1 PRESENTACIÓN CORTA SOFTWARE MEJORAMISO COMO APOYO A LA IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

2 MODELO CONCEPTUAL

3

4 MAPA DE PROCESOS Y CARACTERIZACION

5 RED DE PROCESOS: Se cuenta con un Editor para establecer el mapa de procesos de la entidad, permitiendo niveles (macro, proceso y subproceso) así como tipo de Proceso (Estratégico, Misional, Apoyo, etc) y muchas operaciones más. SEGUIMIENTO: Se puede observar si la entidad ya estableció el mapa de procesos y sus características

6 Se puede obtener los maestros de documentos y registrosSEGUIMIENTO: Se puede conocer las fechas de las últimas actualizaciones de procedimientos con el fin de detectar el grado de actualización del SGC

7 Los reportes de documentos por proceso se actualizan automáticamente de acuerdo con las modificaciones que se hagan en la sección Caracterización de los procesos del software, de acuerdo con las disposiciones del control documental. SEGUIMIENTO: Con los reportes de documentos, se puede conocer las versiones y fechas de actualización con el fin de detectar el movimiento y vigencia del SGC

8 Con la caracterización de procesos, determinamos los elementos que componen un proceso y que hacen parte del nuevo enfoque que las entidades deben adoptar. El mayor beneficio es que las personas pueden abrir los documentos del proceso por la lupa

9 Cada uno de los elementos de la caracterización del proceso tienen completa funcionalidad. Por ejemplo el cuadro de Recursos permite controlar los documentos y registros según la norma ISO 9001 SEGUIMIENTO: Por ejemplo en el cuadro de Recursos se pueden observar los documentos disponibles de consulta (lupa) pertenecientes al proceso, lo que permite conocer el pricipio de Transparencia aplicado en la entidad.

10 Para el control de documentos se disponede varias pestañas para cumplir con las disposiciones de la normatividad.

11 El modulo cuenta con varios reportes, como maestros de documentos y registros, búsqueda de documentos por texto e información de control documental como este

12 O podemos buscar documentos por textoO podemos buscar documentos por texto. Es decir, donde aparezca una palabra o texto en los campos Descripción y Titulo, podemos abrir el documento

13 MEJORAMIENTO CONTINUO

14 MEJORAMIENTO: Posee las etapas completas de los métodos de mejora continua como acciones correctivas, preventivas y mejoras. Envía pendientes y correos electrónicos a los responsables además de alertas antes de vencerse el tiempo. Maneja la modalidad Workflow

15 Posee varios reportes por múltiples filtros para hacer seguimiento a las acciones. Incluyendo reporte de atrasos, reportes de tiempo, etc

16 Es un sistema gráfico para uso gerencial orientado a la mejora del SGEs un sistema gráfico para uso gerencial orientado a la mejora del SG. Tiene gráficos de barras, de tortas, comparativos, de bloque., útiles también para el análisis de datos con respecto a las actividades del mejoramiento en la organización

17 AUDITORIAS

18 AUDITORIAS: El módulo de Auditorias cumple con la normatividad ISO 19011, con todos los pasos: programa, plan, ejecución e informe. SEGUIMIENTO: Se puede consultar la última programación realizada y el alcance

19 En la medida que va avanzando la auditoria se va llenando automáticamente este reporte hasta la planificación

20 Produce por medio del sistema, el plan , el informe, evitando papel y avisa a los interesados por pendientes y s (work flow).

21 Los resultados de auditoria se pueden obtener con buscador, por ejemplo las que tengan una palabra en el objetivo, las que se hayan realizado a algún proceso, las que el auditor sea una persona especifica o por numero

22 Se pueden obtener muchos gráficos relacionadoscon el ejercicio de la auditoria, como la clasificación de los hallazgos encontrados. SEGUIMIENTO: Se puede consultar los resultados estadísticos de las auditorias

23 Se puede obtener gráficos comparativos sobre cuantas acciones y de que tipoSe levantaron por auditoria entre periodos pueden

24 Se obtienen gráficos comparativos de cuantos hallazgos por Auditoria a procesos se han registrado entre periodos

25 MEDICION

26 indicador, inclusive financieros MEDICIÓN: El módulo de medición permite crear, medir, analizar cualquier indicador, inclusive financieros SEGUIMIENTO: Se pueden consultar si el tipo de indicadores son de eficacia, eficiencia o efectividad, exigencia de la norma NTCGP 1000:2004

27 El software Mejoramiso ofrece la función de semáforos, para que con base en las metas establecidas, el sistema de medición retroalimente el SGC con acciones correctivas o preventivas SEGUIMIENTO: Se puede consultar si la entidad está retroalimentando adecuadamente el SGC desde la fuente de medición

28 Se pueden analizar los indicadores y grabarlos como insumo para el informe de dirección. SEGUIMIENTO: Se puede consultar los indicadores que se tienen analizados con el fin de conocer si se acomodan al plan de desarrollo inmerso en el SGC

29 Se obtienen reportes por clasificación del indicador (Perspectiva), por proceso,Por Sistema de gestión. En el reporte hay un vinculo de los indicadores Analizados para abrir el gráfico del análisis

30 TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

31 TALENTO HUMANO: El módulo de Talento humano permite crear los cargos por competencias , Evaluar el desempeño y obtener las brechas

32 A través de las evaluaciones del desempeño se puede obtener las brechas entre el desempeño y los requisitos del cargo. Tambien produce informacion cuantitativa de la evaluación de las competencias

33 Con las brechas encontradas, se realiza el plan de acciòn (formación)para disminuirlas

34 EL reporte de Mejoramiento produce un informe por persona al comparar las dos últimas evaluaciones, con el fin de detectar el mejoramiento en los diferentes requisitos y competencias

35 Se cuenta con reportes gerenciales como el promedio de una competencia en toda la organización, en un proceso y en un cargo. Con el fin de tomar decisiones sobre el mejoramiento de la competencia a través de la formación

36 EVALUACION DE PROVEEDORES

37 EVALUACION DE PROVEEDORES: Matriz de la calificación de los criterios y la ponderación de estos. Puede ser ajustada de acuerdo al control ejercido a los proveedores

38 Hay estados por defecto y otros creados por el usuarioHay estados por defecto y otros creados por el usuario. Estos rangos permiten definir lo que el sistema va a sugerir después de la evaluación.

39 Un reporte permite seleccionar el proveedor evaluado y obtener los resultados de sus productos. Adicionalmente puede retroalimentar al proveedor imprimiendo y enviando por fax o Enviar por el resultado. Al activar el botón “Enviar Informe a Proveedor”…………

40 Se cuenta con reportes gerenciales como el promedio de cada criterio

41 CONTROL DE EQUIPOS

42 CONTROL DE EQUIPOS DE MEDICION Y OTROS: Es de gran utilidad mantener el registro de operaciones de los equipos

43 Produce los planes de operaciones programadasProduce los planes de operaciones programadas. ESTE PLAN BUSCA INFORMAR SOBRE LAS OPERACIONES PROXIMAS A REALIZAR POR AÑOS, MESES O DIAS

44 Se cuenta con un reporte de operaciones programadas incumplidasSe cuenta con un reporte de operaciones programadas incumplidas. Apoyándose también En alertas por días antes de vencerse una operación programada

45 GESTION DEL RIESGO

46 GESTION DEL RIESGO: Los riesgos son una fuente para el mejoramiento continuo especialmente generando acciones preventivas. En el 2do bloque se muestran las etapas. Cumple con la evolución de las normas de gestión del riesgo internacionales

47 …. con las etapas anteriores, se puede obtener el mapa de riesgos…..con las etapas anteriores, se puede obtener el mapa de riesgos. A través de un reporte para todos los procesos o por proceso para entregar al líder de cada uno

48 Se puede obtener el reporte del plan General de acciones para mitigar elRiesgo o se puede por Proceso para entregar al líder del mismo

49 ESTRATEGIA CORPORATIVA

50 ESTRATEGIA CORPORATIVA: Es el módulo gerencial que abarca el seguimiento al sistema de gestión. Al mas alto nivel. Aparecen las políticas de los sistemas de gestión de la organización. .Para lograr las Políticas se requieren unos Objetivos que aparecen ubicados al lado de la correspondiente perspectiva (del método BSC). El resto de columnas pertenece a los elementos principales de los indicadores de cada objetivo incluyendo un vínculo al último análisis del mismo. A traves de simples vnculos (clicks) el Gerente puede acceder a toda la información. Se quiere saber como va este objetivo por lo tanto activamos el vinculo señalado con la flecha delgada

51 El vinculo despliega el último análisis del Indicador

52 Se puede observar en forma de barras y los periodos medidos

53 Después de observar el indicador, se regresa para ver mas detalles del Objetivo que estamos analizando. Se puede entrar al Objetivo por su vinculo como se ve en la flecha

54 Se despliegan los detalles del objetivo. La estrategia para lograrloSe despliegan los detalles del objetivo. La estrategia para lograrlo. El proyecto para lograr la estrategia y por ende el objetivo. Podemos activar el vinculo del proyecto como se ve en la flecha delgada.

55 El sistema despliega el estado de la acción de mejora que contiene el proyecto

56 Después de observar el proyecto, regresamos a la pantalla anterior en donde aparece el proceso que a través de su indicador apoya al Objetivo. Es decir, el proceso Personal tiene un indicador (Evaluación competencias) que apoya al objetivo

57 El análisis del indicador del proceso

58 Luego de ver el proyecto, podemos observar mas detalles del proceso que apoyaEl objetivo a través de su indicador. Activamos el vinculo del proceso como se muestra

59 Aparecen 4 vínculos del proceso para observar mas informaciónAparecen 4 vínculos del proceso para observar mas información. Por ejemplo Comenzar con la caracterización del proceso

60 Poner caracterizacion

61 Ver acciones entre periodos que se han levantado al proceso

62

63 El Mapa de riesgos del proceso

64

65 Consultar las evaluaciones de las personas que trabajan en el proceso

66

67 CUALQUIER INQUIETUD O SUGERENCIA FAVORCONTÁCTENOS A MEDELLÍN COLOMBIA Derechos reservados – copyrigth Mejoramiso Ltda