1 Por: Joan Manuel Kalmar CINVENTARIOS Y P & G

2 QUE SON LOS INVENTARIOSSon cantidades de recursos que se despliegan a lo largo del complejo sistema de relaciones y procesos que se genera entorno a la organización, y se puede socializar mediante un conteo físico de unidades existentes en almacenaje, y/o en proceso de producción, y/o de productos terminados, para su posterior valorización, con el fin de determinar los costos o hacer los ajustes necesarios para poderlos determinar.

3 SISTEMA DE INVENTARIOSExisten dos sistemas de inventarios: El inventario periódico:  En este sistema solo se puede conocer el estado de resultados del negocio al finalizar un período determinado. Maneja la cuenta de compras y no la cuenta de costos de ventas; para conocer el costo de ventas se debe hacer un juego de inventarios así:

4 INVENTARIO INICIAL DEL PERÍODO + COMPRAS DE PERÍODO = MERCANCIA DISPONIBLE EN EL PERÍODO - INVENTARIO FINAL DEL PERÍODO (FÍSICO) = COSTO DE LA MERCANCIA VENDIDA

5 El inventario permanenteEn este sistema puede conocer el estado de resultados del negocio en cualquier momento, porque el control del costo de ventas se realiza al tiempo con el control de inventarios, pues al realizar las requisiciones, inmediatamente se está cargando el valor a los costos del negocio. No maneja la cuenta de compras dentro de los libros auxiliares, si no la de inventarios. Se trabajaría así:

6 = MERCANCIA DISPONIBLEINVENTARIO INICIAL + ENTRADAS DE ALMACEN = MERCANCIA DISPONIBLE - COSTO DE VENTAS = INVENTARIO FINAL

7 TIPOS DE INVENTARIO Existen varios tipos de inventario:De Balance: Se realiza una vez al año y es total pues cubre también a los activos de la compañía. De Auditoria: Se realiza en cualquier momento y no es total, su objetivo es verificar diferencias entre los kardex y la existencia real. De período: Se realiza a la terminación de un período determinado con el fin de emitir estados financieros a esa fecha, tienen objetivos específicos, como por ejemplo saber el comportamiento del negocio en un mes crítico, o en uno extraordinario, etc.

8 TOMA DE INVENTARIOS El establecimiento debe programar cuando se deben realizar los inventarios, horas de toma de inventarios, papelería para toma de inventario, personal, etc. Para lograr la credibilidad que requiere el establecimiento, el inventario debe ser realizado por el contralor de alimentos y bebidas o por quien ejerza estas funciones en cada negocio. 

9 TOMA DE INVENTARIOS El inventario debe realizarse con un conteo y con un reconteo de manera que si existen diferencias entre los dos, se realice un tercero en busca de la cifra real. Las personas del primer y segundo conteo deben ser diferentes. La supervisión de la toma del inventario puede ser efectuada por una persona designada por contabilidad para este fin. La valorización del inventario la realiza el departamento de contabilidad.

10 MARCO CONCEPTUAL Principales características que influyen en el manejo y control de inventarios: VENTAS (La administración moderna se enfrenta al reto de coordinar la distribución y la producción, siguiendo la naturaleza del volumen de bienes o servicios que produzcan obedeciendo la demanda del mercado)

11 VENTAS HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA CONTROLAR LOS INGRESOS.COSTO DIARIO CUP PROYECCION CALENDARIO PROYECCION DE VENTAS ESTABLECER SERVICIOS Y PRODUCTOS ESTRATEGICOS

12 MARCO CONCEPTUAL PRODUCCIONHasta donde el mercado, la capacidad financiera de la empresa y el tipo de maquinaria y facilidades de producción lo permitan, debe haber un mínimo de diversificación en los productos, pues a mayor diversificación mayor la oferta, por lo tanto se requiere establecer un Food Cost establecido para producir los servicios y productos.

13 PRODUCCION HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA CONTROLAR LA PRODUCCIÓN:Establecer proyecciones calendario Proyectar ventas Establecer un costo diario de ventas Establecer un Food cost Estandarizar procesos y productos Establecer fuentes de suministro Disponer de equipos y maquinaria eficiente. Contar con el recurso humano idóneo.

14 PRODUCCION OTRAS HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA CONTROLAR LA PRODUCCIÓN:Clasificar y codificar Inventarios por tipo de producto o servicio Establecer herramientas de control de inventarios para la medición de stock CARDEX SOFTWARES DE CONTROL DE INVENTARIOS PROCESOS DE COMPRA Y RECIBO DE MTP LISTAS DE M.T.P REQUISICIONES DIARIA DE M.T.P ESTANDARIZACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS EQUIPOS Y MAQUINARIA OTROS

15 CONTROL DE INVENTARIOSMerece la atención de la gerencia estratégica La dirección debe alarmarse cuando encuentre una gran parte de su capital de trabajo invertido en MTP. Si la compañía esta fuertemente respaldada económicamente un exceso de inventario se resume en costo innecesario y desperdicio administrativo. Si la compañía se encuentra escasa de fondos y en apuros económicos un exceso de inventarios lo pone en riesgo de operar con perdidas.

16 CARACTERISTICAS DEL CONTROL DE INVENTARIOSTAMAÑO DE INVENTARIO: Para la empresa es de vital importancia el volumen del inventario. POR QUE: Su valor ejerce influencia sobre su rentabilidad Influencia su fluidez económica Influencia su capital de trabajo. Demuestra el activo circulante en el P y G.

17 NECESIDADES DE LOS INVENTARIOSDEFINIR POLITICAS DEFINIR OBJETIVOS DEFINIR PLANES Y NORMAS ESTABLECER SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS DELEGAR RESPONSABILIDADES ESTABLECER COMUNICACIONES

18 METAS DEL CONTROL DE INVENTARIOSPara fijar metas de un control de inventarios es necesario: Conocer el pronostico de ventas por cada producto y establecer CUP por cada uno de ellos Estandarizar productos En base a las premisas anteriores realizar pronósticos de inventarios siguiendo el FOOD COST o costo de operación. Establecer un mínimo de costo administrativo

19 PASOS PARA UNA PLANEACION DE NIVELES OPTIMOS DE EXISTENCIAS DE MATERIALESHacer un análisis de los inventarios mediante el sistema de clasificación ABC. Establecer porcentajes de costos de operación o MTP (Food Cost). Codificar proveedores Buenos, efectivos y eficaces. Establecer políticas de Par Stock. Establecer políticas para fugas, bajas y rotaciones

20 SITEMAS DE SELECTIVIDAD ABCLa filosofia fundamental del sistema sencillamente dice: “ Muchas veces cuesta más el control que lo que vale lo controlado” De ahí parte el principio de separar las partidas segun su valor e importancia en tres clases.

21 A – B – C A. Incluye los artículos que por su alto costo de adquisición, por su alto valor en el inventario, por su utilización como material critico o debido a su aportación directa a las utilidades, mer3cen el 100% de estricto control B. Comprende aquellos artículos que por ser de menor costo, valor e importancia, su control requiere menos esfuerzo y más bajo costo administrativo.

22 A – B - C C. Integrada por los artículos de poco costo, poca inversión, poca importancia para ventas y producción, y que solo requieren una simple supervisión sobre el nivel de sus existencias, para satisfacer las necesidades de ventas y producción.

23 PROCESOS Toma de inventario físico Valorización del inventarioComparación del inventario con los datos del kardex, etc. Determinar las diferencias e investigarlas Realizar los ajustes para dejar el inventario real Utilizar la valorización del inventario para elaborar el P y G.

24 FORMATOS INVENTARIO FÍSICO OBSERVACIONES No.: FECHA: VERIFICADO POR:CORRESPONDIENTE A: No.: FECHA: UNIDAD ARTÍCULOS PRIMER CONTEO SEGUNDO CONTEO DIFERENCIAS SALDO AJUSTADO PRECIO UNITARIO VALOR TOTAL OBSERVACIONES VERIFICADO POR:

25 FORMATOS RESTAURANTE TARJETA DE KARDEX ARTÌCULO CÒDIGO GR.INVENTARIOCÒDIGO GR.INVENTARIO NIVEL MÀXIMO UNIDAD NIVEL MÌNIMO FECHA DETALLE N° VR. UNITARIO ENTRADAS SALIDAS SALDOS CANT. VALOR

26 FOMATOS RESTAURANTE MEMO DE TRANSFERENCIAS ENTRE CENTROS DE PRODUCCIÓNCENTRO DE PRODUCCIÓN QUE SOLICITA: No.: CENTRO DE PRODUCCIÓN QUE DESPACHA: FECHA: UNIDAD ARTÍCULOS CANTIDAD SOLICITADA CANTIDAD DESPACHADA PRECIO UNITARIO TOTAL GRUPO INVENTARIO OBSERVACIONES SOLICITADO POR: DESPACHADO POR: VERIFICADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: V.B. GERENCIA A&B:

27 ANALISIS DE CARNICERIA DETALLE DE LAS PORCIONESFORMATOS ANALISIS DE CARNICERIA CLASE CALIDAD FECHA No PIEZAS PESO TOTAL KILOS PESO PROMEDIO KILOS VALOR UNITARIO COSTO TOTAL COMPRA PROVEEDOR DETALLE PESO % VALOR TOTAL COSTO PORCINES FACTOR COSTO KILO TOTAL COST0 PORCION DETALLE DE LAS PORCIONES PESO CORTE PORCIONES FACTOR COSTO PORCION PESO EN GRAMOS CANTIDAD SOBRANTE EN GRAMOS

28 NOMBRE DE LA PREPARACION NUMERO DE LA PREPARACIONRECETA ESTANDAR NOMBRE DE LA PREPARACION EMPANADAS CACHACAS NUMERO DE LA PREPARACION 1,00 NO PORCIONES 10 # INGREDIENTES CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA VALORES UNITARIO TOTALES SUB 001 HOGAO 10,00 UND SUB 002 AJI DE HIERBAS SUB 003 EMPANADAS BOGOTANAS $ Costo total de la materia prima Margen de error o variación 10% Costo total de la preparación Costo por porción % costo materia prima establecida 35% Precio potencial de venta Precio Real de Venta % Real de costo de Materia Prima IVA generado al vender cada porcion 16% PRECIO CARTA $ 6.000 Peso en Grs

29 OTROS FORMATOS ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDAR LISTA DE MERCADOSOLICITUD GENERAL DE COMPRAS ORDEN DE COMPRA REPORTE DIARIO DE MERCANCIA MEAT TAG REQUISICION DE ALIMENTOS REPORTE DE BAJAS DE MATERIA PRIMA COMANDAS CONTROL DE COMANDAS MEMO DE TRANSFERENCIAS

30 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIONTIPO GRUPO INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO Perecedero Carnes y Salsamentaria CS Inventario Pescados y Mariscos PM Aves y Caza AC Lácteos 1 L1 Directo Frutas y Verduras FV No perecedero Lácteos 2 L2 Enlatados y Envasados EE Granos G Licores LC Vinos V Cervezas C Gaseosas GS Cigarrillos CG

31 ESTADOS FINANCIEROS Y P Y GResolvamos la pregunta: ¿Qué se gana con los resultados finales para lograr el equilibrio entre el control de inventarios, ventas, costos, gastos, depredaciones y utilidad?

32 PRINCIPIOS EN QUE SE BASAN LOS ESTADOS FINANCIEROSAl final de un ejercicio contable que puede durar un mes, un trimestre, un semestre, un año… se debe elaborar un balance general. Se debe elaborar un informe sobre la rotación de la inversión de capital en cada articulo en el inventario. Se debe conocer a ciencia cierta los ingresos emitidos durante el periodo a evaluar. Debemos registrar y conocer los costos y los gastos a los que estuvo sujeta la operación durante el periodo. Se debe aplicar las formulas de depreciación y conocer sus valores para aplicarlos en el balance.

33 USO Y UTILIDAD Estos documentos reflejan los resultados de las gestiones administartivas para controlar la organización. Son indispensables para que los miembros de la directiva tomen decisiones apegadas a las proyecciones realizadas en los procesos de planeación estratégica de la compañía y a la realidad del mercado. “Por esta razon nos ocuparemos de uno de tres indicadores de la gestión organizacional”.

34 INDICADORES P y G Balance General. Rotación del capital invertido

35 ESTADO DE PEREDIDAS Y GANANCIASEl P Y G es una poderosa herramienta para la toma de decisiones sobre las estrategias que pueden aplicarse al control y gestión organizacional. Un estado de perdidas y ganancias nos permite deducir a simple vista, si algo anda mal en la operación o si hay un desvío en lo proyectado en el presupuesto según la tipología de costos y gastos.

36 ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIASPARTES DEL P Y G. 1. ENCABEZADO ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS OPERACIÓN Mes del informe : Ciudad CENTRO DE COSTO Fecha de elaboración :

37 PASO 2. A. VENTAS DESCRIPCION UNIDAD PRECIO TOTAL PROYECCION -DESCRIPCION UNIDAD PRECIO TOTAL PROYECCION - Subtotal TOTAL VENTAS

38 PASO 3. A) Acumulado - % Costo #¡DIV/0!B. INVENTARIOS 1. INSUMOS ALIMENTOS ASEO Y DES. TOTAL PROYECCION A) Acumulado - % Costo #¡DIV/0! B) Consumo por diferencia de inventarios Inventario inicial C.F.C. Efectivo traspasos in Traspasos out Inventario final CONSUMO 000% DIF CONS-ACUM. (A) - (B) VARIACION DE STOCK Días Stock ((I.F/Consumo)*30,5)

39 PASO 4 Sueldos Horas extras diurnas Horas extras Nocturnas2. COSTOS Y GASTOS DE PERSONAL VALOR PROYECCION Numero de colaboradores sin SENA Sueldos Horas extras diurnas Horas extras Nocturnas Compensatorios Recargo Nocturno Dominicales y festivos Prestaciones Sociales Seguridad Social y Parafiscales Subsidio de Transporte Incapacidad Exámenes Médicos Dotación Capacitación Pnal. En entrenamiento SubTotal - TOTAL GASTOS DE PERSONAL: % S/VTA #¡DIV/0!

40 PASO 5 Impto.Industria y Comercio - Impto. de Timbre Subtotal % S/VTA3. GASTOS GENERALES Impto.Industria y Comercio - Impto. de Timbre Subtotal TOTAL GASTOS GENERALES: % S/VTA #¡DIV/0!

41 PASO 6. Valor Depreciación de activos fijos 4. DEPRECIACIONESValor PROYECCION Depreciación de activos fijos

42 PASO 7 RESUMEN VENTAS - COSTOS Y GASTOS (1+2+3+4)- COSTOS Y GASTOS ( ) DIFERENCIA COSTOS DIRECTOS RESULTADO OPERACIONAL % S/VTA #¡DIV/0!

43 PASO 8 COMPARATIVO VENTAS - UTILIDAD FALSO DESCRIPCION REALPRESUPUESTO CUMPLIMIENTO VENTAS - UTILIDAD FALSO

44 PASO 9 OBSERVACIONES

45 PASO 10 Preparado por: Aprobado por :

46 DEPRECIACION: La depreciacion es un ajuste que se hace a los activos fijos tangibles de planta, para retribuir su costo de adquision como gasto a algunos periodos de su vida. Este ajuste se genera en un gasto que se acumula, la cual se resta del costo de adquisicion del activo para dar como resultado el costo residual.

47 Metodos de depreciacionA. DEPRECICION DIRECTA DEPRECIACION ACELERADA Para aplicar una correcta depreciación se debe tener en cuenta: Costo de adquisición Vida útil

48 Gasto de depreciacion El gasto de depreciación se clasifica en el estado de perdidas y ganancias en el sitio donde se origine.

49 DEPRECIACION ACUMULADAEs la sumatoria de los gastos periódicos de depreciación. Esta se presenta en el P y G como valor total y correspondiente al valor del mes. POR EJEMPLO A un equipo comprado en el 2013 se le asigna. COSTO DE ADQUISION $ VIDA UTIL AÑOS ENTONCES: GASTO ANUAL= $ / 10 = $30.000

50 Resumen. En el presupuesto se asigna la partida correspondiente para la depreciación que es la suma de todos los equipos y se divide en el año fiscal. A cada mes se le asigna el monto corrspondiente En el P y G solo se aplica el valor total.