1 (Presentaciones Eficientes)Carolina Eslava CECOM

2 93% de lo que “escuchamos” lo olvidamos al día siguiente

3 ¿Por qué presentar? Para transmitir información a una audienciaY lograr que recuerde nuestros mensajes Motivarla a tomar una acción o cambiar una creencia Impulsarla para que se vuelva multiplicadora del mensaje

4 El Reto Estudio de la Universidad de Georgetown (2003) de 200 discursos y presentaciones: Los nervios que van del ojo al cerebro son más grandes que los que van del oído al cerebro

5 Estructura Hay diversos métodos para preparar una presentación:Esbozo de la presentación a partir de varias ideas Investigar, buscar y hacer 50 slides Cut & paste

6 Enfoque en la “presentación” vs. Enfoque en la audienciaEl Problema Enfoque en la “presentación” vs. Enfoque en la audiencia

7 Calidad AUTOMOTRIZ Plan de Acción:Identificar correlación proceso-promesa RAP2 Identificación de procesos faltantes Desarrollo de los procesos faltantes Adaptación de los procesos existentes Definición de indicadores Plan de Acción: Asegurar el respeto en la red de los estándares de servicio preventa y venta Asegurar el respeto en la red de los estándares de servicio postventa Asegurar la excelencia del servicio del corporativo hacia nuestra red (RAP2) Asegurar la excelencia del servicio PV ofrecidos a nuestros clientes (RAP2) Asegurar la excelencia de los servicios pre-venta y venta a nuestros clientes (RAP2) Asegurar la excelencia del servicio de tratamiento de insatisfacción cliente

8 ¡¡NECESITAMOS UNIRNOS PARA GANAR!La meta global de 2006 es alcanzar los estándares de: Puntualidad Ventas Calidad ICX RH Comercial ??? Quieres?? Servicio clientes Cobranza El metrics de este año es llegar a 86% Todos debemos de cumplir la misión… EL DESEMPEÑO DE CADA UNO ES IMPORTANTE…!!!

9 El 7% Desarrollo del Contenido

10 Estrategia Determine un objetivo claro, sencillo y alcanzable con un evento único: ¿Qué quiere lograr con la presentación? ¿Qué espera que haga la audiencia -si consigue los resultados deseados con su presentación?

11 Estrategia Detalle aún más el objetivo de la presentación:¿es motivar? ¿informar? ¿persuadir? ¿enseñar? Cada uno requiere un enfoque distinto Sea concreto y específico

12 Estructura No existen las presentaciones “demasiado cortas”:En 20 minutos, sólo hay tiempo para dos ideas principales En media hora, sólo caben tres puntos importantes En una hora, sólo cuatro Los adultos mantienen la atención 25 y 40 minutos

13 6 Elementos Clave “Mensaje del café” Intelecto y emoción Datos (pocos)Peticiones claras Historias Repetición

14 Estructura: El PrincipioLas dos partes más memorables: la introducción y la conclusión 90 segundos para conectar con el auditorio Evite iniciar con una frase negativa: “No estoy aquí para venderles algo” Empiece con una sonrisa, una pausa y una frase breve y bien estructurada

15 Estructura: El PrincipioPuede iniciar con una pregunta, frase célebre, una estadística o una anécdota “Hace dos semanas iba manejando cuando un coche se me cerró…” “Probablemente vieron en los periódicos de ayer la noticia de que…” “¿Cuántos de ustedes creen que los impuestos son demasiado altos? “Uno de cada dos mexicanos…”

16 Estructura: Medio TiempoDebe haber un clímax, un nudo, un “pero entonces…” Este es el momento de la “sorpresa”, en donde se revela una información clave, cifras, ejemplos, una imagen poderosa Haga pausas antes de las frases relevantes Use un máximo de 6 cifras dentro de un bloque de hasta 30 minutos

17 Medio Tiempo: PatronesRetórica: use preguntas y respuestas Progresión lógica: indique pasos o etapas (A, luego B, finalmente C) Series temporales: ordene la información del principio al final, del “antes” al “después” Comparación y contraste: compare diferentes eventos, individuos o situaciones

18 Medio Tiempo: PatronesProblemas y soluciones: nunca presente un problema sin recomendar una línea de acción Simple a complicado: fragmente información compleja en pedazos más digeribles Razonamiento deductivo / inductivo: pase de principios o valores generales a ejemplos o aplicaciones específicas y viceversa

19 Estructura: Final Errores comunes en el cierre:El laberinto: “Y terminaré con este punto recordándoles el comentario que hicimos antes sobre el primer punto…” El clímax estereotipado: “En conclusión”, “Para acabar” “Y como ya seguramente ya los cansé con mi plática, me despido”

20 Estructura: Final Tres estructuras que funcionan son:La síntesis sin necesidad de introducción: “En definitiva hemos visto qué tipo de presiones enfrenta el sector (1, 2, 3) así como las posibles formas de abordar esos problemas” El reto: “Lo que podemos hacer es…” El llamado a la acción: “¡Vamos a casa a prepararnos para ganar!”

21 El Resto: Voz y Lenguaje no verbal

22 Lenguaje no verbal Todos los signos no lingüísticos que comunicanEl primer lenguaje humano fue a través de gestos Primer estudio: Darwin en 1872 (Tratado de la expresión en hombres y animales) Se consolida en los años 50 y hoy es materia de estudio multidisciplinario (psicología, psiquiatría, sociología, antropología y etología) Más del 50% de la comunicación se da mediante el plano no verbal

23 Lenguaje no verbal Transporta información sin necesidad de ninguna otra señal de carácter verbal Refuerza o expande la comunicación que se realiza por medio de las palabras Puede contradecir la comunicación verbal Puede sustituir a los mensajes verbales

24 Elementos Los quinemas: El movimiento y las posiciones corporalesLa gestualidad (manos, brazos, cabeza, pies) El rostro La mirada La postura

25 Puntos Básicos Mirada siempre en el auditorio EntusiasmoUso de las manos Gestos naturales Evitar manías (jugar con pluma, monedas, tamborilear) Manejo de estrés con técnicas (respiración, “ancla”)

26 La voz es un instrumento manejableCaracterísticas de la voz: Tono- voces graves y agudas Intensidad- voces fuertes y flojas Timbre-voces metálicas y voces apagadas Defectos de la voz: Engolamiento Nasalidad Guturalidad

27 La voz debe ser: Suficiente en cuanto a alcance y resistencia (respiración) Con pronunciación clara (dicción) Expresiva en su entonación, ritmo, intensidad y timbrado (expresión) La voz puede reflejar muchas emociones: Alegría, enojo, sensualidad, desesperación, seguridad, curiosidad

28 Respiración Tipos de respiración: Clavicular TorácicaDiafragmática o abdominal Movimientos respiratorios Aspiración Espiración

29 Claridad en la pronunciación Dic Dicción Claridad en la pronunciación Cada letra y cada sílaba tienen un peso propio Combinaciones de letras que son más difíciles de pronunciar Trabalenguas Abrir bien la boca para hablar

30 Expresión Aumentar o disminuir el volumenDar mayor intensidad con el uso adecuado de la respiración diafragmática Ajustar nuestro tono de voz Alargar el sonido inicial de la sílaba sobre la que se hace hincapié Hacer una breve e intencionada pausa antes o después de la palabra que queremos enfatizar

31 Muletillas y ComadrejasPensar y concienciar lo que estamos diciendo Grabar una plática o discurso Pedirle a una persona de confianza que nos diga cuando nos apoyamos en la muletilla

32 Lineamientos básicos

33 Lineamientos básicos Respire adecuadamente Sea entusiastaProyecte su voz Mire a su audiencia siempre Use ayudas visuales para presentar cifras

34 Lineamientos básicos Recuerde el objetivo de su presentación durante todo el tiempo de su exposición Apele a ambos hemisferios cerebrales combinando información dura (fondo) y lenguaje no verbal e imágenes (forma) No olvide: no es posible motivar a toda la audiencia, pero sí a un 40 – 50% de ella

35 Lineamientos básicos Concéntrese en las miradas interesadas o amables y no se preocupe por las caras indiferentes Vocalice bien: abra más su boca que en una conversación uno a uno Use diversos tonos de voz y ritmos de lectura Recuerde que sólo puede tratar 2 o 3 ideas cada vez

36 Lineamientos básicos Use sus manos para enfatizar su discursoEmplee lenguaje conciso en lugar de ambigüo (“todo demuestra” vs. “la última investigación realizada por Gallup en 1,500 usuarios indica que…”) Haga sus ejercicios de vocalización y dicción antes de un discurso Concluya en un tono fuerte y convencido

37 Los errores Bajar la velocidad del discursoRespirar profundo discretamente Ofrecer una disculpa si es necesario Pronunciar en forma segura la siguiente frase después del error No seguir pensando en el error Aprender a reírse de uno mismo

38 “La habilidad sólo viene de la práctica”Cicerón

39 Centro de Especialización en Comunicación CECOM Centro de Especialización en Comunicación Berlín # 57, Del Carmen, Coyoacán