1

2 Portfel usług doradczych Grupy P211 GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Strategia funkcjonowania przedsiębiorstwa wraz z wsparciem podczas wdrożenia ◉ Systemy zarządzenia ryzykiem biznesowym ◉ Optymalizacja kosztów operacyjnych funkcjonowania przedsiębiorstwa ◉ Mapowanie procesów biznesowych i ich optymalizacja ◉ Projektowanie systemu zarządzania procesami ◉ Optymalizacja metod finansowania działalności operacyjnej i inwestycyjnej ◉ Systemy bezpieczeństwa informacji i funkcjonowania przedsiębiorstwa ◉ Wsparcie we wdrożeniach systemów informatycznych www.p211.pl

3 GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Opracowanie analiz dotyczących branży i rynku Przystępując do tworzenia strategii rozwoju przedsiębiorstwa, należy dokonać analizy otoczenia rynkowego ze szczególnym uwzględnieniem branży, w jakiej przedsiębiorstwo działa. Wykorzystujemy do tego różne metody analityczne, najczęściej analizę SWOT/TOWS, obejmującą ocenę czynników wewnętrznych oraz potencjalnego wpływu czynników otoczenia, analizę Pięciu Sił Portera, pozwalającą na określenie pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa. ◉ Definiowanie celów biznesowych lub ich przegląd i aktualizacja Po dokonaniu analizy otoczenia i przedsiębiorstwa powstaje propozycja misji oraz wizji przedsiębiorstwa. Po wstępnej akceptacji tych dwóch elementów kolejnym krokiem jest stworzenie listy celów strategicznych oraz określenie inicjatyw, których zadaniem jest umożliwienie realizacji strategii. Dotychczasowe cele strategiczne przedsiębiorstwa i doświadczenia w ich realizacji stanowią cenne wsparcie w pracach projektowych. www.p211.pl Strategia funkcjonowania przedsiębiorstwa wraz z wsparciem podczas wdrożenia

4 ◉ Przygotowanie planu wdrożenia strategii Kolejny etap prac obejmuje opracowanie mechanizmów systemu nadzoru nad realizacją procesu wdrożenia strategii, który pozwoli na ocenę realizację inicjatyw wdrożeniowych. Na tym etapie powstaje harmonogram zadań projektowych pozwalających na kontrolę poprawności i terminowości wdrożenia inicjatyw strategicznych. ◉ Monitorowanie stopnia realizacji celów strategicznych Kluczowym elementem pozwalającym osiągnąć założone cele jest ich cykliczne monitorowanie. Należy stworzyć macierz mierników (KPI), pozwalającą na śledzenie efektów realizacji celów. Wsparciem w procesie implementacji systemu mierników w działalność operacyjną przedsiębiorstwa jest ich powiązanie z systemem motywacyjnym wynagrodzeń. www.p211.pl Strategia funkcjonowania przedsiębiorstwa wraz z wsparciem podczas wdrożenia

5 ◉ Przygotowanie planu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej strategii Bardzo ważnym elementem skutecznego wdrożenia strategii rozwoju przedsiębiorstwa i osiągnięcia wskutek tego założonych celów strategicznych jest plan komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej nowej strategii. W obszarze wewnętrznym konieczne jest pełne informowanie o postępie prac i kolejnych etapach możliwie najszerszego grona kadry i pracowników. Ułatwia to przełamanie zupełnie naturalnego strachu przed zmianą i zbudowanie „masy krytycznej” dla osiągnięcia sukcesu. W obszarze komunikacji z otoczeniem istotny jest zakres otwartości w komunikacji założonych celów strategicznych. ◉ Wsparcie we wdrożeniu działań operacyjnych wynikających z realizacji strategii Przedsiębiorstwo na czas wdrożenia strategii nie zawiesza swojej działalności, stąd zaangażowanie kadry we wdrożeniu może wymagać wsparcia zewnętrznego. Oferujemy pełne wsparcie we wdrożeniu działań operacyjnych wynikających z projektu strategicznego. www.p211.pl Strategia funkcjonowania przedsiębiorstwa wraz z wsparciem podczas wdrożenia

6 Systemy zarządzenia ryzykiem biznesowym GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Opracowanie lub poprawa systemu zarzadzania ryzykiem Każdej działalności gospodarczej towarzyszy ryzyko, które zresztą uprawnia do oczekiwania zysku. Zarządzanie ryzykiem w firmie jest jednym z kluczowych narzędzi Zarządu. Sposób zarządzania ryzykiem zależy od wizji, misji, strategii firmy, znaczenia udziałowców, kapitału oraz poziomu akceptowalnego ryzyka. Zarząd musi wiedzieć jakie ryzyka łączą się z prowadzoną przez firmę działalnością. Musi mieć świadomość, co jest zagrożeniem dla istnienia firmy, co może obniżyć wynik roczny albo przynajmniej co może mieć zły wpływ na ten wynik. Zarządzanie ryzykiem jest zintegrowanym, ciągłym procesem, który pozwala na zapewnienie zyskowności oraz osiąganie sukcesów. ◉ Diagnoza i rangowanie ryzyk biznesowych Stworzenie zasad zarządzania ryzykiem wymaga analizy występujących zagrożeń w obszarze biznesowym, finansowym, organizacyjnym, operacyjnym, kadrowym i prawnym. W zależności od specyfiki działania liczba tych obszarów może być różna i mieć różny wpływ na kondycję przedsiębiorstwa. Po identyfikacji ryzyka istotne jest jego właściwe usytuowanie na mapie zagrożeń pod względem istotności dla przedsiębiorstwa i prawdopodobieństwa jego wystąpienia. www.p211.pl

7 GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Przydzielenie odpowiedzialności za zarządzanie poszczególnymi ryzykami biznesowymi Każde ryzyko w przedsiębiorstwie ma swojego właściciela, metodę pomiaru oraz zgodny z zasadami przyjętymi w przedsiębiorstwie sposób reakcji, od akceptacji ryzyka po jego całkowite przeniesienie na zewnątrz. Najczęściej właścicielem ryzyka jest właściciel procesu, w którym ryzyko jest zidentyfikowane. W zależności od potrzeb definiuje się zakres, adresatów i częstotliwość raportów dotyczących poszczególnych ryzyk. ◉ Rekomendacja systemu monitoringu i aktualizacji ryzyk biznesowych Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym. Po każdym zmaterializowaniu się istotnego ryzyka oraz w określonych przedziałach czasowych należy dokonać weryfikacji zarówno samej listy ryzyk, jak i sposobu ich pomiaru i metod reakcji. Zasady reakcji na ryzyko powinna określać, przyjęta przez Zarząd, polityka zarządzania ryzykiem. www.p211.pl Systemy zarządzenia ryzykiem biznesowym

8 Optymalizacja kosztów operacyjnych funkcjonowania przedsiębiorstwa GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Opracowanie analizy benchmarkowej kosztów rodzajowych lub procesów przedsiębiorstwa dotyczących branży Ciągła optymalizacja kosztów operacyjnych to jeden z ważniejszych elementów zarządzania przedsiębiorstwem. Prawidłowo zaprojektowana i przeprowadzona optymalizacja wpływa na poprawę wyników finansowych firmy i umożliwia inwestowanie uzyskanych oszczędności w jej rozwój. Najbardziej efektywnym narzędziem optymalizacyjnym jest analiza benchmarkowa, w której mamy do dyspozycji benchmarking procesowy, wyników lub strategiczny. Kluczowym elementem analizy jest przygotowanie zestawu wskaźników, który powinien nieść za sobą najważniejsze informacje zarządcze podlegające ocenie. Rolą doradcy jest zapewnienie obiektywnych/rzetelnych benchmarków dla danego procesu lub analizy kosztowej. ◉ Analiza benchmarków Podczas analizy dokonuje się badania istotnych odchyleń mających wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa zarówno na etapie porównania kosztów jak i procesów. Dodatkowo badamy skalę pozostałych odchyleń, które jednostkowo nie są wysokie, natomiast z uwagi na ich liczbę mogą mieć znaczący wpływ na osiągane efekty. www.p211.pl

9 GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Zaplanowanie działań optymalizujących na bazie analizy benchmarków Po przeprowadzonej analizie, na podstawie uzyskanych wyników, przygotowywany jest plan działań optymalizacyjnych. Pod uwagę bierzemy zarówno efekt oszczędnościowy jaki możemy uzyskać, ale także koszt jakim możemy go zrealizować. Nie każde działanie optymalizacyjne będzie opłacalne w realiach funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. ◉ Rekomendacje działań operacyjnych na bazie macierzy czas/istotność wraz z harmonogramem Ostatnim elementem procesu optymalizacji jest rekomendacja do przeprowadzenia działań operacyjnych na bazie macierzy uwzględniającej ich czas implementacji i ich istotność wraz z planowanym harmonogramem. www.p211.pl Optymalizacja kosztów operacyjnych funkcjonowania przedsiębiorstwa

10 Mapowanie procesów biznesowych i ich optymalizacja GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Analiza procesów biznesowych w przedsiębiorstwie Sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jest jednym z celów każdego przedsiębiorstwa - jedna z metod usprawniania działalności firmy koncentruje się na procesach biznesowych. Analiza, optymalizacja i odpowiednie wsparcie systemowe procesów biznesowych to klucz do sukcesu. Dzięki opisowi procesów zachodzących w firmie (oraz na styku z otoczeniem zewnętrznym), odpowiedniemu – syntetycznemu ich przedstawieniu w postaci modeli można w rzetelny sposób je poukładać, aby usprawnić funkcjonowanie firmy (unikając suboptymalizacji, tj. usprawnienia funkcjonowania wyłącznie jednego obszaru firmy kosztem innych obszarów). Przejście z myślenia funkcjonalnego na procesowe pozwala stale optymalizować funkcjonowanie przedsiębiorstwa. ◉ Zdefiniowanie i zmapowanie głównych procesów biznesowych Analiza procesów biznesowych to pierwszy krok na drodze usprawnienia. Obejmuje on analizę obecnego stanu firmy (AS IS) pod kątem sekwencji działań podejmowanych przez pracowników firmy we współpracy z otoczeniem oraz wewnątrz przedsiębiorstwa. W wyniku tej analizy powstaje opis algorytmów funkcjonowania przedsiębiorstwa i poszczególnych jego jednostek. W przypadku przedsiębiorstw uruchamianych od podstaw, bądź rozbudowy istniejących organizacji o nowe funkcje etap analizy procesów biznesowych przekształca się w ich projektowanie na bazie koncepcji założycieli i doświadczeń branżowych. www.p211.pl

11 GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Optymalizacja głównych procesów biznesowych Zmapowane biznesowe procesy główne poddaje się optymalizacji, eliminując powtarzane czynności, wąskie gardła oraz luki tak aby procesy przebiegały najprościej, efektywnie z jasno określoną odpowiedzialnością. ◉ Mapowanie pomocniczych procesów biznesowych Wielu poprzestaje na zmapowaniu i optymalizacji procesów głównych, nie mniej jednak w wielu przypadkach w procesach pomocniczych drzemie ogromny potencjał do poprawy efektywności przedsiębiorstwa. ◉ Rekomendacje odnośnie zmian w procesach służących poprawie efektywności działania Po dokonaniu mapowania procesów głównych i pomocniczych i ich optymalizacji można podjąć decyzje odnośnie planu restrukturyzacji przedsiębiorstwa, tak aby osiągnąć maksymalne korzyści biznesowe. www.p211.pl Mapowanie procesów biznesowych i ich optymalizacja

12 Projektowanie systemu zarządzania procesami ◉ Projektowanie systemów zarządzania procesami w oparciu o dedykowane narzędzie informatyczne Mając zmapowane i zoptymalizowane wszystkie procesy w firmie należy zaprojektować architekturę IT do wsparcia przebiegu procesów. Im pełniej uda się odwzorować zaprojektowane procesy w funkcjonalności IT, tym większe korzyści biznesowe można odnieść oraz tym łatwiej będzie nam zarządzać firmą. Narzędzia IT powinny nam na bieżąco umożliwiać monitoring zaprojektowanych wskaźników opisujących efektywność poszczególnych procesów. System IT powinny gwarantować nam standaryzację działań wobec klientów jak i wewnątrz firmy. ◉ Wdrażanie systemów zarządzania procesami biznesowymi Zaprojektowanie systemu zarządzania procesami pozwala nam w sposób ciągły monitorować zmiany zachodzące w otoczeniu jak i wewnątrz firmy oraz stale optymalizować zaprojektowane procesy (lesson learned), przyporządkować odpowiedzialność za poszczególne procesy, określić mierniki oraz ustalić poszczególne cele biznesowe stanowiące podstawę systemu MBO. www.p211.pl

13 Optymalizacja metod finansowania działalności operacyjnej i inwestycyjnej GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Rekomendacja sposobu optymalizacji finansowania działalności operacyjnej Istotnym elementem pozwalającym na prawidłowe funkcjonowania przedsiębiorstwa jest właściwy dobór źródeł finansowania. Dysponowanie odpowiednimi, co do wielkości i struktury, źródłami finansowania umożliwia prowadzenie działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, a także zapewnia bezpieczeństwo finansowe. Diagnostyka sposobu prowadzenia gospodarki finansowej przedsiębiorstwa pozwala na dobór optymalnych źródeł finansowania. Zaspokojenie potrzeby przedsiębiorstwa w tym zakresie może stanowić jedno z głównych źródeł jego przewagi konkurencyjnej. ◉ Rekomendacja metod finansowania inwestycji rozwojowych Na bazie zidentyfikowanych istotnych czynników mających wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, w tym przede wszystkim kosztów pozyskania kapitału, rekomendujemy wybór dostępnych na rynku instrumentów finansowania inwestycji rozwojowych. www.p211.pl

14 Systemy bezpieczeństwa informacji i funkcjonowania przedsiębiorstwa GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa informacji Badanie i definiowanie zasad zarządzania systemami bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie stanowi ważny element zabezpieczenia informacji handlowych, ale także personalnych. W obecnym czasie, informacje o sytuacji w przedsiębiorstwa, a także o kluczowych pracownikach i ich kompetencjach, mogą stanowić bardzo ważny kapitał dla konkurencji. Informacje te mogą być wykorzystane w celu przejęcie klientów, pracowników z unikatowymi kompetencjami, technologii lub całego przedsiębiorstwa. ◉ Opracowywanie niezbędnej dokumentacji w zakresie bezpieczeństwa, w tym bezpieczeństwa informacji – uzyskanie świadectwa bezpieczeństwa Dokumentacja jest opracowywana we współpracy z pracownikami przedsiębiorstwa i stanowi wytyczne dla pracowników w obszarze bezpieczeństwa informacji. Wytyczne te muszą być tak opracowane, aby nie powodować problemów natury operacyjnej przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa informacji niejawnych publicznie. Dokument taki jest pomocny w uzyskaniu świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego. www.p211.pl

15 Wsparcie we wdrożeniach systemów informatycznych GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Wsparcie w charakterze Project Managera (PM) inicjatyw wdrożeniowych systemów informatycznych Wsparcie w charakterze Kierownika Projektu (PM) pozwala na optymalne wykorzystanie kompetencji, które nie zawsze są dostępne w przedsiębiorstwie. Niekiedy dedykowana osoba spoza organizacji w sposób neutralny postrzega inaczej role biznesowe niż wynikające z historycznych uwarunkowań. Powołanie PM to także ewidentne odciążenie osób operacyjnych koniecznych do prawidłowego działania przedsiębiorstwa. Działanie PM jest w ściśle określonym celu (rezultat projektu), w zaplanowanych ramach czasowych (każdy projekt ma swój początek i koniec) oraz zgodnie z dostępnymi zasobami (harmonogram i kosztorys). Zarządzający projektem jednocześnie nadzoruje grupę pracowników zwanych zespołem projektu. ◉ Wsparcie przy wyborze odpowiedniego oprogramowania dla poszczególnych dziedzin przedsiębiorstwa – finanse, księgowość, HR, systemy sprzedażowe, obsługowe Dzięki szerokiemu spektrum działania i szerokiemu oglądu biznesu istnieje możliwość wsparcia przedsiębiorstwa w doborze odpowiedniego systemu informatycznego optymalnie dopasowanego do potrzeb i zakresu działania operacyjnego. Odpowiednie wyskalowanie potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa vs. funkcjonalności systemu IT przekłada się wprost na koszty wdrożenia oraz późniejsze koszty utrzymania systemu. Przeprowadzenie analizy oferowanego systemu wraz z negocjacjami co do funkcjonalności i ceny, może stanowić podstawę do wyboru odpowiedniej opcji systemu IT pod kątem potrzeb i możliwości. www.p211.pl

16 Wsparcie we wdrożeniach systemów informatycznych GDAŃSK 31 PAŹDZIERNIKA 2016 ◉ Negocjacje z potencjalnymi dostawcami usług informatycznych – optymalizacja nakładów wdrożenia systemu oraz kosztów utrzymania systemów IT Podobnie jak przy wyborze oprogramowania IT ważnym elementem jest bieżący nadzór nad aplikacjami i kosztem ich działania. Jednym z ważnych elementów zarządzania systemami IT jest przeprowadzenie audytu funkcjonujących systemów, analizy ich wykorzystania w przedsiębiorstwie i kosztów utrzymania. Rekomendacje odnośnie analizy mogą stanowić podstawę do renegocjacji ustalonych warunków technicznych i finansowych z dostawcami IT. www.p211.pl

17 Grupa P211 Spółka z o.o. 81-361 Gdynia ul. Władysława IV 21/14 NIP 5862308738 REGON 364993105 www.p211.pl [email protected]