1 Profª Drª Katia Isabelli Melo de Souza Universidade de Brasília – Brasil Fernanda de Oliveira Cândido Universidade de Brasília – Brasil Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

2 Declaración Universal sobre los Archivos, definida por el Consejo Internacional de Archivos (2010) "los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación". Y, además, garantiza el acceso a todos Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

3 Consideraciones iniciales La internet se tornó un elemento facilitador para el diálogo entre las instituciones archivísticas y sus usuarios Es fundamental que los Archivos se adapten al nuevo medio y dispongan sus páginas donde puedan compartir informaciones y promover a la institución, auxiliando en el cambio de experiencias y en el nuevo tipo de relacionamiento del usuario con el profesional, con el acervo, con la información Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

4 Política de acceso Ley nº 12.527/2011 Ley de Acceso a la Información, LAI Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

5 Cuestiones Como los Archivos usan sus páginas Web? Como los Archivos dialogan con sus usuarios virtuales? Cuales son las contribuciones de la LAI para los Archivos estatales brasileños? Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

6 Propuesta de la investigación Discutir sobre las actuaciones de los APEs en relación a las directrices de la LAI. De esta manera, presenta un análisis del cumplimiento de uno de los objetivos fundamentales de los APEs: facultar el acceso a los usuarios de las informaciones básicas sobre los acervos custodiados, sobretodo los usuarios virtuales Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

7 Antecedentes de la investigación Abril de 2012 Souza, Cândido y Siqueira Arquivos públicos estaduais e usuários virtuais: as parcerias instituídas Análisis del uso de los recursos de la internet por los APEs con relación a los indicadores que se relacionan con las funciones desempeñadas por las Páginas Web de unidades de información: Función de Información; Función de Promoción; Función de Instrucción; Función Referencial, Función de Pesquisa y Función de Comunicación. Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

8 Metodología abordaje cuantitativa y cualitativa de los datos páginas Web de los APEs análisis de los indicadores de las Páginas Web adecuación de las Páginas Web a la Ley nº 12.527/2011, LAI, en lo que se refiere a los pilares Transferencia Activa y Pasiva de las informaciones. Transferencia activa - disponer de informaciones sobre las instituciones en cuestión, como horario de funcionamiento, localización, teléfono, etc, (Art. 8º de la LAI) Transferencia pasiva - se entiende la investigación propiamente dicha, (Art. 7º de la LAI), a partir del momento en que el usuario requiere informaciones Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

9 Realidade brasileña 27 estados (incluyendo DF) 25 estados - Archivos Publicos Estatales, APEs (Paraíba y Tocantis no) 13 con Páginas Web Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

10 13 APEs REGIONES Norte PA Noreste BA CE RN Centroeste DF MT Sureste ES MG RJ SP Sur PR RS SC Tabla 1. Páginas de los APEs por regiones brasileñas Fuente: Elaboración propia Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

11 INDICADORES TOTAL 13 % Histórico de la institución1292 Presentación215 Misión (Visión)862 Mapa del Archivo538 Dirección1292 Equipo538 Correo electrónico general y sectorial1077 Contácta - Teléfono general y sectorial13100 Horario de Funcionamiento1077 Fotos y/o imágenes del Archivo969 Informaciones sobre las instalaciones físicas538 Informaciones sobre el acervo1185 Adopción de otro idioma18 Informe anual18 Estadísticas de usuarios215 Relación de servicios ofrecidos754 Noticias y novedades sobre el archivo862 Tabla 2. Función de Información Fuente: elaboración propia Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

12 INDICADORES TOTAL 13 % Pesquisa vía coreo electrónico646 Formularios electrónicos para solicitación de servicio 538 Disponer documentos, fotografías y vídeos en línea 646 Envío de documentos por vía postal431 Base(s) de Datos (geral o específica)754 Transcripción Paleográfica18 Instrumentos de Pesquisa1077 Tabla 3. Función de Pesquisa Fuente: elaboración propia Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

13 INDICADORES TOTAL 13 % Sala de prensa18 Link “Contacta” (Mensaje, correo- electrónico directo) 969 Coleta de opinión de los servicios prestados 18 Formulario de Catastro18 Tabla 4. Función de Comunicación Fuente: elaboración propia Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

14 INDICADORES TOTAL 13 % Presencia del link para la Lei 12.527/2011538 Tabla 5. Páginas Web que contienen el link para la LAI Fuente: Elaboración propia Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

15 Conclusiones - I Los APEs deben adecuarse al nuevo medio buscando, cada vez más, facultar el acceso del usuario a las informaciones; una mayor proximidad ocurrirá, sobre todo con los usuarios virtuales, cuando los Archivos estén preparados para tornar disponibles los servicios y productos que necesitan; un diálogo entre los profesionales de los Archivos y los usuarios se torna imprescindible, priorizando la comunicación bilateral a fin de identificar los perfiles y las necesidades de información y adecuación con la LAI; Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

16 Conclusiones - II El archivero deberá percibir el potencial de las Páginas Web, como una herramienta da comunicación con sus usuarios y posibles usuarios una mayor interacción de las APEs con sus usuarios es fundamental, lo que proyecta mayor visibilidad a las instituciones; es imprescindible que los APEs adopten sus Páginas Web como medios de comunicación real, y no solamente como un folder que remonta a estructura física de las instituciones. Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

17 Declaración Universal sobre los Archivos Los Archivos necesitan cumplir lo que establece la recomendación de la Declaración Universal sobre los Archivos garantizar el acceso a todos (incluyendo los usuarios virtuales). Conferencia Internacional de Archivos Conservación de la Información: un compromiso de las entidades públicas Huánuco, Perú – 27 de junio de 2014

18 Muchas gracias. Profa. Katia Isabelli Melo de Souza Universidade de Brasília, Brasil [email protected]