1 PRESENTACIONES PROFESIONALES

2 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas ¿Qué es una presentación eficaz? UNA PRESENTACIÓN EFICAZ ES SIEMPRE AQUELLA QUE POSIBILITA LA CONSECUCIÓN DE NUESTROS OBJETIVOS

3 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Las Claves de una Presentación Eficaz El mensaje clave debe ser claro y comprensible para la audiencia. Debe ser lo suficientemente persuasivo como para que actúen. La propuesta/idea/sugerencia debe dar respuesta a las necesidades/expectativas/deseos de los que escuchan. La forma de presentar el mensaje debe atraer, entusiasmar y provocar las respuestas previstas. Darle a la audiencia lo que desea oir y no lo que nosotros deseamos decir.

4 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas El 80% de las personas teme hablar en público, debido a Falta de confianza en si mismos. Desconocimiento de la audiencia. Falta de conocimiento y preparación del tema a tratar. Poco interés o motivación. Excesiva autoexigencia. Altas expectativas.

5 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Características apreciadas en lo oradores Entusiasmo Naturalidad, sé tu mismo. Eficacia, di lo necesario y suficiente. Claridad, no digas 4+4 si deseas decir 8. Dominio del tema a exponer. Respeto por la audiencia

6 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Organización y Estructuración de la Presentación: Primeros Pasos Estructura y Planificación de la charla –Permitirá ordenar notas y apuntes, ayudándonos a saber donde estamos en cada instante. Es elaborar una suerte de mapa que nos permita salirnos en momentos de los planificado y luego regresar sin perderse. Los instantes de improvisación pueden ser preciosos, hay que saber aprovecharlos. –Estructura básica: Apertura: Se capta la atención del público y expone la idea central. Cuerpo o núcleo central: se exponen datos, cifras y antecedentes que apoyen la idea central. ¡ Considerar el tiempo disponible ! Final o cierre de la Presentación. Conclusión final que sintetiza el espíritu del mensaje o idea principal.

7 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas La Planificación de la Presentación debe responder al menos las siguientes preguntas: ¿A quienes me voy a dirigir? ¿Para qué? ¿Qué mensaje quiero hacer llegar? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿De cuanto tiempo dispongo? ¿Cómo? ¿Porqué?

8 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Definición de los Objetivos de la Presentación Establecer si se trata de: –Informar o instruir –Persuadir o vender –Hacer recomendaciones o conseguir aprobación –Evaluar –Declarar –Clarificar –Generar y explorar ideas –Entretener –Dinamizar –Mover a la acción

9 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Para establecer el Objetivos hacerse las siguientes preguntas: ¿Qué quiero conseguir? –¿Informar?, ¿Persuadir?, ¿Reformar? ¿Cuáles son mis objetivos principales y cuales son secundarios? ¿Qué reacción deseo provocar en la audiencia? ¿Cómo puedo evaluar que he conseguido mis objetivos? –¿Son realistas estos objetivos?, ¿Son medibles?, ¿Son cuantificables? ¿Qué decisiones espero que tome la audiencia? ¿Cómo y/o cuando deben llevarse a cabo? ¿Se requiere para esta presentación toda esta información? ¿Hay algo que deba eliminar?

10 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Organización y Estructuración de la Presentación: Análisis de la Audiencia REDUCCIÓ N DE COSTOS Incremento de Producción y Rendimiento MEJORAS EN LA CALIDAD ACORTAR O ACELERAR PROCESO S PREOCUPACIÓ N POR LOS RRHH NECESIDADES Y PROBLEMAS VALORES CULTURA ORGANIZACIONAL ACTITUDE S

11 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas CONOCIMIENTO DE LA AUDIENCIA Preguntas básicas: –¿Quiénes y cuantos serán? –¿Cuál es su cultura corporativa? –¿Cuáles son sus características dominantes? –¿Cómo son sus relaciones interpersonales? –¿Conozco sus necesidades específicas? –¿Sus criterios de priorización? –¿Qué información poseen? –¿Quiénes poseen poder decisional? –¿Qué arriesgan? –¿Por qué estarán presentes? –¿Qué expectativas tienen? –¿Hay antecedentes negativos que pueden influir en la presentación? –¿Cuáles son mis aliados y “enemigos” en la audiencia?

12 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN: MANEJO DE LA INFORMACIÓN Cuidado con el exceso de información. Para depurar este exceso: –Investigar –Seleccionar –Organizar –Efectuar la presentación y criticarla –Prever preguntas y respuestas Enfoques posibles –Secuencial, Orden Cronológico, Disposición Geográfica o espacial, Por Temas, Descriptiva, De Resolución de Problemas, Presentación de una Mejor Alternativa, Estableciendo Comparaciones, Persuasiva: Neutral, Emocional, Formal o Informal

13 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Ejemplo de Estructura Persuasiva Formal Apertura –Preséntese –Exponga los motivos de la Presentación –Exponga los pasos que usará en su Presentación Cuerpo –Haga una Breve Descripción de los Temas a Tratar –Detalle cada tema –Utilice una secuencia lógica –Presente sus soluciones –Detalle cada una de ellas –Use una secuencia lógica –Presente los beneficios que representa cada una –Detalle los beneficios –Destaque lo que tales beneficios representarán para la empresa y negocio en particular –Busque obtener feed-back positivo

14 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Ejemplo de Estructura Persuasiva Formal Cierre –Resuma los temas originales, las soluciones aportadas y sus beneficios. –Haga mención explícita a su propuesta. –Que acciones se deberán llevar a cabo, quienes deberán realizarlas, cuando, con qué recursos. –Busque conseguir un compromiso final.

15 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Las Grandes Ideas Consideraciones sobre el Título de la Presentación –Este adelantará lo creativo que usted ha sido y es una presagio de la Presentación. El Mensaje Central –Debe estar claramente definido, partiendo para el expositor. Muchas veces, una vez terminada esta, se escucha ¿Qué nos quiso decir? La Apertura –Son los primeros minutos ante la audiencia, durante estos, nos observan y evalúan. Deben ser usados para captar la atención de estos. Aquí se deben presentar las ideas nucleares para generar el interés de estos. El Cuerpo –Se expone el “nucleo duro” de la presentación y a esta etapa se le dedica el mayor porcentaje del tiempo disponible. Evitar reiteraciones, observar los rostros de la audiencia, generar expectación. Evitar el aburrimiento. El Cierre –Sintetizar el espíritu de nuestro mensaje, amarrar decisiones, solicitar preguntas, buscar dejar a la audiencia complacida. El gran objetivo es –Buscar el conseguir nuestros objetivos y evitar…

16 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Lo que si y lo que no… No se recomienda –Alargarse demasiado en la apertura, con agradecimientos y zalamerías. –Empezar pidiendo disculpas –Uso de muletillas ni frases estereotipadas o de moda –No comente las dificultades que ha tenido para hacer la presentación, llegar al lugar, durante el viaje, etc. –Sea flexible teniendo presente la cultura corporativa (ej. Uso de bromas o anécdotas livianas) Es conveniente –Usar datos estadísticos, cifras. –Historia personal. –Datos de la vida real. –Alusiones a personajes de la vida real. –Anécdotas. –Preguntas retóricas. –Proyección del futuro. –Golpes de efecto, sorpresas. –Manejo adecuado del humor. –Interacción con el público

17 Taller de Desarrollo de Habilidades Directivas Generando Ideas para la Presentación Tormenta de Ideas –Técnica grupal que consiste en la generación libre de posiciones, ideas u opiniones respecto de un Tema Central. –La sesión debe ser conducida por un moderador que vaya tomando notas y canalizando la generación de información. –Es recomendable que las ideas generadas sean graficadas y relacionadas por la audiencia, a fin de que se mantengan centradas, relacionadas y no redundantes. –Existe toda una variedad de apoyos gráficos y relacionales como MindJet MindManager, TheBrain, Mind Miner, etc.