1 Procesos para aplicar el Sistema de Gestión de Calidad InstitucionalEstamos dejando la era de las organizaciones organizadas y pasamos a una era en la que es crucial poseer la facultad de entender, facilitar y alentar los procesos de autoorganización. Gareth Morgan Aquello que es utópico no es lo inalcanzable, no es idealismo; es un proceso dialéctico de denunciar y anunciar, denunciar la estructura deshumanizante y anunciar la estructura humanizante. Paulo Frei Procesos para aplicar el Sistema de Gestión de Calidad Institucional El siglo XXI se caracterizará por ser la era de la sociedad del conocimiento… El conocimiento constituirá el valor agregado fundamental en todos los procesos de producción de bienes y servicios de un país, haciendo que el dominio del saber sea el principal factor de su desarrollo auto sostenido. Raúl García Tlapaya Ramón R. Abarca Fernández
2 Alicia le preguntó al Gato:Como reflexión, recordemos la cita del cuento “Alicia en el País de las Maravillas”, de Lewis Carroll: Alicia le preguntó al Gato: “Por favor, ¿me podrías decir por dónde tengo que ir?” “Eso depende de adónde quieras ir”, le respondió el Gato. “No me importa adónde”, dijo Alicia “ “Entonces da igual el camino que escojas”, aclaró el Gato. Ramón R. Abarca Fernández
3 Ramón R. Abarca FernándezAlgunas exigencias Entender conceptos fundamentales: proceso, procedimiento, mapa de procesos, ficha de proceso, indicador, etc. Conocer y familiarizarse con los formatos y herramientas necesarias para el desarrollo de una gestión por procesos. Entender qué significa gestionar una Entidad por procesos y conocer sus ventajas. Identificar procesos estratégicos, clave y de soporte de cada Entidad. Aprender y realizar un Mapa de Procesos. Aprender y realizar fichas de proceso. Ramón R. Abarca Fernández
4 Ramón R. Abarca Fernández¿Que son los procesos? Los procesos están integrados por cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministre un producto a un cliente externo o interno. Un proceso de la entidad consiste en un grupo de tareas lógicamente relacionadas que emplean los recursos de la organización para dar resultados definidos logrando los objetivos institucionales. Un proceso es simplemente un conjunto de actividades estructuradas y medidas, designadas para producir una salida específica, para un cliente o mercado en particular. Un conjunto de tareas, lógicamente relacionadas, que existen para conseguir un resultado bien definido dentro de la entidad; por lo tanto, toman una entrada y le agregan valor para producir una salida. Ramón R. Abarca Fernández
5 Qué es un Proceso Proceso Entrada Salida ProductoEficacia del proceso = capacidad para alcanzar los resultados deseados (Foco de la Norma ISO 9001:2000 (Procedimiento*: “Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso” – puede estar documentado o no) (http://www.expero2.eu/expero1/hypertext/documenti/govaq/GLOSARIO_DE_TERMINOLOGIA_SOBRE_CALIDAD.pdf) Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan Entrada Salida Producto (“Resultado de un proceso”) (Incluye los recursos) Eficacia del proceso = resultado alcanzado con recursos utilizados (Foco de la Norma ISO 9001:2000 Oportunidades de seguimiento y medición (Antes, durante y después del proceso) Nota – Esta es la definición de procedimiento dada en la norma ISO 9000:2000. No significa necesariamente uno de los 6 “procedimientos documentados” requeridos por la Norma ISO 9001:2000 Ramón R. Abarca Fernández
6 Proveedor Cliente Feedback FeedbackEl proceso debe comenzar a partir de la identificación de las necesidades y expectativas del cliente, y terminar con la satisfacción efectiva de las mismas. Responsables de los procesos Gestión por procesos Procesos Inputs o Entradas Outputs o salidas Proveedor Cliente Productos Servicios Materiales Información Límites Sistema de control Medios y recursos Feedback Feedback Ramón R. Abarca Fernández
7 Fuentes de Información para mejorar los ProcesosNecesidades y expectativas Problemas o quejas Bench Marketing Información del Cliente Interés de la Dirección Nuevas tecnologías Proce so Información del Medio Ambiente Información de la Organización Regulaciones Oficiales (Gobierno) Intereses de la gente que hace el trabajo Información del Proceso Impacto ecológico Indicadores de desempeño Ramón R. Abarca Fernández
8 Gestión de los procesosIdentificar los procesos esenciales, y las actividades de los mismos. P Determinar la secuencia e interacción de los procesos. Determinar los criterios y métodos para la operación y control de los procesos V A P H H Asegurar la disponibilidad de los recursos e información necesarios para apoyar la operación de los procesos V Medir, hacer monitoreo y análisis de los procesos Implementar acciones necesarias para lograr resultados planificados y la mejora A Ramón R. Abarca Fernández
9 Ventajas del diagrama de flujo e ideas clavePermite una comunicación con una única interpretación. Proporciona un impacto visual que hace visible el proceso de forma global. Ayuda a clarificar las responsabilidades: quién hace qué. Ayuda a analizar la efectividad de las diferentes actividades para conseguir los objetivos del proceso. Son muy útiles en el momento de mejorar y rediseñar el proceso. Ideas clave: Conjunto de actividades Ordenadas en fases sucesivas e integradas Conducen a un resultado de valor para un cliente Cada actividad va añadiendo valor al resultado final Están alineadas con la misión organizativa Ramón R. Abarca Fernández 9
10 Ramón R. Abarca FernándezDiseño de Proceso Fases Fase 2 Seleccionar Proceso o Sistema Fase 1 Definir Objetivos de Análisis Fase 3 Describir Proceso Fase 4 Desarrollar Diseño Mejorado Fase 5 Obtener Aprobación Gerencial de Nuevo Diseño Fase 6 Implementar Nuevo Diseño Ramón R. Abarca Fernández
11 Claves de la gestión por procesos1. DEFINIR LOS PROCESOS. ¿Qué hay que hacer y quién debe hacerlo? 2. NORMALIZAR PROCESOS ¿Cómo hay que hacerlo para que salga bien? 3. MEDIR LOS PROCESOS ¿Se está haciendo bien? 4. TRABAJAR DESDE LA PERSPECTIVA DE LA MEJORA CONTINUA ¿Cómo mejorar y cómo innovar? Ramón R. Abarca Fernández
12 Enfoque basado en procesosPROCESOS GERENCIALES PROCESOS DE MEDICION ANALISIS Y MEJORA Responsabilidad de la Dirección Gestión de los recursos Medición, Análisis y mejora entrada Salida Realización del Producto PROCESOS DE SOPORTE PROCESOS DE SOPORTE Ramón R. Abarca Fernández
13 Enfoque basado en procesos en las organizaciones educativasLas organizaciones educativas deben definir sus procesos, de carácter multidisciplinar, como: Proceso estratégico para definir el papel de la organización en el entorno socioeconómico. Mantenimiento del ambiente de trabajo. Desarrollo, revisión y puesta al día de los planes de formación. Admisión y selección de las solicitudes del estudiantado. Seguimiento y evaluación de la formación del estudiante. Evaluación final para otorgar un título académico u otra forma de reconocimiento. Ramón R. Abarca Fernández
14 Definir objetivos de CalidadEs “algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad” (NTCGP 1000:2004). Los objetivos de calidad concretan la política de calidad en propósitos alcanzables, con metas específicas y un horizonte de tiempo definido. Intenciones declaradas en la Política de Calidad como eficacia, oportunidad, idoneidad, cuyos valores sean medibles mediante indicadores y permitan mostrar que la entidad mejora continuamente su SGC. La formulación de objetivos debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: Los objetivos deben ser coherentes con los compromisos declarados en la Política de Calidad. Los objetivos deben ser claros y específicos; es decir que no permitan varias interpretaciones. Los objetivos deben ser medibles. Es decir que puedan expresarse a través de metas; por ello es necesario que a cada objetivo se le asocie por lo menos una meta cuantificable y uno o más indicadores para hacer seguimiento al logro de esa meta. Los verbos con que se defina cada objetivo deben facilitar esta medición (incrementar, disminuir, aumentar, etc.). El uso de verbos como “propender por”, “tratar de”, “coadyuvar a”, declaran un propósito pero no facilitan su medición. Ramón R. Abarca Fernández
15 Ramón R. Abarca FernándezEs necesario recordar que los procesos ya existen dentro de una organización, de manera que el esfuerzo se debe centrar en identificarlos y gestionarlos de manera apropiada. Debe precisarse qué procesos son los suficientemente significativos como para que deban formar parte de la estructura de procesos y con qué nivel de detalle. Principales factores para la identificación y selección de los procesos Influencia en la satisfacción del cliente. Los efectos en la calidad del producto/servicio. Influencia en Factores Clave de Éxito (FCE). Influencia en la misión y estrategia. Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios. Los riesgos económicos y de insatisfacción. Utilización intensiva de recursos. Ramón R. Abarca Fernández
16 Los objetivos derivados de la Política institucionalLos objetivos se derivan de la Política de Calidad de la Organización y han de ser alcanzados. Cuando los objetivos son cuantificables se convierten en metas y son medibles. Es decir la política de Calidad es previa a la fijación de los objetivos, estableciendo el marco en el cual se han de definir. La ISO 9001 respecto a la Política de Calidad establece lo siguiente: La alta dirección debe asegurar que la Política de la Calidad: Es adecuada al propósito de la organización. Incluye el compromiso de satisfacer los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad Se comunica y entiende dentro de la organización Se revisa para conseguir que se mantenga adecuada continuamente. Ramón R. Abarca Fernández
17 Tipos de indicadores y característicasIndicadores de eficacia: Miden lo bien o lo mal que un proceso cumple con las expectativas de los destinatarios del mismo. Indicadores de eficiencia: Miden el consumo de recursos del proceso. Características: Que midan algo importante y relevante Que estén relacionados con los objetivos del proceso Que tengan una interpretación única Que sean medibles con facilidad Que tengan unas fuentes de verificación asequibles Que estén claros los estándares de calidad de cada indicador, es decir, saber para qué se va a medir Adaptados al nivel de responsabilidad Aceptados por los participantes Ramón R. Abarca Fernández
18 Preguntas cualitativas Tiempo para lograr el objetivoRelación entre objetivos, indicadores y posibles preguntas Objetivo indicadores Preguntas cualitativas Tiempo para lograr el objetivo identificación Características o peculiaridades ¿Cuál es el fenómeno? ¿Cómo se llama? Día. Mes. Año Descripción Prevalencia del fenómeno Frecuencia de ocurrencia ¿Cuáles son las dimensiones del fenómeno? ¿Qué variaciones existen? ¿Qué es importante acerca del fenómeno? Exploración Factores relacionados con el fenómeno Antecedentes del fenómeno ¿Cuáles son todas las características del fenómeno? ¿Qué está ocurriendo realmente? ¿Cuál es proceso por el que surge o se experimenta el fenómeno? Explicación Asociaciones medibles entre fenómenos Factores que ocasionan el fenómeno ¿Cómo se actúa el fenómeno? ¿Por qué existe? ¿Cuáles su significado? ¿Cómo se originó el fenómeno? Predicción y control Ocurrencias del fenómeno Modificamos del fenómeno por alguna intervención ¿Por qué se dan? ¿Es posible controlar la ocurrencia del fenómeno? Ramón R. Abarca Fernández
19 Etapas del sistema de gestión para el plan de desarrollo2 Planificación de la estrategia Desarrollo de la estrategia 1 Creación de mapa estratégico ¿Cómo expresamos nuestra estrategia? Selección de indicadores y metas Cartera de iniciativas (acciones estratégicas) Clarificación ¿Por qué estamos en este quehacer? Análisis estratégicos ¿Cuáles son los problemas que afectan nuestra estrategia? Formular estrategia ¿Cómo podemos competir mejor? Planificación estratégica Mapa estratégico BalanceScordCard (BSC), Objeti.Estra., Indica.,Metas 6 Probar y adaptar Alinear la Organización 3 Reunión para probar y adaptarla estrategia ¿Está funcionando nuestra estrategia? Análisis de rentabilidad Alinear unidades institucionales Alinear unidades de soporte Alinear empleados Planificación estratégica Talento de control Requerimientos de recursos Presupuestos Desarrollo de la estrategia 5 4 Planificar Operaciones Reuniones de revisión de las operaciones ¿Están nuestras operaciones bajo control? Reuniones de revisión de la estrategia ¿Estamos ejecutando adecuadamente la estrategia? Rediseño de procesos claves Desarrollar el plan de actualización de recursos Ejecución Ramón R. Abarca Fernández
20 Procesos del SGC P H A V Proceso Principal Proceso de gestiónProcesos para definir la política y los objetivos de la calidad Procesos de comunicación Revisión por la dirección P H Proceso de gestión Determinación y provisión de recursos Recurso humano Definición de la infraestructura Definición del ambiente de trabajo Procesos del SGC Procesos de medición, análisis y mejora Procesos para demostrar conformidad del producto Conformidad del SGC Mejoras continua A Proceso de realización del producto Planificación Procesos relacionados con el cliente Procesos de diseño y desarrollo Procesos de compras Producción y prestación del servicio Control de dispositivos de medición y seguimiento V Ramón R. Abarca Fernández
21 ¿Qué es el mapa de procesos?Es un modelo donde se muestran todos los procesos necesarios y suficientes para que la universidad pueda realizar su gestión. Permite considerar la forma en que cada proceso se vincula vertical y/o horizontalmente con otros, muestra sus relaciones y las interacciones dentro de la organización; pero, sobre todo, también con las partes interesadas fuera de la organización, formando así el proceso general de ésta. Posibilita identificar los procesos y conocer su estructura, reflejando las interacciones entre los mismos. Ramón R. Abarca Fernández
22 Pasos para diseñar el mapa de procesosDefinición 1. Identificar los procesos Hacer un inventario de todos los procesos y actividades que desarrolla la universidad. Asegurarse de que están incluidas todas las actividades que se realizan en alguno de los procesos. 2. Nombrar los procesos Elegir nombres para los procesos identificados 3. Seleccionar los procesos Elegir sólo aquellos que aporten valor. 4. Agrupar los procesos de acuerdo a su contenido o tipología Procesos Estratégicos. Procesos Operativos o de Prestación de Servicios. Procesos de Soporte. 5. Establecer la secuencia e interacción de los procesos Dibujarlos en el Mapa de acuerdo a esa secuencia. Ramón R. Abarca Fernández
23 Eje fundamental: Creación y difusión del conocimiento culturalInvestigación e Innovación Comunicación y mercadeo estratégico Gestión de la generación de conocimiento Gestión de la transferencia de conocimiento Adquisiciones Tesorería Administrativo y financiero Estrategia Aprendizaje y docencia Gestión de la calidad Gestión humana Contable Gestión de programas académicos Gestión docente Gestión de programas académicos Proyección Social Ingresos Gestión de la generación de conocimiento Gestión de recursos físicos y magnéticos Identidad Institucional Bienestar institucional Proyección Solidaria Ejes configurables: Cultura, calidad, internacionalización Ramón R. Abarca Fernández
24 Procesos Estratégicos Satisfacción del ClienteDefinidos los procesos, a considerar, se debe establecer el mapa de procesos en el cual se evidencie las interrelaciones de los mismos y cómo, empleando una gestión basada en procesos, la universidad puede llegar a ser más competitiva y ampliar su oferta. Procesos Estratégicos Planeación Estratégica Revisión por la autoridad Planeación Financiera Procesos Misionales Necesidades del cliente y partes interesadas Generación de proyectos Mercadeo y ventas Logística Contratos, Pagos y Comisiones Activaciones Satisfacción del Cliente Jurídico Sistemas Tesorería, Facturación y Cartera RR HH Procesos de Soporte Procesos de Mejora Elaboración de documentos y control de registros Acciones de Mejoramiento y Auditoría Control Interno Ramón R. Abarca Fernández
25 Procesos estratégicosMapa de procesos Procesos estratégicos Gestión Directiva Gestión de Calidad Direccionamiento estratégico Revisión por la dirección Planeación y autoevaluación Institucional Comunicación Gestión documental Control de documentos y registros Control del producto o servicio No conforme Acciones preventivas, Correctivas y de Mejora Satisfacción de la comunidad Auditoría interna Satisfacción de la comunidad educativa Procesos misionales Necesidades y expectativas de la comunidad educativa Gestión de matrícula Gestión académica Gestión comunitaria Admisión y matrícula Libros reglamentarios Planeación curricular Ejecución curricular Evaluación y promoción académica Convivencia Procesos de ayuda Gestión administrativa/financiera Gestión del talento humano Inducción y reinducción Gestión de la seguridad y la salud en el trabajo Evaluación del desempeño Formación y actualización Presupuesto y contabilización Contratación Administración de recursos, bienes y servicios Reporte de novedades Mejora continua Ramón R. Abarca Fernández
26 Requisitos Clientes Requisitos ClientesMapa de procesos en instituciones educativas Procesos de Dirección Relaciones con Clientes Relaciones con Clientes Planificación académica Finanzas y presupuesto Educandos Padres o tutores Organizaciones que contratan servicios educativos Empleadores y futuros empleadores El Estado Control de estudios Organización y métodos Evaluación institucional Procesos claves Investigación Docencia Proyección social Egresados Proyectos de investigación Vinculación con las comunidades Especificaciones Requerimientos Necesidades Solicitudes Requisitos Clientes Requisitos Clientes Procesos de apoyo y gestión de recursos RRHH Administración RRPP Planta física Desarrollo estudiante Mantenimiento Biblioteca Telemática Retroalimentación Retroalimentación Ramón R. Abarca Fernández
27 Direccionamiento EstratégicoEntorno Regulativo Decisión del Consejo Universitario Marco Normativo Sectorial Misión Visión Principios y Valores Subsistema Estratégico Políticas Institucionales Investigación Docencia Proyección Social Administrativas y de Apoyo Plan de Desarrollo Componentes Gestión de la Calidad Académica y Administrativa Comunicación Componentes Gestión Operativa Plan: Desarrollo universitario; Plan sectorial de Educación Subsistema de Gestión Página Web Sistema de Información Medios de Comunicación Archivo Institucional Plan Indicativo; Plan Anual de Acción; Seguimiento y Control Académico y Administrativo Acreditación de Alta Calidad; Gestión Procesos Componentes Gestión de la Evaluación Indicadores de Gestión Estadísticas Autoevaluación; Evaluación de Gestión y Resultados; Auditorías; Evaluación del Desempeño Eficiencia, eficacia, efectividad e impacto Académicas, Financieras, Análisis de mercado e impacto Subsistema de Evaluación Planes de Mejoramiento Auditorías Externas; Control fisco; Control social; SINEACE; Control político Potencia, Pertinencia Institucional y Formación Profesional
28 Mapa de subprocesos Estratégicos Misionales Apoyo EvaluaciónPlanificación Institucional Planeación Institucional Planeación de la estructura organizacional Gestión del control Comunicación Institucional Misionales Formación: Gestión de programas académicos Gestión de actividades académicas de estudiantes Apoyo y estímulo a estudiantes Gestión de los postgrados Gestión del material bibliográfico Apoyo a la formación en entornos virtuales de aprendizaje Educación desescolarizada Desarrollo humano y Bienestar: Gestión de la cultura, Recreación y deporte Gestión de programas socioeconómicos y de fortalecimiento profesional Apoyo nutricional a la comunidad universitaria Gestión de la salud ocupacional Gestión de programas y servicios de salud integral Investigación y generación de conocimiento Creación de formas organizativas de investigación Gestión de proyectos de investigación Programas de apoyo a la investigación: Extensión y proyección social: Extensión y emprendimiento Egresados Prácticas y laboratorios Apoyo Gestión financiera: Administración y ejecución del presupuesto Recaudos e ingresos por transferencia Egresos y gestión contable Gestión de Bines y Servicios: Administración ejecución del presupuesto Recaudos, Ingresos por transferencia Egresos Gestión contable Gestión de Recursos Tecnológicos: Administración del Hardware Administración del Software Administración de Servicios Informáticos Gestión de Relaciones Laborales: Ingreso de Personal Retiro de Personal Gestión de la Calidad Evaluación Autoevaluación Auditorías Mejoramiento Ramón R. Abarca Fernández
29 Mapa de procesos del SGCProcesos Estratégicos PEO1 Elaboración y revisión de la política y objetivos de calidad PEO2 Diseño de la oferta formativa de la universidad PEO3 Definición de la política de personal académico PEO4 PEO5 PEO6 Definición de la política de PAS Medición, análisis y mejora continua Responsabilidad social Procesos Claves PCO8 PCO3 Gestión y revisión de la movilidad de los estudiantes Selección, admisión y matrícula de estudiantes PCO9 Gestión y revisión de la movilidad de los estudiantes recibidos PCO1 PCO2 PCO4 PCO6 PCO13 PCO7 PCO12 Diseño de la oferta formativa de programas Garantía de calidad de los programas formativos Definición de perfiles y captación de estudiantes Planificación y desarrollo del aprendizaje Evaluación del aprendizaje Diseño de la oferta formativa de programas Extinción del título PCO10 Gestión y revisión de la orientación e inserción profesional PCO5 PCO14 Orientación a los estudiantes Información pública PCO11 Gestión de las prácticas externas Procesos de Apoyo PAO2 PAO3 PAO5 PA10 PA11 Actualización y selección del Personal Académico Evaluación, promoción , reconocimientos e incentivos del Personal Académico PAO4 PAO1 Gestión de expedientes y tramitación de títulos Gestión de quejas, sugerencias y felicitaciones PAO6 Captación y selección del PAS Evaluación, promoción, reconocimientos e incentivos del PAS Gestión de los servicios Gestión y control de los documentos y los registros PAO9 PAO7 PA12 Satisfacción de necesidades y expectativas de los grupos de interés Gestión de recursos materiales Formación del Personal Académico PAO081 Formación del PAS Ramón R. Abarca Fernández
30 Mapa de procesos de la Unidad de evaluación y CalidadProcesos Estratégicos Presupuesto y Planificación Relación con otras Unidades de Calidad Relación con Agencias Nacional y Autonómicas Relación con los Clientes Relación con Equipo de Gobierno Evaluación Institucional Eval. Títul. , Depart. Y Servicios Seguimiento Planes de Mejora Eval. Contratos – Programas Otras evaluaciones Obtención de datos de satisfacción Satisfacción estudiantes con la docencia Satisfacción egresados Satisfacción general PAS.PDI y Estudiantes Satisfacción empleadores Procesos Claves Equipo de Gobierno Dirección de Centros y Departamentos PDI, PAS, Estudiantes, Servicio Social Clientes Ejemplo de Gobierno, Decanatos, Departa. PDI, PAS, Estudiantes, Servicio Social Clientes Elaboración Indicadores Elaboración Informes Difusión Recopilación de datos Investigación Gestión Docencia Entorno Coordinación Técnica de acciones de la Calidad Cartas de Servicio Mapas de Proceso Implantación ISO Buzón de atención al usuario Sistema de Calidad de los Programas Procesos de Soporte Mantenimiento Bases de Datos Recursos Humanos Formación Personal Recursos Humanos Gestión de becas y Prác. Empre Sistema Información (CITI) Gestión Documental Gestión Ambiental Ramón R. Abarca Fernández
31 Objetivos de procesos estratégicos (objetivos de calidad)Áreas Objetivo Académico a. Gestionar los planes y programas de estudio para la formación profesional del Estudiante b. Vinculación b. Contribuir a la formación integral del Estudiante a través de su vinculación con el sector productivo, la sociedad, la cultura y el deporte. c. Planeación c. Realizar la plan. prog. presup. seguimiento y evaluación de las acciones para cumplir con los requisitos del servicio educativo. d. Administración de los recursos d. Determinar y proporcionar los recursos necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del servicio educativo. e. Calidad e. Gestionar la calidad para lograr la satisfacción del Estudiante Ramón R. Abarca Fernández
32 Indicadores del proceso de diseño de la titulaciónDocumento donde se establece la necesidad y el potencial de una Propuesta de Título de forma general, integral y clara. Documento donde se definen las demandas sociales y/o profesionales (nuevas o establecidas) que satisface la Propuesta de Título. Identificación y consulta a los grupos de interés con respecto a la Propuesta de Título. Definición del Perfil del Egresado reconocido en términos de empleo futuro relacionado con un contexto profesional o social específico. Listado de competencias genéricas y transversales que ha de conseguir el estudiante, identificadas y formuladas. Nº de Créditos ECTS que abarca la Propuesta de Título y su desglose en los diferentes cursos académicos. Guía de Información de la Propuesta de Título Definición del Perfil de Ingreso del estudiante para la Propuesta de Título Medir el nivel de admisión del alumnado. Ramón R. Abarca Fernández
33 Indicadores del proceso de diseño de la titulaciónNº de alumnos nuevos Matriculados en 1º, por sexo. Programa de Acogida al alumnado novel. Nivel de satisfacción del Programa de Acogida. Programa de Tutorización del Alumnado. Nº alumnos tutorizados. Nº profesorado que actúa como tutor. Identificación y formulación de las competencias específicas por materia. Establecimiento de metodologías para evaluar las competencias específicas por materias. Especificación de enfoques para aprender y enseñar las competencias específicas por materias Establecimiento de una garantía de progresión en el desarrollo y nivel de las competencias genéricas a adquirir. 20. Nº de PDI formado en ECTS. Ramón R. Abarca Fernández
34 Indicadores del proceso de diseño de la titulaciónNº de PDI formado en uso de nuevas metodologías. Establecimiento de los Coordinadores de Curso y de Titulación. Nº de aulas equipadas. Nº de Laboratorios. Nº de salas informáticas. Nº de volúmenes de consulta Definición del Mapa de Procesos del Centro Definición de la Planificación Estratégica del Centro Definición del Cuadro de Mando del Centro Grado de satisfacción del PDI. Grado de satisfacción del PAS. Grado de satisfacción del alumnado. Grado de satisfacción de egresados. Tasa de Graduación. Tasa de Abandono. Tasa de Eficiencia. Ramón R. Abarca Fernández
35 A P V H Herramienta para mejorar los procesos Actuar Planear VerificarCiclo de gestión básico – ciclo PHVA A P Definir las Metas Actuar Planear Definir los métodos Que permitirán alcanzar las metas propuestas Actuar correctamente Educar y entrenar Verificar los resultados de la tarea ejecutada Ejecutar la tarea y recoger los datos V H Verificar Hacer Ramón R. Abarca Fernández
36 Diferencias entre la gestión por departamentos y por procesosGestión funcional o departamental Gestión por procesos Organización por departamentos o áreas especializadas Organización natural orientada a los procesos Los departamentos condicionan las actividades Los procesos de valor añadido condicionan las actividades. Autoridad basada en jefes funcionales o departamentales Autoridad basada en los responsables de proceso Principio de jerarquía y control Principio de autonomía y autocontrol Orientación interna de las actividades hacia el jefe o el departamento Orientación externa hacia el cliente interno y externo. Principios de burocracia, formalismo y centralización en la toma de decisiones Principios de eficiencia, flexibilidad y descentralización en la toma de decisiones Ejercicio del mando por control basado en la vigilancia Ejercicio del mando por excepción basado en el apoyo y la supervisión Principio de eficacia: ser más productivos Principio de eficiencia: ser más competitivo Ramón R. Abarca Fernández
37 Diferencias entre la gestión por departamentos y por procesosGestión funcional o departamental Gestión por procesos La cuestión es cómo hacer mejor lo que venimos haciendo La cuestión es para quién lo hacemos y qué tenemos que hacer Las mejoras que se logran tienen como ámbito limitado el departamento Las mejoras que se logran tienen un ámbito generalizado: el proceso Orientación a resultados parciales Orientación a resultados generales El departamento es el centro de atención El cliente es el centro de atención Cada persona hace su trabajo Cada persona ayuda a que se hagan las cosas Cada persona comprende solo su trabajo Cada persona sabe el lugar que ocupa en el proceso Existen rivalidades departamentales Todos trabajan conjuntamente Control, evaluación y mejora de las funciones Control, evaluación y mejora de los procesos Ramón R. Abarca Fernández
38 Desarrollo de Procesos y ProductosAprendizaje Enseñanza Proceso Desarrollo de experiencias significativas complementarias Desarrollo de medios audiovisuales Prácticas, Pasantías, Convenios, Articulación Desarrollo de materiales didácticos Guía instruccional, manuales, pruebas, ejercicios, carteles, fotos, modelos, prototipos, proyectos productivos, videos Análisis de la tareas Guía curricular, asignaturas, objetivos, contenidos, métodos, duración , herramientas Diseño macro Catálogo de tareas, pasos, criterios (estándares)) equipos, herramientas Análisis del grupo meta Estructura Módulos, objetivos terminales, duración, certificación Análisis ocupacional Informe, Nivel educativo, experiencia profesional, características, perfil socio cultural Análisis de la política educativa Cartel AOP Productos Informe, Mandato Recursos (tiempo, personal, dinero) Procedimientos, Institucionalidad Relación con sector productivo Sistemas de información Observatorio sociolaboral Ocupación Ramón R. Abarca Fernández
39 Documentación de un procedimientoEl procedimiento es un documento escrito. Todos los procedimientos se agrupan en un documento llamado Manual de Procedimientos. Los procedimientos llevan asociados una serie de documentos para evidenciar su cumplimiento, denominados Formatos. Los formatos son las plantillas o herramientas para recoger la información que establece el procedimiento. Cuando los formatos se cumplimentan con datos, pasan a denominarse registros. Ramón R. Abarca Fernández
40 Documentar los procesos Estructura documental.Se denomina “estructura documental” a la forma como se articulan e interrelacionan los documentos del SGC, para formar un sistema coherente, funcional y útil Formatos (Nivel D) Manual de Gestión de la Calidad (Nivel A) Procedimientos del SGC (Nivel B) Control de los documentos Control de los registros de calidad Instructivos Guías Documentos externos Planes de calidad (Nivel C) Ramón R. Abarca Fernández
41 Diagrama del procedimiento.Elaborador de Documentos Responsables de Revisar y Autorizar Controlador de Usuario Documentos Inicio 1 2 Elabora Documento Revisa Documento ¿Es correcto? NO SI 3 Firma de revisado 4 5 Identifica Cambios y Número de Revisión Autoriza Documento 6 7 Publica Documentación e informa a los responsables de los procesos Consulta y aplica documentación publicada en el portal Término Ramón R. Abarca Fernández
42 Plan de trabajo Objetivo Actividades Mes 1 2 3 4 5 Mes6Generar el mapa de procesos de la universidad Constituir Equipo de trabajo X Analizar información de la universidad Definir clasificación de procesos Generar listado de procesos Estructurar propuesta del mapa de procesos Validar diagrama de procesos Identificar procesos claves para la gestión de la universidad Definir los criterios para identificar procesos claves en la gestión de la universidad Analizar modelo de procesos, en base a los criterios identificadas Identificar procesos claves para la gestión Validar información. Identificar potenciales de mejora en los procesos priorizados Priorizar procesos claves identificados Definir herramientas para el levantamiento y diagramación de procesos priorizados Levantar procesos claves priorizados Identificar potenciales de mejora Generar propuestas de mejora Validar información Presentación de resultados a la Universidad Ramón R. Abarca Fernández
43 Beneficios de los procesos al implementar un SIGTener claramente identificados y controlados los aspectos relacionados con la calidad, impactos ambientales, los peligros y riesgos y las condiciones laborales. Haber definido los controles de las operaciones, para asegurar la calidad de los productos, reducir los impactos ambientales y riesgos asociados a las operaciones. Tener identificados los requisitos legales relacionados con el producto, el medioambiente, la salud y seguridad ocupacional y derechos del trabajador. Tener planes de emergencia que integren los aspectos medioambientales y de salud y seguridad ocupacional. Los monitoreos y las mediciones en algunos casos pueden estar relacionados a temas medioambientales y se salud y seguridad ocupacional al mismo tiempo (ruidos, emisiones de polvo, etc) Desarrollo de procedimientos operativos donde se incluyan ambos temas: calidad, medioambientales y de salud y seguridad ocupacional, seguridad alimentaria. Ramón R. Abarca Fernández
44 Beneficios de los procesos al implementar un SIGAgiliza tiempos de respuesta en la operación. El sistema de gestión obliga a definir las responsabilidades de cada una de las personas y registra la información necesaria para demostrar el desempeño en: la calidad, el medioambiente y la seguridad y salud ocupacional , seguridad alimentaria. Mejor comunicación, información e integración entre el personal de las diferentes áreas de la organización. Personal competente, consciente y entrenado en los aspectos de la calidad, medioambientales y de seguridad de sus operaciones. Mejora de la imagen de la organización con sus clientes, con los organismos del Estado y con la comunidad en general. Mayor confianza de los inversionistas y trabajadores, al tener sistemas de gestión eficaces. Reconocimientos por pertenecer al reducido grupo de empresas que tienen sistemas integrados. Ramón R. Abarca Fernández
45 Ventajas de la gestión por procesosEl enfoque por procesos es defendido por la práctica total de sistemas y modelos de calidad; las ventajas son: Aporta orden, claridad y estructura a la Entidad. Genera una cultura y estilo de trabajo propio de la Entidad. Otorga la propiedad del conocimiento a la Entidad. Alinea todos los procesos con la Misión. Evalúa los procesos y no a las personas. Permite trabajar desde una perspectiva de cambio y mejora continua. Fomenta el trabajo en equipo y facilita la asunción de responsabilidades. Permite medir los resultados a través de datos objetivos. Orienta la actividad de la Entidad hacia la satisfacción de los clientes Ramón R. Abarca Fernández
46 Ramón R. Abarca Fernández Termino como empecé agradeciendo a todos, principalmente a Margarita y no por diferenciar pero ha hecho mi trabajo sumamente fácil además de permitirme algo que para mi es sumamente delicioso y que consiste en poder aprender de ustedes y compartir mis conocimientos, por lo tanto: muchas gracias por todo Margarita. A todos los demás gracias por compartir conmigo. Les dejo mi correo electrónico para cualquier consulta en la que consideren les puedo apoyar. Leonardo J. Cárdenas ¡GRACIAS! Ramón R. Abarca Fernández