1 Preparada por: Adrián Huerta PiscoEscuela Superior Politécnica del Litoral Facultad de Mecánica y Ciencias de la Producción Tesis de Grado “Aplicación de Metodología IDEF0 para el análisis y mejoramiento de los procesos de un hospital de la ciudad de Guayaquil” Preparada por: Adrián Huerta Pisco 16-Dic-05

2 Contenido IntroducciónPrincipales características de la empresa de estudio. Modelamiento de procesos. Análisis de los procesos. Mejoramiento de los procesos. Conclusiones y Recomendaciones Contenido

3 Contenido IntroducciónPrincipales características de la empresa de estudio. Modelamiento de procesos. Análisis de los procesos. Mejoramiento de los procesos. Conclusiones y Recomendaciones Contenido

4 Antecedentes Introducción

5 ...Antecedentes La excelencia se hace cada vez más imperante.En nuestro país la gerencia del sector de la salud ha tenido animadversión a todo lo que representa cambios y modernidad. Introducción

6 ...Antecedentes Un hospital presenta los mismos problemas que cualquier empresa, entre ellos, estructura inadecuada, falta de optimización de los recursos, mala atención a los clientes, falta de información para la toma de decisiones, falta de canales formales de comunicación. Introducción

7 ...Antecedentes Toda organización tiene un objetivo definido, para ello, es de vital importancia que se tengan claros los procesos vitales. Introducción

8 Objetivos de la Tesis Lograr que la gestión administrativa de la empresa en referencia sea eficiente, a través de la mejora y/o rediseño de sus procesos, permitiendo bajos costos operativos e incremento en la satisfacción de los usuarios. Introducción

9 Objetivos de la Tesis Adicionalmente:Identificar los procesos existentes. Identificar los procesos críticos a través de la cadena de valor. Modelar los procesos críticos. Determinar problemas y causas de los procesos críticos. Determinar soluciones a los problemas. Determinar un sistema de evaluación de desempeño de los procesos. Introducción

10 Contenido IntroducciónPrincipales características de la empresa de estudio. Modelamiento de procesos. Análisis de los procesos. Mejoramiento de los procesos. Conclusiones y Recomendaciones Contenido

11 Principales características de la empresa de estudioGiro del negocio Esta empresa, sin fines de lucro, con matriz en la ciudad de Guayaquil, constituye uno de los principales centros de prevención, diagnóstico y paliación del cáncer en el país. Es una institución de derecho privado con finalidad de servicio público. Principales características de la empresa de estudio

12 Estructura organizacionalNÚCLEO DE QUITO NÚCLEO DE CUENCA NÚCLEO DE PORTOVIEJO NÚCLEO DE LOJA MATRIZ GUAYAQUIL COMITÉ DE AMIGOS PENÍNSULA DE SANTA ELENA COMITÉ DE AMIGOS DE GUARANDA COMITÉ DE AMIGOS DE AMBATO COMITÉ DE AMIGOS DE MACHALA COMITÉ DE AMIGOS DE QUEVEDO COMITÉ DE AMIGOS DE RIOBAMBA Principales características de la empresa de estudio

13 Estructura organizacionalPrincipales características de la empresa de estudio

14 Datos estadísticos de la gestión hospitalariaPrincipales características de la empresa de estudio

15 Contenido IntroducciónPrincipales características de la empresa de estudio. Modelamiento de procesos. Análisis de los procesos. Mejoramiento de los procesos. Conclusiones y Recomendaciones Contenido

16 Modelamiento de procesosConceptos de procesos Para Thomas H. Davenport (1997) proceso es “un grupo de actividades, estructuradas y medidas, designadas para producir una salida específica, para un cliente o mercado particular”. Para la Fundación Europea de Administración de Calidad (EFQM por sus siglas en inglés) un proceso es “un organización lógica de personas, materiales, energía, equipos y procedimientos en actividades de trabajo diseñados para generar un resultado específico”. Modelamiento de procesos

17 Requisitos de un procesoEntradas y salidas Controles y mecanismos Actividades Responsable designado Modelamiento de procesos

18 ¿Por qué estudiar procesos?Porque las empresas son tan eficientes como lo son sus procesos. No son los productos, sino los procesos que los crean los que llevan a las empresas al éxito, los buenos productos no hacen ganadores; los ganadores hacen buenos productos. Modelamiento de procesos

19 ¿Reingeniería o Mejoramiento continuo?Cambios realizados Nivel de eficiencia Eficiencia deseada Proceso de mejora adecuado Proceso de reingeniería necesario Proceso de mejora inadecuado (Adaptado de Cantú, Desarrollo de una Cultura de Calidad, 1997) Modelamiento de procesos

20 Modelación de procesosPuede definirse al modelamiento de procesos como la representación gráfica de una realidad compleja, en la que se identifican los procesos y las conexiones lógicas e interrelacionadas. Modelamiento de procesos

21 Modelamiento de procesosMetodología IDEF Los métodos IDEF (ICAM –Integrated Computer Aided Manufacturing– DEFinition) nacieron en los años setenta como resultado de investigaciones de las Fuerzas Aéreas estadounidenses para mejorar la productividad. Modelamiento de procesos

22 Modelamiento de procesosMetodología IDEF Modelamiento de procesos

23 Elementos metodología IDEF0Controles Entradas Función Salidas Mecanismos Modelamiento de procesos

24 Contenido IntroducciónPrincipales características de la empresa de estudio. Modelamiento de procesos. Análisis de los procesos. Mejoramiento de los procesos. Conclusiones y Recomendaciones Contenido

25 Cadena de valor del hospitalFuente: Hospital en referencia, Dpto. Organización y Métodos, Modelo de Costos y Contabilidad, 1999 Análisis de los procesos

26 Análisis de los procesosProcesos críticos Farmacia Consulta Externa Hospitalización Tratamiento: Quirófanos Radioterapia Quimioterapia Auxiliares de Diagnóstico: Laboratorios Clínico – Patológico – Citológico Diagnóstico por Imágenes Análisis de los procesos

27 Análisis de los procesosExclusión Docencia e Investigación no se considera proceso crítico puesto que no presta atención a pacientes. Análisis de los procesos

28 Proceso: Tratamiento - QuirófanosDiagramas de Flujo Proceso: Tratamiento - Quirófanos

29 Introduccion

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44 Análisis de los procesos…Identificación de problemas y causas Proceso: Tratamiento - Quirófanos Análisis de los procesos

45 Análisis de los procesos…Identificación de problemas y causas Proceso: Tratamiento - Quirófanos Análisis de los procesos

46 Análisis de los procesos…Identificación de problemas y causas Proceso: Tratamiento - Quirófanos Análisis de los procesos

47 Análisis de los procesos…Identificación de problemas y causas Proceso: Tratamiento - Quirófanos Análisis de los procesos

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49 Análisis de los procesos…Identificación de problemas y causas Proceso: Tratamiento - Quirófanos Análisis de los procesos

50 Análisis de los procesos…Identificación de problemas y causas Proceso: Tratamiento - Quirófanos Análisis de los procesos

51 Análisis de los procesos…Identificación de problemas y causas Proceso: Tratamiento - Quirófanos Análisis de los procesos

52 Análisis de los procesos…Identificación de problemas y causas Proceso: Tratamiento - Quirófanos Análisis de los procesos

53 Análisis de los procesos…Identificación de problemas y causas Proceso: Tratamiento - Quirófanos Análisis de los procesos

54 Análisis de los procesos…Identificación de problemas y causas Proceso: Tratamiento - Quirófanos Análisis de los procesos

55 Contenido IntroducciónPrincipales características de la empresa de estudio. Modelamiento de procesos. Análisis de los procesos. Mejoramiento de los procesos. Conclusiones y Recomendaciones Contenido

56 Indicadores de desempeño“Lo que no se puede medir, no se puede evaluar; lo que no se puede evaluar, no se puede controlar y lo que no se puede controlar, no se puede mejorar”, dice un adagio empresarial. Un indicador es una medida que describe una situación existente. Un indicador es una característica o variable que se puede medir. Mejoramiento de los procesos

57 Indicadores de desempeño Proceso: Tratamiento - QuirófanosMejoramiento de los procesos

58 Indicadores de desempeño Proceso: TodosMejoramiento de los procesos

59 … Indicadores de desempeño Proceso: TodosMejoramiento de los procesos

60 Análisis Costo/Beneficio Proceso: Tratamiento - QuirófanosMejoramiento de los procesos

61 Análisis Costo/Beneficio Proceso: Tratamiento - QuirófanosMejoramiento de los procesos

62 Mejoramiento de los procesosPlan de Acción Mejoramiento de los procesos

63 Contenido IntroducciónPrincipales características de la empresa de estudio. Modelamiento de procesos. Análisis de los procesos. Mejoramiento de los procesos. Conclusiones y Recomendaciones Contenido

64 Conclusiones y RecomendacionesEsta empresa, sin fines de lucro, con matriz en la ciudad de Guayaquil, constituye uno de los principales centros de prevención, diagnóstico y paliación del cáncer en el país. Es una institución de derecho privado con finalidad de servicio público. Al tener cobertura nacional, esta empresa apoya sus actividades por instituciones denominadas Núcleos (prevención, diagnóstico, tratamiento y paliación) y Comités de Amigos (prevención y diagnóstico). El hospital en estudio es el que más pacientes puede atender, dado el número de camas disponibles. Conclusiones y Recomendaciones

65 Conclusiones y RecomendacionesExiste la necesidad de estudiar los procesos de este hospital, puesto que las empresas son tan eficientes como lo son sus procesos. No son los productos, sino los procesos que los crean los que llevan a las empresas al éxito, los buenos productos no hacen ganadores; los ganadores hacen buenos productos. En el análisis de la cadena de valor del hospital, se identifican procesos de negocio y de soporte. De los procesos de negocio identificados en la cadena de valor, excepto Docencia e Investigación (puesto que no prestan atención a pacientes), se consideran críticos. Éstos son: Farmacia, Consulta Externa, Hospitalización, Quirófanos, Radioterapia, Quimioterapia, Laboratorios Clínico – Patológico – Citológico, Diagnóstico por Imágenes. Conclusiones y Recomendaciones

66 Conclusiones y RecomendacionesDel análisis de modelamiento de los procesos críticos, se identifican tres tipos de problemas: de procedimientos (ausencia o falencias en su ejecución), de información (falta de un sistema de información gerencial) y operativos (altos niveles de desperdicio). Al analizar las principales causas a los problemas se identifican: falta de compromiso de las jefaturas para la implementación de procedimientos, lenta desarrollo de los sistemas informáticos y ausencia de programas de mejoramiento continuo. Conclusiones y Recomendaciones

67 Conclusiones y RecomendacionesLas principales consecuencias de los problemas son: costos extras por ineficiencias, desconocimiento de la gestión hospitalaria, ausencia de mecanismos de alerta temprana de problemas. La implantación de los cambios sugeridos en esta tesis, causan una inversión de usd$3,762, mientras que los beneficios generan usd$158,096 anual. Conclusiones y Recomendaciones

68 Conclusiones y RecomendacionesEl tiempo de implementación de todos los cambios sugeridos en esta tesis es de 6 meses a partir de la fecha de inicio. Este plazo incluye la verificación de la eficacia de la implementación. Conclusiones y Recomendaciones

69 Conclusiones y RecomendacionesDada la vida útil de ciertos equipos, que generan permanentes costos extras por paralizaciones, se recomienda realizar un estudio de factibilidad para su reposición. Se recomienda invertir en la contratación de personal que apoye la integración de los distintos sistemas de computación. Conclusiones y Recomendaciones

70 Conclusiones y RecomendacionesPor espíritu de mejora constante que debe tener presente este hospital, se recomienda la creación de un departamento de Planificación y Desarrollo, que con carácter de staff a nivel de Gerencia elaboren y propongan formas y métodos para el mejor funcionamiento de los diversos aspectos del hospital. En este sentido, éste departamento formularía propuestas y colaboraría en la determinación de objetivos y planes, estudiaría y elaboraría procedimientos de actuación, ordenaría y supervisaría la información interna. Conclusiones y Recomendaciones

71 Conclusiones y RecomendacionesDada la utilización de la información contenida en la historia clínica de cada paciente, se recomienda la sistematización de esta información. De esta manera el cualquier lugar del hospital, se puede consultar la información relativa al tratamiento del paciente, y así no perder tiempo hasta que los papeles sean ubicados. Debido al constante cambio de tecnologías y tendencias, se recomienda la evaluación anual de todo el personal, de tal manera que queden establecidas las competencias de las personas para desempeñar los cargos. Para hacer posible la exigencia de cumplimiento y de responsabilidades, es necesario que exista un sistema de sanciones suficiente. Conclusiones y Recomendaciones

72 Conclusiones y RecomendacionesLos altos costos de los medicamentos, se recomienda establecer un sistema que permita establecer una administración eficiente del inventario, determinando: cantidades óptimas de reposición, puntos de abastecimiento, etc. Conclusiones y Recomendaciones

73 Gracias

74 Proceso: Tratamiento - QuirófanosAnexos Proceso: Tratamiento - Quirófanos

75 Anexo 4 Modelo de Registro de GasasAnexos

76 Anexo 5 Modelo de Hoja de Gastos de CirugíaAnexos

77 Anexo 6 Modelo de Hoja de Gastos de Post-OperatorioAnexos

78 Anexo 7 Modelo de Reporte Mensual de ActividadesAnexos

79 Anexo 8 Modelo de Registro de Cirugías SuspendidasAnexos

80 Anexo 9 Modelo de Reporte de Cirugías SuspendidasAnexos