1 Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie[Nazwa firmy] przedstawia: Program Microsoft® Office Outlook®  2007 — szkolenie [Uwaga do wykładowcy: Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów.] Poznaj doskonale ten program

2 Poznaj doskonale ten programZawartość kursu Omówienie — nowa wersja programu Outlook Lekcja 1. Co się zmieniło i dlaczego Lekcja 2. Znajdowanie poleceń codziennego użytku Lekcja 3. Wysyłanie oraz odbieranie załączników i obrazów Każda lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw pytań testowych. Poznaj doskonale ten program

3 Omówienie — nowa wersja programu OutlookUwaga! Jest dostępna nowa wersja programu Outlook. Ma ona zupełnie nowy wygląd i zawiera nowe funkcje. Ale bez obaw — nie oznacza to, że trzeba poświęcić dużo czasu na naukę nowego programu. Zamiast tego nowy projekt i nowe funkcje umożliwią jeszcze łatwiejsze i wydajniejsze realizowanie zadań wykonywanych codziennie w programie Outlook. Poznaj doskonale ten program

4 Poznaj doskonale ten programCele kursu Poruszanie się po programie Outlook Zrozumienie wprowadzonych zmian i powodów ich wprowadzenia. Znajdowanie na Wstążce poleceń służących do wykonywania codziennych czynności: czytania i wysyłania wiadomości , pracy z terminami i spotkaniami oraz używania kontaktów. Wysyłanie i odbieranie obrazów i załączników. Upewnianie się, że adresaci będą w stanie otworzyć dołączone pliki używające nowych wersji formatów plików pakietu Microsoft Office 2007. Poznaj doskonale ten program

5 Co się zmieniło i dlaczegoLekcja 1 Co się zmieniło i dlaczego

6 Co się zmieniło i dlaczegoPodczas pierwszego tworzenia wiadomości w programie Outlook (lub otwierania odebranej wiadomości) zobaczysz Wstążkę. Jest to pasek rozciągający się u góry okna. Wstążka, jedna z najistotniejszych zmian w programie Outlook, nadaje temu programowi zupełnie nowy wygląd. Podczas pracy przekonasz się, że nie jest to tylko zmiana wizualna — Wstążka ułatwia i przyspiesza wykonywanie zadań. Istotne zmiany nie kończą się na Wstążce — nowych elementów, które pozwalają na szybszą i wydajniejszą pracę, jest dużo więcej. Są to między innymi: pasek zadań do wykonania, nowy sposób nawigacji w kalendarzu oraz nowy format kontaktów. Uwaga: Informacje o wszystkich nowych funkcjach programu Outlook i różnicach między starszymi wersjami a najnowszą wersją programu Outlook można uzyskać, zapoznając się z Podręczną kartą informacyjną, do której łącze znajduje się na końcu tego kursu. Zawiera ona listę dodatkowych materiałów. Poznaj doskonale ten program

7 Wprowadzenie do WstążkiOto nowa wiadomość e- mail. Wstążka znajduje się w górnej części okna. Wstążka jest wyświetlana podczas tworzenia i edytowania elementów w programie Outlook. Dlaczego zastosowano ten nowy system? Firma Microsoft szczegółowo zbadała, jak osoby pracujące z programem Outlook używają jego poleceń. W wyniku tych badań niektóre polecenia programu Outlook zostały bardziej wyeksponowane, a typowe polecenia są wyświetlane i pogrupowane w sposób ułatwiający ich odnajdywanie i używanie. Wstążka jest używana przede wszystkim podczas tworzenia lub modyfikowania wiadomości , elementów kalendarza, kontaktów, zadań i pozycji dziennika. Uwaga: Jeśli wcześniej był używany program Microsoft Office Word 2007, Wstążka wiadomości programu Outlook będzie wyglądać znajomo. Ponieważ edytor programu Outlook 2007 jest oparty na programie Word 2007, wiele poleceń i opcji programu Word jest dostępnych podczas tworzenia wiadomości w programie Outlook. Poznaj doskonale ten program

8 Dokładniejsze przedstawienie WstążkiAby ułatwić poznawanie sposobów używania Wstążki, poniżej przedstawiono jej podstawowy układ. Karty: Wstążka składa się z różnych kart. Każda karta jest związana z określonym rodzajem zadań wykonywanych w programie Outlook. Grupy: Każda karta zawiera kilka grup, w których są wyświetlane powiązane elementy. Polecenia: Polecenie to przycisk, pole do wprowadzania informacji lub menu. Karty: Na kartach znajdują się używane wcześniej polecenia i przyciski. Pokazano tu kartę Wiadomość. Grupy: Pokazany tu obszar Tekst podstawowy jest grupą. Polecenia: Poleceniami są na przykład przycisk Pogrubienie i lista Czcionka (na ilustracji z wybraną czcionką Calibri). Najczęściej używane polecenia, takie jak polecenie Wklej, mają największe przyciski. Poznaj doskonale ten program

9 Na Wstążce są wyświetlane potrzebne elementyWstążkę można napotkać podczas wykonywania pewnych działań, takich jak tworzenie wiadomości, pozycji kalendarza i kontaktów. Karty i polecenia są wyświetlane na Wstążce w zależności od wykonywanej czynności. Oznacza to, że karty wyświetlane na Wstążce różnią się w zależności od bieżącego obszaru pracy w programie Outlook. Poznaj doskonale ten program

10 Na Wstążce są wyświetlane potrzebne elementyNiektóre z tych różnic przedstawiono na ilustracji. W nowej wiadomości są wyświetlane karty Wiadomość i Opcje . W nowym terminie jest wyświetlana karta Termin . W nowym kontakcie jest wyświetlana karta Kontakt . Na kartach Wiadomość i Opcje znajdują się grupy oraz polecenia używane podczas pisania i wysyłania wiadomości. Na karcie Termin znajdują się grupy i polecenia potrzebne do pracy z pozycją kalendarza. Na karcie Kontakt znajdują się grupy i polecenia służące do zapewnienia aktualności informacji kontaktowych. Poznaj doskonale ten program

11 Jest więcej możliwości niż się wydajeMała strzałka u dołu grupy oznacza, że część dostępnych opcji jest niewidoczna. Ten przycisk   jest nazywany przyciskiem Uruchom okno dialogowe. Na ilustracji pokazano, że w celu wyświetlenia pełnej listy opcji czcionki trzeba kliknąć strzałkę obok grupy Tekst podstawowy na karcie Wiadomość w oknie nowej wiadomości . Poznaj doskonale ten program

12 Poznaj doskonale ten programMinipasek narzędzi Minipasek narzędzi zapewnia szybki dostęp do poleceń formatowania dokładnie tam, gdzie są one potrzebne: w treści wiadomości . Na ilustracji przedstawiono zasadę działania tej funkcji: Zaznacz tekst, przeciągając nad nim wskaźnik myszy, a następnie wskaż zaznaczenie. Zostanie wyświetlony rozmyty minipasek narzędzi. Po wskazaniu go stanie się on wyraźny, umożliwiając kliknięcie opcji formatowania. Poznaj doskonale ten program

13 Pasek narzędzi Szybki dostępPasek narzędzi Szybki dostęp to mały pasek narzędzi wyświetlany nad Wstążką. Dzięki niemu najbardziej przydatne i najczęściej używane polecenia są łatwo dostępne. Co jest największą zaletą paska narzędzi Szybki dostęp? To, że jego zawartość zależy od użytkownika. Można dodawać do paska ulubione polecenia jednym kliknięciem prawym przyciskiem myszy. Podręczna karta informacyjna, do której łącze można znaleźć na końcu tego kursu, zawiera szczegółowe instrukcje dodawania poleceń do paska narzędzi Szybki dostęp. Poznaj doskonale ten program

14 Pasek narzędzi Szybki dostępW zależności od bieżącego obszaru pracy w programie Outlook są wyświetlane i używane różne paski narzędzi Szybki dostęp. Dostosowanie paska narzędzi Szybki dostęp dla wysyłanych wiadomości nie będzie miało na przykład wpływu na pasek narzędzi Szybki dostęp dla kontaktów.  Poznaj doskonale ten program

15 Poznaj doskonale ten programSkróty klawiaturowe Używając skrótów klawiaturowych zamiast myszy lub innego urządzenia wskazującego, można zauważyć, że niektóre skróty są takie same, a inne zostały zmienione. Po wprowadzeniu Wstążki polecenia znalazły się w innych miejscach, przez co skróty zaczynające się od klawisza ALT prawdopodobnie będą się różnić od skrótów z poprzednich wersji programu. Poznaj doskonale ten program

16 Poznaj doskonale ten programSkróty klawiaturowe Używając skrótów klawiaturowych zamiast myszy lub innego urządzenia wskazującego, można zauważyć, że niektóre skróty są takie same, a inne zostały zmienione. Poruszanie się po programie: Uwagi   Większość skrótów klawiaturowych zaczynających się od klawisza CTRL, takich jak skrót CTRL+N, powodujący wykonanie polecenia Nowy, skrót CTRL+C, powodujący wykonanie polecenia Kopiuj, czy skrót CTRL+V, powodujący wykonanie polecenia Wklej, pozostała bez zmian. Podręczna karta informacyjna, do której łącze można znaleźć na końcu tego kursu, zawiera wskaźniki do dodatkowych informacji na temat używania klawiatury w celu uzyskiwania dostępu do menu i poleceń. Rozpocznij od naciśnięcia klawisza ALT. Naciśnij wskazany klawisz, aby wyświetlić odpowiednią kartę, a następnie naciśnij wymagany klawisz litery, aby uzyskać dostęp do odpowiedniego polecenia. Poznaj doskonale ten program

17 Poznaj doskonale ten programPoznawanie opcji W programie Outlook udostępniono wiele opcji ułatwiających zmienianie wyglądu i sposobu działania poszczególnych elementów. Sposób uzyskiwania dostępu do tych opcji programu pozostał bez zmian. Zgodnie z ilustracją — nadal należy kliknąć polecenie Opcje w menu Narzędzia w oknie głównym programu Outlook i użyć okna dialogowego Opcje . Przykłady opcji programu: czas standardowego przypomnienia dla terminów oraz domyślna lokalizacja zapisywania wysłanych wiadomości. Należy zauważyć, że niektóre elementy związane z opcjami zostały jednak zmienione. Zmiany opisano w następnej sekcji. Poznaj doskonale ten program

18 Więcej informacji o opcjachW programie Outlook opcje są ustawiane z poziomu kilku różnych lokalizacji. Opcje pisania wiadomości Ustawienia dotyczące pisania wiadomości — na przykład ustawienie modułu sprawdzania pisowni w taki sposób, aby wyrazy pisane wielkimi literami nie były ignorowane — można zmieniać z poziomu okna dialogowego Opcje edytora . Poznaj doskonale ten program

19 Więcej informacji o opcjachW programie Outlook opcje są ustawiane z poziomu kilku lokalizacji. Rozpocznij od utworzenia wiadomości, a następnie wykonaj następujące czynności: Uwaga: Niektóre ustawienia, na przykład te, które znajdują się w obszarze Personalizacja okna Opcje edytora, są współużytkowane przez wszystkie programy pakietu Office System Jednak większość zmian wprowadzanych przy użyciu okna Opcje edytora dotyczy tylko programu Outlook. Kliknij przycisk Microsoft Office . Kliknij przycisk Opcje edytora. Poznaj doskonale ten program

20 Więcej informacji o opcjachW programie Outlook opcje są ustawiane z poziomu kilku lokalizacji. Opcje wysyłania wiadomości Można na przykład określić, czy wiadomość wychodząca ma zostać wysłana jako zwykły tekst, w formacie HTML, czy jako tekst sformatowany. Można również zmienić miejsce przechowywania kopii tej konkretnej wysłanej wiadomości lub określić, czy kopia danej wiadomości ma być w ogóle zapisywana. Podczas wysyłania wiadomości można wybrać sposób, w jaki zostanie ona wysłana. Te opcje można ustawiać z poziomu kart dostępnych na Wstążce otwartej wiadomości. Poznaj doskonale ten program

21 Więcej nowych elementów: pasek zadań do wykonaniaZnajdujący się przy prawej krawędzi okna pasek zadań do wykonania jest zawsze widoczny podczas pracy w programie Outlook. Pasek zadań do wykonania ułatwia śledzenie nadchodzących zadań i terminów. Na ilustracji przedstawiono pasek zadań do wykonania z poziomu widoków Poczta, Kalendarz, Kontakty itd. Poznaj doskonale ten program

22 Więcej nowych elementów: pasek zadań do wykonaniaZnajdujący się przy prawej krawędzi okna pasek zadań do wykonania jest zawsze widoczny podczas pracy w programie Outlook. Na ilustracji przedstawiono kilka kluczowych elementów tego paska: Nawigator daty Zbliżające się terminy kalendarza Miejsce do wpisywania nowych zadań Lista zadań Poznaj doskonale ten program

23 Nowy wygląd kalendarzaNowy projekt kalendarza w programie Outlook ułatwia rozpoznawanie elementów. Także poruszanie się po kalendarzu jest prostsze. Na ilustracji przedstawiono kilka przykładów: Większe przyciski ułatwiają szybkie przełączanie między dziennymi, tygodniowymi i miesięcznymi widokami kalendarza. Wstecz i Dalej to przyciski, które pozwalają szybko przechodzić do następnego dnia, tygodnia lub miesiąca w kalendarzu. Poznaj doskonale ten program

24 Nowy wygląd kalendarzaNowy projekt kalendarza w programie Outlook ułatwia rozpoznawanie elementów. Także poruszanie się po kalendarzu jest prostsze. Na ilustracji przedstawiono kilka przykładów: W obszarze Zadania ukończone elementy są wyświetlane na liście jako przekreślone i pozostają przypisane do danego dnia, a zadania, które nie zostały oznaczone jako ukończone, są automatycznie przenoszone na następny dzień — trwa to do momentu ich ukończenia. Podręczna karta informacyjna, do której łącze można znaleźć na końcu tego kursu, udostępnia więcej informacji o kalendarzu programu Outlook. Nowością jest też obszar Zadania z wyświetlonymi bieżącymi i nadchodzącymi zadaniami, który pozwala również śledzić swoje ukończone zadania. Poznaj doskonale ten program

25 Poznaj doskonale ten programNowy wygląd kontaktów Wizytówki elektroniczne w programie Outlook ułatwiają wyświetlanie i udostępnianie kontaktów. Nowy wygląd kontaktów można zauważyć, klikając pierwszy raz przycisk Kontakty w celu przełączenia do tego obszaru programu Outlook. Istnieje możliwość wysyłania wizytówek elektronicznych pocztą . Wizytówkę elektroniczną można dołączyć jako część podpisu . Poznaj doskonale ten program

26 Poznaj doskonale ten programNowy wygląd kontaktów Przedstawione na ilustracji okienko nawigacji jest zminimalizowane w celu pokazania większego obszaru okienka Kontakty. Okienko nawigacji można zminimalizować z poziomu dowolnego obszaru programu Outlook, klikając przycisk Minimalizuj okienko nawigacji .  Porada: Przedstawione na ilustracji okienko nawigacji jest zminimalizowane w celu pokazania większego obszaru okienka Kontakty. Okienko nawigacji można zminimalizować z poziomu dowolnego obszaru programu Outlook, klikając przycisk Minimalizuj okienko nawigacji. Poznaj doskonale ten program

27 Poznaj doskonale ten programPropozycje ćwiczeń Utwórz wiadomość i zapoznaj się ze Wstążką. Skorzystaj z minipaska narzędzi i przycisku Uruchom okno dialogowe oraz dodaj polecenie do paska narzędzi Szybki dostęp. Otwórz wiadomość i zapoznaj się ze Wstążką wyświetlaną dla odebranej wiadomości. Ustaw opcje programu, opcje edytora wiadomości oraz opcje wiadomości e- mail. Skorzystaj ze skrótów klawiaturowych. Zapoznaj się z paskiem zadań do wykonania i ze sposobami jego dostosowywania. Zapoznaj się z kalendarzem i kontaktami wyświetlanymi w nowym widoku, Wizytówki (opcjonalnie). [Uwaga do wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń.] Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Poznaj doskonale ten program

28 Poznaj doskonale ten programTest 1, pytanie 1 Wstążka wygląda tak samo dla nowej i odebranej wiadomości . (Wybierz jedną odpowiedź). Prawda. Fałsz. Poznaj doskonale ten program

29 Test 1, pytanie 1 — odpowiedźFałsz. Elementy Wstążki są różne, ponieważ potrzeby związane z obsługą nowej i odebranej wiadomości są różne. Poznaj doskonale ten program

30 Poznaj doskonale ten programTest 1, pytanie 2 Po przełączeniu do kalendarza chcesz się zapoznać z jego nowym wyglądem. W jaki sposób z poziomu programu Outlook można zwiększyć ilość miejsca na kalendarz w oknie tego programu? (Wybierz jedną odpowiedź). Przez użycie przycisków znajdujących się u góry okna w celu ukrycia szczegółów. Przez zminimalizowanie okienka nawigacji. Przez zmianę ustawienia rozdzielczości ekranu. Poznaj doskonale ten program

31 Test 1, pytanie 2 — odpowiedźPrzez zminimalizowanie okienka nawigacji. W tej wersji programu Outlook można zminimalizować okienko nawigacji, klikając przycisk Minimalizuj okienko nawigacji. Poznaj doskonale ten program

32 Poznaj doskonale ten programTest 1, pytanie 3 Który klawisz należy najpierw nacisnąć, aby uzyskać dostęp do poleceń na Wstążce za pomocą klawiatury? (Wybierz jedną odpowiedź). CTRL. ALT. SHIFT. Poznaj doskonale ten program

33 Test 1, pytanie 3 — odpowiedźALT. Naciśnięcie klawisza ALT spowoduje wyświetlenie liter ułatwiających wykonanie następnego kroku. Poznaj doskonale ten program

34 Znajdowanie poleceń codziennego użytkuLekcja 2 Znajdowanie poleceń codziennego użytku

35 Znajdowanie poleceń codziennego użytkuMasz już zainstalowany program Outlook 2007, a za sobą czas poświęcony na zapoznanie się z niektórymi różnicami dzielącymi go od poprzednich wersji. Teraz czas zabrać się do pracy. Czy będzie można łatwo wykonać zadania, do których zawsze używano programu Outlook? Podczas tej lekcji okaże się, że odpowiedź brzmi „tak”. Poznaj doskonale ten program

36 Tworzenie nowej wiadomościNadszedł czas, aby napisać i wysłać pierwszą wiadomość e- mail za pomocą nowego programu Outlook. Jaka wiedza jest do tego potrzebna? Na początek informacja: niektóre elementy pozostały bez zmian. Pierwsza istotna informacja przed rozpoczęciem pracy jest taka, że nie jest potrzebna żadna nowa wiedza. Wszystkie sprawdzone sposoby rozpoczynania nowej wiadomości nadal działają. W oknie nowej wiadomości najpierw zapoznaj się ze Wstążką. Karta Wiadomość znajduje się u góry i zawiera polecenia, które są najczęściej używane podczas tworzenia i wysyłania wiadomości. Wszystkie sprawdzone sposoby rozpoczynania pracy w programie Outlook nadal działają: Niezależnie od tego, czy wolisz używać przycisku Nowy, czy skrótu klawiaturowego CTRL+N, nadal możesz otwierać nowe wiadomości tak jak dotychczas. Poznaj doskonale ten program

37 Tworzenie nowej wiadomościKorzystanie z innych kart Jeśli występują trudności z odnalezieniem polecenia albo przycisku, być może trzeba zajrzeć do innej karty. Na przykład w celu wstawienia obrazu tak, aby był wyświetlany równo z tekstem wiadomości (a nie jako osobny załącznik), przełącz do karty Wstawianie . Uwaga: Nie jest to nowość, ale warto pamiętać, że niektóre grupy i przyciski będą dostępne tylko wtedy, gdy kursor znajdzie się w treści wiadomości . Na przykład polecenia formatowania na karcie Tekst podstawowy nie będą dostępne, jeśli kursor będzie w polu Do albo Temat. Aby skorzystać z tych poleceń, należy przenieść kursor do treści wiadomości. Poznaj doskonale ten program

38 Dodawanie adresatów za pomocą książki adresowejCzy dodajesz nazwy do pól Do, DW i UDW za pomocą książki adresowej? Polecenie Książka adresowa na karcie Wiadomość . Poznaj doskonale ten program

39 Pokazywanie lub ukrywanie pola UDWJeśli wolisz wpisywać adresy bezpośrednio w polach Do i DW, być może chcesz też wiedzieć, w jaki sposób wyświetlić pole UDW, aby i w nim można było wpisać adresatów. Na ilustracji przedstawiono lokalizację polecenia Pokaż pole UDW . Jak widać, można je znaleźć na karcie Opcje . Pola UDW (ukryte do wiadomości) można używać do wysyłania wiadomości bez ujawniania adresatom nazw innych adresatów — jest to sposób na poszanowanie prywatności osób, do których jest wysyłana wiadomość . Porada: Pole UDW można wyświetlać i ukrywać według potrzeb, dodając przycisk Pokaż pole UDW do paska narzędzi Szybki dostęp. Nie ma jednak potrzeby włączania lub wyłączania pola UDW przy każdym wysyłaniu wiadomości — pole UDW nie będzie widoczne w odebranej wiadomości, nawet jeśli nie zostanie wyłączone w wysłanej wiadomości. Poznaj doskonale ten program

40 Dołączanie własnego podpisuCzy używasz osobistego podpisu e- mail na końcu wiadomości programu Outlook? Ten sam podpis, który był używany w starszych wersjach, będzie dostępny po uaktualnieniu do wersji Outlook 2007. Dla użytkowników, którzy nie korzystali z podpisów (bo być może wydawały im się one zbyt skomplikowane albo nigdy nie udało im się zapamiętać, jak je utworzyć lub gdzie je znaleźć), łatwość obsługi podpisów w programie Outlook 2007 będzie miłym zaskoczeniem. Poznaj doskonale ten program

41 Dołączanie własnego podpisuMożna modyfikować istniejące podpisy lub tworzyć nowe, a także ustawiać podpis domyślny. Rozpocznij, klikając strzałkę pod poleceniem Podpis. Na ilustracji przedstawiono, co nastąpi potem: Jeśli wcześniej utworzono podpisy, będzie widoczna ich lista. Aby utworzyć nowe podpisy, ustawić podpis domyślny albo zmodyfikować istniejące podpisy, kliknij polecenie Podpisy. Poznaj doskonale ten program

42 Używanie flag i przypomnieńFlagi i przypomnienia mogą pomóc użytkownikowi i innym osobom w pamiętaniu o zadaniach do wykonania. Aby podczas tworzenia wiadomości dodać flagę, przypomnienie lub oba te elementy, rozpocznij, klikając polecenie Flaga monitująca w grupie Opcje w oknie nowej wiadomości. Poznaj doskonale ten program

43 Używanie flag i przypomnieńFlaga monitująca dla siebie Załóżmy, że wysyłasz do współpracownika wiadomość o treści: „Jutro prześlę Ci dodatkowe informacje”. Aby na pewno nie zapomnieć o wykonaniu czegoś, należy oznaczyć daną wiadomość flagą monitującą dla siebie, klikając polecenie Flaga monitująca i klikając polecenie Jutro. Wiadomość zostanie oznaczona flagą i dodana do listy zadań do wykonania w obszarze Zadania. Będzie też widoczna jako element na pasku zadań do wykonania użytkownika. Po jej wysłaniu wiadomość zostanie przeniesiona do folderu Elementy wysłane. Poznaj doskonale ten program

44 Używanie flag i przypomnieńFlaga monitująca dla adresata Można też dołączyć flagę monitującą dla adresatów wiadomości, używając polecenia Flaga dla adresatów, które zostało wyróżnione na obrazie. Przed wysłaniem wiadomości należy określić termin, w którym adresat zostanie powiadomiony o konieczności skontaktowania się z nadawcą. Jak pokazano na ilustracji, odebrana wiadomość będzie zawierać flagę oraz ikonę dzwonka. Jeśli adresat będzie przechowywać tę wiadomość w swojej skrzynce pocztowej programu Outlook, przypomnienie zostanie wyświetlone w określonym czasie. Ikona dzwonka informuje adresata, że wiadomość zawiera przypomnienie. Warto zauważyć, że ten element nie zostanie dodany do paska zadań do wykonania adresata — tworzenie listy zadań do wykonania jest kwestią osobistego wyboru. Poznaj doskonale ten program

45 Odpowiadanie na wiadomośćPoczta to nie tylko wysyłanie wiadomości… ...lecz także odbieranie ich i odpowiadanie na nie. Podczas tworzenia odpowiedzi z poziomu otwartej wiadomości są widoczne przyciski w grupie Odpowiadanie na karcie Wiadomość na Wstążce. Warto zauważyć, że elementy Wstążki są inne w przypadku odebranej wiadomości, a inne w przypadku nowej wiadomości . Poznaj doskonale ten program

46 Odwoływanie wiadomościZdarza się, że w chwilę po wysłaniu wiadomości zdajesz sobie sprawę z tego, że jej kluczowy element jest nieprawidłowy. Na przykład we fragmencie dotyczącym wyników ostatniego zebrania zarządu zamiast „zatrudnić” napisano „zatruć”. Jeśli do obsługi poczty jest używany serwer Microsoft Exchange, niekiedy jest możliwe odwołanie wysłanej wiadomości. Zanim adresat przeczyta wiadomość, można odwołać wiadomość i wysłać do tej osoby poprawioną wersję, co pozwoli uniknąć kłopotliwej sytuacji. Poznaj doskonale ten program

47 Odwoływanie wiadomościZdarza się, że w chwilę po wysłaniu wiadomości zdajesz sobie sprawę z tego, że jej kluczowy element jest nieprawidłowy. Na przykład we fragmencie dotyczącym wyników ostatniego zebrania zarządu zamiast „zatrudnić” napisano „zatruć”. Wykonaj następujące czynności: W okienku nawigacji kliknij pozycję Elementy wysłane w celu przełączenia do tego folderu. W folderze Elementy wysłane kliknij dwukrotnie wiadomość, którą chcesz odwołać, aby ją otworzyć. Poznaj doskonale ten program

48 Odwoływanie wiadomościZdarza się, że w chwilę po wysłaniu wiadomości zdajesz sobie sprawę z tego, że jej kluczowy element jest nieprawidłowy. Na przykład we fragmencie dotyczącym wyników ostatniego zebrania zarządu zamiast „zatrudnić” napisano „zatruć”. Wykonaj następujące czynności: Uwaga: Jeśli polecenie Odwołaj tę wiadomość nie jest widoczne, prawdopodobnie do obsługi poczty nie jest używany serwer Microsoft Exchange. Podręczna karta informacyjna, do której łącze można znaleźć na końcu tego kursu, zawiera więcej informacji o sposobie, w jaki można to sprawdzić. W otwartej wiadomości kliknij polecenie Inne akcje w grupie Akcje i kliknij polecenie Odwołaj tę wiadomość. Poznaj doskonale ten program

49 Zarządzanie czasem i pamiętanie o zadaniachProgram Outlook służy nie tylko do obsługi poczty . Służy także do organizowania czasu za pomocą kalendarza. Po utworzeniu lub otwarciu elementu w kalendarzu można zauważyć, że na Wstążce są wyświetlane grupy i polecenia ułatwiające zarządzanie czasem. Poznaj doskonale ten program

50 Zarządzanie czasem i pamiętanie o zadaniachPodczas tworzenia pozycji kalendarza dowolnego typu przypomnienie jest ustawiane automatycznie. Aby zmienić czas przypomnienia o terminie: Uwaga: Sposób ustawiania czasu standardowego przypomnienia dla wszystkich terminów pozostał bez zmian. W dalszym ciągu można to zrobić, klikając polecenie Opcje w menu Narzędzia w oknie głównym programu Outlook, a następnie ustawiając domyślny czas na karcie Preferencje w obszarze Kalendarz. Na karcie Termin kliknij strzałkę, aby otworzyć listę Przypomnienie i wybrać czas. Po wprowadzeniu zmiany kliknij polecenie Zapisz i zamknij na lewym końcu Wstążki. Poznaj doskonale ten program

51 Chcesz utworzyć spotkanie? Zaproś inne osobyTermin dotyczy tylko danego użytkownika. Jeśli są zaangażowane inne osoby, należy utworzyć spotkanie. Na karcie Termin kliknij przycisk Zaproś uczestników. Zostaną wyświetlone przycisk i pole Do . Wpisz nazwy bezpośrednio w polu lub kliknij przycisk Do w celu dodania zaproszonych osób przez wybranie ich z listy. Poznaj doskonale ten program

52 Chcesz utworzyć spotkanie? Zaproś inne osobyTermin dotyczy tylko danego użytkownika. Jeśli są zaangażowane inne osoby, należy utworzyć spotkanie. Po wprowadzeniu wszystkich szczegółów spotkania kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać zaproszenie innym uczestnikom spotkania. Poznaj doskonale ten program

53 Poznaj doskonale ten programPraca z kontaktem Po otwarciu lub w trakcie edytowania kontaktu można używać przycisków znajdujących się w grupie Pokazywanie w celu wyświetlania lub ukrywania dodatkowych informacji o kontakcie. Na przykład w celu zanotowania daty urodzin lub rocznicy dla kontaktu kliknij przycisk Szczegóły i wybierz odpowiednią datę obok pozycji Urodziny lub Rocznica. Aby edytować wizytówkę elektroniczną kontaktu, kliknij przycisk Edytuj wizytówkę na karcie Kontakt. Poznaj doskonale ten program

54 Poznaj doskonale ten programPropozycje ćwiczeń Użyj książki adresowej i pola UDW. Sprawdź pisownię i gramatykę. Wyświetl podpisy. Dodaj flagę monitującą. Odpowiedz na wiadomość; odwołaj wiadomość (opcjonalnie). Zaplanuj termin i ustaw przypomnienie. Utwórz nowy kontakt. Edytuj wizytówkę. [Uwaga do wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń.] Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Poznaj doskonale ten program

55 Poznaj doskonale ten programTest 2, pytanie 1 Aby utworzyć nową wiadomość, należy użyć Wstążki. (Wybierz jedną odpowiedź). Prawda. Fałsz. Poznaj doskonale ten program

56 Test 2, pytanie 1 — odpowiedźFałsz. Tworzenie wiadomości odbywa się w tradycyjny sposób. Poznaj doskonale ten program

57 Poznaj doskonale ten programTest 2, pytanie 2 Który z następujących elementów umożliwia szybkie wyświetlanie lub ukrywanie pola UDW w wiadomości? (Wybierz jedną odpowiedź). Książka adresowa. Pasek narzędzi Szybki dostęp. Przycisk Pokaż pole UDW na karcie Opcje. Poznaj doskonale ten program

58 Test 2, pytanie 2 — odpowiedźPrzycisk Pokaż pole UDW na karcie Opcje. Podczas ostatniej lekcji pokazano, że w programie Outlook jest dostępnych wiele opcji. Dostęp do tego przycisku jest możliwy z poziomu karty Opcje — karty związanej z opcjami wiadomości. Poznaj doskonale ten program

59 Poznaj doskonale ten programTest 2, pytanie 3 Od czego należy zacząć, aby odwołać wysłaną przed chwilą wiadomość zawierającą okropną literówkę? Wiadomo, że jest używany serwer Microsoft Exchange. (Wybierz jedną odpowiedź). Kliknięcie polecenia Odwołaj tę wiadomość z poziomu głównego okna programu Outlook w menu Akcje. Odszukanie i otwarcie wiadomości w folderze Elementy wysłane. Odszukanie i zaznaczenie wiadomości w folderze Elementy wysłane. Poznaj doskonale ten program

60 Test 2, pytanie 3 — odpowiedźOdszukanie i otwarcie wiadomości w folderze Elementy wysłane. Należy otworzyć wiadomość w folderze Elementy wysłane, a następnie użyć polecenia znajdującego się na Wstążce: kliknij polecenie Inne akcje w grupie Akcje, a następnie kliknij polecenie Odwołaj tę wiadomość. Poznaj doskonale ten program

61 Wysyłanie i odbieranie załączników i obrazówLekcja 3 Wysyłanie i odbieranie załączników i obrazów

62 Wysyłanie i odbieranie załączników i obrazówWysyłanie i odbieranie dołączonych plików w programie Outlook jest równie łatwe jak dotychczas, a nawet prostsze. Co jest prostsze? Po odebraniu dołączonych obrazów lub plików pakietu Microsoft Office można za pomocą Podglądu załączników wyświetlić ich zawartość bezpośrednio w okienku odczytu programu Outlook. A przy wysyłaniu obrazów Wstążka ułatwia ich wysłanie w odpowiedni sposób. Poznaj doskonale ten program

63 Dołączanie załącznikaDołączanie dokumentu lub obrazu do wiadomości jest prostsze niż kiedykolwiek. Jak zwykle rozpocznij od utworzenia nowej wiadomości. Następnie użyj polecenia Dołącz plik znajdującego się na Wstążce. Poznaj doskonale ten program

64 Dołączanie załącznikaGdzie można znaleźć polecenie Dołącz plik Dołączanie załącznika to typowe działanie, dlatego polecenie Dołącz plik znajduje się na dwóch kartach: Wiadomość i Wstawianie. Na ilustracji pokazano to polecenie na karcie Wstawianie . Poznaj doskonale ten program

65 Dołączanie załącznikaNie można dołączać plików dowolnego typu Program Outlook blokuje niektóre typy załączników. To zachowanie nie zmieniło się w stosunku do starszych wersji. Warto jednak wiedzieć, że niektóre typy plików, które były poprzednio blokowane, są teraz dozwolone, a do listy blokowanych typów plików dodano nowe pozycje. Aby zobaczyć pełną listę blokowanych typów plików i przeczytać więcej o tym, jak uniknąć zablokowania dołączanych plików, zobacz artykuł „Załączniki blokowane w programie Outlook”. Podręczna karta informacyjna, do której łącze znajduje się na końcu tego kursu, zawiera łącze do tego artykułu. Poznaj doskonale ten program

66 Wstawianie obrazu obok tekstuW programie Outlook można łatwo wysyłać obrazy wstawione do treści wiadomości e- mail, zamiast dołączać je w formie osobnych plików. Aby to zrobić: Uwaga:Wstawienie obrazu do wiadomości powoduje dodanie go do niej jako obiektu osadzonego. Obraz staje się częścią tekstu wiadomości. Aby wyświetlić taki obraz, osoby odbierające wiadomość muszą mieć możliwość odbierania wiadomości w formacie HTML lub w postaci tekstu sformatowanego. Kliknij polecenie Obraz na karcie Wstawianie . Jak pokazano na ilustracji, obraz jest wyświetlany w treści wiadomości. Poznaj doskonale ten program

67 Karty, które pojawiają się i znikająOmawiając obrazy, warto wyjaśnić jeszcze jedno zagadnienie związane ze Wstążką: Niektóre karty są wyświetlane tylko podczas wykonywania określonych zadań. Na przykład: Po kliknięciu poza rysunkiem karta Narzędzia obrazów zniknie. Podobne jest zachowanie kart wyświetlanych po dołączeniu do wiadomości wykresu, rysunku, diagramu lub tabeli. Po zaznaczeniu obrazu wstawionego do wiadomości... …na Wstążce zostanie wyświetlona karta Narzędzia obrazów . Karta Formatowanie zawiera polecenia, których można używać do edytowania obrazu przed jego wysłaniem. Poznaj doskonale ten program

68 Wyświetlanie podglądu załączników przed ich otwarciemW programie Outlook odbieranie załączników odbywa się tak samo jak w poprzednich wersjach. Zawartość niektórych dołączonych plików może być wyświetlana bezpośrednio w okienku odczytu. Załóżmy, że odebrano dwa diagramy programu Microsoft Office Visio ® wysłane jako załączniki, ale jest potrzebny tylko jeden z nich — przedstawiający nową salę szkoleniową w budynku. Jak szybko ustalić, który plik należy otworzyć lub zapisać na dysku twardym? Poznaj doskonale ten program

69 Wyświetlanie podglądu załączników przed ich otwarciemJak pokazano na ilustracji, rozwiązaniem może być wyświetlenie podglądu załącznika. Wyświetlanie podglądu załącznika pozwala na oglądanie podglądu niektórych typów plików bezpośrednio w okienku odczytu programu Outlook. Można to zrobić bez otwierania dołączonych plików. Aby wyświetlić podgląd załącznika, kliknij jego ikonę. Podgląd załącznika pojawi się w okienku odczytu. Podjąwszy decyzję o otwarciu lub zapisaniu dołączonego pliku, można to zrobić, klikając prawym przyciskiem myszy jego ikonę. Uwaga: W celu zapewnienia bezpieczeństwa komputera podczas wyświetlania podglądu kod osadzony w załącznikach jest wyłączony. Poznaj doskonale ten program

70 Odbieranie wysłanych załączników przez inne osobyZałączniki wysłane za pomocą programu Outlook 2007 adresaci odbierają tak samo jak dotąd. Zmieniono natomiast format pliku używany przez niektóre programy pakietu Office System 2007. Wysyłane lub odbierane załączniki mogą używać tego nowego formatu pliku, który pozwala zmniejszyć rozmiary plików i zwiększyć ich bezpieczeństwo. Program Outlook w pełni obsługuje wysyłanie i odbieranie plików używających nowych formatów. Poniżej przedstawiono więcej informacji na temat głównych formatów plików używanych przez programy pakietu Office System 2007: Program Microsoft Office Word 2007 używa teraz formatu docx. Program Microsoft Office PowerPoint® 2007 używa teraz formatu pptx. Program Microsoft Office Excel® 2007 używa teraz formatu xlsx. Program Microsoft Office Access 2007 używa teraz formatu accdb. Poznaj doskonale ten program

71 Wyświetlanie wysłanych załączników przez inne osobyW przypadku wysyłania pliku utworzonego w programie Word 2007, Excel 2007 lub PowerPoint osobie, która nie ma wersji 2007 pakietu Office, są dostępne dwie opcje: Przed wysłaniem można zapisać plik w formacie pliku 97–2003. Współpracownicy, którzy korzystają z wersji pakietu Microsoft Office od 2000 do 2003, będą mogli otwierać, edytować i zapisywać pliki w wersji 2007 po zainstalowaniu pakietu zgodności dla formatów plików pakietu Microsoft Office 2007 (dla programów Word, Excel i PowerPoint), oferowanego bezpłatnie przez firmę Microsoft. Pakiet zgodności (opisany w drugim punkcie listy) umożliwia jedynie otwieranie plików utworzonych w programach pakietu Office System Zaleca się, aby z tego pakietu korzystali tylko użytkownicy, którzy są świadomi tego ograniczenia i rozumieją je. Uwaga: Pliki accdb programu Office Access 2007 można wysyłać jako załączniki, ale nie można ich otwierać w programie innym niż Access Aby uzyskać więcej informacji o formatach plików programu Access 2007, zajrzyj do Podręcznej karty informacyjnej, do której łącze znajduje się na końcu tego kursu. Poznaj doskonale ten program

72 Poznaj doskonale ten programPropozycje ćwiczeń Dołącz plik do wiadomości i wyślij go do siebie. Wstaw obraz obok tekstu wiadomości. Wyświetl podgląd załącznika. Sprawdź, które programy do podglądu są zainstalowane (opcjonalnie). [Uwaga do wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń.] Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Poznaj doskonale ten program

73 Poznaj doskonale ten programTest 3, pytanie 1 Jak można wstawić obraz obok tekstu wiadomości? (Wybierz jedną odpowiedź). Należy użyć formatu pliku RTF. Za pomocą polecenia Plik na karcie Wstawianie. Za pomocą polecenia Obraz z pliku na karcie Wstawianie. Poznaj doskonale ten program

74 Test 3, pytanie 1 — odpowiedźZa pomocą polecenia Obraz z pliku na karcie Wstawianie. Poznaj doskonale ten program

75 Poznaj doskonale ten programTest 3, pytanie 2 Odebrano wiadomość z dwoma dołączonymi obrazami w formacie JPEG. Jak najszybciej ustalić, czy należy je zapisać? (Wybierz jedną odpowiedź). Otwierając wiadomość i klikając dwukrotnie ikonę każdego z załączników. Klikając ikony załączników w okienku odczytu. Klikając prawym przyciskiem myszy ikonę załącznika i klikając polecenie Otwórz. Poznaj doskonale ten program

76 Test 3, pytanie 2 — odpowiedźKlikając ikony załączników w okienku odczytu. Klikanie ikon załączników pozwala na wyświetlanie podglądu obrazów — pojedynczo — bezpośrednio w okienku odczytu. Ten sposób działa także w przypadku innych typów załączników, na przykład prezentacji programu PowerPoint, dokumentów programu Word i skoroszytów programu Excel. Poznaj doskonale ten program

77 Poznaj doskonale ten programTest 3, pytanie 3 W wersji 2007 pakietu Office wiele programów używa nowego formatu pliku. Jaki ma to wpływ na program Outlook 2007? (Wybierz jedną odpowiedź). W nowo utworzonej wiadomości jest używany nowy format pliku. W wysyłanych lub odbieranych załącznikach może być używany nowy format pliku. Dołączone pliki są wyświetlane obok tekstu wiadomości e- mail. Poznaj doskonale ten program

78 Test 3, pytanie 3 — odpowiedźW wysyłanych lub odbieranych załącznikach może być używany nowy format pliku. Program Outlook w pełni obsługuje wysyłanie i odbieranie plików w nowym formacie. Jeśli niektórzy współpracownicy korzystają ze starszych wersji oprogramowania, można im umożliwić odczyt takich plików za pomocą określonych opcji. Więcej informacji na ten temat zawiera Podręczna karta informacyjna, do której łącze znajduje się na końcu tego kursu. Poznaj doskonale ten program

79 Podręczna karta informacyjnaPodsumowanie zadań omówionych w ramach tego kursu można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Poznaj doskonale ten program

80 KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONUW tym szablonie programu Microsoft Office PowerPoint znajduje się wprowadzenie dotyczące aktualizacji i zalet programu Outlook Szablon umożliwia przeprowadzenie prezentacji dla grupy, a w razie konieczności można go również dostosować. Treść szablonu zaczerpnięto ze szkolenia w trybie online dostępnego w witrynie Microsoft Office Online, zatytułowanego „Poznaj doskonale program Outlook 2007”. Elementy szablonu Slajd tytułowy: Pierwszy slajd zawiera tekst zastępczy, zamiast którego należy wpisać nazwę firmy. Jeśli ten tekst nie jest potrzebny, można usunąć to pole tekstowe. Animacje: W prezentacji zostały zastosowane efekty animacji niestandardowych, takie jak Podgląd, Rozciąganie, Rozpraszanie i Szachownica. Wszystkie te efekty są odtwarzane w poprzednich wersjach programu PowerPoint (aż do wersji 2000). Aby zmienić efekty animacji, otwórz menu Pokaz slajdów, kliknij pozycję Animacja niestandardowa i użyj opcji, które się pojawią. Jeśli ta prezentacja zawiera animację Macromedia Flash: Aby odtworzyć plik Flash, należy zarejestrować na komputerze formant Microsoft ActiveX® o nazwie Shockwave Flash Object. Aby to zrobić, pobierz najnowszą wersję programu Macromedia Flash Player z witryny firmy Macromedia w sieci Web. Przejścia slajdów: W pokazie jest stosowane przejście typu Ścieranie w dół. Aby zastosować inne przejście, należy w menu Pokaz slajdów kliknąć polecenie Przejście slajdu, co umożliwia pracę z dostępnymi opcjami. Hiperłącza do kursu w trybie online: Szablon zawiera łącza do wersji online tego kursu szkoleniowego. Łącza prowadzą do sesji ćwiczeń praktycznych dla każdej lekcji oraz do opublikowanego dla tego kursu dokumentu Podręczna karta informacyjna. Uwaga: W celu wyświetlenia sesji ćwiczeń praktycznych należy mieć zainstalowany program Outlook Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń. Nagłówki i stopki: Szablon zawiera stopkę z tytułem kursu. Stopki można zmieniać i usuwać w oknie dialogowym Nagłówek i stopka (dostępnym z menu Widok). KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące tego szablonu, zobacz okienko notatek lub wyświetl stronę wszystkich notatek (karta Widok).