1 PROCEDIMIENTODEINCORPORACIÓNEN ELSISTEMAPAC - SISPAC -DELA PROYECCIÓN DELPAC2016 PARA LOS FONDOS DE DESARROLLO LOCAL - FDL Secretaría Distrital de Hacienda Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Noviembrede2016
2 Antes de comenzar este proceso, es Subdirección de Planeación Financiera e Inversiones Oficina de Planeación Financiera 2 muy importantetener disponible la información completa y revisada del programa Anual Mensualizado de Caja - PAC 2016, ya que una vez incorporada o grabada en el SISPAC, no se podrá modificar por la entidad. Este Pac Inicial, cuya veracidad e idoneidad están certificando, será base para el cálculo de importantes indicadores con los que se evaluará la gestión de la Localidad – FDL y que se presentarán regularmente a la Alcaldía Mayor. Para estos efectos, se tomará el PAC existente en el sistema el día 15 de enero de 2016. Este PAC Inicial será sometido a revisión estadística contra los resultados de ejecución de años anteriores y se le realizarán los cambios que la DDT estime convenientes.
3 Este instructivo se diseñó para facilitar la tarea de incorporación del PAC Initial 2016 al Sistema PAC en un lenguaje simple, sencillo y didáctico. Por favor, guíese por los numerales en forma consecutiva. Sin embargo, si esa entidad considera que es necesaria capacitación presencial o se presenta alguna duda o inquietud, por favor NO DUDE en comunicarse inmediatamente a la Oficina de Planeación Financiera donde gustosamente serán atendidos y acompañados durante el proceso. Si esto no ocurre, entenderemos que el tema es totalmente claro para todos los intervinientes. 3
4 Tabla de Contenido 4 1.Ingreso al Sistema PAC – SISPAC 2.Menú principal del Sistema PAC – SISPAC 3.Selección del Rubro Presupuestal a distribuirse durante la vigencia 2016 4.Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016 5.Impresión de Informes 6.Portal WEB – Secretaría Distrital de Hacienda – Tesorería Distrital 7.Contactos
5 1.Ingresar al Sistema PAC - SISPAC 1.1 IngresamosalPortal 1.1 ExtranetdelaSecretaría Distrital de Hacienda –SDH digitandoennuestro 1.2 exploradorlasiguiente dirección: http://extranet.shd.gov.co 1.2 Seleccionamos con el puntero del mouse el logo o aplicativo de PAC. 5
6 1.Ingresar al Sistema PAC - SISPAC 1.3 Transcribimos,en minúsculasomayús- culas, el usuario o Username asignado por la SDH. 1.4 1.4 Transcribimos, en minúsculas o mayús- culas, la Clave o Password asignado por la SDH. 1.5 1.5 Transcribimos, en minúsculas o mayús- culas, el nombre de la base de datos que se debe consultar, que será siempre BDAF. 1.3 1.4 1.5 1.6 Finalmente, ingresamos al SISPAC picando con el puntero del mouse en Connect 6
7 2.Menú principal del Sistema PAC - SISPAC 2.1 EnelMenúprin- cipal,seleccionamosla opción Pac Inicial. 2.12.2 2.2 EnelMenúdela opciónPacInicial seleccionamos la opción 2.3 Vigencia. 2.3Nota: Para salir de cualquierpantallaydel Sispac, utilice siempre la “puerta”quese encuentraenlaparte superiordelaventana, enlalínea inmediatamenteinferior al Menú principal. 7
8 3.Selección del Rubro Presupuestal a distribuir durante la vigencia 2016 3.2 Código Presupuestal 3.1 3.1 Escogemos conun click,cualquieradelos recuadros osubcódigos del Código Presupuestal, esdecir,Grupo,SubG, Cta, Aux, SubAux, Prog, Proy, Ord, Fuente, o Det. En esta pantalla seleccio- namos Fuente. 3.2 Seleccionamosla opción Insertar (la Cruz Verde) que se encuentra en la segunda línea del menú, lo que nos “limpia” losdatosquepresenta estapantalla,como podemosverenla siguiente diapositiva. 8
9 3.Selección del Rubro Presupuestal a distribuir durante la vigencia 2016 3.3 Seleccionamoscon unClickdelpunterola flecha que se encuentra alfinaldelCódigo Presupuestal, lo que nos 3.3 presentará el listado de Código Presupuestal losRubrosPresu- puestales aún pendientes de programar.Tenga en cuentaquedeeste listadodesaparecenlos RubrosPresupuestales de uno en uno, una vez queden programados. 9
10 3.Selección del Rubro Presupuestal a distribuir durante la vigencia 2016 3.4 Esta nueva ventana quenospresentael SISPAC,sepuedeam- pliar para que incluya el Con un Click sostenido en esta zona, desplazamos laventana Código presupuestal y poder trabajar con mayor seguridad al escoger los Rubros Presupuestales. completa Para este fin, colocamos ListadeRubros Presupuestales Con un Click sostenido, desplazamos estos bordes o extremos a la izquierda o el puntero sostenido en losbordesoextremos del cuadro y los despla- derecha, de tal manera que zamosala izquierdao podamosvisualizarelCó- digo Presupuestal completo que se ubica a la derecha derecha. También pode- mosdesplazartodoel cuadro dentro de la ven- tanaconunclicksos- tenido en la banda pun- teadasuperiordel mismo. 10
11 3.Selección del Rubro Presupuestal a distribuir durante la vigencia 2016 3.5 Una vezcontemos con la ventana extendida, nospodemosdesplazar entre la Descripción del Rubro Presupuestal y el Códigodelmismo,con 3.6 el“ascensor”obarra horizontalquese encuentraenlaparte inferior de la ventana. 3.6Seleccionamosel Rubroquevamosa programar con un clik. 3.53.7 3.7PicamosenOK (seccióninferiordela ventana)paraqueel SISPAC “tome”o “asu- ma” nuestra selección. 11
12 4. Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016 4.1 Porningúnmotivo, debemoscolocarsuma algunaenlascasillas Suspensión o Sin Situa- ción de Fondos. Estas casillas están reservadas para recursos que cum- planesascondiciones, situación que hoy no se presenta en los FDL. 4.2 Una vez tengamos en pantalla el Rubro Presu- 4.1 puestal, siempre debe- mos picar la casilla Pac 4.2 Aprobado, lo que inme- diatamente carga el valor quepresentalacasilla Apropiación Definitiva. 12
13 Acontinuación, la 4.3 picamos Rezago casilla yenella colocamos manualmente, la cifra que de este Rubro consideramos que se pagará en la siguiente vigencia,o bien, colocamos aquel monto o apropiación de la que no tenemos información de ejecución. ejemploes Eneste cero(0). Desdeluego,también podríamoscolocar,por lasmismas anteriores,la razones totalidad delvalordela Apropiación Definitiva. 4.3 13 4. Distribución de los Rubros presupuestales durante la vigencia 2016
14 4. Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016 4.4 Observemosquela casillaADistribuircal- cula la diferencia entre la casillas Pac Aprobado y Rezago,yserásiempre cero(0)ounvalor positivocomoeneste ejemplo. Nunca debe ser 4.5 un valor negativo. 4.5 Acto seguido, debe- mospicar o seleccionar, siempre, halla o no saldo delaApropiaciónpor proyectar,cualquierade las casillas de los meses del recuadro situado en la 4.4 esquina inferior derecha. 14
15 4. Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016 4.6 El paso siguiente es transcribir en las casillas de la columna Valor y en el mes respectivo (nos podemos situar con el puntero del mouse o con las flechas de desplaza- miento), los valores que resultaron del ejercicio de planeación efectuado por la entidad y que reco- mendamos registrar en una hoja de cálculo con anterioridad. Debe distri- buírse obligatoriamente el 100% del saldo que resultare en la casilla A Distribuír, tal cual aparece en este ejemplo. 4.6
16 4.6 Es muy importante aúnsi la dela recordarque, totalidad Apropiación Definitiva se colocó en la casilla de Rezago, es decir, que la proyección a colocar en Mes los meses del 2016 es cero (0),es imprescindible picar la del columna recuadro inferior delaesquina derechay continuar con el paso. De lo contrario, no se podría continuar con el proceso de incorporación de información. 4.6 4. Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016
17 4.7 Una vez finalizadas lasaccionesanteriores, debemos “grabar” o incorporar al SISPAC la proyección del Rubro Presupuestal que hemos hecho. Para realizar esta acción, debemos picar o seleccionar el icono Grabar que se encuentra en el margen superior de la ventana, costado derecho del menú, y que es representado por un disquete. 4.7 17 4. Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016
18 4.8 El sistema entonces nos nueva presentaráuna pantallapara aprobación. Picamos o seleccionamos la casiila OK de esta ventana. 4.8 4. Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016
19 Finalmente, 4.9 sistema el nosindicaa travésde queel registroo otra ventana proceso de grabación ha sido exitoso, por lo que debemos confirmarlo picando o seleccionando la casilla Aceptar, con lo que terminamos con el Rubro Presupuestal que habíamos seleccionado inicialmente. debemos repetirel hacer proceso A continuación,lo que es con cada uno de los Rubros Presupuestales que figu- ran en nuestra entidad. 4.9 4. Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016
20 4.11 Código Presupuestal 4.10 4.10 Picamosnueva- mente en cualquiera de los recuadros osubcó- digos del Código Presu- puestal, es decir, Grupo, SubG, Cta, Aux, SubAux, Prog, Proy, Ord, Fuente, o Det. En esta pantalla seleccio- namos Fuente. 4.11 Seleccionamosla opción Insertar (la Cruz Verde) que se encuentra en la segunda línea del menú, lo que nos “limpia” losdatosquepresenta estapantalla,como podemosverenla siguiente diapositiva. 4. Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016
21 4.12 Seleccionamos otra vezconelpunterodel mouse, la flecha que se encuentraalfinaldel CódigoPresupuestal,lo 4.12 quenuevamentenos Código Presupuestal presentará el listado de losRubrosPresu- puestales aún pendientes de programar.Tengaen cuentaquedeeste listado ya desapareció el Rubro Presupuestal que distribuímos o programa- mos anteriormente. Este proceso se debe repetir contodoslosRubros Presupuestales. 21 4. Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016
22 4.13 Extendemosla ventana(VerNumeral 3.4 )yseleccionamos picando el nuevo Rubro que vamos a programar delalistaquenos 4.13 presenta el sistema, que comoyasabemos,son los Rubros pendientes. 4.14 PicamosenOK (seccióninferiordela ventana)paraqueel SISPAC “tome”nuestra Barra de desplazamiento 4.14 selección y seguimos con los numerales 4.1 a 4.9 hastaterminar la totalidad de los Rubros Presupuestales. 22 4. Distribución de los Rubros Presupuestales durante la vigencia 2016
23 5. Impresión de informes Menú Principal 5.1 5.2 5.3 Unavezhayamos incorporadotodoslos RubrosPresupuestales quenospresentael SISPAC,debemosrevi- zar los frutos de nuestro trabajo. 5.1 Ingresamos al Menú Principalyselecciona- moscon el puntero del mouselaopción Informes. 5.3 Finalmente, seleccionamos con el puntero del mouse la opción Reportes por Entidad del menú Vigencia. 5.2 Seleccionamos con el puntero del mouse la opciónVigenciadel Menú Informes.
24 5. Impresión de informes En esta nueva pantalla del sistema, debemos es- coger los parámetros del informe. 5.4 En la sección Reporte Programa- ción, seleccionamos pi- cando con el puntero del mouse, el círculo del se- mestre que deseamos imprimir. Marcamos o pica- 5.5 mosla Fuentes, opciónNivel detalmodo que se mostrará el mayor detalle. Si no se marca, se imprimirá a nivel de Rubro Presupuestal. 5.5 5.4
25 5.6 Acto seguido,identi- ficamosnuestraentidad 5.6 enlasecciónParáme- tros así: picamos la ca- sillaVigencia y anota- mos la vigencia que en este caso es 2010; pica- mos la casilla Entidad y señalamosnuestraenti- dad con el puntero; pica- mosenUnidEjec.y escogemoslaunidad ejecutora; y, final-mente, 5.7 picamos en Fecha Cor- te y anotamos la fecha. 5.7 Finalmente, picamos en IMPRIMIR. 25 5. Impresión de informes
26 5.8 El SISPAC entonces presentará la programación que hemos incorporado para el primer semestre del 2016 en un informe en Acrobat de este estilo que vemos abajo, que desde luego puede ser impreso para consulta Inmediatamente después debemos volver al módulo de Informes y recorrer nuevamente los numerales 5.4 a 5.7, escogiendo o señalando el círculo del segundo semestre. Este será entonces nuestro PAC Inicial 2016. 26 5. Impresión de informes
27 Nasly Jennifer Ruíz Gonzalez Tesorera Distrital Tel.3385291 Correo Electrónico: [email protected]@shd.gov.co Adriana Osorio Rincón Subdirectora de Planeación Financiera e Inversiones Tel. 3385316 Correo electrónico: [email protected] [email protected] William Abel Otero Millán JefeOficina de Planeación Financiera Tel. 3385326 Correo electrónico: [email protected]@shd.gov.co 5. Contactos
28 Víctor Raúl López Hernández Profesional Especializado Tel. 3385328 Correo electrónico: [email protected] [email protected] Flor Marina Bernal Profesional Especializado Tel. 3385347 Correo electrónico: [email protected]@shd.gov.co Diana Patricia Garzón Otalora Profesional Especializado Tel. 3385330 Correo electrónico: [email protected]@shd.gov.co 5. Contactos