1 Presentaciones Orales Efectivas5 de febrero de 2008 Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. EGCTI 2008

2 En los próximos minutos…Funciones y objetivos de las presentaciones orales Componentes de la Presentación Estrategias para crear y realizar presentaciones orales efectivas Utilización de las tecnologías de la información para aumentar la efectividad de las presentaciones orales Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

3 Funciones y objetivos …de las presentaciones oralesProf. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

4 Funciones y Objetivos Comunicar Vender Resumir Educar ReclutarAlgunas mías… Algunas aportadas por ustedes… Comunicar Vender Resumir Educar Reclutar Entusiasmar Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

5 Tres Componentes de PresentacionesPlanificación Producción Delivery Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

6 Estrategias: Planificación¿A quién va dirigida? Grupo ¿Para qué? Objetivo ¿Qué? Tema ¿Cómo? Estilo– medios disponibles ¿Cuándo? Momento – situación ¿Dónde? Lugar Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007)

7 Estrategias: Planificación¿A quién va dirigida? Hay que conocer el público Características, Agendas, Cultura ¿Para qué? Objetivo(s) de la presentación Resultados esperados ¿Qué? ¿Cuál es el contenido que tengo que comunicar? Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007)

8 Estrategias: Planificación¿Cómo? Presentación oral asistida por computadora Presentación independiente ¿Cuándo? Presentará en una reunión, clase, congreso ¿Dónde? Oficina, salón, auditorio Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007)

9 Estrategias: PlanificaciónEscribir primero los objetivos y resultados esperados Desarrollar bosquejo a base de los objetivos Asegurarse de cubrir en el bosquejo todas las dimensiones especificadas en los objetivos Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

10 Estrategias: PlanificaciónEsquema de una presentación: estrategia comunicación Esqueleto: Idea central, finalidad de la presentación Cuerpo: ideas integrantes de la idea principal, lo ideal es que se componga de tres partes: Aperitivo Plato fuerte Postre Fantasía: un poco de adorno es útil imágenes, anécdotas, elementos psicológicos Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007)

11 Estrategias: PlanificaciónCarne del esqueleto: Narraciones, ejemplos, en lo posible situaciones vividas Sangre: sentimiento, lo que da calor al discurso, El alma: lo que da vida al discurso, depende de la vida interior del expositor Vestido: es el vocabulario (sencillo y simple) Conclusión: preparar siempre el remate o aterrizaje final Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007)

12 Estructura de la presentación oral de una investigaciónTítulo Agenda Trasfondo y objetivos Hallazgos Conclusiones e implicaciones Tablas/Gráficas de apoyo Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

13 Estrategias para la presentación oral de una investigaciónContar una historia Generar interés en el problema Llevar al público por el proceso de conceptualización e investigación Pero sin abrumarlos con detalles Anticipar objeciones Presentar propuesta o hallazgos Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

14 Estrategias: ProducciónConceptos Aplicables Elementos de Producción KISS Principle Less is More Cuando todo es importante… nada lo es Enunciar vs. Escribir Presentación vs. Ensayo Bosquejo de Contenido Diseño Background Transiciones Ilustraciones Enlaces Internos Externos Opcionales Notas del Presentador Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

15 Estrategias: ProducciónSer conciso, no breve, esa es la meta Hacer que cada palabra cuente Decir todo lo que se tiene que decir, evitando la verborrea Evitar escribir en clave, no asumir que el lector entiende los conceptos El primer borrador siempre es más extenso e incompleto; el segundo borrador es más completo y conciso Véase como el capitán del Titanic. Usted tiene que decidir cuáles palabras merecen sobrevivir y cuáles son sacrificables. Si el documento es baboso, el lector se frustrará y no lo leerá; si es demasiado breve, el lector no entenderá sus ideas y también se frustrará. Lograr el perfecto balance requiere práctica. La clave está en reescribir cada página varias veces. Resulta beneficioso obtener el insumo de otras personas: Siempre trate de que un lector crítico lea sus borradores antes de someterlos oficialmente Imaginen que están escribiendo un texto que se lanzará al mar en una botella, el mismo debe ser entendible por cualquier persona que lo halle, aún si no lo conoce a usted o si no está familiarizado con el tema. Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

16 Estrategias: ProducciónRedactar oraciones cortas 10-15 palabras o menos Discutir sólo un pensamiento por oración Evitar oraciones compuestas con múltiples cláusulas dependientes Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

17 Estrategias: ProducciónLeer el texto en voz alta para verificar su legibilidad Darle el texto a leer –en voz alta– a personas ajenas al tema para asegurarse de la efectividad de la redacción Edite la verborrea, inconsistencias, errores ortográficos y de selección de palabras Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

18 Estrategias: ProducciónConstruir oraciones con verbos activos La construcción pasiva requiere más palabras y es más débil que la activa Iniciar los bullets con verbos activos Evitar repetir los verbos en lista de bullets Escribir en primera persona si la cultura institucional del lector lo permite Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

19 Estrategias: ProducciónUsar vocabulario sencillo y preciso Eliminar ristras de adjetivos redundantes Tener diccionario de sinónimos a la mano Evitar lenguaje coloquial Seleccionar adecuadamente los términos utilizados Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

20 Estrategias: ProducciónSeleccione el background más adecuado Sencillo, elegante, profesional Relacionado o çompatible con el tema Visualmente efectivo en el lugar de la presentación No recargue las pantallas! No más de tres puntos principales Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

21 Estrategias: ProducciónSeleccione UNA transición básica para TODA la presentación Varíe sólo para pantallas especiales Cambie manualmente de pantalla Aplique animación automática para contenido de cada pantalla Revele texto manualmente sólo para efectos especiales Varíe con intencionalidad el layout de cada slide Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

22 Estrategias: ProducciónAñada gráficas con mesura e intencionalidad No adorne por adornar Ilustre y de énfasis: No distraiga al público Cuidado con los vídeos y animaciones, córralos en la PC que se usará en el evento y verifique bien Use los sonidos lo mínimo posible y coordine acceso a consola de audio o micrófono Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

23 Estrategias: ProducciónHipervínculos internos y externos Puede crear pantallas de reserva en la misma presentación para llamarlas desde un enlace Puede crear enlaces a recursos externos tales como: Imágenes Screen shots Programas Websites: OJO, verificar conexión y acceso en el local Crear hipervínculo a un screen shot o a un web archive local a modo de backup por si la conexión viva falla a última hora Organize TODOS los materiales en un cartapacio en el directorio de la presentación ANTES de crear los enlaces Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

24 Estrategias: ProducciónMejores Prácticas en PowerPoint… Prepare primero el slide master Idioma, animaciones, logos Defina Headers y Footers en la presentación Sobre los handouts Póngale su propio header y footer Identifique con nombre, título y advertencia de © Numere las pantallas Imprima en pure black and white Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

25 Estrategias: DeliveryEl gran papel del presentador El presentador ES la clave; la PPT es sólo un refuerzo La variable tecnológica La PC correcta, con el proyector apropiado, en la superficie idónea, con la iluminación atractiva, en el salón adecuado y con el buen sonido Esclavos del tiempo ¿Recordarán y citarán mi presentación? Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

26 Estrategias: DeliveryEl presentador Porte profesional Vestimenta atractiva y aceptable en el contexto del público y lugar del evento Conocedor del material Bien preparado Seguro de sí mismo Sin guindalejos… Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

27 Estrategias: DeliveryReglas de oro del expositor: Se proyecta erguido pero sin rigidez No usa ademanes groseros, palabras altisonantes o mirados inquisidoras Tiene la mirada tranquila, sin demostrar inseguridad/miedo Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007)

28 Estrategias: DeliveryReglas de oro del expositor: Cuidadoso con los movimientos, flexibles y naturales No camina de un lado para el otro, se desplaza con discreción e intencionalidad Procura que sus movimientos sean congruentes con lo que dice Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007)

29 Estrategias: DeliveryEl Presentador efectivo demuestra: Afabilidad y sentido del humor Estilo oral seguro y persuasivo Domina la enunciación y la pronunciación para asegurarse de que el mensaje clave se entiende Usa las “pausas dramáticas” y la inflexión de voz Usa lenguaje corporal para compenetrarse con la audiencia y mantener su interés Vive y “actúa” su presentación Ilustra y provee énfasis con las manos y el cuerpo Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

30 Estrategias: DeliveryEl Presentador efectivo demuestra: Aplica técnicas de interactuación para controlar la audiencia Miradas Diálogos Encuestas Ejerce control profesional de los nervios cuando habla en público y sobre todo cuando surgen contratiempos Respiración Confianza Improvisación Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

31 Estrategias: DeliveryDurante la presentación tenga a la mano: Una libreta para anotar preguntas Un vaso de agua Reloj o Timer Recursos de Ilustración Laser Pointer Backup! Copia impresa de la presentación y notas del presentador Copia de la presentación en un pen drive y en CD-ROM Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

32 La variable tecnológica… La PC correcta, con el proyector apropiado, en la superficie idónea, con iluminación efectiva, en el salón adecuado y con el buen sonido Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

33 La variable tecnológicaLos recursos audiovisuales refuerzan los puntos expresados por el presentador proyectan profesionalismo Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

34 La variable tecnológicaLa PC correcta La mejor PC para presentar es la propia, donde preparó y verificó la presentación La Tablet PC es la opción idónea para presentaciones Mayor flexibilidad y capacidad de interacción Una laptop regular con buena velocidad, pantalla y batería son una segunda opción adecuada Con los accesorios adecuados Wireless Mouse o Wireless Presenter con laser pointer y timer Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

35 La variable TecnológicaEl proyector apropiado El mejor es el propio, probado con la PC a usarse De 2,000 lúmenes o más, corrección de ángulo (keystone) Resolución mínima recomendada: XGA (1024 x 768) La superficie idónea Las paredes son malas pantallas La pantalla de proyección debe ser del tamaño adecuado Seleccione un tamaño de pantalla/proyección adecuado para las dimensiones del salón Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

36 La variable tecnológicaEl salón adecuado Right-size-it Espacio suficiente para ubicar al presentador y a la pantalla, donde todos vean bien y no bloquee uno a la otra Iluminación efectiva El presentador debe verse bien pero la luz no debe “lavar” la proyección Con buen sonido (de ser necesario) Micrófono inalámbrico, de ser posible, para el presentador Amplificación de calidad para la PC Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

37 La variable tecnológicaMejores prácticas en el uso de tecnología… Conéctese a la electricidad para su presentación, no dependa de batería Corra su laptop en el setting de “High Performance” En Power Point, elija Menu: Slide Show/ Set Up Slide Show/Performance “Use hardware graphics acceleration” para mejor rendimiento de las transiciones , multimedios y efectos Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

38 La variable tecnológicaOtras tecnologías complementarias Pizarra o dry erase Papelógrafo SmartBoard DVD Player y Monitor Y otra muy importante ¡Libreta y bolígrafo! Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

39 La variable tecnológicaPrepárese para contingencias Tenga equipo duplicado, si posible Verifique infraestructura ANTES de la presentación (electricidad, control de iluminación, sonido) Lleve su propia extensión eléctrica, cable extensión VGA, pequeño sistema amplificación de audio, wireless mouse, laser pointer, timer Lleve copia de la presentación en al menos dos medios y en más de una versión para mayor compatibilidad (e.g., disco duro, pen drive, CD-ROM; PowerPoint 2007, PowerPoint 2003, PDF) Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

40 Evaluando una presentación…Con instrumentos de precisión Babómetro Charrómetro Cafretómetro Aburridómetro Nerviosómetro Mediocrenómetro Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

41 Resumen Presentaciones Orales EfectivasProf. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

42 Para presentaciones orales efectivasPlanifique estratégicamente sus presentaciones Estructure la presentación de acuerdo a objetivos Construya su presentación con intencionalidad, elegancia, consistencia y sencillez Al final del día les preguntaré qué tan efectivos hemos sido en la consecusión de estos objetivos. Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

43 Para presentaciones orales efectivasEl presentador es la clave de la entrega del mensaje Use todos los recursos y tecnologías que contribuyan a comunicar el mensaje (y no use los que no) Anticipe y tenga un plan de contingencia Al final del día les preguntaré qué tan efectivos hemos sido en la consecusión de estos objetivos. Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

44 Referencias e información adicionalFinkelstein, Ellen (2003). How to do everything with Microsoft Office PowerPoint New York: McGraw-Hill/Osborne. efectivas/ Westberg, Jane ; Organización Panamerica de la Salud ; Jason, Hilliard (1996). Cómo hacer Presentaciones efectivas. Sugerencias para hacer presentaciones orales efectivas. 108 Consejos para presentaciones efectivas. Asociación para la conservación del patrimonio cultural de las Américas (1999) Boletin 9:1. Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. 5 de febrero de 2008

45 Presentaciones Orales Efectivas¡Muchas gracias! Presentaciones Orales Efectivas 5 de febrero de 2008 Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D