1 Preparación de Propuestas para obtener recursos externos EDUC 6995, Departamento de Estudios Graduados, Facultad de Educación, UPRRP, Enero 2013 Por Sandra Macksoud López, Ph.D, Catedrática Auxiliar Facultad de Educación Universidad de Puerto Rico Recinto de Río Piedras

2 ADVERTENCIA La regla general es que no hay realmente reglas generales. Siempre analizar cada caso.

3 ¿Qué es una propuesta?

4 ¿Que es una propuesta? Una presentación clara, concisa y persuasiva de un proyecto dirigido a obtener los recursos para su implantación. Es una colaboración entre entidades que promueve beneficios tanto para el proponente como el prospecto. Es una invitación a invertir recursos en la implantación de una estrategia prometedora para lograr un cambio significativo en una situación.

5 Para qué no es la propuesta No es para subsanar deficiencias institucionales No es para hacer una actividad, sino adelantar la misión de la organización o contribuir a la sociedad, a la disciplina, la investigación.

6 El contexto de los fondos externos Visión de inversión versus donativo : Predomina perspectiva empresarial entre auspiciadores- el objetivo es generar las mayor ganancia posible en términos de resultados versus costo. –What’s in this for me? Alto grado de competitividad entre solicitantes por obtener recursos limitados Ideologías políticas influyen en las prioridades

7 Estrategias para una propuesta impactante Piense en qué puede usted ofrecer que sea diferente, creativo, innovador; Entienda la perspectiva de su “cliente”; Identifique cuál es la mejor forma de “vender” su proyecto, busque un “enganche”.

8 Tipos de propuestas- no hay un solo formato Largas para agencias públicas (10 páginas o más); Cortas, tipo carta, para organizaciones privadas (2-3 páginas). Investigación versus servicio Otros tipos de propuestas- para equipo, viajes, becas, conferencias Prepropuestas versus propuestas completas

9 Tipos de propuesta por impacto Internacional Nacional Regional Estatal Comunitario Institucional, Multi-institucional Individual-Grupal

10 Ingredientes para una Propuesta Exitosa Claridad de propósito Añade valor, hace una diferencia, producirá un cambio duradero Pareo de intereses del prospecto y el proponente Es costo-efectiva Está anclada en un proceso de planificación estratégica de la organización Su implantación es viable Incorpora recursos del proponente

11 Involucra alianzas en la comunidad El proponente tiene un historial sólido de credibilidad y logros Enfatiza fortalezas, mientras reconoce debilidades y cómo mejorar Demuestra conocimiento en el campo Tiene potencial de ser modelo La propuesta está bien preparada

12 La disposición del proponente es vital Tiene una visión clara, convicción y compromiso genuino Toma riesgos calculados Tiene habilidad para organizar y trabajar con otros Es capaz de integrar diversidad de intereses Conoce bien a su organización y el problema de interés

13 Planificación de la propuesta La propuesta es resultado de 80% de planificación y 20% de redacción Es un proceso continuo, no dejar para último momento Investigación de problemas y necesidades Investigación continua de fuentes de fondos Conceptuación de la propuesta Diseño e implantación de un plan de trabajo Considerar procedimientos institucionales

14 Si estás comenzando... Proponte un proyecto pequeño, pilotos con fondos locales, para luego escalonar; Busca aliados poderosos y mentores con experiencia; Investiga sobre proyectos modelos; Forma alianzas con otras organizaciones exitosas y se parte de sus propuestas; Construye tu “track record” como profesional.

15 Y los fondos…¿a dónde están? Conoce la diversidad de fuentes de información sobre fondos y de tipos de fuentes de fondos Identifica fuentes de fondos afines con tu prioridad, busca todas las posibilidades pero escoge la que quieres trabajar; Haz una búsqueda de forma proactiva.

16 Fundaciones y Corporaciones Establecen prioridades de acuerdo a intereses particulares Tienen restricciones geográficas Las relaciones personales cuentan mucho Otorgan menor cantidad de $ por proyecto Son más flexibles Invitan a someter propuestas luego de consulta inicial

17 Fuentes Públicas: Municipales, Estatales, Federales Los programas y fondos son asignados por ley para atender necesidades de política pública Otorgan mayor cantidad de fondos Tienen una participación más limitada en el desarrollo del proyecto Requieren un formato de propuesta más estructurado

18 ¿Qué necesito saber sobre la fuentes de fondos? Prioridades- para qué dan fondos Elegibilidad Cantidad de fondos por propuesta Número de propuestas Guías de propuestas (application package) Fecha límite (recibida o enviada) Requisitos de pareo Duración máxima de proyectos

19 Nombre correcto del programa y personas claves, sus teléfonos, correo electrónico Cuáles son los requisitos para someter la propuesta Cuál es el proceso y los criterios de evaluación de la propuesta Qué número de propuestas anticipan recibir Qué tipo de propuestas han aprobado anteriormente Informes y estudios Cuándo se decide la aprobación de la propuesta

20 Fuentes de Información Internet Oficinas y Bibliotecas de Recursos Externos Publicaciones sobre Recursos Externos (CDFA, boletines) Medios Noticiosos Foros y Publicaciones Profesionales Contactos informales Servicios y grupos especiales (SRA, OFP, FC, GC)

21 Cultiva a los Prospectos Conoce bien a la fuente de fondos Establece contacto personal “Mercadea” tu organización Se visible y desarrolla credibilidad Manténlos al día en cuanto a logros Pide sus recomendaciones Demuestra tu conocimiento Participa, contribuye a su misión

22 Conceptuando la Propuesta Empezar con el qué, porqué y cómo ¿Qué quiero lograr? Visualiza el cambio concreto que vas a promover ¿Porqué esto es importante? ¿Cuán urgente es esta necesidad? ¿Cómo lo voy a lograr? ¿Cuál es la estrategia central? “Brainstorming” entre personas claves Revisión de la literatura

23 Las partes de una propuesta Estudie con MUCHO cuidado la convocatoria Titulo- Breve, refleja el proyecto, impactante Carta de presentación Formularios Sumario Tabla de Contenidos Narrativo Presupuesto Apéndices Bio sketch

24 El Sumario Es la carta de presentación de la propuesta, la impresión inicial cuenta mucho Sólo una página o máximo de cantidad de palabras Es una síntesis: descripción de la organización, población y participantes, necesidad, meta, objetivo, actividades y resultados esperados Generalmente se prepara al final, luego de completar el resto de la propuesta

25 El narrativo El problema/ justificacion de necesidad Objetivos Plan de trabajo Personal y gerencia Recursos y Estructura de apoyo Evaluación

26 Definición del problema y la necesidad Existe un problema cuando hay una discrepancia significativa entre una situación deseada y la situación actual- presenta la brecha- a quiénes afecta, magnitud, naturaleza, causas del problema, qué soluciones existen al momento. Conexión de problemas locales con globales

27 Documentación- !!!CITAR FUENTES!!!!! Hacer análisis de evidencias existentes y estudio de necesidades en la comunidad- experiencia directa, encuestas, foros de la comunidad, grupos focales, entrevistas, informes, estadísticas Seleccionar tipos de datos más apropiados- estadísticas (perfiles socio demográficos, participación, acceso), informes reconocidos, incluyendo los de la misma agencia y autoridades en el campo, y revisión de literatura.,

28 Análisis y Presentación de Datos Buscar múltiples fuentes de datos y hacer triangulación Comparar resultados entre poblaciones Ser selectivo e incluir solamente aquellos datos que sean más pertinentes y significativos Presentar datos en formatos visualmente atractivos (tablas y gráficas) Formular conclusiones válidas

29 Objetivos Deben surgir lógicamente de la necesidad Diferenciar entre meta general y los objetivos específicos que indican claramente resultados medibles, operacionales Deben reflejar un cambio significativo pero realista Deben formularse dentro del marco de las prioridades del prospecto No confundir objetivos con métodos

30 Ejemplo Meta: Decrease the degree of malnutrition among young children in southeast region of Puerto Rico. Objetivo: By the end of year one, 125 mothers in the southeast region of Puerto Rico will have increased their knowledge of health and nutrition by 50%.

31 Ejemplo Goal: Our afterschool program will help children read better. Objective: Our afterschool education program will assist 50 children in improving their reading scores by one grade level as demonstrated on standardized reading tests administered after participating in the program for six months.

32 Algunas palabras recomendadas para objetivos Decrease or increase Deliver Develop Establish Improve Produce Provide Cada propuesta podria llevar varios objetivos (3-5)

33 Plan de Trabajo o Metodología Presentar una estrategia global, luego componentes, etapas y actividades específicas El diseño debe ser efectivo para el logro de los objetivos y basado en prácticas evidenciadas Procedimiento para la selección de participantes

34 Participantes- Sujetos Humanos Certificación de que los participantes estarán protegidos de riesgos de la investigación según la política federal Aprobado por el Comité Institucional de Protección de Sujetos O exención de tener la certificación

35 Calendario de Trabajo Organizar de acuerdo a la progresión cronológica de la implantación del proyecto Estimar tiempo que tomará en completar la implantación de cada actividad, no fecha exacta Conocer fecha de comienzo según la fuente de fondos Línea de tiempo con “benchmarks”

36 Personal Clave del Proyecto Describa las calificaciones del personal clave Incluya las responsabilidades principales de cada uno y los requisitos de cada puesto clave Especifique el tiempo que dedicará cada funcionario clave al proyecto, y qué porciento es este tiempo de la jornada total

37 Presupuesto y Costo Efectividad Identifique todos los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto exitosamente con base real y razonable, investigue costos; Resuma el presupuesto en el formulario; Los costos deben estar de acuerdo con la reglamentación del programa particular Los salarios son de acuerdo a la institución- investigue con Recursos Humanos

38 Presupuesto y Costo Efectividad Menos gastos administrativos y más fondos para impacto a participantes Costos indirectos En forma narrativa debe detallar las categorías y explicar la necesidad de cada gasto principal No se debe inflar el presupuesto Debe ser evidente la relación entre el presupuesto y el narrativo, no pedir nada que no se menciona en el narrativo

39 Integración de Fondos Explique cómo se integrarán los fondos de este proyecto con fondos locales, estatales y federales para aunar esfuerzos y ofrecer mejor servicio a participantes Aportación institucional No duplicar ni suplantar Leveraging Mencionar cómo se sostendrá el proyecto

40 Plan de Evaluación Diseño basado en objetivos medibles Establecer indicadores de logros Formativa y sumativa Interna o externa Incluir las actividades e instrumentos a usar para evidenciar el logro de cada objetivo Incorporar datos cuantitativos y cualitativos Especificar cómo se diseminarán logros Fundamental someter informes de evaluación para garantizar futuros fondos

41 Actividades de Evaluación Medidas directas Encuestas Entrevistas individuales y grupales Observaciones Calidad de Productos Paneles de Expertos Externos

42 Diseminación del Proyecto Reuniones y foros comunales Conferencias Publicaciones Boletines Asistencia técnica a otros para implantar proyecto similares Comunicados de Prensa Demostraciones

43 Recursos institucionales adecuados Describir los recursos y facilidades disponibles para llevar a cabo el proyecto: materiales, equipo, instalaciones, suministros, y servicios profesionales Mencionar colaboraciones entre organizaciones y recursos que aportan.

44 Recomendaciones Que alguien lea la propuesta y reaccione como lector independiente (Amigo Crítico) Termine la propuesta a tiempo para poder cotejarla bien y asegurar que está completa y tramitarla para los endosos institucionales Sea usted mismo crítico de su propuesta, examine la propuesta contra la guía y los criterios de evaluación

45 Evaluación de las propuestas Se invitan a profesionales con conocimiento de la materia, sin conflicto de intereses, confidencialidad Se adiestran en los criterios de evaluación Utilizan instrumento de evaluación con rúbricas, asignan puntuación a cada criterio Tienen que leer muchas propuestas en corto tiempo, hay que facilitarle la lectura

46 Decisión sobre la propuesta Si su propuesta no es aprobada, tiene derecho a solicitar los comentarios de los evaluadores Si su propuesta es aprobada, le notificarán por carta indicando la cantidad y la fecha de vigencia Puede ser que tenga que negociar algunos puntos de la propuesta, de haber cambios debe documentarlos de forma oficial

47 La implantación Si la propuesta es aprobada debe comenzar la implantación según la vigencia Conocer bien todos los requisitos del auspiciador Implantar la propuesta según aprobada