1 PRESENTACION GRUPO CONSTRUCCIONES – FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍAMinisterio de Defensa Nacional PRESENTACION GRUPO CONSTRUCCIONES – FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Brigadier General GABRIEL PARADA DIAZ Director General 2013
2 PRESENTACION GRUPO CONSTRUCCIONESFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional PRESENTACION GRUPO CONSTRUCCIONES 2013
3 FUNCIONARIOS GRUPO CONSTRUCCIONESFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional FUNCIONARIOS GRUPO CONSTRUCCIONES 2013
4 FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍAMinisterio de Defensa Nacional GRADO NOMBRES Y APELLIDOS CARGO TE Cesar Augusto Arguello Prieto Coordinador Grupo Construcciones ST Edward Gustavo Vallejo Sanchez Funcionarios DIRAF en comisión FORPO Ayleen Vanessa Bogoya Jerez Héctor Flórez Montejo Edisson Marcelo Rosas Romero Eder Javier Galvis Ledezma IJ Juan Carlos Reyes Roncancio Sandra del Pilar Salamanca Salamanca Profesional Defensa- Planta Andrés Gabriel Jiménez Heredia Liliana Yaneth Alarcón Torres Tania Meléndez Angarita Prestación servicios Ángel Duque López Zambrano Profesional Defensa - Prestación de servicios Jairo Delfín Duque Pulido German Rodrigo Lopez Otero Maria Juliana Ramirez Ramirez Edgardo Javier Rubiano Rinta Ingrid Jeannett Parra García Tecnico- Planta Yeny Lucero Orozco Betancurth Auxiliar Defensa - Planta Cesar Augusto Quintero Gutiérrez Lilian Astrid Ballen Ordoñez 2013
5 PROCESO FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA 2013Ministerio de Defensa Nacional PROCESO 2013
6 EL GRUPO CONSTRUCCIONES PERTENECE AL PROCESO CONTRACTUALFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional EL GRUPO CONSTRUCCIONES PERTENECE AL PROCESO CONTRACTUAL PROCEDIMIENTOS SEGUIMIENTO A EJECUCION DE PROYECTOS DE OBRA CIVIL SERVICIO POSTVENTA OBJETIVO OBJETIVO Establecer las actividades para realizar el seguimiento de la ejecución de los contratos de interventorías relacionados con proyectos civiles, con el fin de entregar las obras dentro del plazo y las condiciones pactadas contractualmente. Establecer las actividades para realizar el servicio de postventa sobre los proyectos de obra 2013
7 CONTROLES FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA 2013Ministerio de Defensa Nacional CONTROLES 2013
8 CONTROLES PROCEDIMIENTO POSTVENTAFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional CONTROLES PROCEDIMIENTO POSTVENTA ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE TIEMPO CONTROLES QUIEN - COMO - QUE Recibir el requerimiento por escrito sobre anomalías en la construcción entregada por el cliente y asignar al profesional de construcciones. Coordinador Grupo Construcciones. 2 días Coordinador del Grupo Construcciones solicita a la secretaria del grupo escanear los oficios para que quede escaneada la instrucción que el da al profesional encargado de verificar esta novedad y se tramite a través del lotus. Valorar las anomalías presentadas en la construcción de acuerdo con el requerimiento presentado sobre los documentos. Profesional de Construcciones encargado del servicio post-venta 4 días El profesional encargado valora las anomalias presentadas. Si hay mal uso por parte del cliente o si por fuerza mayor o caso fortuito se presenta la anomalía o si la póliza se encuentra vencida, informar al cliente a través de oficio que dicho requerimiento no se encuentra dentro del amparo de la garantía. 3 días El profesional encargado informa al cliente a través de oficio, con el Vo. Bo. del Coordinador. 2013
9 CONTROLES PROCEDIMIENTO POSTVENTAFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional CONTROLES PROCEDIMIENTO POSTVENTA ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE TIEMPO CONTROLES QUIEN - COMO - QUE Requerir al contratista y a la aseguradora con un plazo para su cumplimiento, sobre las anomalías en la construcción para que sean solucionadas, anexando registro fotográfico y constancia del comandante de la unidad. Profesional de Construcciones encargado del servicio post-venta 2 días El profesional encargado a traves de oficio informa al contratista sobre las anomalias con Vo. Bo, del coordinador del Grupo CONSTRU. Cuando el contratista no responde el requerimiento dentro del plazo otorgado en el mismo, enviar solicitud a través de oficio a la Oficina Jurídica para iniciar el dedibo proceso con los antecedentes del incumplimiento. 3 días El profesional encargado verifica que el contratista no respondió a la solicitud y lo tramita a OJURI con Vo. Bo. Del Coordinador del grupo. Recibir la respuesta por escrito del contratista, aceptando o no aceptando el requerimiento. El coordinador del Grupo construcciones recibe el documento y lo tramita al profesional encargado quien verifica el cumplimiento. 2013
10 CONTROLES PROCEDIMIENTO POSTVENTAFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional CONTROLES PROCEDIMIENTO POSTVENTA ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE TIEMPO CONTROLES QUIEN - COMO - QUE Si acepta el requerimiento dentro de las condiciones pactadas, el contratista soluciona las anomalías y reporta al Grupo Construcciones anexando con la certificación sobre el cumplimiento del comandante de la unidad. Profesional de Construcciones encargado del servicio post-venta 11 días El coordinador del grupo recibe el dcto subsanando las novedades y las tramita al profesional encargado con nota marginal. Comunicar al cliente que fueron subsanadas las anomalías por el contratista, adjuntando certificación y registro fotográfico si es posible. 5 días El coordinador del Grupo cada 15 días esta informando en reunión que se lleva a cabo en el 4 piso del FORPO la gestión de la postventa. Cuando el contratista no cumpla se comunicar a través de oficio a la Oficina Jurídica para que inicie el debido proceso. 3 días El profesional encargado informa mediante oficio a la Oficina Jurídica el incumplimiento para dar inicio al debido proceso, con Vo. Bo. Del Coordinador del Grupo. 2013
11 CONTROLES PROCEDIMIENTO SUPERVISIONFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional CONTROLES PROCEDIMIENTO SUPERVISION ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE TIEMPO CONTROLES QUIEN - COMO - QUE Recibir la notificación de supervisión del contrato de interventoría a través de oficio interno, con copia del contrato con terceros de la interventoría y de la obra. Profesional grupo construcciones delegado como supervisor de obra. 1 día Coordinador del Grupo Construcciones, verificar que se de cumplimiento a las condiciones establecidas en las normas técnicas y legales antes de la ejecución del proyecto. Revisar los requisitos previos que dieron inicio al proceso contractual, en los aspectos técnicos del contrato de obra e interventoría, aplicar las fichas técnicas de requisitos previos para Construcción de obra F , Estudios técnicos F , terminación de obra F y mantenimiento de obra F 2 días Si son encontradas novedades de tipo técnico y legal, a través de oficio al Director General se comunican las novedades para que se determinan las acciones a seguir. Evaluar la programación de la obra en reunión con el interventor y contratista, verificando las fechas de inicio y entrega del proyecto. Coordinador del Grupo Construcciones verificando que se realice el inicio de la obra en las condiciones pactadas en el contrato de obra e interventoría. 2013
12 CONTROLES PROCEDIMIENTO SUPERVISIONFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional CONTROLES PROCEDIMIENTO SUPERVISION ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE TIEMPO CONTROLES QUIEN - COMO - QUE Elaborar acta inicio proyecto de obra civil F con requisitos definidos en la minuta del contrato, anexando el plan de calidad F , tomar la firma de las partes implicadas. Profesional grupo construcciones delegado como supervisor de obra. 1 día Coordinador del Grupo Construcciones verificando que se realice el inicio de la obra en las condiciones pactadas en el contrato de obra e interventoria. Incorporar la información del proyecto de obra en la herramienta tecnológica del proceso contractual, para programar y controlar su desarrollo. Coordinador del Grupo Construcciones verificando que la herramienta tecnológica se diligencie adecuadamente. Recibir los informes de interventoría F , en la periodicidad establecida en la minuta del contrato de interventoría, debidamente firmados y soportados. Quincenal Coordinador grupo construcciones evaluando el cumplimiento de la ejecución de la obra. Verificar el cumplimiento al plan de contingencia en las fechas acordadas. Verificar la información entregada en los informes presentados por parte de la interventoría en cuanto el avance de la obra de acuerdo a la programación oficialmente aprobada y los pormenores que se presenten en la ejecución. Si existe incumplimiento a la obra celebrar el comité de obra con los representantes legales de la firma contratista e interventoría, para analizar las causas de incumplimiento y establecer alternativas de solución a través de un Plan de Contingencia. Del comité de obra se dejaran los compromisos fijados a través de acta firmada por las partes F Mensual 2013
13 CONTROLES PROCEDIMIENTO SUPERVISIONFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional CONTROLES PROCEDIMIENTO SUPERVISION ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE TIEMPO CONTROLES QUIEN - COMO - QUE Elaborar el informe de supervisión de cumplimiento de la obra mensualmente con base en el informe entregado quincenalmente por el interventor F , el cual contiene todos los pormenores de la obra, incluidos los comités de obra. Profesional grupo construcciones delegado como supervisor de obra. Mensual Coordinador grupo construcciones verificando el informe Visitar la obra en los periodos planificados para evaluar la veracidad de la información entregada por parte del interventor. De la visita a la obra se elabora informe diligenciando el formato F Cuatro veces al año Coordinador grupo construcciones verificando el resultado de las visitas de obra y los planes de contingencia formulados. Si es evidente un atraso en el porcentaje de ejecución o un incumplimiento en las condiciones técnicas de la obra, formalizar un plan de contingencia en acuerdo con el contratista e interventor, se convoca al Comité Técnico Asesor de Obra de la Entidad para definir si es necesario el inicio del debido proceso o si es necesario determinar prórrogas al contrato. Verificar lo establecido en el procedimiento PE Requerimientos jurídicos, multas sanciones y publicación. Periódicamente Coordinador grupo construcciones, revisando que los proyectos que presenten incumplimientos se le de inicio al debido proceso. Entregar información oportuna sobre el desarrollo de las obras al cliente externo y otras partes interesadas que lo soliciten. Coordinador del grupo Construcciones. Coordinador grupo construcciones verifica que la información entregada por el supervisor sea oportuna y veraz. 2013
14 CONTROLES PROCEDIMIENTO SUPERVISIONFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional CONTROLES PROCEDIMIENTO SUPERVISION ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE TIEMPO CONTROLES QUIEN - COMO - QUE Verificar el estado de la obra 15 días antes a la fecha de vencimiento. Si no cumple con las condiciones del contrato identificar el producto no conforme y registrarlo en acta F , solo cuando haya quedado establecido en la minuta del contrato. Profesional grupo construcciones delegado como supervisor de obra. 15 días antes del vencimiento del contrato Coordinador grupo construcciones, verifica que el contratista subsane las novedades encontradas. Recibir las novedades relacionadas y registrar F en acta el cumplimiento, en presencia del contratista, del interventor y los supervisores designados por las partes. 2 días Coordinador grupo construcciones verifica que se legalicen los documentos soportes del recibo a satisfacción. Dar visto bueno al trámite de cuentas para pagos al contratistas en ejecución o finalización del proyecto de la obra. El interventor es el responsable y da fidelidad de la información entregada por el contratista en los soportes presentadas para los pagos establecidos en las minutas de los contratos, con los cuales el supervisor avala y tramite al Grupo Adquisiciones y contratos. Si es a precios unitarios deben anexar memorias de calculo, dibujo y especificar el sitio, dentro de los documentos que debe aportar el contratista de acuerdo al tipo de pago documentos como: F Acta parcial de obra, F Acta final de obra e interventoría y los documentos establecidos de acuerdo al Procedimiento e Instructivo para Trámite de cuentas. Forma de pago establecida en la minuta del contrato Coordinador grupo construcciones verifica que se tramiten a tiempo los documentos soportes para los tramites de las cuentas. Realizar la entrega de la obra terminada al cliente externo, en presencia del contratista, interventor, supervisores y comandante u oficial designado para el recibo final de la obra, de lo cual se deja registro en el Acta final de entrega con relación de inventarios F 3 días Coordinador grupo construcciones, verifica la entrega a satisfacción de la obra. Aplicar la encuesta de satisfacción F , realizar el análisis de datos y entregar informe al Subdirector Operativo. 1 día 2013
15 RIESGOS FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA 2013Ministerio de Defensa Nacional RIESGOS 2013
16 NO GARANTIZAR EL CONTROL DE LA EJEUCION EN LOS PROYECTOS DE OBRA CIVILFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional RIESGOS NO GARANTIZAR EL CONTROL DE LA EJEUCION EN LOS PROYECTOS DE OBRA CIVIL PROPUESTOS VIGENCIA 2013 NO GARANTIZAR LA INVERSION DE LOS RECURSOS EN LOS PROYECTOS DE OBRA CIVIL 2013
17 PLAN DE ACCION FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA 2013Ministerio de Defensa Nacional PLAN DE ACCION 2013
18 FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍAMinisterio de Defensa Nacional METAS PLAN DE ACCION 2013 1 3 Ejecutar el 100% los recursos para las terminaciones y adecuaciones de las estaciones de policía a nivel nacional. Construir los módulos restantes de la Fábrica de Confecciones 4 2 Enajenar el 100% de los lotes propuestos Garantizar el control de la ejecución en supervisión y seguimiento de las obras para el año 2013 2013
19 INDICADORES FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA 2013Ministerio de Defensa Nacional INDICADORES 2013
20 INDICADORES PROPUESTOS 2013FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional INDICADORES PROPUESTOS 2013 % de Supervisiones Realizadas = Total Supervisiones ejecutadas/Total Supervisiones Programadas % de Reparaciones = Obras Subsanadas / Obras reportadas con novedades competencia del contratista % de Prorroga en obras = Total Obras Prorrogadas / Total Obras Planificadas Índice de cambio de Supervisores= (Proyectos de obra civil con supervisión + Numero total de cambios de supervisor) / Proyectos de obra civil con supervisión % de Visitas Realizadas = Total Visitas realizadas/Total Visitas Programadas % de actualizacion del aplicativo = Total supervisiones actualizadas en herramienta / Total Supervisiones % de Obras con debido Proceso Iniciado = Obras Con debido proceso iniciado / Obras Incumplidas 2013
21 SERVICIO POST VENTA FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍAMinisterio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA
22 FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍAMinisterio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA OBJETIVO REALIZAR LOS REQUERIMIENTOS PERTINENTES A LOS CONTRATISTA CON EL FIN DE QUE SE SUBSANEN LAS OBSERVACIONES CONSTRUCTIVAS NORMALES QUE PUEDA PRESENTAR LA EDIFICACIÓN DESPUÉS DE SU RESPECTIVA ENTREGA, SIEMPRE Y CUANDO ESTÉN VIGENTES LAS PÓLIZAS DE GARANTÍA RESPECTIVAS.
23 Análisis del requerimientoFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA PROCESO Análisis del requerimiento Asignación del responsable Análisis de las novedades Tratamiento Revisión de las carpetas contractuales: Contrato, acta de recibo a satisfacción, acta de liquidación, presupuesto final, planos record, fotografías, etc. Requerimiento al contratista, interventoría y aseguradoras, frente a las novedades cuya responsabilidad sea del contratista. Inspección en conjunto con las partes para la caracterización de las novedades. Resultados Arreglo por parte del contratista de las novedades constructivas. Informe al cliente frente a las novedades que corresponden a falta de mantenimiento. Soporte documental de la reclamación para un debido proceso. Acta de inspección al cliente frente a la inspección realizada.
24 St. Ayleen Bogoya St. Eder Galvis (personal de apoyo)FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA RESPONSABLES St. Ayleen Bogoya St. Eder Galvis (personal de apoyo) Arq. Sandra Salamanca Arq. Liliana Alarcón
25 3. Reuniones semanales generales y específicasFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA CONTROLES 1. Tabla de Trazabilidad de la documentación recibida por el proceso postventa. 2. Tabla de fechas de vencimiento cronológico de las pólizas de estabilidad y el estado de la Estación según requerimientos. 3. Reuniones semanales generales y específicas
26 REQUERIMIENTO POR REGIONESFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA INDICADORES REQUERIMIENTO POR REGIONES TOTAL = 153
27 ESTADO REQUERIMIENTOSFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA INDICADORES ESTADO REQUERIMIENTOS Corte a: 03/04/13 TOTAL = 153
28 ESTADO REQUERIMIENTOSFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA INDICADORES ESTADO REQUERIMIENTOS TOTAL = 36 Corte a: 03/04/13
29 Sanción por parte del cliente al FORPO. FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA RIESGOS Sanción por parte del cliente al FORPO. Deterioro de la Imagen corporativa al no atender los requerimientos del cliente El contratista se niegue a resolver las novedades constructivas entrando en una controversia de conceptos. Demandas por las partes intervinientes. Afectación progresiva de las edificaciones por no atender oportunamente las novedades constructivas
30 Respuestas oportunas a los requerimientos del cliente. FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA RESULTADOS Respuestas oportunas a los requerimientos del cliente. Estaciones con las novedades constructivas postventa reparadas. Informar en forma oportuna al Cliente de las novedades presentadas por falta de mantenimiento preventivo y correctivo Mejora en la imagen corporativa al atacar los mitos de una mala ejecución de los trabajos.
31 SERVICIO POST VENTA RESULTADOSFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA RESULTADOS POR MANTENIMIENTO
32 SERVICIO POST VENTA RESULTADOSFONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA RESULTADOS RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA.
33 Personal con conocimientos en el campo eléctrico.FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Ministerio de Defensa Nacional SERVICIO POST VENTA NECESIDADES Personal con conocimientos en el campo eléctrico. Capacitación en actividades propias del procedimiento postventa. (Asesoría). Base de datos para la elaboración de prepuestos que determine los costos para el arreglo en caso de un debido proceso.
34 FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍAMinisterio de Defensa Nacional Gracias