1 PROCES - baza systemu Jacek Węglarczyk
2 Proces to zbiór działań wewnątrz firmy, wykonywanych w celu dostarczenia klientowi konkretnej usługi lub produktu czyli proces to sekwencja działań, mających na celu przekształcenie stanu wejściowego w stan wyjściowy / oba precyzyjnie zdefi-niowane / z wykorzystaniem niezbędnych do tego zasobów i ukierunkowaniem na realizację oczekiwań klienta.
3 Co to jest ? Stan wejściowy Zasoby Stan wyjściowy- wymagania klienta, informacja, materiał Zasoby - wyposażenie, metody, wiedza, personel Stan wyjściowy - produkt, usługa, informacja
4 NORMA ISO 9001 ; p. 4.1 Organizacja powinnaa / zidentyfikować procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością i ich zastosowanie w organizacji b / określić sekwencję tych procesów i ich wzajemne oddziaływanie c / określić kryteria i metody potrzebne do zapewnienia skuteczności zarówno przebiegu, jak i nadzorowania tych procesów d / zapewnić dostępność zasobów i informacji niezbędnych do wspomagania przebiegu i monitorowania tych procesów e / monitorować, mierzyć i analizować te procesy i f / wdrażać działania niezbędne do osiągnięcia zaplanowanych wyników i ciągłego doskonalenia tych procesów. Organizacja powinna zarządzać tymi procesami zgodnie z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej.
5 MAPOWANIE PROCESÓW P Z W 1 PP W 2 PW PP - proces podstawowyPZ - procesy zarządzania PW - procesy wspomagające W 1 – proc. przed-prod. W 2 - pr. po-prod.
6 MAPOWANIE PROCESÓW PP C.S. W.R. M.S. ............. EMS Z M P PZ - zaopatrzenie (surowce) M - media, materiały P - planowanie, przygotowanie P - produkt C.S. - cięcie szkła W.R. - wykonywanie ramek M.S. - mycie szkła
7 Układy i sekwencje podprocesówMAPOWANIE PROCESÓW PP ..... ..... Układy i sekwencje podprocesów
8 MAPOWANIE PROCESÓW W1 Planowanie produkcji Przygotowanie produkcjiZaopatrzenie i logistyka Marketing ( W PW ) Projektowanie wyrobu ( W PW )
9 MAPOWANIE PROCESÓW W2 Dystrybucja Spedycja MagazynowanieReklamacje ( W2, PP PW ) Fakturowanie ( W PW )
10 MAPOWANIE PROCESÓW PP CONTROLLING UTRZYMANIE URZĄDZEŃ PW
11 ZARZĄDZANIE FINANSAMI ZARZĄDZANIE PERSONELEMMAPOWANIE PROCESÓW ZARZĄDZANIE FINANSAMI ZARZĄDZANIE PERSONELEM PP
12
13 Procesy sfery przed – produkcyjnejPrace badawczo – rozwojowe Planowanie produktów i przedsięwzięć Projektowanie i przygotowanie inwestycji Realizacja inwestycji
14 Procesy sfery produkcyjnejPlanowanie operacyjne Procesy realizacji produktu Procesy kontroli i monitorowania Nadzór produkcji i działania korekcyjne Nadzorowanie procesów specjalnych Działania dot. identyfikacji i identyfikowalności Kontrola końcowa
15 Procesy sfery po – produkcyjnejZabezpieczenie wyrobu podczas działań logistycznych Dostarczenie wyrobu do klienta Obsługa serwisowa
16 Procesy pomocnicze Nadzorowanie wyrobu niezgodnegoKomunikacja i obieg informacji Zabezpieczenie finansowe / operacyjne / Nadzór zakupów / w tym logistyka, dobór dostawców, kontrola dostaw /
17 Procesy związane z klientamiIdentyfikacja potrzeb i oczekiwań / marketing / Zawieranie umów Informowanie i ofertowanie Obsługa reklamacji Badanie zadowolenia klienta Pomoc związana z użytkowaniem wyrobu
18 Procesy zarządzania systemowegoNadzór dokumentacji Auditowanie wewnętrzne Prowadzenie działań korygujących i zapobiegawczych Analiza danych
19 Procesy zarządzania Nadzór kierownictwa / polityka, cele, planowanie,przeglądy zarządzania /
20 WDRAŻANIE SYSTEMU METODĄ PROCESOWĄSpisać / możliwie szczegółowo / podstawowe dla organizacji działania decydujące o realizacji potrzeb i wymagań klienta. Pogrupować działania / procesy / ze względu na : - wspólne cele ~ - wspólne metody postępowania z uwzględnieniem dotychczasowej struktury firmy. Określić powiązania i sekwencje pomiędzy określonymi grupami procesów. Dokonać oceny : - biznesowej / p. procesy wg podziału / - zgodnie z wymaganiami ISO 9000 / w przypadku QMS / - wg cyklu PDCA
21 Wykonać działanie jw. w odniesieniu do dostawców. Ocenić mapę i poszczególne procesy z punktu widzenia klienta firmy – także grup klientów. Wykonać działanie jw. w odniesieniu do dostawców. Ocenić otoczenie firmy, które ma lub może mieć wpływ na kształt mapy lub poszczególnych procesów. Określić ewent. wyłączenia – najlepiej w trybie zbliżonym do czasowej karencji i określić postępowanie wobec wyłączonych elementów firmy. Określić potrzeby specjalnego nadzoru – co powinno wynikać ze strategii firmy lub polityki jakości / QMS / - tzw. procesy krytyczne. Określić ewent. wymagania prawne / inne, które mają wpływ na przebieg lub wyniki procesów.
22 Dokonać korekty mapy procesów na bazie analizy w punktach 4 – 10 powyżej. Opracować zasady dokumen-towania procesów i zakres dokumentacji. Wskazać i określić odpowiedzialności. Dokonać weryfikacji struktury organizacyjnej firmy w oparciu o uzgodnioną strukturę procesową i odpowiedzialności. W/w działania należy prowadzić w sposób ciągły.
23 SKUTECZNOŚCI I EFEKTYWNOŚCIWSTĘPNA ANALIZA SKUTECZNOŚCI I EFEKTYWNOŚCI 1. ANALIZA PODSTAWOWA przegląd polityki – ramy dla celów ocena celów na poziomach i dla funkcji ocena planów osiągania celów analiza procesów krytycznych weryfikacja i ustalenie procesów wspomagających audit kryteriów i zasobów prognoza efektów i zapisów ocena skuteczności procesów. 2. WDROŻENIE - wprowadzenie do budowanego systemu. 3. KONTROLA - audit systemowy.
24 Jak działa firma zorientowana na procesyDoskonalenie procesów jest głównym narzędziem wdrażania strategii. Jest to bowiem metoda kompleksowa. Podejście procesowe opiera się na praktyce rzeczy-wiście oddającej efektywność jednostek firmy. Przydział zasobów odbywa się na bazie analizy efektywności i potrzeb procesów. Promuje się współpracę międzyfunkcyjną - na drodze procesowej, przed pragmatyką służbową. Rozwiązywanie problemów koncentruje się na eliminacji pierwotnych przyczyn nieciągłości procesu lub systemu.
25 W konwencjonalnie zarządzanym przedsiębiorstwie / organizacji / tylko15 – 20% procesów rzeczywiście powiększa wartość dodaną produktu, pozostała część jest marnotrawieniem materiałów, maszyn i pracy ludzkiej. / dane BCG – USA /
26 LITERATURA 1. Seria norm ISO 9000 : 20002. MILLER P. Podejście procesowe przy tworzeniu systemów … AE Kraków, 2002