1 Power BI - GobernabilidadFebrero 2017

2 Inteligencia de Negocios - EcosistemasBI Corporativa Administrado por IT – Inteligencia Auto-Suficiente (IT Managed – Self service) Administrado por Negocio – Inteligencia Auto-Suficiente (Biz Managed – Self Service)

3 Desarrollando Cultura de AnalyticsMedir el exito: Adopción por parte de Usuarios (utilización de Auditoría sobre Reportes, Dashboards en Power BI) Sponsor Corporativo: Es un componente clave que además puede contribuir a definir un roadmap para adopción de usuarios Power BI Champions: Evangelizadores internos de la organización en la generación rápida y valuable en cuanto a desarrollo de reportes y dashboards. Idealmente debe haber un Power BI Champion en cada Departamento de la organización. Aproximación a Origenes de Datos Gobernados y No Gobernados

4 Modos de Implementación - Power BI Power BI Delivery - 3 CaminosBusiness – Led / Self Service BI (Bottom to Top) IT Managed – Self Service BI (Both ways) Corporate BI (Top to Bottom)

5 Ventajas en Transferencia a IT (por parte del negocio)El Negocio ve una ventaja en transferencia de Reportabilidad IT en los siguientes puntos claves: Información de Reportabilidad actualizada en forma centralizada. Muchas veces con agendamientos fluidos y rápidos Restricciones en cuanto a tamaños de información deja de ser un problema Aspectos de seguridad de la información son mejorados y regulados La solución pasa a recibir soporte de IT y cae sobre los SLA’s corporativos Libera tiempo de Usuarios de Negocio clave para que continuen en exploración de información

6 Estandarización de Procesos IT en BIUso estandarizado de origenes de datos soportados por la organización Utilización de dimensiones consolidadas (para una experiencia de usuario consistente) Cálculos y medidas siguen mejores prácticas Modelos de Reportes siguen un estandar definido

7 Power BI como herramienta de Prototipado AcercamientoLiderado por el Negocio – Prototipado Tactico. Soluciones generadas en base al día a día. Considerado táctico dado que el resultado puede ser reutilizado a nivel Corporativo. Liderado por IT – Prototipado Estratégico. Exploración de soluciones que afecten a todo el entorno corporativo. Ayuda en gran medida a IT en la definición posterior de DataWareHouse (con una reducción intensiva de costo/estfuerzo). Se denomina tambien Prototipado Activo.

8 Analytical Sandboxes IT provee uno o varios SandBoxesPermite la exploración de información Puede ser compuesta por una o varias bases de datos. Con información estructurada y/o semi-estructurada Puede estar formada por un repositorio de Big Data Puede ser interesante crear Workspaces de Desarrollo / QA / Producción. Estos workspaces permiten compartir Datasets, Reportes y Dashboards entre usuarios del equipo. Los reportes en Power BI puede sen clasificados a modo de ejemplo: HBI – High Business Impact MBI – Medium Business Impact LBI – Low Business Impact

9 Inteligencia de Negocios BI Modal Estabilidad vs AgilidadModo 2: Aproximación desde abajo hacia arriba Características: Exploratoria, y no linear. Enfasis en agilidad y velocidad Actividades de Prototipado: Tactico Alineado con Business Led Self Service BI Modo 1: Aproximación desde arriba hacia abajo Características: Tradicional y secuencial. Enfasis en seguridad y calidad de la información Actividades de Prototipado: Estratégico Alineado con Corporate BI / IT Managed Self Service

10 Fases del Delivery / Business Led Self Service BIFase 1 – Situacion Actual Fase 2 Prototipado Tactico y Creacion de Solucion Fase 3 Publicacion y Monitoreo Fase 4 Soporte – Entrenamiento - Expansion Bottom Up Fase 1 – Comenzar con un caso de negocio relativamente simple pero con alto impacto en el negocio. Esto ofrece una gran oportunidad de aprendizaje con altas chances de exito. Como resultado de esta fase el Power BI Champion debe identificar escenarios de reportabilidad con baja complejidad pero con gran impacto de negocio. Esos son los escenarios candidatos de prototipados en la proxima fase de Delivery Fase 2 – Implementación de Reportes seleccionados en Fase 1 por parte del Power BI Champion. En esta fase se puede incluir solo generación del reporte o tambien extracción de datos, estandarización, modelado y cálculos. Recibir feedback inmediato es fundamental en esta instancia por parte de colegas. Se debe aclarar que esto no va a formar parte de un proceso formal de Delivery de Reportes. Fase 3 – Publicación y Monitoreo. Los miembros de este workspace se recomienda que sean usuarios con permisos solo de lectura. Una vez publicado el reporte existen determinadas actividades a realizar: creación de dashboard, establecer refresco de datos, verificacion de seguridad y colaboración, creación de content pack, documentación en base a estandares. (se recomienda en esta instancia el uso de One Drive for Business o SharePoint Online para evitar perdida de datos y mantener versionado). Es bueno a medida que el reporte/dashboard crece en popularidad que el Power BI Champion tenga presente la auditoría de uso. Fase 4 – Soporte / Entrenamiento / Expansion. Expansion de vision: Compartir experiencias. Generar un sitio en la intranet o via newsletter. Gamification. Power BI Training. Consolidación de infrastructura. Power BI reportes de produccion. Generar un logo que ayude a identificar aquellos reportes que ya son productivos. Analizar expandir reporte utilizando SQL Server Services. Uso de Cortana Analytics.

11 Fases de Delivery – ContinuaciónFase 1 – Comenzar con un caso de negocio relativamente simple pero con alto impacto en el negocio. Esto ofrece una gran oportunidad de aprendizaje con altas chances de exito. Como resultado de esta fase el Power BI Champion debe identificar escenarios de reportabilidad con baja complejidad pero con gran impacto de negocio. Esos son los escenarios candidatos de prototipados en la proxima fase de Delivery Fase 2 – Implementación de Reportes seleccionados en Fase 1 por parte del Power BI Champion. En esta fase se puede incluir solo generación del reporte o tambien extracción de datos, estandarización, modelado y cálculos. Recibir feedback inmediato es fundamental en esta instancia por parte de colegas. Se debe aclarar que esto no va a formar parte de un proceso formal de Delivery de Reportes. Fase 3 – Publicación y Monitoreo. Los miembros de este workspace se recomienda que sean usuarios con permisos solo de lectura. Una vez publicado el reporte existen determinadas actividades a realizar: creación de dashboard, establecer refresco de datos, verificacion de seguridad y colaboración, creación de content pack, documentación en base a estandares. (se recomienda en esta instancia el uso de One Drive for Business o SharePoint Online para evitar perdida de datos y mantener versionado). Es bueno a medida que el reporte/dashboard crece en popularidad que el Power BI Champion tenga presente la auditoría de uso. Fase 4 – Soporte / Entrenamiento / Expansion. Expansion de vision: Compartir experiencias. Generar un sitio en la intranet o via newsletter. Gamification. Power BI Training. Consolidación de infrastructura. Power BI reportes de produccion. Generar un logo que ayude a identificar aquellos reportes que ya son productivos. Analizar expandir reporte utilizando SQL Server Services. Uso de Cortana Analytics.

12 Fases del Delivery / Corporate BIFase 1 – Descubrimiento de Requerimientos Fase 2 Prototipado Estrategico Fase 3 Blueprinting Fase 4 Desarrollo Fase 5 Soporte, Entrenamiento y Expansion Top Down

13 Fases de Delivery – Continuación (Corporate BI)Fase 1 – IT compila requerimientos, mediante entrevistas. Objetivo: Descubrir requerimientos de alto nivel. Guia para prototipado (manejo de metodologías ágiles recomendado). Fase 2 – Prototipado Estratégico: Etapa fundamental ya que es muy seguido que se da el desconocimiento de información necesaria por parte de usuarios de negocio. Armar en Prototipado set de datos de ejemplo, mockups, herramientas simples a manejar en Power BI. Fundamental el manejo de Agenda y Objetivos en estas sesiones. Utilizar ventana Query en Power BI para mostrarle al usuario transformación y limpieza de datos. Sesiones individuales para: Definir origenes de datos, estructura, complejidad Interfase semantica (nombres de campos, jerarquías, agrupación de datos) Calculos y reglas de negocio Estructura de Reportes Interactividad necesaria en reportes (drill downs)

14 Fases de Delivery – Continuación (Corporate BI)Fase 3 – BluePrinting. Definiciones: Origenes de datos Modelo de datos (completo o parcial). Incluye convenciones de nombres Reglas de negocio, calculos y jerarquias Definición de manera adecuada de visualizar la información Casos de Uso que pueden influir en temas de seguridad o decisiones de implementación Captación de necesidades específicas como exportación, drill-down, interactividad, refrescos automáticos

15 Fases de Delivery – Continuación (Corporate BI)Fase 4– Desarrollo. Definiciones: Trabajar con iteraciones Realizar puestas en producción de pequeños componentes de la solución Fase 5 – Soporte / Entrenamiento / Expansión Es fundamental en esta etapa el monitoreo para mejoras en temas de Performance, Seguridad y detectar elementos del entorno que son críticos. Elementos fudamentales en Training: Diccionario de términos de información FAQ’s Videos cortos de entrenamiento

16 Convergencia de Modelos - TransferenciaDos vías de Transferencia: IT adquiere una solución de Power BI desarrollada por el Negocio. Es la mas comun Usuarios de Negocio adoptan un Prototipo de Power BI generado a partir de la etapa de Descubrimiento (sesiones estrategicas de prototipado) Fase 1 - Publicacion Fase 2 - Certificacion Fase 3 – Asumir Control Naturaleza crítica de la solución Modelo de datos – Tamaño Seguridad a nivel de fila como requerimientos adicionales

17 Convergencia de Modelos - TransferenciaFase 1 – Publicación por el Negocio. Republicación de reporte a un área de colaboración monitoreada por IT y usuarios de negocio. Esto compromete al negocio a no realizar mas cambios hasta tanto se finaliza etapa de transferencia. Fase 2 – Certificación. Origenes de datos. Se utiliza un DW. En caso de usar archivos planos o Excel se toma nota para que sean reemplazados a futuro. Modelo de Datos. Se usa modelo multidimensional. Se respetan buenas prácticas. DAX approaches. Modelo de Reportes. Se cumplen normativas en cuanto a diseño de reportes. Fase 3 – Toma de Control. Publicación por parte de IT a grupo Power BI Workspace Producción. Los cambios en dicho reporte de ahora en adelante los deberá realizar IT.

18 Creando Equipo Power BI – Roles y ResponsabilidadesCorporate BI IT-Managed Self-Service BI Business-Led Self-Service BI Power BI Champions (Fundamental a nivel de Departamentos)

19 Power BI – Opciones de ImplementaciónDelivery Híbrido de Power BI Delivery On-Premises Power BI Service Compartir Archivos Aplicacion Customizada Galería PowerPivot en SharePoint Sitio Web Público Integración con otras herramientas Reporting Services (SSRS) – En proceso

20 Power BI – Escenarios Híbridos Opcion 1 – Power BI ServiceImplementacion Hibrida – Opcion 1 Servicio Power BI On-Premises Origen de Datos, Preparacion de Datos – Creacion de reportes Cloud Services Consumir Reportes y Dashboards, Colaboracion, Compartir y Seguridad Origen de Datos Power BI Desktop Servicio Power BI Publicar pbix o xlsx a Portal Web Excel

21 Power BI – Escenarios Híbridos Opcion 2 – Aplicación CustomizadaImplementacion Hibrida – Opcion 2 Integracion con Aplicacion Customizada On-Premises Origen de Datos, Preparacion y creacion de reportes Cloud Services Consumir Reportes y Dashboards, Colaboracion, Compartir y Seguridad Integracion Aplicacion Customizada Data Sources Power BI Desktop Power BI Service Power BI API Library Publicar pbix al portal Web Interaccion de Usuarios Aplicacion Customizada Exponer tile o reporte a aplicacion Hybrid Implementation: Option 2 Custom Application Integration On-Premises Original source data, Prepare data & create reports Cloud Services Consume reports & dashboards, Collaboration, sharing, & security, Custom application integration

22 Power BI – Escenarios Híbridos Opcion 3 – Sitio Web PúblicoImplementacion Hibrida – Opcion 3 Publicar en Sitio Web On-Premises Origen de Datos, Preparacion y creacion de reportes Cloud Services Consumir Reportes y Dashboards, Colaboracion, Compartir y Seguridad Integracion Aplicacion Customizada Data Sources Power BI Desktop Power BI Service Public Website Publicar PBIX a portal web Publicar a Web Hybrid Implementation: Option 2 Custom Application Integration On-Premises Original source data, Prepare data & create reports Cloud Services Consume reports & dashboards, Collaboration, sharing, & security, Custom application integration

23 Power BI – Escenarios On Premises Opcion 1 – Compartir ArchivosImplementacion On-Premises : Opcion 1 Compartir archivos Origen Datos Power BI Desktop Compartir archivos/ Area de Documentos Excel Guardarpbix o xlsx to disco compartido Hybrid Implementation: Option 2 Custom Application Integration On-Premises Original source data, Prepare data & create reports Cloud Services Consume reports & dashboards, Collaboration, sharing, & security, Custom application integration

24 Power BI – Escenarios On Premises Opcion 2Implementacion On-Premises : Opcion 2 Origen Datos Galería PowerPivot en SharePoint Excel Publicar xlsx a Portal SharePoint Hybrid Implementation: Option 2 Custom Application Integration On-Premises Original source data, Prepare data & create reports Cloud Services Consume reports & dashboards, Collaboration, sharing, & security, Custom application integration

25 Power BI – Escenarios On Premises Opcion 3Implementacion On-Premises : Opcion 3 Integración Aplicaciones de Terceros Origen Datos Solución de Terceros Power BI Desktop Publicar pbix a Solucion Terceros Hybrid Implementation: Option 2 Custom Application Integration On-Premises Original source data, Prepare data & create reports Cloud Services Consume reports & dashboards, Collaboration, sharing, & security, Custom application integration

26 Fuentes de Información - ConexionesConexión en Vivo (Live Connectivity). Información permanece en la fuente. Importación de Datos (Data Import). La información es replicada o importada, en el modelo de datos de Power BI. La información debe ser refrescada para mantenerse actualizada.

27 Fuentes de Información – Conexión en Vivo Escenario de Uso - VentajasLa fuente de información fue consolidada y no se necesita ampliación Información en tiempo real o con baja latencia es requerida La información es actualizada frecuentemente Seguridad de información requiere que la fuente no sea replicada Volumenes de datos involucrados en el modelo Se requiere de Enterprise Gateway Seguridad a nivel de fila es centralizado en modelo tabular de SSAS

28 Fuentes de Información – Importación de Datos Escenario de Uso - VentajasInformación existente puede requerir que se agreguen mas fuentes de datos al modelo (data mashups) Se requiere de calculos adicionales en el modelo de datos (DAX) Reportes exploratorios, prototipos y proyectos One-Time La información puede ser comprimida hasta en 250 Mb Es requerido contar con personal o enterprise data gateway para mantener actualización de datos Nivel de seguridad en filas especifico para dicho modelo de datos

29 Azure Stream AnalyticsStreaming Data Power BI APIs Origen Datos Azure Event Hub Azure Stream Analytics Power BI Service

30 Power BI with Streaming AnalyticsStreaming Data Power BI with Streaming Analytics Data Sources Power BI Service Power BI API Library Publicar pbix a Aplicacion de Terceros

31 Paquetes de Contenido OrganizacionalesOrganizational Content Packs Power BI Service Group Workspace Original Content Origen Datos Organizational Content Pack Power BI Desktop My Workspace Personalized Content

32 Power BI – Sistema de GobernabilidadEn el caso de BI Corporativo – La gobernabilidad asegura: calidad de datos, seguridad y adopción. IT Managed Self Service BI – Estructura de Gobernabilidad mas compleja. Roles Principales: BI/EDW Architect (IT) Power BI Champion (Negocio) Reglas y Procesos: Consistencia de Entornos: Consistencia de Entornos: Desarrollo, QA, Producción Consistencia de Reportes: Definición de refresco de datos y definición de calculos y metadata Visibilidad de Entornos: realizando trackeos de sistemas y patrones

33 Power BI – Sistema de GobernabilidadDefiniciones de Trackeos en Power BI: Uso de Sistema. Frecuencia de uso de usuarios. Datasets populares, modelos y reportes. Auditoría de acciones de publicación. Información que podrá ser utilizada como forma de seguridad y compliances, necesidades de soporte, identificación de reportes críticos, y oportunidad de transferencia de propiedad. Seguridad. Colaboración en reportes y seguridad a nivel de filas. Propiedad de datasets, reportes y dashboards. Tres aproximaciones al momento de compartir: Compartir en solo lectura un dashboard desde un Workspace Incluir un colega como miembro de un grupo Incluir un colega como receptor en un paquete de contenido organizacional Performance de Reportes Uso de Origenes de Datos Punto de vista de Administrador Power BI: Deshabilitar la opcion de Publicar a Web Deshabilitar paquetes de contenido y su publicación a la organización entera Deshabilitar compartir a usuarios externos

34 Gobernabilidad – BI CorporativoDesarrollo – Disponible para Desarrolladores IT QA – Disponible para un grupo selecto de Usuarios con el proposito de realizar pruebas de aceptación Producción – Disponible para Funcionales relevantes basado en sus roles, area, departamento, Proyecto, etc. Recordar que puede resultar muy interesante hacer un branding para identificar el estado de los reportes (DEV, QA, PROD)

35 Gobernabilidad – BI CorporativoUso de Paquetes de contenido Organizacional. Minimiza confusiones, y maneja contenido de manera segura. Es importante en esta etapa definir convención de nombres. Uso de Power BI Desktop para TODOS los desarrollos de Reportes. No permitir desarrollos desde Power BI Service. Recordar que puede resultar muy interesante hacer un branding para identificar el estado de los reportes (DEV, QA, PROD)

36 Gobernabilidad – BI Corporativo SeguridadMembresía a grupos: acceso a Datasets, Reportes, Dashboards Contenido de Grupo: Validación de que datasets, reportes, y dashboards están en el grupo apropiado Compartir Dashboards: se puede compartir con individuos, grupos o Usuarios externos (recomendable para Admins deshabilitar compartir externos). Distribución de Paquetes de Contenido Publicación publica Uso de origenes de datos – Acceso a auditoria desde Enterprise Gateway Uso de Reportes y Dashboards – Control de número de ejecuciones y vistas Actividad y uso de API Recordar que puede resultar muy interesante hacer un branding para identificar el estado de los reportes (DEV, QA, PROD)

37 Roadmap Ejemplos Proyectos BI Enfoque Business Led – Self ServiceFase 1 – Determinacion de Situacion Actual. Rol: Power BI Champion (Negocio). Entender Situacion Actual vs Situación Deseada. Incluye encuestas, entrevistas para entender reportabilidad y necesidades analíticas. Fase 2 – Prototipado Tactico. Rol: PBI Champion. Preparación de Datos, Modelado de Datos, Calculos. Se importa informacion de DW, DB, y Excel del Departamento. Se generan DataMashups para generar modelo de Datos, relaciones entre tablas, y calculos a traves de DAX. Generación de reportes y dashboard. Generación a través de Power BI Desktop. Recomendación: guarder PBIX en One Drive for Business (versiones) Validación de Datos. Testing de Reportes Fase 3 – Publicación y Monitoreo Creación de Grupo Workspace. Manejo de participantes por grupo y workspacey definicion de permisos de lectura y de edición para cada grupo. Esto debe ser manejado por el rol de Power BI Champion y el usuario de negocio. Asignación de Permisos Conexion a archivo en Power BI Service Generación de Dashboard Definicion Refresco de Datos Documentacion – Preparacion de acuerdo a estandares: limpieza de datos, origenes de datos, reglas de negocios Fase 4 – Soporte, Entrenamiento y Expansion Consumo de Reportes y Dashboards. En este sentido los reportes y dashboards pueden ser consumidos por Usuarios autorizados en Power BI Service (tanto web, mobile) Mejoras incrementales – Basado en feedback mejoras incrementales pueden ser relevadas. Esto puede ser en cuanto a origenes de datos, calculos o reportes Monitoreo – La solucion debera ser monitoreada Entrenamiento – Se debe agendar entre el rol de Power BI Champion e IT el Soporte y compartir conocimiento Expansion – Adicionalmente, y en conjunto con IT se podra planificar Soporte y expansion de infraestructura

38 Roadmap Ejemplos Proyectos BI Corporate BIFase 1 Descubrir Requerimientos. Entrevistas y encuestas desde TI con el Negocio (analisis de Reportabilidad y necesidades analiticas). Alcance inicial y Plan de Proyectos definidos. Fase 2 – Prototipado Estrategico Utilizacion de Power BI Desktop para conducer sesiones de prototipado estrategico Explicitamente recoger feedback de Usuarios de negocio Intervienen en esta etapa Power BI Champion y IT Architect Fase 3 – Blueprinting Definicion de tecnologias adecuadas En base a prototipado se pueden afectar ciertas decisions: Agregar nuevas Fuentes de datos Completar Modelo de Datos / Convencion de nombres Reglas de Negocio, Jerarquias y Calculos Forma adecuada de visualizacion de informacion Casos de uso que puede influenciar temas de seguridad o de deployments Necesidades especiales como exportacion, drill down, interactividad, actualizaciones automaticas Adecuar Alcance y Plan de Proyecto Fase 4 – Desarrollo

39 Roadmap Ejemplos Proyectos BI Corporate BIFase 4 - Desarrollo Desarrollo de Solución y Testing. Actividades de desarrollo tales como Integración de datos, Modelo de Datos, Capa semántica, y seguridad. El DW se popula a traves de SSIS. Utilizacion de MDS para estandarizar informacion en DW. SSAS nos permitira consumer vistas y refrescar informacion. Utilizando SSAS tambien podemos proveer seguridad a nivel filas. Rol: IT. Reportabilidad y creacion de Dashboards. Se sugieren crear vistas en Power BI y establecer conexiones en vivo al modelo de SSAS. Se sugiere utilizar filtros a nivel de paginas. Rol: IT. Testing y Aceptacion. IT debera trabajar con Usuarios de negocio en el criterio de aceptacion y estandarizacion para el paso de reportes entre ambientes: Dev – QA – Produccion. La recomendacion para conducer es incluir una iteracion incluyendo esfuerzo para entregar en pequeños componentes de la solucion global. Rol: IT – Negocio. Creacion de Workspace y Asignacion de Permisos. Dentro del Servicio de Power BI se deben generar Workspace y establecer miembros de los mismos. El proceso de creacion de Workspaces y asignacion de miembros es tarea que debera ejecutar IT. Instalacion de Enterprise Gateway. Instalacion de este componente en servidor para asegurar la actualizacion en vivo con el modelo tabular de SSAS. Las consultas brindaran el usuario para invocar roles de SSAS y asi brindar seguridad a nivel de filas. Preparacion de Documentacion. Establecer para este tema estandares de documentacion de IT. Registrar nuevo origen de datos en el Catalago de Azure (Azure Catalog). El origen SSAS debe ser registrado en Azure Data Catalog. Los Usuarios generalmente se referiran al mismo como Diccionario de Informacion, y podran agregar y cambiar definiciones para refinar cada vez mas la informacion. Un usuario de negocio sin los permisos adecuados al modelo SSAS puede solicitar dicho acceso a traves del Azure Data Catalog.

40 Roadmap Ejemplos Proyectos BI Corporate BIFase 5 – Soporte, Entrenamiento y Expansion Consumo de Reportes y Dashboards. Llegado este punto los reportes y dashboards seran consumidos por Usuarios autorizados en el Servicio de Power BI. Rol: Negocio Mejoras Incrementales. Basado en feedback de Usuarios de negocio, se pueden implementar mejoras incrementales: agregar origenes de datos, calculos o nuevos reportes. Rol: IT + Negocio Monitoreo, Entrenamiento, Expansion. La solucion debera seguir siendo monitoreada. Se deben pautar entrenamientos, Soporte, colaboracion en lo referente a conocimiento.

41 Roadmap Ejemplos Proyectos BI IT Managed Self ServiceEl roadmap para este caso es similar al establecido para Corporate BI con las siguientes salvedades: Se generara un paquete de contenido organizacional por parte de IT que permita al usuario grabar y personalizar copias secundarias de reportes y dashboards en su Workspace personal Creacion de Reportes y Dashboards sera manejado por el negocio y no por IT. La capa semantica, generacion de modelo de datos en Power BI Desktop podra ser manejado por el negocio, pero solo sobre origenes definidos por IT Las anotaciones en el Azure Data Catalog deberan ser realizadas por Usuarios de negocio que trabajaran directamente con los origenes de datos (Usuarios definidos por IT)