1 POMIAR PROCESÓW – GWARANCJA SZYBKIEGO PODNIESIENIA EFEKTYWNOŚCIŁukasz Majer, Konrad Bajor r

2 Pomiar procesów - geneza

3 Geneza problemu Koszty pracy w Polsce sukcesywnie doganiają wynagrodzenia w krajach UE-WEST

4 Rekrutować, czy poprawiać efektywność w organizacji?Rynek pracy w Polsce – dostępność specjalistów 2010 2016

5 Typowe rozwiązania zmian organizacyjnychWdrożenie systemu klasy ERP Wdrożenie filozofii Continuous Improvement

6 Bariery we wdrażaniu zmian organizacyjnychBrak długofalowego zaangażowania kierownictwa w optymalizację procesów Brak przełożenia zespołu ds. Procesów na pozostałe działy w firmie Niewystarczające zasoby do przeprowadzenia zmian w organizacji Brak wystarczającego budżetu na optymalizację procesów Sprzeczność interesów między działami hamuje wdrażanie zmian w organizacji Brak wystarczającego czasu na wdrożenie zmian w organizacji

7 Pomiar procesów – na czym to polega…

8 Pomiar procesów – czym jest?1 cel: poprawa efektywności pracy ludzi 1 grupa docelowa: pracownicy biurowi - administracja / realizatorzy usług DZIAŁ STANOWISKO Proces Proces Krok procesu Krok procesu Krok procesu Czynność Czynność Czynność Czynność Czynność Czynność Czynność

9 Pomiar procesów – co mierzymy?… Czynności wykonywane w ramach systemu vs „manualnie” Ile zajmuje praca z systemami vs „manualna” Ile czasu zajmuje zarządzanie zespołem Działania regularne vs „wrzutki” Obsługa per poszczególnych „klientów” Przygotowanie raport X Przestoje z powodu awarii drukarek

10 Współpraca między działamiDziały wewnętrznie są mocno zoptymalizowane, ale… Prawdziwe pole do optymalizacji – „styki między działami”

11 Pomiar procesów – ujawnia nieefektywny czasNieefektywny czas pracy może przekraczać 20%

12 Pomiar procesów - rezultatyNajkosztowniejsze czynności Kluczowe czynności w działach Spis czynności stanowiska (karta stanowiska) … Dublowanie prac między działami Ile kosztuje naprawa błędów innych Ile kosztuje instruowanie z braku procedur Ile kosztuje awaryjny system Homogeniczność stanowisk Najbardziej obciążone osoby Ile kosztuje rotacja Na co jest poświęcane zbyt mało czasu

13 Narzędzia

14 Pomiar procesów – Case Study

15 Pomiar procesów – od czego zacząć?

16 Producent napojów Cel projektu Wskazanie miejsc do optymalizacjiZwymiarowanie potencjału zmian w organizacji Zakres pomiaru Działy Backoffice (księgowość, kadry, płace, …) – 120 osób Rezultat z pomiaru procesów Zmiany organizacyjne Zmiany poza organizacją Zmiany systemowe Wymiar korzyści z pomiaru Możliwe oszczędności na zmianie w obsłudze procesów: >2500 h/mc Podział zmian na: wewnętrzne, zewnętrzne, systemowe

17 Grupa kapitałowa Cel projektu Wskazanie miejsc do optymalizacjiObniżenie kosztów obsługi procesów wewnętrznych Zakres pomiaru Działy Backoffice i wsparcie IT - 70 osób Rezultat z pomiaru procesów Zmiany organizacyjne Zmiany systemowe Outsourcing usług Wymiar korzyści z pomiaru Oszczędności na obsłudze procesów w wymiarze >2000 h / m-c Outsourcing wybranych usług – oszczędności na poziomie 500 tys/rok

18 Firma produkcyjna Cel projektuWskazanie miejsc do optymalizacji pod rozwój firmy Zwymiarowanie potencjału zmian pod dalszy rozwój Zakres pomiaru Branża: Producent urządzeń RCP Rezultat z pomiaru procesów Zmiany organizacyjne Zmiany w sposobie obsługi procesów Zmiany prawne Wymiar korzyści z pomiaru Dodatkowy potencjał odzyskany na obsłudze procesów > 1500 h (w ujęciu 6-ciu miesięcy).

19 Czy mamy wystarczająco dużo siły aby wprowadzić zmiany?POMIAR PROCESÓW CIĄGŁE DOSKONALENIE ERP

20 Podsumowanie

21 Pomiar jako usługa Kompleksowa usługa Systemy pomiaruPrzygotowanie i realizacja pomiaru Mapa prorcesów Wyniki Rekomendacje Trwanie: ~2-3 miesiące Metodyka Total Activities Management (TAM) Jak zapewnić obiektywność pomiaru Jakie wyciągać wnioski Doświadczenia od 2006r. Pomiar = zapis USG Wyniki = opracowanie / opis USG Rekomendacje -> zalecenia lekarza na bazie

22 Pomiar procesów – co zyskujemy?Precyzyjne wskazanie miejsc do optymalizacji Niewielkie zaangażowanie kierownictwa na etapie pomiaru Wprowadzenie najistotniejszych zmian Precyzyjne zdefiniowanie potrzeb pod wdrożenie zmian systemowych Analiza efektywności wprowadzenia zmian w organizacji Zwiększenie efektywności obsługi procesów Gwarancja sukcesu dla Lidera zmian

23 Warsztaty uzupełniająceMiejsce: Kraków Termin rejestracji: do Termin warsztatów: Temat: Pomiar procesów w organizacji Pierwsze 5 osób – 0 zł

24