1 PROCEDIMIENTO DE INCORPORACIÓN PROYECCIÓN DEL PAC ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA
2 Generalidades PAC: Programa Anual Mensualizado de Caja SISPAC: Sistema del Programa Anual Mensualizado de Caja. Antes de comenzar este proceso, es muy importante tener a mano la información completa y revisada del Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC, toda vez que incorporada al SISPAC y generada la Versión Definitiva por la Oficina de Planeación Financiera, no se podrá modificar por la entidad. Se recomienda trabajar y consolidar la información previamente en una hoja electrónica de cálculo Excel.
3 Generalidades El PAC inicial, cuya veracidad e idoneidad están certificando las entidades, será base para el cálculo de importantes indicadores con los que se evaluará la gestión de las mismas y se presentarán regularmente a la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. El PAC inicial será sometido a revisión estadística frente a los resultados de ejecución de años anteriores y la Dirección Distrital de Tesorería realizará los cambios que estime convenientes. Este instructivo se diseñó para facilitar la tarea de incorporación del PAC inicial al Sistema PAC en un lenguaje simple y didáctico; por favor guíese por los numerales en forma consecutiva.
4 Contenido 1.Ingresar al aplicativo SISPAC. 2.Menú principal del aplicativo SISPAC. 3.Selección del rubro presupuestal a distribuirse durante la vigencia. 4.Distribucióndelosrubrospresupuestalesdurantela vigencia. 5.Generación de reportes 6.Contactos
5 PREDISPACSISLA Encuesta de Tiempo de Actividades OPGETOrientación Tributaria - SIT II Mínimos Esenciales Correspondencia Actualizacióninformación Validador de información Ica BONPENSValidador ContableSSOP 1.1 Portal Extranet SHD 1.2 1. Ingresar al aplicativo SISPAC
6 1. Ingresar al aplicativo SISPAC
7 2.1 En el Menú prin- cipal, seleccionamos la opción Pac Inicial. 2.2 En el Menú de la opción Pac Inicial seleccionamos la opción Proyección. 2.3 Nota: Para salir de cualquier pantalla o del Sistema Pac - SISPAC, siemprela queque utilice “puerta” encuentra se enlaparte superiordela enla ventana, línea inmediatamenteinferior al Menú principal. 2. Menú principal del aplicativo SISPAC
8 3.1 Enestapantalla confirmamos primero que en la casilla Versión Proyección, aparezca la versión INICIAL. Es en ella que debemos incor - porar nuestra programa - ción. Si no es así, escogemos esta versión de las tres versiones que se despliegan al señalar la flecha o botón que se encuentra a la derecha: INICIAL, DEFINITIVA o PAC CONSTITUIDO. Si estamos en proceso de insertar el primer rubro, no se requiere esta acción. 3. Selección Rubro Presupuestal SISPAC
9 3.2 Escogemos con un click, cualquiera de los campos o subcódigos del Código Presupuestal, es decir, Grupo, SubG, Cta, Aux, SubAux, Prog, Proy, Ord, Fuente, o Det. 3.3 Seleccionamosla opción Insertar (la cruz verde) que se encuentra en la segunda línea del menú, lo que nos “limpia” los datos que presenta esta pantalla. 3. Selección Rubro Presupuestal SISPAC
10 3.4 Seleccionamos con un Click del puntero la flecha o botón denominado Botón Lista deRubros encuentraal quese finaldel CódigoPresupuestal, lo quenospresentaráel listadodelos Presupuestales Rubros aún pendientes de programar. Tenga en cuenta que de este listado desaparecen de uno en uno los Rubros Presupuestales una vez van quedando programados. 3. Selección Rubro Presupuestal SISPAC
11 3.5 Esta nueva ventana que nos presenta el SISPAC, se puede am - pliar para que incluya el Código Presupuestal y poder trabajar con mayor seguridad al escoger los Rubros Presupuestales. Para este fin, colocamos el puntero sostenido en los bordes o extremos del cuadro y los despla - zamos a la izquierda o derecha. También pode - mos desplazar todo el cuadro dentro de la ven- tana con un click sos - tenido en la banda pun - teada superior del mismo. Con un Click sostenido en esta zona, desplazamos la ventana completa ListadeRubros Presupuestales Con un Click sostenido, desplazamos estos bordes o extremos a la izquierda o derecha, de tal manera que podamos visualizar el Có - digo Presupuestal completo que se ubica a la derecha 3. Selección Rubro Presupuestal SISPAC
12 1. El sistema entonces nos presenta en pantalla el Código Presupuestal completo, su Descrip - ción, la Fuente de Financiación y la suma de Apropiación Presu - puestal. 2. A continuación, en la casilla Sin Situación de Fondos transcribimos exclusivamente la suma o monto que cumple esa condición. De lo contrario, no diligencia - mos la casilla y pasamos directamente al siguiente numeral. 4.1 Código Presupuestal Descripción Fuente Apropiación Presupuestal 4.2 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
13 4.3 4.34.3 Actoseguido, picamos en la casilla Pac Aprobado,ytranscri- bimos resulte entre aquella suma que de la diferencia la Apropiación Presupuestal y la casilla Sin Situación de Fondos, es decir, es la suma que efectivamente pasa por la DDT y que programaremos a través del año. Si no tenemos recursos Sin Situación de Fondos en este rubro, picamos en la casilla y el sistema nos carga el total de la Apropiación Presupuestal 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
14 4.4 4.4 A continuación, picamos la casilla Rezago y en ella colo - camos manualmente, la cifra que de este Rubro (el saldo de Pac Aproba- do) consideramos que se pagará en la siguiente vigencia, o bien, coloca- mos aquel monto del que no tenemos información de ejecución. En este ejemplo es cero (0). Desde luego, también podríamos colo- car, por las mismas razones anteriores, la totalidad del valor de Pac Aprobado. 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
15 4.6 4.5 4.5 Observemos que la casilla A Distribuir cal - cula la diferencia entre la casillas Pac Aprobado y Rezago, y será siempre cero (0) o un valor positivo como en este ejemplo. Nunca debe ser un valor negativo. 4.6 Acto seguido, debe- mos picar o seleccionar siempre, haya o no saldo A Distribuir, cualquiera casillasdelos del delas meses situado enla recuadro esquina inferior derecha. 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
16 4.7 4.7 El paso siguiente es transcribir en las casillas de la columna Valor y en el mes respectivo (nos podemos situar con el puntero del mouse o con las flechas de desplaza- miento), los valores que resultaron del ejercicio de planeación efectuado por la entidad y que reco - mendamos registrar en una hoja de cálculo con anterioridad. Debe distri - buírse obligatoriamente el 100% del saldo que resultare en la casilla A Distribuir, tal cual aparece en este ejemplo. 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
17 4.8 4.8 Una vez finalizadas lasaccionesanteriores, debemos“grabar”o incorporar al SISPACla proyección del Rubro Presupuestal que hemos hecho. Para realizar esta acción, debemos picar o seleccionar el icono Grabar que se encuentra en el margen superior de la ventana, costado derecho del menú, y que es representado por un disquete. 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
18 4.9 Finalmente, 4.9 sistema el nosindicaa travésde queel registroo otra ventana proceso de grabación ha sido exitoso, por lo que debemos confirmarlo picando o seleccionando la casilla Aceptar, con lo que terminamos con el Rubro Presupuestal que habíamos seleccionado inicialmente. debemos repetirel hacer proceso A continuación,lo que es con cada uno de los Rubros Presupuestales que figu - ren en nuestra entidad. 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
19 4.11 Código Presupuestal 4.10 4.10 Picamos nueva- mente en cualquiera de los recuadros o subcó - digos del Código Presu- puestal, es decir, Grupo, SubG, Cta, Aux, SubAux, Prog, Proy, Ord, Fuente, o Det. En esta pantalla seleccionamos Fuente. 4.11 Seleccionamosla opción Insertar (la Cruz Verde) que se encuentra en la segunda línea del menú, lo que nos “limpia” los datos que presenta esta pantalla, como podemos ver en la siguiente diapositiva. 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
20 4.12 Seleccionamos otra vezconelpunterodel mouse, la flecha o Botón Lista de Rubros que se encuentraalfinaldel CódigoPresupuestal,lo quenuevamentenos Código Presupuestal presentará el listado de losRubros Presupues - 4.12 tales aúnpendientes de programar.Tenga en cuentaquedeeste listado ya desapareció el Rubro Presupuestal que distribuimos o programa - mos anteriormente. Este proceso se debe repetir contodoslosRubros Presupuestales. 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
21 4.13 4.14 Barra de desplazamiento 4.13 ventana 3.5)3.5) Extendemosla (VerNumeral yseleccionamos picando el nuevo Rubro que vamos a programar de la lista que nos presenta el sistema, que como ya sabemos, son los Rubros pendientes. 4.14 PicamosenOK (sección ventana) inferior para dela queel SISPAC “tome” nuestra selección y seguimos con los numerales 4.1 a 4.9 hastaterminar con la totalidad de los Rubros Presupuestales. 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
22 Botón Lista de Rubros Código Presupuestal Consultar 4.15 4.15 Si deseamos con - sultar la proyección que hemos incorporado de al- gún Rubro, nos ubicamos en alguno de los campos o casillas del Rubro Pre- supuestal, entramos en modo de Consulta y se - guidamente picamos la flecha o botón Lista de Rubros. Esta acción des- plegará una nueva venta- na con la lista de los ru - bros que han sido pro - yectados. Seleccionando un rubro y picando en OK, se cargará en la pantalla toda la informa - ción de la proyección. 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
23 Cambios posibles 4.16 Salvar 4.16 actualizar esdecir, Si deseamos la proyección, redistribuir las programaciones que ini - cialmente consideramos mensualmente,o aumentar o disminuir el rezago, una vez cargada la información, realiza- mos los ajustes pertinen - tes y salvamos o graba- mos los cambios hechos con el botón Salvar del menú ubicado en la segunda línea de la parte superior. La entidad solo puede realizar estos cambios en la Versión Proyección Inicial. 4. Distribución Rubro Presupuestal SISPAC
24 Menú Principal 5.1 5.2 Unavezhayamos incorporadotodoslos RubrosPresupuestales quenospresentael SISPAC, debemos revi - zar los frutos de nuestro trabajoatravésde reportes. 5.1 Ingresamos al Menú Principalyselecciona- moscon el puntero del mouselaopción Informes. 5.2 Seleccionamos con el puntero del mouse la opciónProyección Vigencia. 5. Generación de Reportes SISPAC
25 5.3 pantallaque elsistema, En esta despliega debemos escogerlos parámetros del informe. 5.35.3 Enlasección Reporte, seleccionamos picando con el puntero del mouse, el círculo de la hoja que deseamos consultar: Primera Hoja para consultar e imprimir la información de los meses de enero a julio y Segunda Hoja para consultar e imprimir los meses de agosto a diciembre. 5. Generación de Reportes SISPAC
26 5.5 5.65.4 5.4 Marcamos o pica - mosla Fuentes, opciónNivel detalmodo que se mostrará el mayor detalle. Si no se marca, se imprimirá a nivel de Rubro Presupuestal. 5.5 Transcribimosla Vigencia que deseamos consultar; seleccionamos la Entidad, la Unidad Ejecutora (Inicial, Definitivo y la Versión Presupuesto o Vigencia Constituida). 5.6Picamosenla opción IMPRIMIR. 5. Generación de Reportes SISPAC
27 5.7 El SISPAC entonces presentará la programación que hemos incorporado para los meses de enero a julio de la vigencia solicitada, en un informe en Acrobat de este estilo que vemos abajo, que desde luego puede ser impreso para consulta. Inmediatamente después debemos volver al módulo de Informes y recorrer nuevamente los numerales 5.4 a 5.6, escogiendo o señalando el círculo de la Segunda Hoja 5. Generación de Reportes SISPAC
28 Nasly Jennifer Ruiz Gonzalez Tesorera Distrital Teléfono:3385291 Correo Electrónico: [email protected]@shd.gov.co Adriana Osorio Rincón Subdirectora de Planeación Financiera e Inversiones Teléfono: 3385316 Correo electrónico: [email protected]@shd.gov.co William Abel Otero Millán JefeOficina de Planeación Financiera Teléfono: 3385326 Correo electrónico: [email protected]@shd.gov.co 6. Contactos SISPAC
29 Flor Marina Bernal Cubides Profesional Especializado Teléfono: 3385330 Correo electrónico: [email protected]@shd.gov.co Diana Patricia Garzón Otalora Profesional Especializado Teléfono: 3385567 Correo electrónico: [email protected]@shd.gov.co Víctor Raúl López Hernández Profesional Especializado Teléfono: 3385328 Correo electrónico: [email protected]@shd.gov.co 6. Contactos SISPAC
30 Gracias