najkonkretniejszą formą planów. Mnożenie reguł może ujemnie wpłynąć na postawę pracowników.

43 Cechy planów strategicznych, taktycznych i operacyjnychZakres Jeden główny aspekt rozwoju Duża liczba pól Pojedyncze działanie lub zadania Złożoność Bardzo dużo zmiennych Wiele zmiennych Mała liczba zmiennych Cel planu Misja organizacji Doprowadzenie do pożądanych rezultatów w krótki okresie Wykonanie zadania Charakter czynności planistycznych Twórczy Bilansujący i alokacyjny Odtwórczy, postępowanie według wytycznych Agregacja informacji Wysoka Niska

44 Kryteria wyboru celów System wartości.Preferencje określane przez strategie / strategię. Wewnętrzne i zewnętrzne uwarunkowania organizacji. Czas. Ryzyko.

45 Zasady planowania

46 Zasada realności planu oznacza, że zadania zawarte w planie powinny być możliwe do wykonania przez jednostkę gospodarczą w istniejących warunkach. Nie mogą to być zadania ustalone na wyrost, których nawet przy najlepszej pracy podmiotu gospodarczego nie można osiągnąć. Na przykład zakłada się w planie wzrost sprzedaży wyrobów czy usług w wyniku rozszerzenia działalności przez pozyskanie kapitałów obcych (np. pożyczki, kredyty bankowe), lecz dotychczasowe wyniki jednostki gospodarczej lub sytuacja rynkowa (np. duża konkurencja) nie gwarantują terminowej spłaty kredytów, to jest to sprzeczne z zasadą realności planu. Zasada wariantowych rozwiązań - nazywana również zasadą alternatywnych rozwiązań -przyjmuje, że do planowanych rezultatów można dojść różnymi drogami i przy angażowaniu różnych środków, dlatego też opracowuje się różne warianty planu, które to uwzględniają. Na przykład: nieprzewidziane a znaczące zmiany cen paliwa, zmiany w popycie na dany towar czy usługę.

47 Zasada koncentracji opiera się na zasadzie sprecyzowanej przez teorię organizacji, której istotą jest łączenie określonych zadań i czynności przez odpowiednio dobrane zespoły wykonawców. Koncentrując wysiłki oraz środki, którymi się dysponuje, uzyskuje się jak najszybsze wykonanie założonych zadań, co ma na przykład zasadnicze znaczenie w budownictwie. Zasada koncentracji polega na tym, że nie należy przewidywać w planie rozproszenia środków na zbyt wiele zadań w nim określonych, lecz należy je koncentrować na te zadania, które pozwalają najszybciej osiągnąć spodziewane efekty, na przykład sezonowość sprzedaży produktu, na który jest zwiększone zapotrzebowanie.

48 Zasada gospodarności polega na ustaleniu najlepszych w danych warunkach wyników działalności przy określonym zużyciu środków niezbędnych dla ich realizacji bądź na uzyskaniu określonych efektów kosztem najniższych nakładów związanych z ich wykonaniem. Przy stosowaniu tej zasady w decyzjach planistycznych, konieczne jest opieranie się na wynikach rachunku ekonomicznego, z którym zasada gospodarności jest nierozłącznie związana, na przykład opracowanie kilku wariantów procesu produkcji i wybór najbardziej optymalnego (np. kosztów zużycia materiałów i surowców niezbędnych do produkcji).

49 Zasada elastyczności planowania wskazuje na konieczność liczenia się z możliwością zmiany warunków gospodarowania i dostosowania planu do działania w warunkach częściowej niepewności. Nie można przewidzieć w planie wszystkich zjawisk, nawet w krótkim okresie, które mogą wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Plan powinien być na tyle elastyczny, że w wyniku nieprzewidzianych zdarzeń (np. wzrost inflacji) może być szybko zmodyfikowany. Zasada podstawowego ogniwa polega na określeniu w planie najważniejszych zadań decydujących o wynikach działania jednostki gospodarczej i zapewnieniu przede wszystkim środków na ich wykonanie. Zasada ta ma najczęściej zastosowanie w planowaniu strategicznym, na przykład jednoznaczne określenie priorytetów przedsiębiorstwa na dłuższy okres.

50 Metoda S M A R T Cele firmy powinny być: S p e c i f i c – konkretneM e a s u r a b l e – wymierne A c h i e v a b l e – osiągalne R e l e v a n t – odpowiednie T i m e d – terminowe

51 Etapy planowania Określenie celów. Ocena sytuacji.Ustalanie procedury, przy czym pod pojęciem procedury w planowaniu rozumie się opis procesu transformacji zasobów w rezultaty, czyli określenie tego, co i kiedy ma być zrobione i kto odpowiada za realizację. Ustalenie harmonogramu pracy. Wyznaczenie odpowiedzialności poprzez określenie w każdym elemencie realizacji planu odpowiedzialnej osoby i jej władzy, kontroli nad planem i zasobami, jak również rezultatów, za osiągnięcie, których jest odpowiedzialna. Sprawdzenie wykonalności planu i kosztów jego realizacji.

52 Bariery w ustalaniu celów i planowaniu

53 J. Bogdanienko (red.), Organizacja i zarzadzanie w zarysie, WN WZ UW, Warszawa 2010, r. 1.1.J. Bogdanienko, W. Piotrowski (red.), Zarządzanie. Tradycja i nowoczesność, PWE, Warszawa 2013, r. 7. A.K. Koźmiński, W. Piotrowski, Zarządzanie. Teoria i praktyka, PWN, Warszawa 2006, r. V.